Ein gutes Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist das Herzstück für jedes Unternehmen, das Lager, Bestellungen, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung effizient verwalten möchte. Mit dem richtigen System sparst du Zeit, vermeidest Fehler und behältst jederzeit den Überblick über deine Waren und Finanzen.
In diesem Artikel zeige ich dir, welche Warenwirtschaftssysteme sich aktuell besonders bewährt haben, welche Funktionen wichtig sind und wie du das passende System für dein Unternehmen findest.
JTL-Wawi – kostenfrei nutzbar, speziell für E-Commerce-Unternehmen geeignet, mit umfangreichen Warenwirtschaftsfunktionen. Gilt als Marktstandard für deutsche Onlinehändler.
Xentral – richtet sich an wachsende Unternehmen und D2C-Marken mit breitem Funktionsspektrum und maximaler Skalierbarkeit. Neben Warenwirtschaft bietet es Module für Produktion, Projektmanagement und CRM – alles cloudbasiert.
Billbee – einfache, schlanke Lösung speziell für Startups, Solo-Selbstständige und kleine Onlinehändler. Einrichtung in wenigen Minuten, Schnittstellen zu Shopify, WooCommerce und Amazon direkt verfügbar. Stößt bei sehr komplexen Prozessen oder internationalem Geschäft an Grenzen.
sevDesk Warenwirtschaft – ermöglicht es, Bestände effizient und zentral zu verwalten. Alle Zu- und Abgänge werden erfasst, Warenbestand automatisiert aktualisiert, inklusive Kunden- und Lieferantenverwaltung.
Shopware-spezifisch
Pickware – fest an Shopware gekoppelt, mit den drei Modulen Warenwirtschaft, Versand und Kasse als Komplettpaket für moderne Onlinehändler. Über 1.000 Händler nutzen es bereits, mit einem Partnernetzwerk von über 100 Partnern.
Mittelstand & ERP-nah
weclapp – Cloud-ERP mit integrierter Warenwirtschaft, stark bei CRM-Integration, beliebt im DACH-Raum.
Lexware Warenwirtschaft – zählt zu den Testsiegern und wurde von Magazinen wie PC-Magazin und PCgo mit „Sehr gut“ bewertet. Eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, von Faktura bis Lager inklusive, mit Unterstützung mehrerer Lager.
Faktura XP – seit über 10 Jahren auf dem deutschen Markt, überschaubare Lizenzpreise, alle wichtigen E-Commerce-Funktionen enthalten, zahlreiche aktive und passive Schnittstellen.
Tipps zur Auswahl des passenden Systems
Bei der Wahl eines Warenwirtschaftssystems sollten Sie folgende Punkte beachten:
KI-Integration – Laut aktuellen Analysenentscheidet die KI-Integration heute über deinen Erfolg
Kosten – Vergleichen Sie Preismodelle und Gesamtbetriebskosten
Nutzererfahrungen – Lesen Sie Bewertungen echter Nutzer
Feature-Set – Prüfen Sie, ob alle benötigten Funktionen vorhanden sind
Skalierbarkeit – System sollte mit Ihrem Wachstum mitwachsen
Wichtige Funktionen eines Warenwirtschaftssystems
1. Lagerverwaltung
Das System überwacht den aktuellen Warenbestand in Echtzeit. Unternehmen können sehen, welche Produkte verfügbar sind und welche nachbestellt werden müssen.
2. Bestellmanagement
Ein Warenwirtschaftssystem hilft dabei, Bestellungen bei Lieferanten zu verwalten und automatisch Nachbestellungen auszulösen, wenn ein Mindestbestand erreicht wird.
3. Artikel- und Produktverwaltung
Alle wichtigen Produktinformationen – wie Preise, Beschreibungen oder Artikelnummern – werden zentral gespeichert und verwaltet.
4. Verkaufs- und Auftragsabwicklung
Bestellungen von Kunden werden automatisch erfasst und verarbeitet. Das System aktualisiert gleichzeitig den Lagerbestand.
5. Auswertungen und Reports
Viele Systeme bieten Analysen zu Verkaufszahlen, Lagerbeständen oder beliebten Produkten. Diese Daten helfen Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
Effizientere Prozesse
Automatisierte Abläufe sparen Zeit und reduzieren manuelle Arbeit.
Bessere Bestandskontrolle
Unternehmen vermeiden Überbestände oder Lieferengpässe, da Lagerbestände immer aktuell sind.
Weniger Fehler
Durch automatisierte Prozesse werden Fehler bei Bestellungen, Lagerbuchungen oder Rechnungen minimiert.
Skalierbarkeit
Wenn ein Unternehmen wächst, kann ein Warenwirtschaftssystem größere Datenmengen und mehr Produkte problemlos verwalten.
FAQs zu Warenwirtschaftssystemen (WaWi)
1. Was ist ein Warenwirtschaftssystem eigentlich?
Ein WaWi-System (auch WWS oder Inventory Management System) steuert den gesamten Warenfluss: Einkauf, Wareneingang, Lagerhaltung, Bestandsführung, Verkauf, Versand und Retouren. Es sorgt für Transparenz, vermeidet Fehlbestände und automatisiert viele Prozesse. Der klassische Kreislauf sieht so aus:
2. Was ist der Unterschied zwischen WaWi und ERP?
WaWi: Konzentriert sich auf Lager, Einkauf, Verkauf und Logistik (Warenfluss).
ERP: Integriertes Gesamtsystem, das zusätzlich Buchhaltung, CRM, Produktion, Personal und Controlling abdeckt.
Viele moderne Lösungen (z. B. weclapp, Xentral) sind hybride All-in-One-Systeme – sie starten als WaWi und wachsen zum vollen ERP. Hier ein direkter Vergleich:
3. Welches WaWi-System ist das beste für mich?
Das hängt von deiner Situation ab:
Kleine Online-Shops / Einstieg (< 50 Bestellungen/Tag): Billbee oder JTL-Wawi (Basis kostenlos).
Wachsende D2C/Multichannel-Brands: Pickware (Shopware/Shopify), Xentral oder weclapp.
Größere Lager / Fulfillment: PULPO WMS oder pixi.
KMU mit Buchhaltung: weclapp oder Sage.
Tipp: Starte mit einer Testphase (meist 14–30 Tage) und prüfe die Integrationen zu deinem Shop/Marktplätzen.
4. Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?
Einstieg: Ab 0 € (JTL Basis) oder unter 50 €/Monat (Billbee).
Mittelklasse Cloud: 99–199 €/Monat (z. B. Pickware Starter, Xentral Launch).
Voll-ERP pro Nutzer: 39–163 €/Monat (weclapp, je nach Paket).
Zusatzkosten: Implementierung (einmalig 500–5.000 €+), Schulung, Schnittstellen oder Volumen-Gebühren.
Cloud-Lösungen haben meist niedrigere Einstiegskosten und automatische Updates. Rechne immer mit Total Cost of Ownership (TCO) – viele amortisieren sich durch Zeitersparnis innerhalb von 6–12 Monaten.
5. Cloud oder On-Premise – was ist besser?
2026 lautet die klare Empfehlung für die meisten KMU: Cloud (SaaS). Vorteile: Schnell einsatzbereit, automatische Updates, Skalierbarkeit, bessere KI-Anbindung, geringere IT-Kosten. On-Premise lohnt sich nur bei sehr speziellen Hardware-Anforderungen oder extremen Datenschutzvorgaben.
Vergleich Cloud vs. On-Premise:
6. Wann lohnt sich die Einführung eines WaWi-Systems?
Ab ca. 50 Bestellungen pro Tag, mehreren Verkaufskanälen (Multichannel), eigenem Lager oder saisonalen Schwankungen. Bei sehr kleinen Lagern (< 50 Bestellungen/Tag) reicht oft die Bordlösung des Shops (z. B. Shopify Inventory) aus.
7. Wie lange dauert die Einführung?
Einfache Cloud-Lösung: Wenige Stunden bis wenige Tage (mit fertigen Vorlagen).
Komplexere Systeme mit Datenmigration und Anpassungen: 2–8 Wochen (manchmal bis 3 Monate). Wichtig: Gute Vorbereitung (Stammdaten sauber aufbereiten) und Schulung der Mitarbeiter beschleunigen alles enorm.
8. Welche Module/Funktionen sind wirklich wichtig?
Must-haves:
Artikel- & Bestandsverwaltung (inkl. Chargen/MHD bei Bedarf)
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