Terminbuchungstool: Vergleich

Das Anrufen, um Termine zu vereinbaren, ist ein klassischer Schmerzpunkt, mit dem sich Kunden im digitalen Zeitalter nicht befassen wollen.

Kunden wollen ihre kostbare Zeit nicht mit Warten in der Warteschleife verschwenden, wenn sie ihre Termine online über Terminplanungssoftware buchen können.

Diese Tools ermöglichen es dir, Buchungen zu verwalten, deinen Kundenstamm zu erweitern und letztendlich deine Einnahmen zu steigern.

Sie können auch dazu verwendet werden, die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter im Verhältnis zum Arbeitsvolumen zu verwalten, um eine Unter- oder Überbesetzung zu vermeiden.

Es gibt sie in verschiedenen Preisklassen und mit unterschiedlichen Funktionen, und sie passen sich an verschiedene Geschäftsszenarien an, von juristischen Dienstleistungen bis hin zu Friseursalons.

Was ist ein Terminbuchungstool?

Ein Terminbuchungstool, das auch als elektronisches Terminplanungs- oder Online-Terminplaner bezeichnet wird, ist eine Lösung, die Fachleute, Banken und andere Organisationen nutzen, um ihren Terminkalender zu automatisieren und zu organisieren.

Terminvereinbarungssysteme haben in der Regel folgende Funktionen:

• Webbuchung
• Buchung per Smartphone-App
• Call-Center-Schnittstelle
• Analyseberichte
• Kalender Integration

Du kannst eine Terminplanungssoftware noch leistungsfähiger machen, indem du sie in ein virtuelles Warteschlangensystem integrierst, um neben den Terminkunden auch Laufkundschaft zu verwalten.

Wie funktioniert ein Terminbuchungstool?

Früher mussten die Kunden ihre Termine per Telefon vereinbaren. Das war ein zeitaufwändiger Prozess für alle Beteiligten.

Die Mitarbeiter/innen im Einzelhandel wurden mit endlosen Anrufen und E-Mails für Terminanfragen überhäuft und mussten jede Buchung manuell organisieren.

Zum Glück kam die elektronische Terminvereinbarung auf und rationalisierte diesen Prozess.

Zum ersten Mal mussten die Kunden nicht mehr mit dem Laden in Verbindung treten, um einen freien Termin zu finden. Sie konnten alle verfügbaren Termine online einsehen und ihre Buchung selbstständig bestätigen.

So funktioniert das System zur Terminplanung:

1. Der Kunde bucht einen Termin online, entweder über ein Buchungs-Widget oder mobile App.
2. Der Kunde erhält sofort eine Buchungsbestätigung. Besprechungslinks von Zoom können automatisch generiert werden.
3. Wenn der Termin näher rückt, erhält der Kunde Erinnerungsmails und -texte, mit denen er seine Buchung ganz einfach bestätigen, verschieben oder stornieren kann.
4. Am Tag des Termins kommt der Kunde in deinen Laden oder klickt auf einen Weblink, um an seinem Videotermin teilzunehmen.

Termin-Tool in eine Webseite hinzufügen

Plugins verwenden

Online-Plugins bieten eine effiziente Möglichkeit, ein Termin Tool zu deiner Webseite hinzuzufügen. Ein Beispiel ist Bookly.

Dabei handelt es sich um ein Plugin für WordPress, das hervorragend funktioniert, da es Terminbuchern Bestätigungsbenachrichtigungen gibt und sich gut integrieren lässt, damit Nutzer auch über ihr Mobilgerät problemlos Buchungen vornehmen können.

Dieses Plugin eignet sich hervorragend für WordPress-Webseiten, wie z. B. Fotostudios, Vermögensberatungsfirmen und Friseursalons.

Du kannst mit einer kostenlosen Version beginnen, die alle Funktionen außer der Annahme von Online-Zahlungen bietet.

Später kannst du auf die kostenpflichtige Version aufrüsten, die die Möglichkeit bietet, Online-Zahlungen zu akzeptieren.

Das Online-Termin-Tool, das diese Plugins bereitstellen, ist perfekt auf mobile Endgeräte abgestimmt und verfügt über ein Admin-Panel, mit dem du dich mühelos zurechtfinden kannst.

Für die Installation und Verwendung dieses Plugins sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, so dass es für jeden Website-Administrator einfach ist, unabhängig von seinem Wissensstand.

Ein weiterer Vorteil dieser Plugins ist, dass du das System konfigurierst und an deine Designwünsche anpassen kannst.

Außerdem enthält es eine integrierte Analysefunktion, die Einblicke in alle Buchungen bietet, die zur Verbesserung deiner Dienstleistungen genutzt werden können.

Top WordPress Buchungs-Apps

• HubSpot WordPress Plugin
• Bookly
• WP Simple Booking Calendar
• Wappointment
• Easy Appointments
• Appointment Booking Calendar
• Appointment and Event Booking Calendar

Benutzer zu einer externen Buchungswebseite leiten

Die einfachste Möglichkeit, eine Termine online anzubieten, besteht darin, einen Link zu einen externen Anbieter einzufügen.

Dazu muss du nur das gewünschte System auswählen und einen Link zu deine Website hinzufügen.

Diese Methode erfordert keine Zeit oder Kosteninvestition in den Aufbau deiner eigenen maßgeschneiderten Buchungsplattform.

Es ist auch einer der schnellsten Möglichkeiten, deinen Nutzern eine Buchungsmöglichkeit zu bieten.

Aber natürlich musst du höchstwahrscheinlich für die Nutzung der Dienste eines externen Anbieters von Online-Buchungswebsites bezahlen.

Der einzige Nachteil dieser Methode ist, dass du deinen Website-Verkehr an einen anderen Ort als deine eigene Webseite leitest.

Es ist möglich, dass die Kunden das Interesse verlieren, weil sie eine andere Website besuchen müssen, oder dass sie sich nicht trauen, eine Buchung vorzunehmen, wenn dabei etwas schief geht.

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist, dass du von der Infrastruktur einer anderen Buchungsplattform abhängig bist, so dass du möglicherweise nicht viele Dinge unter deiner Kontrolle hast.

Der externe Link wird höchstwahrscheinlich ein eigenes Branding haben (also nicht mit deiner Marke übereinstimmen), und dein Image wird mit der Leistung eines externen Buchungsdienstleisters verbunden sein. Behalte das im Hinterkopf!

Online-Terminplanungssoftware – Externe Dienstleister

• Acuity Scheduling
• Calendly
• HubSpot Sales Hub
• Doodle
• YouCanBook.me
• 10to8

Ein Kalender per IFrame in deine Website integrieren

Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein System auf deiner Website einzubetten, zusammen mit dem eigentlichen Kalender oder Frame, der verwendet wird, um Buchungen zu ermöglichen.

Dies wird als „IFrame“ bezeichnet und erfordert nur die Einbettung eines Codes auf deiner Webseite, genau wie bei der Einbettung eines Videos, das auf deiner Webseite abgespielt wird.

Die Vorteile eines solchen Systems liegen darin, dass es mit minimalem Zeit- und Kostenaufwand realisierbar ist und dass du keinen technischen Hintergrund benötigst, um einen Code in das Backend deiner Webseite einzubinden.

Deine Nutzer bleiben auch während der Buchung auf deiner Webseite, so dass keine Gefahr besteht, dass sie das Interesse oder die Geduld verlieren, während sie eine Buchung vornehmen.

Der Nachteil ist jedoch, dass du wieder einmal auf den Code und die Infrastruktur eines Drittanbieters angewiesen bist, die instabil sein können.

Suchmaschinen tun sich mitunter schwer, einen extern eingebetteten Code zu indizieren, den du auf deine Website stellst. Daher ist diese Lösung für SEO-Zwecke möglicherweise nicht die allerbeste Lösung.

IFrame Lösungen

• Simplybook
• Calenso
• Cituro
• Koalendar
• Microsoft Bookings
• Shore
• Zoom Scheduler

Worauf du bei einer Terminplanungssoftware achten solltest?

Wie du bestimmt schon weißt, ist nicht jeder in der Lage, eine E-Mail-Adresse zu verwenden.

Denke daran an Menschen im informellen Sektor, an Berufstätige im Ruhestand, die nicht mit dem Internet vertraut sind.

Für sie wäre es ein Ärgernis, wenn sie Termine nur über eine E-Mail-Adresse buchen könnten.

Eine Handynummer wird in der digitalen Welt der Mobilfunktechnik inzwischen weitgehend als Kundenidentifikation akzeptiert.

Die Flexibilität, einen Termin über eine Handynummer oder eine E-Mail-Adresse zu buchen, ohne dass ein Hin und Her entsteht, verringert die Reibung bei der Buchung für die Kunden und macht den Prozess für alle Beteiligten viel einfacher.

Bei der Auswahl einer Software sind mehrere wichtige Faktoren zu berücksichtigen.

• Erstens sollte die Software mit dem bestehenden Kalendersystem deiner Firma kompatibel sein, z. B. mit GSuite/Outlook/Office 365 Kalender.
• Zweitens sollte sie benutzerfreundlich sein und es dem Unternehmer, sowie seinen Kunden ermöglichen, Termine einfach zu planen, zu verschieben und zu stornieren.
• Drittens sollte sie Flexibilität in Bezug auf die Planungsoptionen bieten.
• Viertens sollte die Software unbedingt deinen Kunden die Möglichkeit geben, Termine über deine E-Mail-Adresse oder Handynummer zu buchen, ohne dass sie Nachrichten oder E-Mails hin- und herschicken müssen.
• Fünftens sollte sie über ein eingebautes Erinnerungssystem per E-Mail und SMS verfügen, damit keine Termine vergessen oder verpasst werden.
• Und schließlich muss alles bezahlbar sein.

Wichtig für deine Firma ist, niemanden aus zu schließen, schließlich will jede Firma als potenziellen Kunden erreichen.

Daher ist die Mobilfunknummer von einer Firma genau so wichtig wie eine ansprechende Website

Flexibilität bei der Terminplanung

Das Terminbuchungstool sollte deine Kunden die Möglichkeit bieten, selbst Termine online oder persönlich zu vereinbaren, ohne dass sie sich per E-Mail oder Nachricht an dich wenden müssen.

Sie sollte benutzerfreundlich sein und es dem Inhaber einer Firma oder seinen Kunden ermöglichen, Termine einfach zu planen, zu verschieben oder zu stornieren.

Trefft euch einzeln, in einer Gruppe oder als Team. Trefft euch online oder persönlich. Der Terminplaner sollte alle diese Terminkombinationen unterstützen.

Terminerinnerungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass deine Termine reibungslos ablaufen.

Suche nach einem System, das Text- und E-Mail-Erinnerungen bietet, damit du und deine Kunden nie wieder einen Termin vergessen.

Es sollte die Möglichkeit bieten, Zahlungen bei der Buchung von Terminen einzuziehen, um die Zahl der nicht wahrgenommenen Termine zu verringern und eine hohe Qualität der Termine zu gewährleisten.

Anpassung und Automatisierung

Die Terminplanungssoftware sollte dich auch dabei unterstützen, deine Terminplanungslinks dort zu veröffentlichen, wo deine Kunden dich finden – bette Buchungslinks auf deiner Website ein oder füge Buchungslinks zu deinen E-Mails, Textnachrichten, WhatsApp oder Social-Media-Profilen hinzu.

Sie sollte über eine Funktion wie ein benutzerdefiniertes Anmeldeformular verfügen, um die Details zu erfassen, die du von deinen Kunden im Rahmen der Terminbuchung benötigst.

Es sollte die Möglichkeit bieten, deine bevorzugte Verfügbarkeit zu präsentieren, anstatt nur deine gesamte Verfügbarkeit.

Außerdem sollte die Möglichkeit bestehen, eine Vorlaufzeit festzulegen, um sicherzustellen, dass du genügend Zeit hast, dich auf deine Termine vorzubereiten.

Es sollte eine automatische Zeitzonenerkennung, so wie Videokonferenzfunktionen für Kunden aus dem Ausland unterstützen.

Außerdem sollte es eine Option zur Festlegung der Zeitzone für persönliche Termine geben, damit die Eingeladenen die Verfügbarkeit in deiner Zeitzone sehen.

Die frühzeitige Auswahl der richtigen Plattform wird der Schlüssel zu deinem Erfolg sein, denn gibt es eine Vielzahl von Optionen auf dem Markt.

Welches Terminbuchungstool ist mit dem Outlook-Kalender kompatibel?

1. Koalender
2. Bookly
3. Calendly
4. Simplybook
5. Zoom