Geschäftsbrief in einfachen Schritten schreiben

Lerne, wie man einen Geschäftsbrief für die professionelle Kommunikation verfasst.

Geschäftsbriefe können viele Formen annehmen, aber sie alle zielen darauf ab, die Marke und die Interessen eines Unternehmens genau, professionell und präzise zu repräsentieren.

Hier gehen wir die Schritte zum Verfassen eines effektiven Geschäftsbriefs durch, je nach den Bedürfnissen deines Unternehmens.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist ein formelles, schriftliches Dokument, das in der geschäftlichen Kommunikation verwendet wird.

Er dient der offiziellen Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Behörden, Dienstleistern) oder auch Privatpersonen (z. B. Bewerbungen, Reklamationen).

Im Gegensatz zu privaten Briefen oder E-Mails ist er hochgradig strukturiert, höflich und enthält alle notwendigen rechtlichen und organisatorischen Angaben. Er kann per Post, als PDF-Anhang oder digital versendet werden – die Form bleibt gleich.

1. Wähle die richtige Art von Geschäftsbrief.

Diese Dokumente können je nach den Bedürfnissen und der Beziehung zwischen dem Schreiber und dem Empfänger variieren, aber die Kernbestandteile bleiben gleich. Zu den Arten von Geschäftsbriefen gehören:

• Bestellbrief. Diese Briefe zeigen den Verkauf eines Produkts an und enthalten die Details dessen, was gekauft wurde. Sie sind normalerweise prägnant und professionell und können Listen mit Spezifikationen und Mengen enthalten.
• Beschwerdebrief. Diese formellen Briefe sollten einen höflichen Ton haben, während sie die Details eines Problems enthalten, das vom Empfänger angegangen werden sollte. Gib unbedingt alle relevanten Kontaktinformationen an, damit du schnell eine Lösung erhalten kannst.
• Anfragebrief. Diese Briefe können entweder als formelle Briefe oder als informellere E-Mails verschickt werden, aber du solltest sie nur senden, wenn die gewünschten Informationen nicht anderweitig verfügbar sind.
• Empfehlungsschreiben. Diese Briefe können persönlicher sein, da du den Hintergrund und die Fähigkeiten eines Kollegen oder Bekannten weitergibst und erklärst, warum er oder sie gut für eine bestimmte Stelle oder ein Bildungsprogramm geeignet wäre.
• Anschreiben. Diese Briefe sollten sich auf eine einzelne Seite beschränken und in einem formellen Ton verfasst sein, der dir hilft, dich als persönlichere Einführung zu deinem beigefügten Lebenslauf von deiner besten Seite zu zeigen.
• Bittbrief. Diese Briefe gehen einen Schritt weiter als eine Anfrage und stellen eine konkrete Bitte an eine Person oder Organisation, wie zum Beispiel ein Sponsoring-Brief. Da du eine Reaktion erbittest, mache die Absicht des Briefes klar und achte darauf, den Ton höflich zu halten.
• Willkommensbrief. Diese Briefe sollten für jeden neuen Mitarbeiter oder Kunden, der eingearbeitet wird, personalisiert sein und sie ermutigen, sich auf die nächsten Schritte in eurer Beziehung zu freuen.
• Annahmeschreiben. Als offizielle Mitteilung, die den Empfänger darüber informiert, dass sein Antrag oder seine Bewerbung angenommen wurde, sollten diese Briefe prägnant und formell sein und Anweisungen oder Hinweise für die nächsten Schritte enthalten.
• Kündigungsschreiben. Da diese Briefe oft verwendet werden, um eine Arbeitsbeziehung mit jemandem zu beenden, solltest du darauf achten, spezifische Details über die Kündigungsentscheidung anzugeben, während du einen formellen Ton beibehältst, da die Korrespondenz in die offiziellen Unterlagen des Unternehmens aufgenommen wird.

2. Schreib auf die spezifischen Empfänger zugeschnitten.

Einen Geschäftsbrief zu schreiben, ist eine Fähigkeit, die jeder Berufstätige beherrschen sollte, um sein Unternehmen bei der Kontaktaufnahme mit anderen Personen und Organisationen gut zu vertreten. Einer der Schlüssel zum Verfassen effektiver Briefe ist es, die Bedürfnisse des Empfängers gründlich zu verstehen.

Geschäftsbriefe sollten an eine bestimmte Person gerichtet sein. Zu wissen, an wen du schreibst, kann dir auch helfen, den Inhalt anzupassen und sicherzustellen, dass jedes Detail, das du aufnimmst, relevant ist.

Der allgemeine Ton des Briefes sollte freundlich, aber dennoch professionell sein, selbst wenn du den Empfänger persönlich kennst.

3. Formatiere den Brief richtig.

Das Layout ist eine weitere wichtige Überlegung beim Verfassen eines Geschäftsbriefs.

Ein Geschäftsbrief wird in der Regel in Blocksatz mit linksbündigem Text, einfachem Zeilenabstand und doppeltem Abstand zwischen den Absätzen erstellt. Gut lesbare Systemschriftarten sind ebenfalls wichtig. Erfahre, wie du Word in PDF konvertierst, um deinen Brief zu teilen und es den Empfängern zu ermöglichen, dein Dokument unabhängig von ihrem Betriebssystem oder ihrer Software-Suite einfach zu lesen.

Sobald du den Bedarf für deinen Brief und den vorgesehenen Empfänger geklärt hast, ist es an der Zeit, den Inhalt deines Briefes zu verfassen. Du kannst zwar auf eine Vorlage zurückgreifen und vorhandene Inhalte bearbeiten, um loszulegen, aber hier ist eine Liste der verschiedenen Abschnitte, die du in deinen Geschäftsbrief aufnehmen solltest, und die Reihenfolge, in der sie erscheinen sollten:

• Kopfzeile. Beginne damit, deinen Namen und deine Postanschrift oben auf der Seite anzugeben.
• Anrede. Richte den Brief an den entsprechenden Empfänger.
• Einleitung. Stelle dich, falls zutreffend, vor und nenne den Grund für das Schreiben.
• Hauptteil. Füge Details und Zusammenhänge hinzu, warum du schreibst.
• Schluss. Fasse deine Gedanken zusammen und gib, wo angebracht, klare nächste Schritte für beide Parteien an.
• Grußformel. Verwende eine professionelle Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“.
• Unterschrift. Lass in deinem Dokument Platz, um deinen Namen zu unterschreiben.
• Anlagen. Liste die Anlagen auf, damit der Empfänger weiß, dass es noch mehr zu lesen gibt.

4. Mach deine abschließenden Überarbeitungen.

Wenn dein Geschäftsbrief entworfen und bereit zum Versenden ist, vergiss nicht, die folgenden Punkte zu beachten, bevor du ihn endgültig verschickst:

• Korrekturlesen. Lies dein Dokument ein zweites (oder drittes) Mal durch, um sicherzustellen, dass es keine Fehler oder Auslassungen gibt. Einen makellosen Brief zu versenden, repräsentiert dich und dein Unternehmen besser gegenüber dem Empfänger.
• Präsentation. Wenn du deinen Geschäftsbrief ausdruckst, achte auf die Qualität des Papiers, das du verwendest. Wenn dein Unternehmen einen formellen Briefkopf hat, kannst du ihn verwenden, um deine Präsentation zu professionalisieren.
• Postskripta. Neben der Auflistung von Anlagen sollten weitere Postskripta, die aufgenommen werden sollten, die Namen zusätzlicher Empfänger des Briefes (gekennzeichnet mit „cc:“) und die Initialen einer Schreibkraft sein, falls jemand anderes das Dokument mit dir fertigstellt.

Formelle Kommunikation ist ein integraler Bestandteil der unternehmensübergreifenden Interaktionen, und das Erlernen des Verfassens eines Geschäftsbriefs kann dir helfen, ein besserer Kommunikator zu sein.

Geschäftsbriefe können in einer Vielzahl von Situationen eingesetzt werden, und ein leicht verständliches Format zur Hand zu haben, macht das Schreiben eines Briefes einfacher und unkomplizierter.

Die richtigen Werkzeuge zur Hand zu haben, kann auch sicherstellen, dass du einen ausgefeilten und professionellen Geschäftsbrief erstellst. Adobe Acrobat für Unternehmen hilft dir dabei, indem es alles bietet, was du brauchst, um deine Dateien zu konvertieren und eine sichere elektronische Unterschrift hinzuzufügen.

Beispiel für Geschäftsbrief

Wenn du einen formellen Brief in einem professionellen Kontext verschickst, solltest du das Geschäftsbriefformat verwenden. Zum Beispiel verwendest du das Geschäftsbriefformat, wenn du ein Anschreiben als Teil einer Bewerbung oder ein Empfehlungsschreiben verfasst.

Bestandteile eines Geschäftsbriefs

Absender
In Deutschland steht der Absender oben links. Oft wird hier auch die Anschrift des Empfängers für ein Fensterkuvert wiederholt. Üblich ist:

• Name
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Ort

Datum
Das Datum steht meist rechts neben dem Absender oder darunter. Übliche Formate sind: 23. Januar 2026 oder 23.01.2026.

Empfänger
Der Empfänger wird unter dem Absender auf der linken Seite genannt. Dazu gehören:

• Titel und Name
• Position (optional, kann auch in der Anschrift stehen)
• Firmenname
• Straße und Hausnummer oder Postfach
• Postleitzahl und Ort

Betreffzeile
Nach einer Leerzeile kommt die Betreffzeile. Sie fasst den Inhalt des Briefes kurz und prägnant zusammen (oft fett gedruckt). Es folgt kein Punkt.

Anrede
Die Anrede beginnt mit „Sehr geehrte/r“ gefolgt vom Namen. Üblich ist am Ende ein Komma. Der Text danach beginnt klein.

Brieftext
Der Text ist in Absätze gegliedert. Ein einleitender Absatz nennt das Anliegen, ein oder mehrere Hauptabsätze erläutern die Details, und ein Schlussabsatz fasst zusammen oder nennt die nächsten Schritte.

Grußformel
Nach dem Text folgt eine höfliche Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ (am häufigsten) oder „Beste Grüße“. Danach ist Platz für die Unterschrift.

Anlagenvermerk
Wenn du zusätzliche Dokumente mitschickst, steht unten links der Vermerk „Anlage“ oder „Anlagen“.

Stil und Formatierung

Format
In Deutschland ist die Blocksatz-Form (alle Zeilen linksbündig, Flattersatz) am gebräuchlichsten. Die Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt.

Schriftart
Verwende eine gut lesbare Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Calibri in Größe 11 oder 12.

Briefkopf
Wenn du für ein Unternehmen schreibst, wird dessen Briefkopf verwendet. Bei privaten Briefen kannst du einen eigenen Briefkopf erstellen oder darauf verzichten.

Beispiel für einen Geschäftsbrief (Blocksatz-Form)

Harper M. Reyes
Eichenweg 12
53703 Sankt Augustin

Telefon: 0123 / 456789
E-Mail: h.reyes@email.de

23. Januar 2025

Blaise Rizvi
Koordinator Sommerprogramme
Zentrum für Exzellenz
Hauptstraße 45
16603 Altoona

Bewerbung als assistierender Dozent für den Workshop „Design und Bau“

Sehr geehrter Herr Rizvi,

ich danke Ihnen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position des assistierenden Dozenten für den Workshop „Design und Bau“ am Zentrum für Exzellenz. Ich habe unser Gespräch und die Möglichkeit, mehr über Ihr Sommerprogramm und seine Lernergebnisse für die Schüler zu erfahren, sehr genossen.

Ich bin beeindruckt vom Engagement des Zentrums, Mathematik für Schüler der Mittelstufe durch praktische Aktivitäten und interaktive Spiele spannend und zugänglich zu gestalten. Besonders begeistert hat mich die Art und Weise, wie „Mathe-Zauber für schlaue Köpfe!“ bei den Schülern oft ein echtes Interesse an diesem Fach weckt.

Unser Gespräch hat meine feste Überzeugung bestärkt, dass Spaß ein wesentlicher Bestandteil des Bildungsprozesses ist, insbesondere für junge Lernende, und eine Grundlage für den späteren akademischen Erfolg legt.

Ich danke Ihnen für die Zeit, die Sie sich für ein Gespräch mit mir über diese Position genommen haben. Ich würde sehr gerne mit dem Zentrum für Exzellenz zusammenarbeiten und meine Kreativität in den Mathematikunterricht einbringen. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt weitere Informationen von mir benötigen, können Sie mich gerne kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen

(Hier wird unterschrieben)

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So funktioniert es:

1. Anlass auswählen (z. B. Anfrage, Reklamation, Kündigung)
2. Wichtige Informationen eingeben
3. Ton festlegen (formell, freundlich, bestimmt)
4. Brief generieren lassen

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Häufig gestellte Fragen

Wie schreibt man einen einfachen Geschäftsbrief?
Geschäftsbriefe müssen nicht kompliziert oder lang sein, aber sie sollten einem allgemeinen Format folgen. Achte immer darauf, eine Kopfzeile (Absender/Empfänger), eine Anrede, einen Haupttext, einen Schluss (Grußformel) und eine Unterschrift einzufügen, um einen einfachen, aber effektiven Geschäftsbrief zu erstellen.

Wie beginnt man einen Geschäftsbrief im ersten Satz?
Du solltest deinen Brief genau damit beginnen, warum du schreibst. Fang mit einem Satz wie „Ich melde mich bezüglich …“ oder „Hiermit beantrage ich …“ an und beende den Satz mit dem konkreten Thema deines Briefes.

Was ist der einfachste Geschäftsbrief?
Wenn es um das Erstellen eines Geschäftsbriefs geht, ist das einfachste Format die Blocksatz-Form. Dieses Format hält den gesamten Text linksbündig und verwendet keine Tabulatoren, was das Lesen vereinfacht und das Layout schnell macht.

Wie beginnt man einen formellen Brief?
Jeder formelle Brief sollte mit einer Kopfzeile beginnen, die die Kontaktdaten sowohl des Absenders als auch des Empfängers enthält, gefolgt von einer klaren Anrede. Die Anrede sollte die Anrede (Herr/Frau) und den Namen des Empfängers enthalten. Wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst, kannst du mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnen.