Digitale Signatur erstellen: Der endgültige Leitfaden

Im digitalen Zeitalter ist das Unterschreiben von Dokumenten einfacher und bequemer geworden als je zuvor. Vorbei sind die Zeiten, in denen du Dokumente ausdrucken, unterschreiben und einscannen musstest.

Mit digitalen Signaturen kannst du Dokumente elektronisch unterschreiben und so Zeit, Mühe und Ressourcen sparen. In diesem Blogbeitrag werden wir die Welt der digitalen Unterschriften erkunden, wie sie funktionieren und welche Vorteile sie bieten.

Egal, ob du ein Unternehmen, ein Freiberufler oder eine Privatperson bist, die ihren Unterschriftsprozess vereinfachen möchte, lies weiter, um zu erfahren, wie du deine eigene digitale Unterschrift erstellen kannst.

Beste Software für elektronische Unterschriften

  1. DocuSign
  2. Dropbox Sign
  3. Preview
  4. Adobe Sign
  5. eSignatures.io
  6. SignWell
  7. signNow
  8. SignEasy
  9. SignRequest
  10. Foxit eSign

  1. Über 1 Milliarde Dokumente werden jedes Jahr digital unterzeichnet.
  2. Eine digitale Unterschrift ist eine Verschlüsselungstechnik, mit der die Echtheit von digitalen Nachrichten oder Dokumenten überprüft wird.
  3. Digitale Unterschriften werden im elektronischen Handel, in medizinischen Unterlagen und in juristischen Dokumenten verwendet.
  4. Laut einer Umfrage der Digital Signatures Alliance gaben 95% der Befragten an, dass sie glauben, dass digitale Unterschriften ein höheres Maß an Sicherheit bieten als herkömmliche Unterschriften auf Papier.
  5. Digitale Unterschriften sind schneller und sicherer als herkömmliche Unterschriften.
  6. Die heute am häufigsten verwendete Technologie für digitale Signaturen ist die asymmetrische Kryptographie.
  7. Der weltweite Markt für digitale Signaturen wird bis 2024 voraussichtlich einen Wert von 2,36 Milliarden Dollar erreichen.
  8. Im Jahr 2020 wurden in den USA über 33 Millionen elektronische Signaturen erstellt.
  9. 26% der Befragten gaben an, dass die elektronische Unterschrift für sie heute die wichtigste Technologie für digitale Arbeitsabläufe ist.
  10. Digitale Unterschriften werden im Bank- und Finanzwesen, im Gesundheitswesen, im Bildungswesen und bei Behörden eingesetzt.
  11. Dänemark war das erste Land, das 1998 die Rechtmäßigkeit digitaler Signaturen anerkannte.
  12. Digitale Unterschriften sind in mehr als 60 Ländern auf der ganzen Welt rechtlich durchsetzbar.
  13. Digitale Unterschriften verkürzen die Bearbeitungszeit von Dokumenten im Durchschnitt um 71%.
  14. Über 94% der Fortune 1000 Unternehmen verwenden digitale Signaturen zur Authentifizierung von Dokumenten und zur Einhaltung von Gesetzen.
  15. Über 79% der Unternehmen, die digitale Signaturen eingeführt haben, geben an, dass sie mit den Ergebnissen sehr zufrieden sind.
  16. Über 96% der Kunden berichten von einer verbesserten Zufriedenheit mit digitalen Signaturen.
  17. Laut einer Umfrage geben 80 % der Unternehmen, die digitale Signaturen verwenden, an, dass sie mit der DSGVO konform sind.
  18. Digitale Signaturen helfen, die Kosten um durchschnittlich 50% zu senken.
  19. Die US-Regierung hat mit digitalen Dokumenten und Unterschriften seit 2010 über 1 Milliarde Dollar gespart.
  20. Es wird erwartet, dass die Verbreitung digitaler Unterschriften von 2020 bis 2024 um 21% zunehmen wird.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Digitale Signaturen sind das elektronische Gegenstück zur herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift. Sie werden mit kryptografischen Algorithmen erstellt, die die Integrität und Authentizität digitaler Dokumente sicherstellen.

Wenn ein Dokument digital signiert wird, wird ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck, auch Hash genannt, aus dem Inhalt des Dokuments erstellt.

Dieser Hash wird dann mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt, wodurch eine digitale Signatur entsteht.

Die digitale Signatur wird an das Dokument angehängt und ermöglicht es den Empfängern, die Integrität und Authentizität des Dokuments mithilfe des öffentlichen Schlüssels des Unterzeichners zu überprüfen.

Die Bedeutung von digitalen Signaturen in der heutigen digitalen Welt

Digitale Signaturen spielen eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Sicherheit und Authentizität digitaler Dokumente. Sie bieten eine Möglichkeit, die Identität des Unterzeichners zu überprüfen, die Manipulation des Dokuments zu verhindern und die Integrität des signierten Inhalts zu gewährleisten.

Dies ist besonders wichtig in Branchen wie dem Finanz-, Gesundheits- und Rechtswesen, in denen sensible Informationen ausgetauscht werden und die Einhaltung von Gesetzen entscheidend ist.

Durch den Einsatz digitaler Signaturen können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, den Papierkram reduzieren und die Effizienz steigern.

Sie machen physische Unterschriften überflüssig, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein können. Mit digitalen Signaturen können Dokumente elektronisch unterzeichnet und ausgetauscht werden, was Zeit und Ressourcen spart.

Vorteile der digitalen Unterschrift

Die Verwendung digitaler Signaturen hat in der heutigen digitalen Welt mehrere Vorteile. Erstens bieten digitale Signaturen ein hohes Maß an Sicherheit.

Die kryptografischen Algorithmen, die in digitalen Signaturen verwendet werden, stellen sicher, dass die unterzeichneten Dokumente nicht manipuliert werden können und ein fälschungssicheres Siegel erhalten.

Das macht digitale Unterschriften sicherer als herkömmliche handschriftliche Unterschriften.

Zweitens bieten digitale Signaturen Komfort und Effizienz. Mit digitalen Signaturen können Dokumente elektronisch unterschrieben und ausgetauscht werden, wodurch die Notwendigkeit physischer Unterschriften entfällt und der Papierkram reduziert wird.

Das spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht es den Unternehmen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Ein weiterer Vorteil digitaler Unterschriften ist ihre Rechtsgültigkeit.

In vielen Ländern, darunter die Vereinigten Staaten und die Europäische Union, sind digitale Unterschriften rechtlich anerkannt und haben die gleiche rechtliche Wirkung wie handschriftliche Unterschriften.

Das bedeutet, dass digital unterzeichnete Dokumente rechtsverbindlich sind und vor Gericht als Beweismittel verwendet werden können.

Beste elektronische Signatursoftware

1.DocuSign

DocuSign ist eine der beliebtesten Apps für elektronische Unterschriften, und das aus gutem Grund. Sie ist einfach zu bedienen und bietet alle Funktionen, die die meisten Menschen in einer eSignatur-App brauchen.

Auch wenn es nicht die absolut beste App für deine Bedürfnisse ist, gehört sie wahrscheinlich zu den drei besten.

Der Einstieg in DocuSign ist ziemlich einfach: Melde dich für eine kostenlose Testversion an, und schon wirst du aufgefordert, ein Dokument hochzuladen, es für die Unterschrift vorzubereiten und an die Empfänger zu senden.

Wenn du auf die Schnelle eine Unterschrift brauchst, kannst du das mit der kostenlosen Testversion von DocuSign in ein paar Minuten erledigen.

DocuSign ist so aufgebaut, dass es einfach ist, den Überblick über viele verschiedene Dokumente in unterschiedlichen Stadien des Unterzeichnungsprozesses zu behalten.

Im Dashboard Verwalten gibt es eine Seitenleiste mit einem Posteingang für alle Dokumente oder „Umschläge“, die du erhalten hast, ein Feld Gesendet für die, die du versendet hast, und einen Reiter Entwürfe für die, an denen du gerade arbeitest.

Es gibt auch Schnellansichtsoptionen, mit denen du schnell alle Dokumente sehen kannst, die du noch bearbeiten musst, auf die du wartest, die bald ablaufen oder bei denen der Empfänger nicht unterschrieben hat, und alle deine abgeschlossenen Dokumente.

DocuSign verfügt außerdem über leistungsstarke Templates und Berichtsfunktionen. Wenn du immer wieder dieselben Verträge verschickst, kannst du im Dashboard ein Muster einrichten.

Lade einfach eine Datei hoch (oder verwende eine, die du bereits verschickt hast), füge alle Unterschriften- und Informationsfelder hinzu und speichere sie.

Wenn du nur ein paar Umschläge pro Monat verschickst, sind die Berichtsfunktionen nicht sehr nützlich – du weißt, wer seinen Vertrag unterschrieben hat und wer nicht.

Wenn du aber Dutzende von Auftragnehmern oder Freiberuflern verwaltest oder von all deinen Kunden verlangst, dass sie Verträge unterschreiben, dann können sie dir einen nützlichen Überblick über den Stand deines Unternehmens verschaffen.

Wenn du auf die Registerkarte Berichte klickst, siehst du z. B., wie viele Umschläge du verschickt hast, wie schnell die Leute sie unterschrieben haben und wie viele noch nicht unterschrieben sind.

DocuSign ist auch mit Zapier integriert, sodass du z. B. DocuSign-Umschläge automatisch in die Cloud hochladen oder dein Team informieren kannst, wenn ein Umschlag unterschrieben wurde.

DocuSign Preis: Ab $15/Monat für einen Personal Plan mit bis zu 5 Umschlägen pro Monat. Unbegrenzte Dokumente mit automatischer Erinnerung sind mit dem Standard-Tarif für $45/Nutzer/Monat erhältlich.

2.Dropbox Sign

Dropbox Sign, ehemals HelloSign, ist eine der besten Alternativen zu DocuSign. Sie ist eine der am einfachsten zu bedienenden Apps für elektronische Unterschriften, kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und bietet eine unbegrenzte Anzahl von Unterschriftsanfragen pro Monat im kostenpflichtigen Startpaket.

(Wenn du bereits ein Dropbox-Abonnement hast, kannst du drei Unterschriftsanfragen pro Monat senden und so viele Dokumente unterschreiben, wie du willst).

Im Moment befindet sich Dropbox Sign noch in der Übergangsphase. Die App ist zwar toll, aber du wirst noch viele „HelloSign „s sehen – vor allem in URLs.

Das macht nichts kaputt, außer vielleicht bei Passwortmanagern, also akzeptiere es einfach und gehe davon aus, dass die Integration bis zur Aktualisierung dieser Liste im nächsten Jahr viel nahtloser sein wird.

Hinter der einfachen Benutzeroberfläche von Dropbox Sign verbergen sich einige ziemlich leistungsstarke Funktionen. Von allen Apps, die ich getestet habe, verfügt sie über die besten Integrationen mit Cloud-Speicherplattformen.

Du erwartest, dass sie mit Dropbox zusammenarbeitet, aber sie funktioniert auch gut mit Google Drive, Box, Microsoft SharePoint, Microsoft Word, OneDrive und sogar Evernote.

Auch bei den anderen Funktionen hält sich Dropbox Sign nicht zurück. Es unterstützt benutzerdefinierte Templates und in höheren Paketen auch benutzerdefiniertes Branding, mehrere Benutzer und ein erweitertes Team-Management.

Wenn du Dropbox Sign mit anderen Speicher-Apps integrieren möchtest, kannst du das mit Zapier tun.

Auf diese Weise kannst du z. B. automatisch einen Vertrag versenden, wenn jemand ein Typeform ausfüllt, oder Unterschriftsanforderungen in Google Sheets protokollieren.

Dropbox Sign Preis: Ab $20/Monat für den Essentials-Plan mit unbegrenzten Dokumenten; für bestehende Dropbox-Kunden sind 3 Dokumente pro Monat kostenlos.

3.Preview

Wenn du ein Dokument unterschreiben sollst, aber nicht die ganzen Alarmglocken und Sicherheitspfeifen brauchst, die bei unseren anderen Produkten zum Einsatz kommen, hast du noch andere Möglichkeiten.

Wenn du einen Mac hast, brauchst du keine Software zu installieren oder dich für einen Dienst anzumelden. Du kannst direkt in der Vorschau unterschreiben.

Öffne das Dokument, das du unterschreiben möchtest, in Vorschau, gehe zu Extras > Anmerkungen > Signatur > Signaturen verwalten und klicke auf Signatur erstellen.

Dann kannst du eine Unterschrift mit deinem Trackpad, deinem iPhone oder indem du ein Stück Papier unterschreibst und es in die Kamera hältst, erstellen.

Klicke auf Fertig und ziehe deine neue Unterschrift dorthin, wo du sie haben möchtest. Speichere das Dokument, schicke es zurück und du kannst loslegen. Und deine Unterschrift bleibt in Vorschau gespeichert, damit du sie später wieder verwenden kannst.

Vorschau Preis: Kostenlos im Lieferumfang aller Macs enthalten

4.Adobe Sign

Während die meisten E-Signatur-Tools dir dabei helfen, eine elektronische Unterschrift für deine PDF-Dokumente zu sammeln, geht Adobe Sign noch einen Schritt weiter und bietet eine leistungsstarke PDF-Bearbeitungsplattform als Teil seines E-Signatur-Tools.

Teams, die ihre PDFs bearbeiten und ändern wollen, profitieren von Acrobat Pro DC mit E-Sign und den höherwertigen Optionen.

Auf dieser Stufe hast du alle Werkzeuge, die du brauchst, um PDF-Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu ändern und in das Tool deiner Wahl zu exportieren – von Microsoft Word bis Google Drive und darüber hinaus.

In den höheren Stufen kannst du Zahlungen einziehen, sensible Informationen schwärzen oder entfernen, das Kopieren/Bearbeiten von PDFs verhindern und vieles mehr.

Adobe ist in diesem Bereich überragend, vor allem im Vergleich zu den Methoden und Ansätzen der meisten Konkurrenten.

Die meisten Plattformen betrachten PDFs als letzte Stufe der Vorbereitung.

Normalerweise erstellst du Dokumente in Word oder Google Docs, bearbeitest sie und exportierst sie als PDF, um sie dann mit einem E-Signing-Tool zu unterschreiben.

Mit Adobe müssen die Änderungen nicht aufhören, wenn ein Dokument als PDF gespeichert wird.

Zusammen mit Tools wie der Dokumentenverfolgung und der Unterzeichnung über die mobile App macht dies Adobe zu einem der am besten bewerteten Softwaretools für elektronische Unterschriften auf dem heutigen Markt.

Preise: Ab $13 pro Nutzer/Monat; kostenlose Testversion verfügbar.

5.eSignatures.io

Viele eSign-Apps begrenzen die Anzahl der Dokumente, die du pro Monat versenden kannst, ohne einen der teureren Tarife abzuschließen. Das ist ziemlich unpraktisch, wenn dein eSigning-Bedarf im Laufe des Jahres schwankt, z. B. weil du saisonale Mitarbeiter/innen einstellst oder deine Projekte nicht einem vorhersehbaren Muster folgen.

Entweder kannst du nicht alle Dokumente zum gewünschten Zeitpunkt verschicken oder du musst in den meisten Monaten zu viel bezahlen. eSignatures.io ist mit seiner ausschließlich kostenpflichtigen Option genau gegen diesen Trend gerichtet.

Sobald du dich für ein kostenloses Konto angemeldet hast, fordert eSignatures.io dich auf, dir einen Mustervertrag zu schicken, damit du sehen kannst, wie der Dienst funktioniert.

Danach liegt alles in deiner Hand – auch wenn der Einführungsassistent dich hilfreich durch den Prozess führt.

Anders als andere der besten eSignature-Dienste ist eSignatures.io nicht dafür gedacht, einzelne Verträge an einmalige Empfänger zu senden.

Das kannst du zwar tun, aber der Dienst ist eigentlich für Unternehmen gedacht, die ihre Verträge mithilfe von Mustern stapelweise oder automatisiert versenden wollen.

(Du kannst sie auf der Registerkarte „Templates“ einrichten. Sie sind etwas weniger flexibel als einige der anderen Optionen, aber die fehlende Bindung macht das wieder wett).

Wenn du einmal eine Kreditkarte eingerichtet hast, musst du bei eSignatures.io nicht einmal selbst Hand anlegen, um zu arbeiten.

Es gibt eine API, wenn du deine eigenen Integrationen programmieren willst, und für alle anderen gibt es eine integrierte Zapier-Unterstützung.

Das bedeutet, dass du z. B. neue unterschriebene Verträge automatisch in Google Docs hochladen oder in deinem CRM verfolgen lassen kannst.

eSignatures.io Preis: $0,49/Dokument.

6.SignWell

Nicht jedes Unternehmen muss jeden Monat Dutzende von Verträgen verschicken oder unterschreiben. Dann ist SignWell (früher bekannt als Docsketch) mit seinen drei kostenlosen Dokumenten pro Monat vielleicht genau das Richtige für dich.

Sobald du dich angemeldet hast, kannst du anfangen, Verträge zu verschicken. Klicke einfach auf dem Dashboard auf Neues Dokument.

Du kannst entweder ein Dokument hochladen, das du unterschreiben möchtest, oder ein Muster erstellen (du bekommst allerdings nur eine im kostenlosen Tarif).

Egal, für welche Option du dich entscheidest, du fügst alle Informationen und Unterschriftsfelder über die moderne und wirklich benutzerfreundliche Web-App von SignWell hinzu.

Wenn du die Option Felder vorschlagen aktivierst, hilft sie dir sogar dabei, leere Zeilen oder Lücken im Dokument zu füllen. Klicke auf Senden und schon ist das Dokument auf dem Weg zur Unterschrift.

Keine Sorge – SignWell ist auf dieser Liste, weil es eine gute, einfach zu bedienende und voll funktionsfähige App für elektronische Unterschriften ist. Dass die App kostenlos ist, ist nur ein großer Bonus.

Wenn du in manchen Monaten mehr Dokumente verschicken musst, würde ich dir ohne zu zögern ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif empfehlen.

Mit dem Personal Plan für 10 US-Dollar/Monat erhältst du fünf Templates und unbegrenzte Dokumente, während der Plan für 30 US-Dollar/Monat unbegrenzte Muster, bis zu drei Teammitglieder, ein individuelles Branding und ein paar andere nützliche Funktionen wie die Datenvalidierung bietet.

Wenn du deine Arbeitsabläufe automatisieren möchtest, lässt sich SignWell auch mit Zapier integrieren. Auf diese Weise kannst du z. B. automatisch eine Slack-Benachrichtigung erhalten oder ein Dokument auf Google Drive hochladen, wenn ein Dokument in SignWell fertiggestellt wurde.

SignWell Preis: Kostenlos für bis zu 3 Dokumente pro Monat. Ab $10/Monat für den Personal Plan mit unbegrenzten Dokumenten.

7.signNow

In vielen Unternehmen ist der Papierkram eine Teamarbeit. Du brauchst vielleicht Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die gemeinsam an den Dokumenten arbeiten oder sie zumindest überprüfen, bevor du sie abschickst.

Viele Apps für elektronische Unterschriften verlangen eine beträchtliche monatliche Gebühr pro Benutzer.

Wenn du zwei oder drei zusätzliche Konten hinzufügst, verdoppeln oder verdreifachen sich deine Kosten nicht nur, sondern sie können sich im Vergleich zu den persönlichen Einzelbenutzer-Tarifen leicht vervier- oder verfünffachen.

Deshalb ist signNow meine Lieblingsunterschriften-App für kleine Teams – es gibt nicht einmal einen separaten persönlichen oder individuellen Plan.

Der Tarif beginnt bei 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat, wenn du monatlich zahlst, und liegt damit am erschwinglichen Ende des Spektrums. Und wenn du jährlich zahlst, kostet es nur 8 $/Benutzer/Monat.

Solange du bereit bist, dich auf die Plattform einzulassen und dir bewusst bist, dass du viele Verträge mit deinem Team abschließen musst, ist das ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wenn du dich anmeldest, musst du als Erstes deine anderen Teammitglieder einladen. Klicke unten links auf MyTeams, dann auf Create Team und füge die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, die du einladen möchtest.

Abgesehen von den Teamfunktionen erfüllt signNow alle Anforderungen an eine gute App für elektronische Unterschriften.

Das Unterschreiben von Dokumenten ist für die Empfänger/innen einfach, du erhältst eine unbegrenzte Anzahl von Templates für verschiedene Dokumenttypen und es gibt sogar eine mobile App.

Außerdem kannst du die App mit Zapier mit deinen anderen Diensten verbinden, so dass du z. B. automatisch Unterschriften von neuen Trainerize-Kunden oder auf der Grundlage neuer Google Sheets-Zeilen anfordern kannst.

signNow Preis: Beginnt bei $20/Nutzer/Monat für den Plan.

8.SignEasy

Mit einem Preis von etwa 15 USD/Monat ist SignEasy Pro eines der besten Software-Tools für elektronische Unterschriften für kleine Firmen.

Es unterstützt zwar nur einen einzigen Benutzer, aber ein kleines Unternehmensteam mit einem eigenen Benutzer für die Bearbeitung von Verträgen kann den Großteil der eingehenden/ausgehenden Sendungen für ein einzelnes Unternehmen problemlos verwalten.

SignEasy bietet alles, von unbegrenzten* (siehe unten) Unterschriftsanforderungen bis hin zu plattformübergreifender Verfügbarkeit und Zugriff zwischen Windows, Mac, Android und iOS.

Außerdem lässt sich SignEasy mit Google Workspace, Office 365, Zapier und anderen integrieren, um das Unterschreiben von Dokumenten über mehrere Geräte hinweg zu vereinfachen, unabhängig von deinem Arbeitsbereich oder deiner technischen Ausstattung.

Eines der überzeugendsten Merkmale dieser Plattform ist die vollständige Integration mit Google Workspace.

Genauso wie PandaDoc einen integrierten Dokumenten-Editor anbietet, integriert sich SignEasy in Google Workspace, um deine Docs und Sheets mit elektronischen Unterschriften zu versehen. So kannst du weiterhin die Tools nutzen, die du liebst, und deine Arbeitsdokumente in Verträge verwandeln, die das Geschäft besiegeln.

9.SignRequest

Oberflächlich betrachtet bietet SignRequest eine Vielzahl von Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, insbesondere für Absender, die jeden Monat eine durchschnittliche Anzahl von Dokumenten* (siehe unten) versenden müssen.

Der Professional-Tarif bietet einen Service in 15 Sprachen, umfasst individuelle Branding-Optionen, eine Landing Page nach der Unterschrift und erlaubt es dir sogar, die Reihenfolge der Unterschriften festzulegen, wenn du Dokumente für mehrere Unterzeichner erstellst.

Für kleine Teams, die nicht viele Dokumente pro Monat verschicken, bietet diese Plattform alles, was du brauchst, um Dokumente zu verschicken und gleichzeitig das Kundenerlebnis für maximale Wirkung anzupassen.

Wie bei den meisten anderen Unterschriftslösungen kannst du mit SignRequest keine Dokumente von Grund auf neu erstellen.

Es macht es dir aber leicht, Dokumente zur Unterschrift zu versenden und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem Weg dorthin informiert werden.

Wenn du mehr Dokumente versendest, kannst du auch die in SignRequest integrierten Dokumentenmanagement-Tools nutzen, um zu sehen, welche Dokumente noch ausstehen und welche bereits erledigt sind.

Mit der Möglichkeit, Templates zu erstellen, Anhänge für Unterzeichner/innen zu sammeln und sogar die Authentifizierungsmethode zu wählen, mit der sich deine Unterzeichner/innen verifizieren können, ist SignRequest ein leistungsstarkes Allround-Tool für alle, die eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Unterschreiben suchen.

Preise: Ab 9 €/$11 pro Monat; kostenloser Plan verfügbar.

10.Foxit eSign

Es ist leicht zu glauben, dass Foxit eSign, früher bekannt als eSign Genie, nichts weiter als ein preisgünstiges Tool für digitale Signaturen ist, aber diese Annahme könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Trotz seines geringen Preises ist Foxit eSign vollgepackt mit Funktionen, die den Prozess der elektronischen Unterzeichnung optimieren und sicherstellen, dass sowohl Unterzeichner/innen als auch Unternehmen alles haben, was sie brauchen, um Dokumente zu unterschreiben.

Mit Foxit eSign hast du Zugang zu grundlegenden Integrationen, Tools zum Unterschreiben von Formularen, Benutzerauthentifizierung und mehr.

Auch wenn dem Tool einige der robusteren Funktionen von Plattformen wie PandaDoc oder GetAccept fehlen, die sich auf die Erstellung von Dokumenten von Grund auf konzentrieren, kann Foxit eSign dir helfen, elektronische Unterschriften zu geringeren Kosten zu erhalten.

Obwohl die Anzahl der Dokumente auf die Anzahl der Nutzer/innen pro Jahr beschränkt ist (250 für das Small Angebot für 8 USD/Monat), bietet die Software dennoch eine grundlegende Google- und Dropbox-Integration mit elektronischer Signatur, Excel-Berichterstellung und Benachrichtigungsfunktionen, was recht nützlich ist.

Der Professional-Plan bietet deutlich mehr Funktionen, darunter die Möglichkeit, persönlich zu unterschreiben und Unterzeichner zu delegieren – zwei Funktionen, die viele Anbieter von E-Signatur-Software den höheren Preisstufen vorenthalten.

Preise: Ab $8/Monat; kostenlose Testversion verfügbar.

Verschiedene Arten von digitalen Signaturen

Es gibt verschiedene Arten von digitalen Signaturen, die je nach den spezifischen Anforderungen des Unterzeichnungsprozesses verwendet werden können.

Die gebräuchlichsten Arten sind standardmäßige digitale Signaturen, qualifizierte digitale Signaturen und fortgeschrittene digitale Signaturen.

Standarddigitale Signaturen sind die grundlegendste Art von digitalen Signaturen. Sie bieten ein Maß an Sicherheit, das für die meisten alltäglichen Transaktionen geeignet ist.

Standarddigitale Signaturen verwenden asymmetrische Verschlüsselungsalgorithmen, um Signaturen zu erstellen und zu überprüfen.

Qualifizierte digitale Signaturen hingegen sind sicherer und haben ein höheres Maß an Rechtsgültigkeit. Sie werden mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat erstellt, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde.

Qualifizierte digitale Signaturen werden oft für Transaktionen benötigt, die sensible oder hochwertige Dokumente betreffen.

Fortgeschrittene digitale Signaturen sind eine neuere Art von digitalen Signaturen, die zusätzliche Sicherheitsmerkmale bieten.

Sie verwenden fortschrittliche kryptografische Algorithmen und Technologien, um eine höhere Sicherheit zu gewährleisten und vor raffinierten Angriffen zu schützen.

Wie man eine digitale Signatur erstellt

Die Erstellung einer digitalen Signatur ist ein unkomplizierter Prozess, der mit verschiedenen Lösungen für digitale Signaturen durchgeführt werden kann. Hier sind die allgemeinen Schritte zur Erstellung einer digitalen Signatur:

Wähle eine Lösung für die digitale Signatur: Es gibt viele Lösungen für digitale Signaturen auf dem Markt. Wähle eine aus, die deinen Anforderungen entspricht und die notwendigen Sicherheitsfunktionen bietet.

Installiere die Software für die digitale Signatur: Wenn du dich für eine Lösung zur digitalen Signatur entschieden hast, installiere die Software auf deinem Computer oder mobilen Gerät. Achte darauf, dass du die Installationsanweisungen des Softwareherstellers befolgst.

Erstelle ein Schlüsselpaar: Ein Schlüsselpaar besteht aus einem privaten Schlüssel und einem öffentlichen Schlüssel. Der private Schlüssel wird verwendet, um die digitale Signatur zu erstellen, während der öffentliche Schlüssel dazu dient, die Signatur zu überprüfen. Erstelle ein Schlüsselpaar mit der Software für digitale Signaturen.

Unterschreibe das Dokument: Öffne das Dokument, das du unterschreiben möchtest, mit der Signatursoftware. Befolge die Anweisungen der Software, um das Dokument mit deinem privaten Schlüssel zu signieren. Die Software erzeugt eine digitale Signatur, die du an das Dokument anhängen kannst.

Gib das signierte Dokument weiter: Sobald das Dokument signiert ist, kann es elektronisch mit den vorgesehenen Empfängern geteilt werden. Die Empfänger können dann die Signatur mit deinem öffentlichen Schlüssel überprüfen, um die Integrität und Authentizität des Dokuments zu gewährleisten.

Die Sicherheit von digitalen Signaturen gewährleisten

Die Gewährleistung der Sicherheit digitaler Signaturen ist von größter Wichtigkeit, um die Integrität und Authentizität der unterzeichneten Dokumente zu gewährleisten. Es gibt verschiedene Maßnahmen, um die Sicherheit digitaler Signaturen zu erhöhen:

Schützen Sie den privaten Schlüssel: Der private Schlüssel ist die sensibelste Komponente einer digitalen Signatur. Er sollte durch eine starke Verschlüsselung geschützt und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Er sollte nur für autorisierte Personen zugänglich sein.

Verwende ein vertrauenswürdiges digitales Zertifikat: Wenn du eine qualifizierte digitale Signatur verwendest, stelle sicher, dass du ein digitales Zertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle erhältst.

Das digitale Zertifikat gibt die Sicherheit, dass die Identität des Unterzeichners überprüft wurde.

Implementiere strenge Zugangskontrollen: Beschränke den Zugriff auf die digitale Signatursoftware und die signierten Dokumente auf autorisierte Personen. Implementiere strenge Zugangskontrollen, wie z. B. Benutzerauthentifizierung und rollenbasierte Zugangskontrolle, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Aktualisiere die Software für digitale Signaturen regelmäßig: Die Software für digitale Signaturen sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Sicherheitsprotokolle und Algorithmen verwendet. Informiere dich über alle Sicherheitsupdates oder Patches, die vom Softwarehersteller veröffentlicht werden, und wende sie umgehend an.

Informiere die Nutzer/innen über bewährte Sicherheitspraktiken: Sensibilisiere die Nutzer/innen für die Bedeutung der Sicherheit digitaler Signaturen und kläre sie über bewährte Praktiken auf. Unterweise die Nutzer/innen darin, wie sie verdächtige Aktivitäten erkennen und melden können, und halte sie dazu an, die Sicherheitsrichtlinien und -verfahren zu befolgen.

Wenn Unternehmen diese Sicherheitsmaßnahmen befolgen, können sie die Integrität und Authentizität ihrer digitalen Signaturen sicherstellen und sich vor unbefugtem Zugriff und Manipulationen schützen.

Die rechtliche Gültigkeit von digitalen Signaturen

Digitale Signaturen sind in vielen Ländern der Welt rechtlich anerkannt. In den Vereinigten Staaten wird die Verwendung digitaler Signaturen durch den Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA) geregelt.

Diese Gesetze legen die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen fest und bieten einen Rahmen für ihre Verwendung bei elektronischen Transaktionen.

In der Europäischen Union werden digitale Signaturen durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Die eIDAS-Verordnung bietet einen harmonisierten Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, der ihre Rechtsgültigkeit in allen EU-Mitgliedstaaten gewährleistet.

Andere Länder wie Kanada, Australien und Indien haben ebenfalls Gesetze zur Anerkennung der Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen erlassen.

Diese Gesetze bieten einen rechtlichen Rahmen für die Verwendung digitaler Signaturen bei elektronischen Transaktionen und stellen sie rechtlich gleichwertig zu herkömmlichen handschriftlichen Unterschriften.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen von Land zu Land unterschiedlich sein kann.

Es wird empfohlen, die örtlichen Gesetze und Vorschriften zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Rechtsordnung eingehalten werden.

Häufige Missverständnisse über digitale Signaturen

Trotz der wachsenden Beliebtheit und rechtlichen Anerkennung digitaler Signaturen gibt es immer noch einige verbreitete Missverständnisse über ihre Verwendung. Lassen Sie uns einige dieser Missverständnisse ausräumen:

Digitale Signaturen sind nicht sicher: Dies ist ein weit verbreitetes Missverständnis. Digitale Signaturen verwenden kryptografische Algorithmen, die ein hohes Maß an Sicherheit bieten. Wenn sie richtig eingesetzt werden, sind digitale Signaturen sicherer als herkömmliche handschriftliche Unterschriften.

Digitale Unterschriften sind kompliziert in der Anwendung: Auch wenn digitale Unterschriften auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, haben Lösungen für digitale Unterschriften den Prozess der Erstellung und Prüfung digitaler Unterschriften vereinfacht. Diese Lösungen bieten benutzerfreundliche Oberflächen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, so dass es für jeden leicht ist, digitale Signaturen zu verwenden.

Digitale Signaturen sind teuer: Die Kosten für Lösungen für digitale Signaturen können je nach den spezifischen Funktionen und Möglichkeiten variieren. Es gibt jedoch viele erschwingliche Lösungen für digitale Signaturen auf dem Markt, die auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen und Einzelpersonen zugeschnitten sind.

Digitale Signaturen sind nicht rechtsverbindlich: Dies ist ein weiteres Missverständnis. Wie bereits erwähnt, sind digitale Unterschriften in vielen Ländern rechtlich anerkannt und haben die gleiche rechtliche Wirkung wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften. Um die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, die spezifischen rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Landes zu beachten.

Indem sie diese Missverständnisse ausräumen, können Unternehmen die Vorteile und die Sicherheit digitaler Signaturen besser verstehen und fundierte Entscheidungen bei der Einführung digitaler Signaturlösungen treffen.

Bewährte Praktiken für die Verwendung digitaler Signaturen

Um eine reibungslose und sichere Nutzung digitaler Signaturen zu gewährleisten, ist es wichtig, die besten Praktiken zu befolgen. Hier sind einige Best Practices für den Einsatz digitaler Signaturen:

Verwende eine vertrauenswürdige Lösung für digitale Signaturen: Wähle eine Lösung für digitale Signaturen von einem seriösen Anbieter, die die notwendigen Sicherheitsfunktionen bietet und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Kläre die Nutzer/innen über digitale Signaturen auf: Informiere die Nutzer/innen über den richtigen Umgang mit digitalen Signaturen. Dazu gehört es, die Vorteile digitaler Signaturen zu erläutern, den Unterschriftsprozess zu demonstrieren und die Bedeutung von Sicherheitsmaßnahmen hervorzuheben.

Implementiere ein starkes Authentifizierungsverfahren: Verwende starke Authentifizierungsmethoden, wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Identität der Unterzeichner/innen zu überprüfen. Dadurch wird der unbefugte Zugriff auf die Software für digitale Signaturen verhindert und sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Dokumente unterzeichnen können.

Überprüfe und aktualisiere regelmäßig die Sicherheitsrichtlinien: Halte die Sicherheitsrichtlinien auf dem neuesten Stand, um neuen Bedrohungen und Schwachstellen zu begegnen. Überprüfe und aktualisiere regelmäßig die Richtlinien und Verfahren in Bezug auf digitale Signaturen, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Best Practices entsprechen.

Pflege von Prüfpfaden: Implementiere ein System, das den gesamten Unterzeichnungsprozess aufzeichnet und nachverfolgt, einschließlich der Identität des Unterzeichners, des Datums und der Uhrzeit der Unterzeichnung sowie aller Änderungen am Dokument. So entsteht ein umfassender Prüfpfad, der für rechtliche und Compliance-Zwecke genutzt werden kann.

Wenn du diese Best Practices befolgst, können Unternehmen die Vorteile digitaler Signaturen maximieren und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität ihrer signierten Dokumente gewährleisten.

Die Wahl der richtigen Lösung für digitale Signaturen

Die Wahl der richtigen Lösung für digitale Signaturen ist entscheidend, um ein nahtloses und sicheres Unterschriftserlebnis zu gewährleisten. Hier sind einige Faktoren, die du bei der Auswahl einer Lösung für digitale Signaturen berücksichtigen solltest:

Sicherheitsfunktionen: Prüfe die Sicherheitsfunktionen, die die Lösung für digitale Signaturen bietet. Achte auf Funktionen wie Verschlüsselung, fälschungssichere Siegel und starke Authentifizierungsmethoden.

Einhaltung von Gesetzen: Vergewissere dich, dass die Lösung für digitale Signaturen den rechtlichen Anforderungen in deinem Land entspricht. Überprüfe, ob die Lösung von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle zertifiziert ist und ob sie die erforderlichen Standards und Vorschriften erfüllt.

Benutzerfreundlichkeit: Achte auf die Benutzerfreundlichkeit der Lösung für digitale Signaturen. Achte auf Lösungen, die eine intuitive Benutzeroberfläche, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und eine Integration mit gängigen Dokumentenmanagementsystemen bieten.

Skalierbarkeit: Wenn die Anforderungen deines Unternehmens in Zukunft wachsen, solltest du eine Lösung für digitale Signaturen wählen, die mit deinen Anforderungen mitwachsen kann. Achte auf Lösungen, die flexible Lizenzierungsoptionen bieten und eine größere Anzahl von Benutzern und Dokumenten aufnehmen können.

Kundensupport: Überprüfe den Umfang des Kundensupports, den der Anbieter der digitalen Signaturlösung bietet. Suche nach Anbietern, die einen reaktionsschnellen Kundensupport bieten und bei Problemen oder Fragen rechtzeitig Hilfe leisten.

Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Unternehmen eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl einer digitalen Signaturlösung treffen und eine nahtlose und sichere Unterschriftserfahrung gewährleisten.

Mit der Weiterentwicklung der Technologie werden sich auch die digitalen Signaturen weiter verbessern. Hier sind einige zukünftige Trends, auf die du im Bereich der digitalen Signaturen achten solltest:

Blockchain-basierte digitale Signaturen: Die Blockchain-Technologie bietet eine dezentrale und fälschungssichere Plattform für die Speicherung und Überprüfung digitaler Signaturen. Blockchain-basierte digitale Signaturen bieten eine zusätzliche Ebene der Sicherheit und Transparenz und sind daher ideal für Transaktionen mit hohem Wert.

Biometrische Authentifizierung: Biometrische Authentifizierungsmethoden wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung können die Sicherheit digitaler Unterschriften erhöhen. Durch die Kombination biometrischer Daten mit kryptografischen Algorithmen können digitale Unterschriften noch sicherer und widerstandsfähiger gegen Identitätsbetrug werden.

Integration mit neuen Technologien: Digitale Signaturen werden wahrscheinlich in neue Technologien wie künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge (IoT) integriert werden. Diese Integration kann neue Anwendungsfälle ermöglichen, z. B. die digitale Unterzeichnung von Smart Contracts oder die sichere Autorisierung von IoT-Geräten.

Grenzüberschreitende Anerkennung: Es werden Anstrengungen unternommen, um die grenzüberschreitende Anerkennung digitaler Signaturen einzuführen. Dies würde es ermöglichen, dass digital unterzeichnete Dokumente in verschiedenen Rechtsordnungen rechtlich anerkannt werden, was internationale Geschäftstransaktionen erleichtert.

Diese Zukunftstrends zeigen die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Signaturen und das Potenzial für noch mehr Sicherheit und Effizienz im Unterschriftsprozess.

Fazit

Digitale Signaturen sind eine Schlüsselkomponente der heutigen digitalen Welt und ermöglichen ein nahtloses und sicheres Unterschreiben.

Sie bieten ein hohes Maß an Sicherheit, Rechtsgültigkeit und Effizienz, was sie zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen in verschiedenen Branchen macht.

Wenn du die Grundlagen der digitalen Signatur, ihre Vorteile und die besten Praktiken für ihre Verwendung verstehst, können Unternehmen fundierte Entscheidungen bei der Einführung von digitalen Signaturlösungen treffen.

Durch die Wahl der richtigen Lösung für digitale Signaturen und die Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen die Integrität und Authentizität ihrer unterzeichneten Dokumente sicherstellen.

Es ist zu erwarten, dass sich die digitale Signatur im Zuge des technologischen Fortschritts weiterentwickeln und neue Funktionen und Möglichkeiten bieten wird.

Mit der zunehmenden Anerkennung und Akzeptanz digitaler Signaturen können sich Unternehmen auf eine sichere, effiziente und digital vernetzte Zukunft freuen.