Ein Projektstatusbericht ist eine Möglichkeit, denjenigen, die nicht in das Tagesgeschäft involviert sind, mitzuteilen, was in deinem Projekt vor sich geht.
Projektmanager/innen nutzen Statusberichte als wichtiges Kommunikationsinstrument, um Kunden, Projektteammitglieder und andere Beteiligte während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden zu halten.
Einen Projektstatusbericht gibt es in vielen verschiedenen Formaten. Die besten Projektstatusberichte sind:
- gründlich und informativ, ohne dein Publikum zu überwältigen
- ansprechend genug, damit sich die Projektbeteiligten die Zeit nehmen, sie zu lesen
Was ist ein Projektstatusbericht?
Ein Projektstatusbericht enthält die geschäftskritischen Bemühungen, Fortschritte und Risiken eines Projekts. Er ist eine Momentaufnahme des Stands deines Projekts.
Projektmanager/innen nutzen Projektstatusberichte, um:
- die Kommunikation im Unternehmen und mit den verschiedenen Interessengruppen zu vereinfachen
- Informationen über die wichtigsten Elemente des Projekts leichter zu sammeln und zu verbreiten (sozusagen als „Executive Summary“)
- Sicherstellen, dass die wichtigsten Stakeholder die notwendigen Informationen für die Entscheidungsfindung erhalten
- die wichtigsten Botschaften und Ziele des Projekts zu verdeutlichen
- Aufzeichnung vergangener Ereignisse, Aktionen und Entscheidungen
Das Format von Projektstatusberichten kann zwar variieren, aber typische Bestandteile sind:
- Eine Projektzusammenfassung mit einer Auflistung der abgeschlossenen Arbeiten
- Prognosen für das, was als nächstes kommt
- Aktualisierungen von Projektbudget und Zeitplan
- Alle Aktionspunkte/To-Dos
- Ein Bericht über Risiken, Probleme und geplante Abhilfemaßnahmen
Arten von Projektstatusberichten
Projektstatusberichte können in unterschiedlichen Intervallen verfasst werden (z.B. wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich).
Projektmanager können die Berichte auch auf unterschiedliche Zielgruppen (intern oder extern) zuschneiden.
Im Folgenden findest du eine Übersicht über den Prozess der Projektberichterstattung.
Wöchentliche vs. monatliche vs. vierteljährliche Statusberichte
Der Berichtszeitraum für deinen Statusbericht hat Einfluss auf die Art der Informationen, die darin enthalten sein müssen.
Hier ist eine Aufschlüsselung, was in wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Statusberichte aufgenommen werden sollte.
Wöchentliche Statusberichte
Ein Projektmanager sollte ständig einen wöchentlichen Statusbericht führen, in den er aktuelle Informationen und Statistiken einträgt, sobald sie in Echtzeit eintreffen.
Wahrscheinlich hast du einen bestimmten Wochentag im Kopf, an dem du den Bericht verschicken willst. Der Clou an einem wöchentlichen Bericht ist jedoch, dass er innerhalb einer Stunde fertig sein kann, wenn ein Kunde ihn anfordert.
Monatliche Statusberichte
Ein monatlicher oder zweimonatlicher Statusbericht sollte ein „übergeordnetes“ Dokument sein, mit dem das obere Management schnell über Fortschritte und Entwicklungen informiert werden kann.
Lass winzige Details weg und konzentriere dich auf das, was für die Führungskräfte wichtig ist: Budget, Kosten, Status der Ergebnisse und alle Projektrisiken oder Hindernisse.
Vierteljährliche Statusberichte
Da sich die vierteljährlichen Statusberichte über einen längeren Zeitraum erstrecken, solltest du darauf achten, dass sie nicht zu lang sind.
Überlege dir 3-4 Prioritäten oder Ziele, über die du berichten möchtest, und konzentriere dich dabei eher auf quantitative Fortschritte als auf große Ideen.
Fasse deine bisherige Projektarbeit kurz und bündig zusammen.
Externe vs. interne Statusberichte
Wie bei anderen Leistungen auch, musst du die Statusberichte an die jeweilige Zielgruppe anpassen.
Dein Kunde bevorzugt wahrscheinlich andere Inhalte in seinem Statusbericht als dein internes Team. Passe deine Berichte an diese Wünsche und Bedürfnisse an.
Externe Statusberichte
Da diese Berichte wahrscheinlich für den Kunden bestimmt sind, sind sie wahrscheinlich formeller. Der Ton sollte geradlinig und ehrlich, aber auch optimistisch sein.
Wenn du ein Problem ansprichst, solltest du eine Lösung oder eine Reihe von Lösungen vorschlagen. Prüfe deine externen Statusberichte vor der Verteilung mit mehreren Personen.
Inhaltlich sollte sich der Bericht an den übergeordneten Zielen orientieren, da sich die externen Stakeholder nicht unbedingt für Kleinigkeiten interessieren werden.
Konzentriere dich auf eine breite Palette von Themen, die den Projektstatus betreffen, und gehe nicht zu sehr auf ein einzelnes Thema ein (es sei denn, der Kunde hat um weitere Details gebeten).
Interne Statusberichte
Hier kann der Ton etwas transparenter sein. Wenn du den Panikknopf gedrückt hast, ist es in Ordnung, dein Team wissen zu lassen, warum.
Auch ein fröhlicher Bericht ist angebracht, wenn du betonen willst, dass du gute Arbeit geleistet hast. Kein Grund, sich zurückzuhalten.
Dieser Bericht geht auch mehr in die Tiefe und befasst sich mit einzelnen Aufgaben und Punkten, die für dein Team von Bedeutung sind.
Interne Berichte konzentrieren sich manchmal auf weniger Themen und gehen nur dort in die Tiefe, wo es am nötigsten ist.
Warum sind Statusberichte wichtig?
Die besten Projektstatusberichte schaffen Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung innerhalb deines Teams. Sie decken Probleme auf, vermindern Risiken und – was am wichtigsten ist – sie stellen sicher, dass du deine Projektziele einhältst.
Für die Kunden geben die Projektstatusberichte die Gewissheit, dass das Geld, das sie ausgeben, auch einen Nutzen bringt.
Sie können diese Berichte nutzen, um ihre Vorgesetzten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten und/oder zukünftige Finanzierungsanträge zu rechtfertigen.
Für den Fall, dass etwas aus dem Ruder läuft, können diese Berichte auch als Nachweis dienen, um sich vor Risiken zu schützen.
Projektmanager/innen verfassen Projektstatusberichte nach der Fertigstellung des Projektplans, wenn die Projektarbeit bereits begonnen hat.
Normalerweise verschickt man Projektstatusberichte wöchentlich oder monatlich. Du kannst sie sogar täglich verschicken – aber nur, wenn es nötig ist.
Du kannst Projektstatusberichte in verschiedenen Formaten verschicken, z. B. als Microsoft Excel-Tabelle, Google Docs, Folien oder in grafischer Form. Die Möglichkeiten und Kombinationen sind endlos.
Die Gefahr besteht darin, dass Projektstatusberichte, wenn sie auswendig gelernt werden, zu einer Abhak-Übung werden, die niemand liest.
Es liegt in der Verantwortung der Projektmanager/innen, verständliche und aussagekräftige Vorlagen für Projektberichte zu verfassen, die den Projektfortschritt verfolgen, Erfolge feiern und als Gesprächsgrundlage dienen, um Probleme zu lösen und Projekte voranzutreiben.
Wie oft sollte ich einen Projektstatusbericht aktualisieren?
Du solltest Projektstatusberichte so oft aktualisieren, wie du es für nötig hältst, um wichtige Projektinformationen zu vermitteln, ohne dass sie sich zu sehr wiederholen. Das hängt von der Projektdauer, der Komplexität und den Wünschen des Kunden ab
Wenn dein Projekt zum Beispiel nur eine Handvoll Beteiligter umfasst und 1-2 Ergebnisse pro Monat liefert, ist ein monatlicher Statusbericht wahrscheinlich ausreichend.
Wenn sich dein Projekt jedoch täglich schnell verändert und deine Kunden dich ständig um Updates bitten, solltest du wahrscheinlich einen wöchentlichen oder sogar täglichen Statusbericht verfassen, um den Fortschritt zu kommunizieren.
Was beinhaltet ein Projektstatusbericht?
In deinem Statusbericht solltest du wahrscheinlich die folgenden Informationen angeben:
- Projektname / Kundenname
Vergewissere dich, dass du festhältst, für wen der Bericht bestimmt ist und WAS der Bericht beinhaltet (d.h. welches Projekt). Diese Schlüsselinformationen zum Projekt sind die Basisdaten für jeden Fortschrittsbericht. - Projektvision
Die Projektvision liefert den Stakeholdern, die nicht in das Tagesgeschäft eingebunden sind, einen wichtigen Kontext.
Dies sollte ein einfacher Satz sein, der dein Projekt und dessen Hauptziel/Vision definiert. Dieser Abschnitt sollte sich im Laufe des Projektlebenszyklus nicht wesentlich ändern.
Beispiele:
- Qualifizierte Kunden durch eine verbesserte Benutzeroberfläche dazu bringen, Kombucha über mobile Geräte zu „kaufen“.
- Steigere den Online-Verkauf von Kombucha durch eine Drip-E-Mail-Marketing-Kampagne.
- Bis Juni 2018 eine Internetauftritt einrichten, auf der Kunden Killer Kombucha kaufen können und die Killer Kombucha als das qualitativ und geschmacklich beste Produkt in seiner Kategorie darstellt.
- Projekt Gesundheit
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies darzustellen, aber ich mag die Ampelmethode, bei der Grün bedeutet, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist, Gelb bedeutet, dass es Probleme gibt, und Rot bedeutet, dass etwas gefährdet ist.
Definitionen (und begleitende Hinweise) sind hilfreich, um die Farbkodierung zu erklären. (Achte darauf, dass du die Farben mit Alt-Text benennst!)
Beispiele:
- Grün: Wir haben die Genehmigung für die Drip-E-Mails erhalten. Im Moment gibt es keine Budgetprobleme.
- Gelb: Die Entwürfe für die Drip-E-Mails müssen aufgrund des Kundenfeedbacks erheblich überarbeitet werden; daher wurde der endgültige Liefertermin um eine Woche verschoben.
- Rot: Die Drip-E-Mail-Kampagne hat sich seit dem Start des Projekts drastisch verändert. Wir haben für nächste Woche ein Treffen anberaumt, um den Projektumfang neu festzulegen.
Zusätzlich zu den Projektmetriken ist es von Vorteil, wenn du im Abschnitt Projektstatus auch die Projektausgaben und den Zeitplan aufführst, damit dein Kunde und dein Team über die Leistung informiert sind.
Auf diese Weise kannst du Trends erkennen und verhindern, dass dein Projekt aus den Fugen gerät.
- Was wir in diesem TIMEFRAME abgeschlossen haben
Führe diese Aktualisierungen in Aufzählungsform auf. Halte sie kurz und einfach. Sie sind keine Jira-Tickets. Erkläre nicht das „Wie“, sondern eher das „Was“.
Beispiel:
- Genehmigung für 3 Drip-E-Mail-Designs eingeholt
- Übergabe an das Entwicklungsteam abgeschlossen und Zeitplan für die Lieferung bestätigt
- Was wir als Nächstes vorhaben TIMEFRAME
Präsentiere eine klare, präzise Aufgabenliste im Aufzählungsformat.
Beispiel:
- 3 Emails entwickeln
- Interne Qualitätssicherung (QA) und Tests durchführen
- Weitergabe an den Kunden zur QS und zum Testen
- Probleme/Roadblocks
Hier kannst du auf alle Probleme und Hindernisse hinweisen, die den Projektfortschritt gefährden könnten.
Beispiel:
Wenn wir das Kundenfeedback nicht bis zum 2. Juni erhalten, besteht die Gefahr, dass wir die E-Mail nicht am selben Tag an die Verbraucherinnen und Verbraucher verschicken können, an dem das Produkt in den Geschäften erhältlich sein wird.
- Anstehende Aufgaben und Meilensteine
Fasse zusammen, was für das Projekt in nächster Zeit ansteht. Gibt es etwas, das der Leser überprüfen sollte? Was steht als Nächstes an?
Beispiele:
- tt/mm: Kunden QA & Tests
- tt/mm: E-Mail-Versand
Optionale Elemente, die du je nach Projekt einfügen kannst
- Links zu deinem Projektplan
- Links zu abgeschlossenen Leistungen
- Aktionspunkte
- Lustige Gifs, Links zu Team-Playlists, etc.
- Wöchentliche Danksagungen oder Lobeshymnen an Teammitglieder und Kunden
- Links zu relevanten Artikeln/Branchentrends
- Ein RAID-Protokoll
Wie man einen Projektstatusbericht einrichtet
Jetzt, da du eine Liste mit allen Informationen hast, die in einen Statusbericht gehören, kannst du mit dem Bericht beginnen!
Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir zeigt, wie du einen Statusbericht erstellst.
- Erfasse deine Daten
Bevor du einen Bericht schreibst, musst du die Informationen sammeln, die du weitergeben willst. Das bedeutet, dass du Daten aus verschiedenen Quellen zusammentragen musst, damit du einen vollständigen Überblick über den Zeitplan, das Budget, laufende Ereignisse und andere wichtige Punkte hast.
Sammle Daten aus deinem Projektzeitplan
Dein Projektzeitplan sollte alle Projektereignisse und -aktionen mit Datum und in der Reihenfolge ihres Auftretens enthalten.
Dies ist eine gute erste Anlaufstelle, um Informationen für deinen Statusbericht zu sammeln. Dieses Dokument erinnert dich auch an bevorstehende Fristen, die du beachten solltest.
Stelle finanzielle Informationen zusammen
Höchstwahrscheinlich wirst du über die entstandenen Kosten und das verfügbare Budget berichten.
Deshalb ist es unerlässlich, dass du diese Projektdetails zur Hand hast, wenn du dich hinsetzt, um deinen Statusbericht zu verfassen.
Ziehe Zeiterfassungsbögen der Teammitglieder, Spesenabrechnungen, Kontoauszüge, Kostenvoranschläge und alles andere heran, was du brauchst, um ein vollständiges Finanzbild zu erhalten.
Bestimme den Projektstatus
Ein wichtiger Teil deines Statusberichts ist es, deinem Kunden und/oder deinem Team mitzuteilen, ob das Projekt gut läuft, ins Stocken geraten ist oder sich in einer Krise befindet.
Um den Zustand des Projekts zu beurteilen, musst du dich informieren. Es ist Aufgabe des Projektmanagers, auf Statusänderungen aufmerksam zu machen, von rot (schlecht) über gelb (okay, mit einigen möglichen Problemen) bis hin zu grün (gut).
- Melde dich bei deinem Team
Überprüfe die Informationen, die du gesammelt hast, mit deinen Teammitgliedern auf ihre Richtigkeit. Erkundige dich, ob sie zusätzliche Informationen oder Details hinzufügen möchten.
Wenn du deine Arbeit richtig machst, hast du als Projektmanager/in Vertrauen zu deinen Teammitgliedern aufgebaut, um eine ehrliche Einschätzung zu bekommen, wie es um dein Projekt steht.
- Eine Vorlage für einen Statusbericht anfertigen (optional)
Du musst einen Statusbericht nicht von Grund auf neu verfassen. Wie bei vielen anderen Dokumenten auch, gibt es eine große Auswahl an Vorlagen, die du verwenden kannst. Tausche einfach das Logo der Vorlage gegen dein Firmenlogo aus und voilà – schon kannst du mit der Berichterstattung beginnen! - Gliederung der Schlüsselsegmente
Wenn du keine Vorlage verwendest, solltest du zu deiner eigenen Beruhigung eine Gliederung für deinen Projektstatusbericht verfassen. Es ist viel zu leicht, etwas zu vergessen oder vom Thema abzuschweifen. Deine Gliederung wird dir helfen, den Überblick zu behalten.
Die Zusammenfassung
Der erste Abschnitt, den du gliedern musst, ist die Zusammenfassung. Dieser Abschnitt gibt den Ton und die Richtung vor, die der Rest des Berichts einschlagen wird.
Beispiel: Dieser Bericht fasst den Status des Online-Marketingprojekts für Killer Kombucha zusammen. Er behandelt den Status der Drip-E-Mail-Marketing-Kampagne, wobei der Schwerpunkt auf den laufenden Designaufgaben und der Segmentierung der Zielgruppenlisten liegt.
Die wichtigsten Punkte/Meilensteine
Notiere dir 2-3 wichtige Punkte und/oder Projektmeilensteine, die du in deinem Bericht behandeln willst.
Du wirst nicht auf jedes kleine Detail deiner Arbeit eingehen können, deshalb solltest du einen zusammenhängenden Schwerpunkt wählen.
Beispiel:
- Das Bild für die Kopfzeile des Newsletters wurde genehmigt
- Überarbeitung des Textes durch den Kunden steht noch aus
- Abgeschlossene Empfehlungen zur Zielgruppensegmentierung.
- Die Notizen & Links
- Schreibe einen ersten Entwurf
Sobald du deine Gliederung hast, ist es an der Zeit, einen hässlichen ersten Entwurf deines Statusberichts zu verfassen. Dieses Konzept stammt aus dem Buch „Everybody Writes“ von Ann Handley und kann im gesamten Projektmanagement eingesetzt werden.
Im Grunde ist dies der Zeitpunkt, an dem du alles, was du über das Projekt weißt, in Worte fasst. Dies ist der Zeitpunkt, an dem du über die bisherige Leistung nachdenkst und voraussagst, was als nächstes passiert.
Diese Übung ist wichtig, denn sie ermöglicht es dir, die Ereignisse des Projekts zu überdenken und zu verarbeiten, ohne dass du dich zwingen musst, sie zu bearbeiten und zu formatieren.
- Bearbeite deine Arbeit
Wenn du dir eine wohlverdiente Pause gegönnt hast, kommst du zurück und überarbeitest deinen Statusbericht mit frischen Augen. Achte darauf, dass dein Statusbericht korrekt und fehlerfrei ist.
Qualitativ hochwertige Berichte zeigen deinen Kunden und deinem Team, dass du dir Zeit für den Statusbericht genommen hast und dass er wichtig und wertvoll ist. Einfache Fehler können die Botschaft vermitteln, dass du dich nicht kümmerst.
Vergewissere dich, dass dein Statusbericht Folgendes enthält:
- Projektname/Kundenname
- Projektvision
- Zustand des Projekts
- Was kürzlich abgeschlossen wurde
- Was du als Nächstes erledigen willst
- Probleme/Hindernisse
- Anstehende Aufgaben und Meilensteine
Füge alles hinzu, was du vergessen hast oder was sich seit deinem ersten Entwurf geändert hat.
Streiche den Wortschwund. Kannst du Dinge klarer formulieren? Kannst du direkter sein?
Kannst du den Text auf eine Seite reduzieren? Das ist nicht notwendig, aber es verringert das Risiko einer Informationsüberlastung.
- Versenden und abliefern
Jetzt hast du deinen Projektstatusbericht fertig und kannst ihn verschicken – gut gemacht!
Hier sind einige Tipps, die sicherstellen, dass dein Team und dein Kunde ihn positiv aufnehmen.
Vor dem Versenden Zucker hinzufügen
Wichtig ist, dass du deinen Bericht mit etwas „Zucker“ an dein Team und deine Kunden verteilst.
Sei höflich. Sei freundlich. Gib dir Mühe, den Statusbericht mit einer Portion schriftlicher Freude zu übermitteln. Mit anderen Worten: Vermeide es, wie ein Roboter zu klingen.
Wenn du deinen Statusbericht mit einer aufmerksamen Notiz versiehst und nicht nur mit einem Link zu „Schau mal hier“, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Beteiligten positiv auf deinen Bericht reagieren und sich die Zeit nehmen, ihn zu lesen.
Übermittle den Bericht zusammen mit einem Status-Meeting
Es ist gängige Praxis, Statusberichte gleichzeitig mit einem Statusmeeting herauszugeben.
Der Bericht dient als Tagesordnung für das Treffen, garantiert, dass deine Interessenvertreter/innen den Inhalt prüfen, und ist außerdem ein „Mitbringsel“.
Ein Statusmeeting ist zwar nicht zwingend erforderlich, bietet aber eine gute Gelegenheit für das Team und/oder den Kunden, das Projekt zu besprechen und alle Risiken, Herausforderungen oder Bedenken anzusprechen.
Gib den Statusbericht erneut heraus, wenn sich während des Statusmeetings Änderungen ergeben haben.
Effektive Methoden zum Versenden eines Statusberichts
Slack, E-Mail, Basecamp, Asana – entscheide dich für eine Methode und halte dich an sie.
Es ist ratsam, nicht über mehrere Medien zu senden, um:
1) sicherzustellen, dass die Adressaten wissen, wie und wann sie den Bericht erhalten.
2) die Zeit zu verkürzen, die du für die Erstellung des Berichts benötigst.
- Bestätige den Erhalt und das Engagement
Auch nach dem Versenden des Projektstatusberichts ist die Arbeit des Projektmanagers noch nicht erledigt (ist sie das jemals?!).
Es ist deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass dein Kunde und deine Teammitglieder den Bericht prüfen, damit er ein effektives Instrument für die Projektkommunikation bleibt.
Als Teil deiner Verteilung solltest du deine Zuhörer bitten, innerhalb von 24 Stunden zu bestätigen, dass sie den Bericht gelesen haben, und sie auffordern, alle Folgefragen zu stellen, die eine synchrone Diskussion rechtfertigen.
Ein einfaches „Ich hab’s verstanden“ oder ein Daumen-hoch-Emoji über Slack ist eine gute Möglichkeit, Feedback zu sammeln.
Melde dich direkt bei allen, die nicht antworten. Vermeide es, Nachzügler per „Reply All“ aufzurufen (das ist nicht der richtige Weg, um das Engagement für das Projekt zu fördern!)
- Spüle und wiederhole (+ Feedback)!
Der letzte Ratschlag ist, dein Publikum um Feedback zu Inhalt und Format zu bitten.
Da es sich um ein Dokument für sie handelt, willst du sicherstellen, dass es ihre Bedürfnisse so gut wie möglich erfüllt.
Überprüfe gelegentlich, ob es etwas gibt, das du in deinen Projektstatusberichten streichen, einfügen oder ergänzen kannst, um deinen Teammitgliedern und Kunden besser zu dienen.
Vorteile von Projektstatusberichten
Wenn sie richtig verfasst werden, sind Projektstatusberichte ein wertvolles Instrument für:
- Interne und externe Stakeholder über einen einheitlichen Kommunikationskanal über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten, damit alle auf dem gleichen Stand sind
- Informationen asynchron mit einem größeren Personenkreis zu teilen, was Zeit für Meetings spart und die Produktionszeit für Wissensarbeiter/innen maximiert. Obwohl du den Projektstatusbericht vielleicht live mit deinem Kunden besprechen möchtest, können andere Interessengruppen im Unternehmen von der Möglichkeit profitieren, ihn in ihrer eigenen Zeit zu prüfen.
- Potenzielle Risiken werden aufgedeckt und können besprochen werden, bevor sie zu Problemen werden (und diese Risiken werden auch dokumentiert, damit du einen Nachweis hast, falls die Beteiligten nicht bereit sind, Maßnahmen zu ergreifen).
Best Practices für den Projektstatusbericht
Da wir nun wissen, was ein Projektstatusbericht ist, was er beinhaltet und wie er verfasst wird, hier ein paar Tipps und Tricks, die dir bei der Erstellung helfen sollen.
Verschiedene Lernstile berücksichtigen
Denke daran: Nicht jeder kann ein textbasiertes Dokument lesen, ohne dass die Botschaften hängen bleiben.
Füge visuelle Elemente wie Gantt-Diagramme und Grafiken sowie externe Links in deinen Statusbericht ein, um wichtige Themen hervorzuheben.
Plane außerdem synchrone Diskussionen mit deinem Kunden ein, um jeden Bericht zu besprechen. Je nach den Vorlieben und dem Lernstil des Kunden kann es sinnvoll sein, den Bericht zu besprechen und Fragen zu stellen.
Keep Things Simple, Stupid! (KISS)
Ah, ja – das gute alte K.I.S.S.-Prinzip. Halte den Statusbericht einfach, um deines Kunden willen und um deiner selbst willen.
Wenn es zu lange dauert, einen Statusbericht zu verfassen oder durchzulesen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass diese Dinge geschehen (oder zumindest mit einem gewissen Maß an Genauigkeit geschehen).
Bleib verantwortlich, indem du wiederkehrende Statusbesprechungen planst
Der erste Statusbericht und die erste Besprechung mögen sich wie ein ziemliches Gedränge anfühlen, aber mit der Zeit wird es immer einfacher.
Bald wirst du in eine Routine verfallen, die es dir zur zweiten Natur macht, einen Statusbericht zu verfassen und zu teilen. Setze wiederkehrende Statusbesprechungen sofort an, nicht erst, wenn du dazu bereit bist, um dich an einen Termin zu halten.
Versuche, Statusbesprechungen lustiger zu gestalten
Menschliche Interaktion macht uns, nun ja, menschlich. Nimm dir einen kurzen Moment Zeit, um dich über nicht arbeitsbezogene Dinge auszutauschen.
Brich das Eis mit etwas Zwanglosem und Erinnerungswürdigem, aber halte dich von „Fauxpas“ wie Klatsch oder Politik fern. Sei ein aktiver Zuhörer und bemühe dich, ein Gespräch so zu führen, dass es sich natürlich anfühlt und nicht so, als hättest du eine Agenda.
Behalte einen Statusbericht immer im Entwurf
Verschiebe die Vorbereitung deines Statusberichts nicht auf die letzte Minute. Verfasse stattdessen einen Entwurf, den du in Echtzeit ergänzen kannst, wenn etwas passiert.
Auf diese Weise sieht es so aus, als hättest du alles im Kopf, auch wenn das nicht der Fall ist (was besonders wichtig ist, wenn du mehrere Projekte leitest).