Rechnungsvorlage

Eine übersichtliche und gut strukturierte Rechnung hinterlässt bei deinen Kunden einen professionellen Eindruck. Hier ist eine praktische Vorlage, die du sofort verwenden kannst.

Inhaltsverzeichnis

Welche Rechnungsvorlage passt zu mir?

Vorlage	Für wen?	Besonderheit
Vorlage 1 – Standard (USt)	GmbH, UG, Einzelunternehmer mit USt	Farbiger Header, USt-Ausweis 19 %
Vorlage 2 – Kleinunternehmer	Jahresumsatz ≤ 22.000 € (§ 19 UStG)	Kein USt-Ausweis, Pflichthinweis § 19
Vorlage 3 – Freiberufler Stunden	Berater, Dienstleister auf Stundenbasis	Stundentabelle, Reverse-Charge-Option

Pflichtangaben auf jeder Rechnung (§ 14 UStG)

Jede Rechnung über 250 € brutto muss folgende Angaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren / Art und Umfang der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungsdatum / -zeitraum)
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (oder: Verweis auf Steuerbefreiung)
Zu zahlender Gesamtbetrag (Brutto)

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto: vereinfachte Anforderungen – keine Empfängerangabe nötig,Steuerbetrag darf als Steuersatz angegeben werden (§ 33 UStDV).

Vorlage ausfüllen – Schritt für Schritt

Schritt 1: Deine Absenderdaten eintragen

Ersetze alle Platzhalter mit deinen echten Daten:

„Musterfirma GmbH“ → dein Firmenname (oder Vor- + Nachname bei Freiberuflern)
„Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“ → deine vollständige Anschrift
„12/345/67890“ → deine Steuernummer (vom Finanzamt)
„DE123456789“ → deine USt-IdNr. (beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen)
IBAN, BIC, Kontoinhaber → deine Bankverbindung

Schritt 2: Empfängerdaten

Trage vollständigen Firmennamen, Ansprechpartner (z. Hd.), Straße, PLZ + Ort ein. Bei B2B-Auslandsrechnungen zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers vermerken.

Schritt 3: Rechnungsnummer vergeben

Fortlaufend und eindeutig (z. B. RE-2026-001, RE-2026-002 …)
Keine Lücken und keine doppelten Nummern – Finanzamt prüft Lückenlosigkeit
Empfehlung: Jahr + laufende Nummer (RE-JJJJ-NNN)

Schritt 4: Leistungsdatum / -zeitraum

Das Leistungsdatum ist nicht identisch mit dem Rechnungsdatum. Bei monatlicher Abrechnung: „01.05.–31.05.2026“. Bei Einzel-Projekt: genaues Datum der Leistungserbringung angeben.

Schritt 5: Positionen / Leistungsbeschreibung

Jede Position muss eindeutig beschreiben, was geleistet wurde. Vage Formulierungen wie „Dienstleistung“ reichen nicht aus. Beispiele:

Gut: „SEO-Onpage-Analyse für domain.de inkl. schriftlichem Bericht (Mai 2026)“
Gut: „Entwicklung WordPress-Plugin ‚Referrer-Tracker‘ – 12 Stunden à 90 €“
Schlecht: „Arbeit im Mai“ oder „Beratung“

Schritt 6: Beträge prüfen

Formel	Erklärung
Netto × 1,19 = Brutto (19 %)	Standardsatz für die meisten Dienstleistungen
Netto × 1,07 = Brutto (7 %)	Ermäßigt: Bücher, Lebensmittel, ÖPNV u. a.
Netto = Brutto (0 %)	Kleinunternehmer § 19 / steuerfreie Leistungen
USt = Brutto – Netto	Probe: Brutto ÷ 1,19 = Netto

Besonderheiten Vorlage 2: Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Wer greift die Kleinunternehmerregelung?

Umsatz im Vorjahr max. 22.000 € (bis 31.12.2024: 22.000 €; ab 1.1.2025 neue EU-Schwelle: 25.000 € nach EU-Richtlinie – nationale Umsetzung prüfen!)
Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich max. 50.000 €

WICHTIG: Kein USt-Ausweis auf der Rechnung! Wer irrtümlich Umsatzsteuer ausweist,schuldet diese dem Finanzamt (§ 14c UStG) – auch wenn keine echte USt-Pflicht besteht.

Pflichtformulierung auf der Rechnung (eine der folgenden Varianten):

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Vorlage 3: Reverse Charge (grenzüberschreitend B2B)

Bei Dienstleistungen an EU-Unternehmen außerhalb Deutschlands (B2B) greift häufig der Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Empfänger (§ 13b UStG / Art. 196 MwStSystRL):

Kein USt-Ausweis auf der Rechnung
Hinzufügen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“
Bei EU-Rechnungen zusätzlich auf Englisch: „VAT liability transfers to the recipient (Art. 196 MwStSystRL / Reverse Charge)“
USt-IdNr. des Empfängers muss auf der Rechnung stehen
Zusammenfassende Meldung (ZM) beim Bundeszentralamt einreichen

Zahlungsziel & Mahnwesen

Zahlungsziel	Empfehlung
Standard B2B	14–30 Tage netto (30 Tage = gesetzliche Fälligkeit § 286 BGB)
Mit Skonto-Anreiz	„Innerhalb von 7 Tagen 2 % Skonto“
Sofortige Fälligkeit	„Zahlbar sofort ohne Abzug“
Mahnung 1	Nach Fälligkeit: freundliche Erinnerung, Frist +7 Tage
Mahnung 2	Mahngebühren ab 2,50 € + Verzugszinsen (§ 288 BGB: 9 % über Basiszins)

Aufbewahrungspflichten

Rechnungen (ausgestellt und empfangen): 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO / § 14b UStG).Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.Digitale Aufbewahrung erlaubt, wenn Unveränderbarkeit sichergestellt ist (z. B. PDF/A, GoBD).Elektronische Rechnungen: gleiche Anforderungen wie Papier – GoBD-konforme Archivierung nötig.