Ein Thema, das uns alle betrifft: Offene Rechnungen. Wir alle kennen es, wir alle haben es schon erlebt. Doch wie gehen wir damit um? Warum zögern wir manchmal, sie zu begleichen?
Und welche Konsequenzen können auf uns zukommen? In diesem Blogbeitrag tauchen wir tiefer in die Welt der offenen Rechnungen ein und geben wertvolle Tipps, wie wir diese Situationen am besten meistern können.
Das Problem der offenen Rechnungen
Das größte Problem für jeden Unternehmer sind unbezahlte Rechnungen. Wenn Kunden deine Dienstleistungen in Anspruch nehmen und dann nicht wie vereinbart zahlen, wirkt sich das direkt auf deinen Gewinn aus.
Überfällige Rechnungen sind eine bedauerliche Realität, aber mit der richtigen Zahlungs- und Mietsoftware kannst du die Zahlungsverzögerungen deutlich reduzieren.
Online-Zahlungen zum Beispiel machen es den Kunden leicht, pünktlich zu zahlen. Sie können sich schnell einloggen und bezahlen. Keine verlorenen oder verspätete Rechnungen mehr auf dem Postweg.
Automatisierte Rechnungs- und Zahlungserinnerungen sind ebenfalls hilfreich. Eine Software kann automatisch Zahlungserinnerungen per E-Mail vor und nach dem Fälligkeitsdatum verschicken, damit die Kunden pünktlich zahlen.
Es mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber diese Art von Mahnungen verbessert nachweislich die Zahl der pünktlichen Zahlungen.
Wenn Zahlungen in Verzug geraten, ist eine schnelle Nachverfolgung wichtig.
Entscheide dich für eine Software mit integrierten Tools für die Debitorenbuchhaltung, die überfällige Rechnungen automatisch kennzeichnen, Verzugszinsen berechnen und Mahnungen verschicken können.
Je schneller du handelst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du den vollen Betrag erhältst.
Einige Systeme ermöglichen es dir auch, den Zugang zu gemieteten Geräten vorübergehend zu sperren, wenn ein Konto deutlich überfällig ist.
Das ist zwar nur ein letztes Mittel, aber die Androhung der Sperrung ist oft genug Motivation für die Kunden, ihre Konten auf den neuesten Stand zu bringen.
Offene Rechnungen werden vielleicht nie ganz verschwinden, aber du kannst viele der Kopfschmerzen vermeiden und einen gesunden Cashflow für dein Unternehmen sicherstellen.
Wie Digitale Zahlungen offene Rechnungen reduzieren können
Digitale Zahlungen sind der Weg in die Zukunft, und das aus gutem Grund. Sie machen das Leben sowohl für dich als auch für deine Kunden einfacher, indem sie die Wahrscheinlichkeit von unbezahlten Rechnungen verringern.
Mit elektronischen Zahlungen können deine Kunden sofort bezahlen, wenn sie eine Bestellung aufgeben oder einen Verleih planen. Du musst nicht mehr Rechnungen verschicken oder dich mit Ausreden herumschlagen, warum sie noch nicht gezahlt haben.
Die Zahlungen werden sofort ausgeführt, so dass du das Geld sofort auf deinem Konto hast. Das bedeutet, dass du dich nicht mehr um verspätete Zahlungen oder unbezahlte Beträge kümmern musst.
Die Kaution dient als Sicherheitsmaßnahme für den Fall, dass ein Kunde ein Gerät nicht zurückgibt oder die Abschlusszahlung auslässt. Wenigstens hast du etwas, um deine Kosten zu decken.
Mit Sofortzahlungen, automatisierten wiederkehrenden Rechnungen und Kautionsoptionen gehören unbezahlte Rechnungen dank Online-Zahlungen und Mietsoftware der Vergangenheit an.
Du verbringst weniger Zeit mit dem Einzug von Zahlungen und hast mehr Zeit, dein Geschäft auszubauen. Der Komfort und die Sicherheit elektronischer Zahlungen sind die geringen Transaktionsgebühren wert. Deine Vernunft und dein Cashflow werden es dir danken.
Akzeptiere mehrere Zahlungsarten
Gib deinen Kunden die Möglichkeit, auf die von ihnen bevorzugte Weise zu bezahlen. Integriere die Möglichkeit, die wichtigsten Zahlungsmethoden zu akzeptieren.
Manche Software ermöglicht es dir auch, Zahlungen von gängigen digitalen Geldbörsen zu akzeptieren. Je mehr Zahlungsarten du akzeptierst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du pünktlich bezahlt wirst.
Auto-Zahlungen aktivieren
Biete deinen besten Kunden den Komfort von automatischen Zahlungen. Sie ermächtigen dich, ihre Karte oder ihren eCheck am Fälligkeitstag automatisch mit den ausstehenden Rechnungsbeträgen zu belasten.
So wird sichergestellt, dass du ohne Verzögerung bezahlt wirst, sobald eine Rechnung fällig ist. Für deine Kunden spart das Zeit und gibt ihnen die Gewissheit, dass alle Rechnungen pünktlich beglichen werden. Das ist eine Win-Win-Situation.
Zahlungserinnerungen senden
Auch wenn automatische Zahlungen und wiederkehrende Rechnungen aktiviert sind, ist es sinnvoll, Zahlungserinnerungen zu versenden.
Richte automatische E-Mail- oder SMS-Erinnerungen in deiner Mietsoftware ein, um deine Kunden ein paar Tage vor Fälligkeit zu benachrichtigen oder wenn eine Zahlung fehlgeschlagen ist.
Diese höfliche Erinnerung hilft, verpasste oder verspätete Zahlungen und die damit verbundenen Gebühren oder Strafen zu vermeiden.
Außerdem haben die Kunden so die Möglichkeit, ihre Zahlungsmethode zu ändern, wenn ihre Karte abgelaufen ist oder sie verloren oder gestohlen wurde.
Die Integration des Zahlungsverkehrs in deine Mietsoftware ist ein intelligenter Weg, um die Effizienz zu steigern, vorhersehbare Einnahmen zu gewährleisten und einen gesunden Cashflow zu erhalten.
Die Zeitersparnis und die Risikominderung für dein Unternehmen sind die Investition wert.
Benachrichtigungen bei Zahlungsverzug
Wenn eine Zahlung überfällig wird, sind automatische Mahnungen ein Muss. Schicke eine Nachricht, sobald eine Zahlung überfällig ist, um zu verhindern, dass die Rechnung unbezahlt bleibt.
Sei professionell, aber bestimmt und nenne den geschuldeten Betrag und alle Verzugsgebühren, die anfallen können, wenn der Restbetrag nicht bezahlt wird.
Biete zusätzliche Zahlungsmöglichkeiten an, damit der Kunde es bequemer hat. Diese proaktive Kommunikation erhöht die Wahrscheinlichkeit einer prompten Zahlung und vermeidet Missverständnisse, die zu unbezahlten Rechnungen führen.
Unbezahlte Rechnungen nachverfolgen
Selbst mit den besten Mahnsystemen werden einige Rechnungen nicht bezahlt. Lege ein Verfahren fest, um diesen überfälligen Rechnungen persönlich nachzugehen.
Ein Telefonanruf ist oft der effektivste Weg, um Fragen zu klären, die Zahlungsbedingungen zu wiederholen und die Zahlung einzutreiben.
Sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, bei Bedarf Zahlungspläne aufzustellen und Zahlungen am Telefon entgegenzunehmen.
Als letzten Ausweg musst du vielleicht ein Inkassounternehmen einschalten, um den geschuldeten Betrag einzutreiben, bevor die Rechnung ernsthaft in Verzug gerät.
Der Einsatz von Internetzahlungen zur Automatisierung von Mahnungen und zur Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen ist eine Win-Win-Situation.
Die Kunden profitieren von hilfreichen Benachrichtigungen, die sie auf dem Laufenden halten, und du hast die Gewissheit, dass du über Systeme verfügst, die pünktliche Zahlungen maximieren und unbezahlte Rechnungen auf ein Minimum reduzieren.
Wenn du konsequent und proaktiv vorgehst, werden unbezahlte Rechnungen der Vergangenheit angehören.
Automatische Mahnungen
Eine Software sendet automatisch Zahlungserinnerungen an Kunden, wenn Rechnungen fällig werden.
Du kannst die Software so konfigurieren, dass sie die ersten Mahnungen eine Woche vor Fälligkeit versendet, gefolgt von weiteren Mahnungen, wenn die Rechnung unbezahlt bleibt.
Diese regelmäßigen Mahnungen verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Zahlungen durch die Maschen schlüpfen.
Zahlungsaktualisierungen in Echtzeit
Sobald ein Kunde eine Zahlung einreicht, aktualisiert die Mietsoftware sein Konto in Echtzeit und zeigt die Rechnung als bezahlt an.
So hast du jederzeit einen aktuellen Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind. Du erfährst sofort, wenn eine Zahlung ausbleibt, und kannst Maßnahmen ergreifen.
Verspätete Rechnungen schnell nachverfolgen
Um offene Rechnungen zu vermeiden und deinen Cashflow aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, dass du dich um verspätete Rechnungen kümmerst.
Je länger eine Rechnung unbezahlt bleibt, desto unwahrscheinlicher ist es, dass du das Geld jemals sehen wirst. Hier sind einige Tipps, wie du verspätete Rechnungen schnell wieder eintreibst:
Lege Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine im Voraus fest
Wenn du einem Kunden einen Kostenvoranschlag oder einen Dienstleistungsvertrag vorlegst, solltest du die Zahlungsbedingungen klar formulieren und angeben, wann die Zahlung fällig ist – normalerweise innerhalb von 15 bis 30 Tagen nach Rechnungsdatum.
Halte dies schriftlich fest, um spätere Unklarheiten oder Widersprüche zu vermeiden.
Zahlungserinnerungen senden
Wenn die Zahlung nicht innerhalb einer Woche nach dem Fälligkeitsdatum eingegangen ist, schicke eine freundliche Zahlungserinnerung.
Das kannst du per E-Mail, Telefonanruf oder Brief tun. Sei höflich, aber bestimmt und nenne den fälligen Betrag und wann du die Zahlung erwartest.
Viele Kunden haben es einfach vergessen oder die Zahlung ist in Vergessenheit geraten, so dass eine Erinnerung oft ausreicht.
Säumniszuschläge erheben, wenn dies erlaubt ist
Bei wiederkehrenden oder problematischen Kunden solltest du in Erwägung ziehen, Säumniszuschläge zu erheben, vor allem, wenn dies in deinem Dienstleistungsvertrag erlaubt ist.
Ein angemessener Säumniszuschlag, z. B. 1-2 % des Rechnungsbetrags pro Monat, kann Kunden dazu motivieren, pünktlich zu zahlen. Sei jedoch sehr vorsichtig mit dieser Option, denn sie kann die Kundenbeziehungen beschädigen, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird.
Kontaktiere den Kunden direkt
Wenn die Zahlung mehr als zwei Wochen im Verzug ist, ist es an der Zeit, deine Nachverfolgungsbemühungen zu intensivieren.
Rufe direkt bei deinem Ansprechpartner für diesen Kunden an. Erkläre, dass die Zahlung jetzt ernsthaft überfällig ist und du entweder sofort den vollen Betrag oder einen Zahlungsplan brauchst, um das Konto wieder auf den neuesten Stand zu bringen.
Sei professionell, aber bestimmt, und drohe nicht, wenn es nicht unbedingt nötig ist.
Hilfe von Inkassobüros oder Gerichten für geringfügige Forderungen erhalten
Als letzten Ausweg musst du vielleicht ein Inkassobüro einschalten oder eine Bagatellklage einreichen, um die Zahlung einzutreiben.
Auch wenn dies der Beziehung schadet, sind diese Schritte manchmal notwendig, um zu verhindern, dass du von Kunden, die nicht zahlen wollen, ausgenutzt wirst. Führe detaillierte Aufzeichnungen über alle Gespräche, falls ein gerichtliches Einschreiten erforderlich wird.
Der Schlüssel ist, sich nicht zurückzulehnen und auf das Beste zu hoffen. Handle schnell und entschlossen, um verspätete Zahlungen anzugehen, und verwende dabei einen angemessenen Ansatz, der zur Situation passt.
Mit einer konsequenten Nachverfolgung kannst du unbezahlte Rechnungen deutlich reduzieren und deinen Cashflow in den schwarzen Zahlen halten.
Vorteile der reduzierten offenen Rechnungen
Eines der größten Probleme für jeden Unternehmer sind offene Rechnungen. Wenn Kunden nicht pünktlich zahlen, wirkt sich das auf deinen Cashflow und deinen Gewinn aus.
Mietsoftware und Online-Zahlungen sind zwei Instrumente, mit denen du die Zahl der unbezahlten Rechnungen in deinem Vermietungsgeschäft deutlich reduzieren kannst.
Im Voraus bezahlt werden
Bei der Online-Zahlung kannst du von deinen Kunden verlangen, dass sie zumindest einen Teil der Mietgebühren bei der Buchung bezahlen. So stellst du sicher, dass du vor der Auslieferung der Ausrüstung etwas Bargeld in der Hand hast.
Viele Mietsoftware sind mit Zahlungsgateways verbunden, sodass die Kunden per Kreditkarte, Debitkarte oder Überweisung bezahlen können.
Wiederkehrende Abrechnungen einrichten
Für längerfristige Vermietungen solltest du einen Zeitplan für wiederkehrende Rechnungen einrichten, um die Zahlungsmethode des Kunden automatisch in jedem Abrechnungszyklus zu belasten.
Das verringert das Risiko von unbezahlten Rechnungen, da du dich nicht darauf verlassen musst, dass der Kunde jeden Monat manuell zahlt. Mit Erinnerungsfunktionen in der Mietsoftware kannst du deine Kunden im Voraus über jede wiederkehrende Rechnung informieren.
Säumniszuschläge berechnen
Wenn ein Kunde eine Zahlung versäumt, musst du schnell handeln. Mit den meisten Mietsoftwares kannst du Säumniszuschläge einrichten und automatisch nach deinen Richtlinien anwenden.
Die Erhebung von Säumniszuschlägen, vor allem wenn sie im Laufe der Zeit ansteigen, ist ein Anreiz für die Kunden, pünktlich zu zahlen. Säumniszuschläge helfen außerdem, einen Teil der entgangenen Einnahmen aus unbezahlten Rechnungen wieder hereinzuholen.
Zahlungen verfolgen
Mit der Mietsoftware hast du einen zentralen Überblick über den Zahlungsstatus all deiner Rechnungen. Du kannst auf einen Blick sehen, welche Kunden gezahlt haben, welche Rechnungen noch offen sind und welche überfällig sind.
Diese Übersicht erleichtert es dir, deine Inkassobemühungen auf die unbezahlten und überfälligen Rechnungen zu konzentrieren, die am meisten Aufmerksamkeit brauchen.
Die Verfolgung der Zahlungen gibt dir auch Einblicke in deine Debitorenbuchhaltung und deinen Cashflow.
Die Verringerung unbezahlter Rechnungen ist für jedes Vermietungsunternehmen entscheidend. Mit den richtigen Instrumenten und Richtlinien kannst du Zahlungsverzögerungen und -ausfälle bei deinen Kunden minimieren.
Und wenn doch unbezahlte Rechnungen auftauchen, hast du einen systematischen Ansatz, um diese Rechnungen so schnell wie möglich auf den neuesten Stand zu bringen.
Fazit
Da hast du es also. Online-Zahlungen und der Einsatz von einer Software für dein Unternehmen sind der Doppelschlag, den du brauchst, um unbezahlte Rechnungen ein für alle Mal loszuwerden.
Du wirst pünktlich bezahlt, musst dich nicht mehr mit verspäteten Zahlungen herumschlagen und hast mehr Geld zur Verfügung, das du in das Wachstum deines Unternehmens investieren kannst.
Worauf wartest du noch? Tu deinem Unternehmen und deinem Geldbeutel einen Gefallen und führe diese Tools noch heute ein.
Du wirst dich fragen, warum du nicht schon früher umgestiegen bist.
Deine unbezahlten Rechnungen werden der Vergangenheit angehören und du kannst dich wieder dem widmen, was du am besten kannst – ein erfolgreiches Unternehmen führen, ohne dass du dir den Kopf darüber zerbrechen musst, was dir geschuldet wird.
Die Zukunft des Bezahlens ist da, also nimm sie an!