Rechnungserstellung: Was muss beachtet werden

Für jedes Unternehmen ist die Rechnungsstellung ein wichtiger Bestandteil des Finanzmanagements. Sie stellt nicht nur sicher, dass du für deine Produkte oder Dienstleistungen bezahlt wirst, sondern hilft auch, einen gesunden Cashflow und eine gute Buchführung zu gewährleisten.

Es gibt jedoch viele Faktoren, die bei der Rechnungsstellung zu beachten sind, und wenn du sie vernachlässigst, kann das zu verspäteten Zahlungen und Umsatzeinbußen führen.

Was ist eine Rechnungserstellung?

Die Rechnungserstellung bezieht sich auf den Prozess, bei dem eine Firma, ein Unternehmen oder ein Anbieter eine offizielle Dokumentation erstellt, um die erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren aufzulisten und den fälligen Betrag, den der Kunde zu bezahlen hat, darzulegen.

Diese Dokumentation wird als Rechnung bezeichnet.

Die Rechnungserstellung ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsablaufs, da sie eine formelle Aufzeichnung der erbrachten Leistungen und der finanziellen Verpflichtungen darstellt.

Die Rechnungserstellung ist nicht nur wichtig, um den Kunden über die Kosten zu informieren, sondern sie dient auch der ordnungsgemäßen Buchhaltung und der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben für das Unternehmen.

Eine sorgfältig erstellte Rechnung kann dazu beitragen, Streitigkeiten oder Missverständnisse zu vermeiden und eine reibungslose Abwicklung von Geschäftstransaktionen zu gewährleisten.

Art der Rechnung

Zunächst solltest du dir überlegen, welche Art von Online-Geschäft du betreibst. Dazu gehören unter anderem:

• Business to Business (B2B)
• Business to Consumer (B2C)
• Verbraucher an Verbraucher (C2C)
• Verbraucher an Unternehmen (C2B)

Welche rechtlichen Informationen enthalten sein sollten

Eine Rechnung ist nicht nur ein Buchhaltungsdokument, sondern auch ein Rechtsdokument. Um sicherzustellen, dass eine Rechnung rechtsverbindlich ist, sollte sie bestimmte rechtliche Informationen enthalten:

• Der Begriff „Rechnung“ und eine Rechnungsnummer
• Name und Kontaktinformationen deines Unternehmens, einschließlich Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Website
• Name und Adresse des Kunden, dem du eine Rechnung stellst
• Ausstellungsdatum der Rechnung und Fälligkeit der Zahlung
• Datum, an dem die Dienstleistungen oder Produkte erbracht wurden (Lieferdatum)
• Eine klare Beschreibung der erbrachten Leistungen und Produkte
• Abgerechnete Beträge für jede einzelne Position
• Fälliger Gesamtbetrag, einschließlich Steuern und Rabatte
• Zahlungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten
• Bestellnummer (falls zutreffend)
• Ein Dankesschreiben

Zusätzlich zu den oben genannten Informationen gibt es einige rechtliche Anforderungen, die in einer Rechnung enthalten sein müssen, z. B. eine eindeutige Identifikationsnummer, den Namen und die Adresse des Kunden, dem du eine Rechnung stellst, sowie den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten deines Unternehmens.

Es ist auch wichtig, das Dokument mit dem Wort „Rechnung“ zu kennzeichnen, um es von einem Angebot, einer Gutschrift oder einer Quittung zu unterscheiden.

Indem sie alle notwendigen rechtlichen Informationen enthält, kann eine Rechnung als rechtliches Dokument für die Transaktion zwischen Käufer und Verkäufer dienen.

Verbindlichkeit des elektronischen Formates

1. Unabhängig vom Bestellwert müssen Rechnungsversender seit dem 1. April 2023 Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und an Rechnungsempfänger versenden. Dazu können sie sich der Hilfe von Rechnungsversendern bedienen.
2. Wer Rechnungen versendet, aber nicht über die technischen Mittel verfügt, um elektronische Rechnungen für andere internationale Einkäufe zu versenden und zu empfangen, ist von der Verpflichtung ausgenommen.
3. Ab dem Tag des Inkrafttretens dieser Verordnung müssen Rechnungsversender Rechnungen, die nach Absatz 1 ausgestellt und übermittelt wurden, elektronisch empfangen und verarbeiten.
4. Die Originalrechnung ist eine Rechnung, die elektronisch versandt wurde.
   Bis sie elektronisch beim Auftraggeber eingeht, muss sie digital und revisionssicher bei demjenigen archiviert werden, der die nachfolgende vertragliche Vereinbarung über den Empfang und die Weiterleitung geprüfter und vorgelegter elektronischer Rechnungen innehat.
5. Eine Rechnung gilt bei Rechnungsempfängern, als eingegangen, wenn sie versendet wurde. Die Rechnungsempfänger müssen über das Bereitstellungsdatum informiert werden.
6. Rechnungen, die unter die Ausnahmeregelungen des Abschnitts 10 fallen, sind von der Verpflichtung nach Absatz, Rechnungen elektronisch auszustellen, ausgenommen.
7. Vertragsklauseln, die eine elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, bleiben hiervon unberührt.

Inhalt der elektronischen Rechnung

Zusätzlich zu den vom Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Rechnungsbestandteilen muss die elektronische Rechnung mindestens die folgenden Informationen enthalten:

1. Eine Leitweg-Identifikationsnummer
2. Die Bankverbindung
3. Die Zahlungsmethoden
4. E-Mail Adresse des Rechnungsstellers.

Die elektronische Rechnung muss zusätzlich zu den in Absatz 1 genannten Angaben folgende Informationen enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei der Bestellung mitgeteilt wurden:

1. Die Lieferantennummer
2. Eine Bestellnummer

Die Anforderungen nach den Absätzen 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen, die in Verfahren zur Organleihe nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Wie du sicherstellst, dass sie rechtsverbindlich ist

Eine Rechnung ist für sich allein kein rechtsverbindliches Dokument. Damit eine Rechnung rechtsverbindlich ist, muss sie von einem offiziellen Vertrag oder einer Auftragsbestätigung begleitet werden, die beide Parteien akzeptiert haben.

Eine Rechnung muss außerdem bestimmte rechtliche Informationen enthalten, z. B. eine eindeutige Identifikationsnummer, den Firmennamen und die Adresse des Kunden, dem du die Rechnung stellst, sowie deinen Firmennamen, deine Adresse und deine Kontaktdaten.

Außerdem sollten auf einer Rechnung die Zahlungsfrist, die Zahlungsbedingungen und die Zahlungsmodalitäten klar angegeben sein.

Um dich vor unehrlichen Käufern zu schützen, kannst du die Rechnung mit dem Autogramm des Empfängers versehen, um die Transaktion zu bestätigen.

Sobald beide Parteien einer Rechnung zustimmen, wird sie zu einer rechtlichen Schuld und einem Vertrag.

Wenn du alle notwendigen rechtlichen Informationen einfügst und die erforderlichen Autogrammen einholst, kann eine Rechnung als rechtsverbindliches Dokument gelten.

Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Vertrag

Eine Rechnung und ein Vertrag sind zwei verschiedene Arten von Dokumenten, die unterschiedlichen Zwecken dienen.

Hier sind die Unterschiede zwischen einer Rechnung und einem Vertrag:

Rechnung:

• Eine Rechnung ist ein professionelles Dokument, das von einem Kunden eine Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen verlangt.
• Eine Rechnung ist ein einseitiges Dokument, das von einem Unternehmen erstellt und an einen Kunden geschickt wird, um die Zahlung für seine Dienstleistungen zu verlangen.
• Eine Rechnung ist für sich genommen kein rechtsverbindliches Dokument, aber sie kann zu einer rechtlichen Schuld und einem Vertrag werden, wenn beide Parteien zustimmen.
• Eine Rechnung ist kein Beweis für eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien und kein Vertrag im rechtlichen Sinne.

Vertrag:

• Ein Vertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien, in der die Bedingungen für eine Transaktion festgelegt sind.
• Bei einem Vertrag handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien, bei der eine Partei die Bedingungen der Vereinbarung festlegt und die andere Partei diese akzeptiert.
• Ein Vertrag kann als Hauptdokument bei Rechtsstreitigkeiten verwendet werden und bindet beide Parteien mit Verpflichtungen.
• Ein Vertrag muss von beiden Parteien unterzeichnet werden, um rechtsverbindlich zu sein.

Wann ist die Frist für die Rechnungsstellung?

Die Frist für die Rechnungsstellung kann je nach Art der Rechnung und der Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer variieren. Hier sind einige Beispiele:

• Für Antragsteller im Rahmen des E-Rate-Programms beträgt die Rechnungsfrist 120 Tage nach dem letzten Empfangsdatum oder 120 Tage nach dem Datum des Formulars, je nachdem, was später eintritt.
• Bei regulären Rechnungen wird das Fälligkeitsdatum in der Regel auf der Rechnung angegeben und ist das Datum, an dem der Verkäufer den Zahlungseingang vom Käufer erwartet. Das Fälligkeitsdatum kann auf der Grundlage des Rechnungsdatums und der Zahlungsbedingungen berechnet werden. Wenn das Rechnungsdatum beispielsweise der 15. April und die Zahlungsbedingungen der 30. April sind, ist das Fälligkeitsdatum, das in der Kreditorensoftware eingegeben werden muss, der 15. Mai.
• Wenn auf der Rechnung kein Fälligkeitsdatum angegeben ist, muss der Kunde die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung für die Ware oder Dienstleistung leisten.
• Wenn die Möglichkeit besteht, dass du eine Rechnung zu spät einreichst, solltest du eine einmalige Verlängerung der Rechnungsfrist beantragen, auch wenn du sie letztendlich nicht brauchst.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Frist für die Rechnungsstellung je nach Art der Rechnung und der Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer variieren kann.

Es ist wichtig, das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung anzugeben und bei Bedarf eine Verlängerung zu beantragen.

Rechnungsvorlagen

Hier sind einige Optionen für Rechnungsvorlagen, die du in Betracht ziehen kannst:

1. Invoice Simple: Es gibt mehrere kostenlose Rechnungsvorlagen, die auf freiberufliche Projekte mit Einzelverbindungsnachweis und Zeiterfassung zugeschnitten sind. Du kannst diese Vorlagen herunterladen und nach deinen Bedürfnissen anpassen.
2. Invoice Home: Hier findest du über 100 professionell gestaltete Rechnungsvorlagen, die du mit deinem Logo personalisieren und mit wichtigen Details wie dem Namen deines Unternehmens, deiner Adresse, den Einzelposten, den Steuern, den Gesamtbeträgen und den Laufzeiten anpassen kannst. Du kannst die Rechnungen direkt per E-Mail verschicken und online mit PayPal oder Kredit-/Debitkarten bezahlen.
3. Microsoft Create: Microsoft bietet anpassbare Rechnungsvorlagen, die deinen Rechnungen einen professionellen Touch geben. Du kannst Word verwenden, um die Farbschemata, Elemente und Schriftarten in deinem Design anzupassen, und Excel-Vorlagen, um automatisch Summen zu berechnen. Du kannst auch das Logo deiner Marke oben auf deiner Rechnung einfügen.
4. Canva: Canva bietet kostenlose, druckbare und bearbeitbare Rechnungsvorlagen, die du an deine Marke anpassen kannst[6]. Mit diesen Vorlagen kannst du deine Kunden mit einer schönen und markengerechten Rechnung beeindrucken.

Dies sind nur ein paar Beispiele für Rechnungsvorlagen. Du kannst diese Optionen erkunden und diejenige auswählen, die am besten zu deinen Bedürfnissen und deinem Branding passt.

Pflicht zur Rechnungserstellung

Nach dem Gesetz ist der Verkäufer verpflichtet, dem Kunden eine Rechnung auszustellen, sobald das Produkt verkauft oder die Dienstleistung erbracht wurde.

Eine Rechnung ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung, die zeigt, dass beide Parteien mit dem angegebenen Preis und den Zahlungsbedingungen einverstanden sind.

Damit eine Rechnung rechtsverbindlich ist, muss sie bestimmte rechtliche Informationen enthalten, z. B. eine eindeutige Identifikationsnummer, den Firmennamen und die Adresse des Kunden, dem du eine Rechnung stellst, sowie deinen Firmennamen, deine Adresse und deine Kontaktdaten.

Die Rechnung muss leicht verständlich und genau sein und folgende Informationen enthalten: Rechnungsnummer und -serie, Ausstellungsdatum, Name und Adresse des Verkäufers und des Käufers, Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Menge, Einzelpreis und zu zahlender Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten.

Der Kunde muss bis zu dem auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitsdatum zahlen.

Wenn kein Fälligkeitsdatum angegeben ist, muss der Kunde innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung für die Waren oder Dienstleistungen zahlen.

Steuervorschriften, wenn du außerhalb deines Landes verkaufst

Der Verkauf innerhalb deines Landes ist weniger einschüchternd, denn du kennst die Steuervorschriften und weißt, was du in der Rechnung selbst brauchst.

Die Frage ist, was ist, wenn du international verkaufst? Gelten dann die gleichen Regeln für die Rechnungsstellung?

Wenn du ein Online-Händler bist, möchtest du vielleicht auch außerhalb deines Landes expandieren und deine Produkte und Dienstleistungen international verkaufen.

Denke daran, dass die Steuerbehörden bei Verkäufen ins Ausland in der Regel strenger sind, weshalb du bei internationalen Lieferungen immer eine ordnungsgemäße Steuerrechnung ausstellen solltest.

In einigen Ländern muss dein Unternehmen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen.

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Rechnungen zusammen mit Rücksendeformularen und Lieferscheinen in ihre Versandpakete zu legen.

Hier sind einige Tipps, die du beachten solltest, bevor du mit dem Verkauf in einem bestimmten Land beginnst, das nicht dein Heimatland ist.

1. Welche Steuervorschriften gelten in dem betreffenden Land oder Rechtsgebiet?
2. Musst du deinem Kunden Steuern in Rechnung stellen?
3. Ist dein Rechnungsdesign mit den Steuergesetzen des Landes vereinbar?
4. In welcher Sprache sollten deine Rechnungen erstellt werden?
5. Welche Pflichtangaben musst du machen, wenn du international verkaufst?

Denke daran, dass die Gesetze und Steuervorschriften in jedem Land unterschiedlich sind und du deine Rechnungen daher möglicherweise an die Gegebenheiten des jeweiligen Landes anpassen musst, um die Vorschriften einzuhalten.

Das kann ein langwieriger Prozess sein, wenn du nicht weißt, wie und wo du anfangen sollst.

Best Practices für die Rechnungsstellung

Hier sind ein paar Best Practices für die Rechnungsstellung, die dir den Alltag erleichtern und deine Kunden dazu bringen, schneller zu zahlen:

• Versende deine Rechnungen online, damit es einfacher ist, sie erneut zu verschicken, zu speichern und Rechnungserinnerungen an deine Kunden zu schicken.
• Verkürze deine Zahlungsfristen auf 14 Tage, damit du verspätete und unbezahlte Rechnungen vermeiden kannst.
• Akzeptiere Einzahlungen und Autogrammen vor Ort, um Zahlungen schneller einzuziehen und den Cashflow zu verbessern
• Erleichtere deinen Kunden die Zahlung, indem du ihnen die Möglichkeit gibst, online oder per Kreditkarte vor Ort zu bezahlen.
• Verwende Rechnungsvorlagen oder Rechnungssoftware, um saubere Aufzeichnungen zu führen.

Schließlich sollte die Rechnungsstellung so weit wie möglich automatisiert werden. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Erstellung, Zustellung und Zahlungsverfolgung sparst du deinem Unternehmen Zeit, reduzierst menschliche Fehler und maximierst die Effizienz.

Akzeptierte Bezahlmöglichkeiten einbeziehen

Effektive Rechnungsstellung bedeutet, dass du es deinen Kunden leicht machst, dich zu bezahlen. Je mehr Bezahlmöglichkeiten du akzeptierst, desto einfacher ist es für deine Kunden, dich zu bezahlen.

Wenn möglich, akzeptiere Kreditkarten, PayPal oder Google Pay.

Wenn du dich nicht um die Akzeptanz von Kreditkarten über ein separates Händlerkonto kümmern willst, solltest du einen Anbieter nutzen.

Du musst dich nur um ein einziges Konto kümmern, und alles wird zu einem günstigen Preis verwaltet. Das ist viel einfacher, als ein Händlerkonto einzurichten und dann auch noch andere Bezahlmöglichkeiten zu organisieren.

Du kannst auch PayPal und andere kostenlose Person-zu-Person-Zahlungen akzeptieren, um Kosten für Fintech zu sparen.