Optimale Bestellmenge: So findest du die perfekte Balance

Die richtige Bestellmenge zu bestimmen, ist eine zentrale Aufgabe im Einkauf und in der Lagerwirtschaft. Bestellst du zu wenig, drohen Lieferengpässe und Fehlbestände. Bestellst du dagegen zu viel, bindest du unnötig Kapital und erhöhst deine Lagerkosten.

Die optimale Bestellmenge, auch Economic Order Quantity (EOQ) genannt, bietet dafür einen rechnerischen Ansatz. Sie zeigt, welche Bestellmenge unter bestimmten Voraussetzungen ein günstiges Verhältnis zwischen Bestellkosten und Lagerhaltungskosten ermöglicht.

In diesem Artikel erfährst du, wie die optimale Bestellmenge berechnet wird, welche Faktoren das Ergebnis beeinflussen und warum die klassische EOQ-Formel in der Praxis nicht für jedes Unternehmen ausreicht.

Was bedeutet optimale Bestellmenge?

Die optimale Bestellmenge ist die Menge, die ein Unternehmen pro Bestellung beschaffen sollte, wenn die Summe aus Bestell- und Lagerhaltungskosten möglichst niedrig gehalten werden soll.

Dabei stehen sich zwei Kostenarten gegenüber:

• Kleine Bestellmengen: Du musst häufiger bestellen und hast dadurch höhere Bestellkosten.
• Große Bestellmengen: Du bestellst seltener, hältst aber durchschnittlich mehr Ware auf Lager.

Die optimale Bestellmenge liegt theoretisch dort, wo sich diese beiden Effekte wirtschaftlich ausgleichen.

Wichtig: Die EOQ beantwortet zunächst die Frage „Wie viel soll ich bestellen?“. Sie bestimmt nicht automatisch, „Wann soll ich bestellen?“. Dafür ist beispielsweise der Bestellpunkt beziehungsweise Reorder Point (ROP) relevant.

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Die Formel für die optimale Bestellmenge

Für die klassische Berechnung wird häufig die Andler-Formel beziehungsweise EOQ-Formel verwendet:

Q* = √((2 × D × S) / H)

Dabei steht:

• Q* = optimale Bestellmenge
• D = Jahresbedarf in Stück
• S = Bestellkosten pro Bestellung
• H = Lagerhaltungskosten pro Stück und Jahr

Wenn die Lagerhaltungskosten nicht direkt als Eurobetrag pro Stück vorliegen, können sie aus dem Einstandspreis und dem Lagerkostensatz berechnet werden:

H = Einstandspreis × Lagerkostensatz

Die Formel setzt allerdings relativ stabile Rahmenbedingungen voraus. In der Realität können beispielsweise schwankende Nachfrage, Mengenrabatte, Mindestbestellmengen oder unterschiedliche Lieferzeiten zu einem anderen wirtschaftlich sinnvollen Bestellvolumen führen.

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Beispiel: Optimale Bestellmenge berechnen

Ein Unternehmen benötigt pro Jahr 10.000 Stück eines Produkts.

Die Annahmen:

• Jahresbedarf: 10.000 Stück
• Bestellkosten: 50 € pro Bestellung
• Einstandspreis: 20 € pro Stück
• Lagerkostensatz: 10 % pro Jahr

Zunächst werden die jährlichen Lagerhaltungskosten pro Stück berechnet:

H = 20 € × 0,10 = 2 €

Damit ergibt sich:

Q* = √((2 × 10.000 × 50) / 2)

Q* = √500.000

Q* ≈ 707 Stück

Die rechnerische optimale Bestellmenge liegt damit bei rund 707 Stück pro Bestellung.

In der Praxis kann es sinnvoll sein, anschließend auf eine passende Verpackungs-, Karton- oder Paletteneinheit zu runden.

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Was passiert, wenn du mehr oder weniger bestellst?

Die optimale Bestellmenge ist kein magischer Punkt, bei dessen Überschreitung sofort hohe Kosten entstehen. Vielmehr geht es um einen Kostenverlauf.

Bestellst du sehr kleine Mengen, steigt die Zahl der Bestellungen. Dadurch erhöhen sich die Bestellkosten.

Bestellst du sehr große Mengen, sinken zwar die Bestellkosten pro Jahr, gleichzeitig steigt jedoch der durchschnittliche Lagerbestand. Dadurch entstehen höhere Kosten für Lagerfläche, Kapitalbindung, Versicherung und gegebenenfalls Schwund oder Veralterung.

Die EOQ versucht deshalb, einen wirtschaftlichen Kompromiss zwischen beiden Extremen zu finden.

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Welche Faktoren beeinflussen die optimale Bestellmenge?

Die berechnete EOQ ist nur so aussagekräftig wie die Daten, die in die Berechnung einfließen. In der Praxis solltest du deshalb mehrere Faktoren berücksichtigen.

1. Jahresbedarf und Nachfrage

Der erwartete Jahresbedarf gehört zu den wichtigsten Eingangsgrößen.

Bei konstantem Verbrauch lässt sich die klassische EOQ relativ einfach einsetzen. Schwankt die Nachfrage dagegen stark, kann eine starre Bestellmenge schnell unpassend werden.

Besonders wichtig sind:

• saisonale Schwankungen
• Verkaufsaktionen
• Trends
• neue Produkte
• verändertes Kundenverhalten
• stark schwankende Absatzmengen

Bei stark wechselnder Nachfrage sollte die Berechnung regelmäßig aktualisiert werden.

2. Bestellkosten

Zu den Bestellkosten zählen sämtliche Kosten, die durch einen Bestellvorgang entstehen können.

Dazu gehören beispielsweise:

• administrative Bearbeitung
• Lieferantenkommunikation
• Wareneingang
• Prüfung und Erfassung
• Transportkosten, sofern sie bestellbezogen anfallen
• Zahlungsabwicklung

Je höher die Kosten pro Bestellung sind, desto eher kann sich eine größere Bestellmenge wirtschaftlich lohnen.

3. Lagerhaltungskosten

Auch die Kosten für die Lagerung haben einen direkten Einfluss.

Dazu können gehören:

• Lagerfläche
• Personal
• Versicherung
• Energie
• Kapitalbindung
• Schwund
• Beschädigungen
• Veralterung
• Wertverlust

Gerade die Kapitalbindung wird bei einfachen Berechnungen häufig unterschätzt. Ware, die monatelang im Lager liegt, bindet Geld, das nicht für andere Zwecke zur Verfügung steht.

4. Einstandspreis

Der Einstandspreis ist insbesondere dann relevant, wenn die Lagerhaltungskosten als Prozentsatz des Warenwerts berechnet werden.

Steigt der Warenwert, kann bei gleichem Lagerkostensatz auch der absolute Lagerkostenbetrag pro Stück steigen.

5. Lieferzeit

Die Lieferzeit beeinflusst vor allem die Frage, wann eine neue Bestellung ausgelöst werden muss.

Eine längere Lieferzeit bedeutet, dass du den erwarteten Verbrauch während dieser Zeit berücksichtigen musst.

Deshalb sollten EOQ und Bestellpunkt getrennt betrachtet werden:

Optimale Bestellmenge = Wie viel bestellen?

Bestellpunkt = Wann bestellen?

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Bestellpunkt und Sicherheitsbestand

Der Bestellpunkt wird häufig mit folgender vereinfachter Formel berechnet:

ROP = Bedarf während der Lieferzeit + Sicherheitsbestand

Beispiel:

• Tagesbedarf: 50 Stück
• Lieferzeit: 10 Tage
• Sicherheitsbestand: 200 Stück

Dann ergibt sich:

ROP = 50 × 10 + 200 = 700 Stück

Sobald der Lagerbestand auf ungefähr 700 Stück sinkt, wäre unter diesen Annahmen eine neue Bestellung auszulösen.

Damit wird deutlich: Die 700 Stück aus diesem Beispiel sind nicht die optimale Bestellmenge, sondern der Bestellpunkt. Die Bestellmenge und der Bestellzeitpunkt sind zwei unterschiedliche Größen.

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Mengenrabatte bei der Bestellmenge berücksichtigen

Die klassische EOQ berücksichtigt keinen Mengenrabatt. In der Praxis können Preisstaffeln aber einen erheblichen Einfluss auf die Entscheidung haben.

Beispielsweise kann ein Lieferant folgende Preise anbieten:

• 1–499 Stück: 20 € pro Stück
• 500–999 Stück: 19 €
• ab 1.000 Stück: 18 €

Eine größere Bestellung kann dann trotz höherer Lagerkosten wirtschaftlicher sein.

Du solltest deshalb nicht nur die Bestell- und Lagerkosten vergleichen, sondern die Gesamtkosten der jeweiligen Bestellalternative betrachten.

Ein günstiger Stückpreis bedeutet nämlich nicht automatisch, dass die größte Bestellmenge die beste Wahl ist.

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Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten

Auch die vom Lieferanten vorgegebenen Mengen können die theoretische EOQ verändern.

Angenommen, die Berechnung ergibt:

EOQ = 707 Stück

Der Lieferant verlangt jedoch eine Mindestbestellmenge von 1.000 Stück.

Dann kannst du nicht einfach 707 Stück bestellen. Du musst prüfen, ob die höhere Bestellmenge trotz zusätzlicher Lagerkosten wirtschaftlich vertretbar ist.

Ähnliches gilt für:

• Kartoneinheiten
• Gebinde
• Paletten
• Container
• Mindestabnahmemengen
• feste Lieferlose

Die mathematisch optimale Menge muss deshalb häufig an die tatsächlichen Einkaufsbedingungen angepasst werden.

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Wann ist die klassische EOQ-Formel sinnvoll?

Die klassische Formel eignet sich besonders gut, wenn:

• der Jahresbedarf einigermaßen vorhersehbar ist
• die Bestellkosten bekannt sind
• die Lagerhaltungskosten geschätzt werden können
• der Einkaufspreis relativ stabil ist
• keine extremen Mengenrabatte bestehen
• keine sehr hohen Mindestbestellmengen vorgegeben sind

Bei solchen Bedingungen kann die EOQ eine gute Orientierung für die Einkaufsplanung liefern.

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Wann stößt die EOQ an ihre Grenzen?

Die klassische Berechnung bildet nicht jede Situation im Unternehmen ab.

Problematisch kann sie beispielsweise sein bei:

• stark saisonaler Nachfrage
• sehr kurzen Produktlebenszyklen
• verderblichen Waren
• starken Preisschwankungen
• häufigen Lieferverzögerungen
• begrenzter Lagerkapazität
• sehr hohen Mindestbestellmengen
• kurzfristigen Verkaufsaktionen
• unsicheren Absatzprognosen

In solchen Fällen sind zusätzliche Verfahren für Bestandsplanung, Sicherheitsbestand und Nachfrageprognosen sinnvoll.

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Optimale Bestellmenge mit Software berechnen

Bei wenigen Artikeln lässt sich die EOQ problemlos mit einer Tabellenkalkulation berechnen. Bei mehreren hundert oder tausend Produkten wird die manuelle Berechnung dagegen schnell unübersichtlich.

Eine Warenwirtschaft oder Bestandsmanagement-Software kann beispielsweise folgende Daten miteinander verbinden:

• aktuelle Lagerbestände
• historische Verkäufe
• Lieferzeiten
• Einkaufspreise
• Bestellkosten
• Mindestbestellmengen
• Verpackungseinheiten
• Sicherheitsbestände
• offene Bestellungen

Dadurch lassen sich Bestellvorschläge automatisieren und regelmäßig an veränderte Rahmenbedingungen anpassen.

Besonders wichtig ist dabei, nicht einfach eine einmal berechnete EOQ dauerhaft zu verwenden. Ändern sich Nachfrage, Preise oder Lieferbedingungen, sollte auch die Bestellstrategie überprüft werden.

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Wie oft sollte die optimale Bestellmenge überprüft werden?

Eine feste zeitliche Vorgabe gibt es nicht. Entscheidend ist, wie stark sich die Rahmenbedingungen verändern.

Eine Überprüfung bietet sich insbesondere an, wenn:

• der Absatz deutlich steigt oder fällt
• sich Einkaufspreise verändern
• Lieferzeiten länger oder kürzer werden
• Lieferanten ihre Mindestmengen ändern
• neue Mengenrabatte eingeführt werden
• sich die Lagerkosten verändern
• Produkte saisonalen Schwankungen unterliegen

Bei wichtigen oder wertintensiven Artikeln kann eine häufigere Überprüfung sinnvoll sein als bei Produkten mit geringem Wert und stabilem Verbrauch.

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Welche Kennzahlen helfen bei der Beurteilung?

Die optimale Bestellmenge sollte nicht isoliert betrachtet werden. Interessant ist vor allem, ob die gewählte Bestandsstrategie tatsächlich funktioniert.

Wichtige Kennzahlen sind beispielsweise:

Lagerumschlag

Der Lagerumschlag zeigt, wie häufig der durchschnittliche Bestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums umgesetzt wird.

Fehlbestandsquote

Sie zeigt, wie häufig Produkte nicht verfügbar sind, obwohl Nachfrage besteht.

Servicegrad

Der Servicegrad beschreibt, wie zuverlässig die Nachfrage aus dem vorhandenen Bestand bedient werden kann.

Bestandsreichweite

Sie zeigt, wie lange der vorhandene Bestand bei einem bestimmten Verbrauch voraussichtlich ausreicht.

Anteil der Langsamdreher

Produkte, die nur sehr langsam verkauft werden, können unnötig viel Kapital binden.

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Vorteile einer gut geplanten Bestellmenge

Eine passende Bestellstrategie kann mehrere Bereiche des Unternehmens verbessern:

Geringere Gesamtkosten

Durch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Bestellhäufigkeit und Lagerbestand lassen sich unnötige Kosten vermeiden.

Weniger Kapitalbindung

Überdimensionierte Lagerbestände binden Liquidität. Eine bedarfsgerechte Beschaffung kann diese Kapitalbindung reduzieren.

Bessere Lagerplanung

Klare Bestellregeln erleichtern die Planung von Lagerfläche und Warenbestand.

Weniger Fehlbestände

Wenn Bestellmenge, Bestellpunkt und Sicherheitsbestand sinnvoll aufeinander abgestimmt sind, lässt sich das Risiko von Lieferengpässen reduzieren.

Mehr Planungssicherheit

Standardisierte Berechnungen schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für Einkaufsentscheidungen.

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Typische Fehler bei der Berechnung

Bei der praktischen Anwendung der EOQ passieren einige Fehler besonders häufig.

1. Die Lagerhaltungskosten werden zu niedrig angesetzt.

Neben der reinen Lagerfläche sollten auch Kapitalbindung, Versicherung, Schwund und weitere Bestandskosten berücksichtigt werden.

2. Die Lieferzeit wird mit der Bestellmenge verwechselt.

Die Lieferzeit beeinflusst insbesondere den Bestellpunkt und Sicherheitsbestand.

3. Mengenrabatte werden ignoriert.

Eine größere Bestellmenge kann trotz höherer Lagerkosten wirtschaftlicher sein, wenn dadurch ein deutlicher Einkaufsvorteil entsteht.

4. Die berechnete Menge wird nicht an Verpackungseinheiten angepasst.

707 Stück können mathematisch korrekt sein, wenn der Lieferant aber nur Kartons zu 100 Stück liefert, muss die tatsächliche Bestellung entsprechend angepasst werden.

5. Die EOQ wird einmal berechnet und danach nicht mehr überprüft.

Verändern sich Bedarf, Preise oder Lieferzeiten, kann eine alte Berechnung schnell ihre Aussagekraft verlieren.

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FAQs zur optimalen Bestellmenge

Welche Daten benötige ich für die EOQ-Berechnung?

Für die klassische Berechnung brauchst du vor allem den Jahresbedarf, die Bestellkosten pro Bestellung und die jährlichen Lagerhaltungskosten pro Stück.

Für eine realistische Einkaufsplanung sind zusätzlich Lieferzeit, Sicherheitsbestand, Mindestbestellmengen und mögliche Preisstaffeln relevant.

Was ist der Unterschied zwischen optimaler Bestellmenge und Bestellpunkt?

Die optimale Bestellmenge beantwortet die Frage, wie viele Einheiten bestellt werden sollen.

Der Bestellpunkt beantwortet dagegen die Frage, ab welchem Lagerbestand eine neue Bestellung ausgelöst werden sollte.

Wie berechne ich den Sicherheitsbestand?

Der Sicherheitsbestand hängt unter anderem von Nachfrage- und Lieferzeit-Schwankungen sowie vom gewünschten Servicegrad ab. Eine pauschale Menge passt deshalb nicht für jedes Unternehmen.

Was mache ich bei einer Mindestbestellmenge?

Wenn die Mindestbestellmenge über der berechneten EOQ liegt, solltest du die tatsächlichen Gesamtkosten vergleichen. Eine Bestellung in Höhe der Mindestmenge kann sinnvoll sein, muss es aber nicht.

Wie gehe ich mit Mengenrabatten um?

Vergleiche die verschiedenen Bestellmengen anhand ihrer Gesamtkosten. Berücksichtige dabei Einkaufspreis, Bestellkosten und Lagerhaltungskosten.

Ist die EOQ auch für kleine Unternehmen geeignet?

Ja. Die Berechnung kann auch bei kleinen Unternehmen hilfreich sein. Gerade bei wenigen Produkten lässt sie sich einfach in einer Tabellenkalkulation umsetzen.

Wann sollte die optimale Bestellmenge neu berechnet werden?

Immer dann, wenn sich wichtige Rahmenbedingungen verändern – beispielsweise Jahresbedarf, Einkaufspreis, Bestellkosten, Lagerkosten oder Lieferzeiten.

Was ist der häufigste Fehler?

Ein häufiger Fehler besteht darin, die Lagerhaltungskosten zu niedrig anzusetzen. Besonders die Kapitalbindung wird bei einfachen Berechnungen schnell übersehen.

Kann die optimale Bestellmenge automatisch berechnet werden?

Ja. Warenwirtschafts- und Bestandsmanagement-Systeme können Bestellvorschläge anhand von Verbrauch, Lagerbestand, Lieferzeit und weiteren Parametern erzeugen. Die zugrunde liegenden Daten und Regeln sollten trotzdem regelmäßig überprüft werden.

Ist eine größere Bestellung wegen eines günstigeren Stückpreises immer besser?

Nein. Ein niedrigerer Einkaufspreis kann durch zusätzliche Lagerkosten, Kapitalbindung oder ein erhöhtes Risiko von Überbeständen wieder relativiert werden. Entscheidend sind die Gesamtkosten.

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Fazit

Die optimale Bestellmenge hilft dir dabei, einen wirtschaftlichen Mittelweg zwischen häufigen kleinen Bestellungen und seltenen großen Bestellungen zu finden. Die klassische EOQ- beziehungsweise Andler-Formel liefert dafür eine gute Ausgangsbasis.

In der Praxis reicht die reine Formel jedoch nicht immer aus. Nachfrage, Lieferzeiten, Sicherheitsbestand, Mengenrabatte, Mindestbestellmengen und Lagerkapazitäten können das Ergebnis verändern.

Deshalb solltest du die optimale Bestellmenge nicht als festen Wert betrachten, sondern als Bestandteil einer laufenden Bestands- und Einkaufsplanung. Je besser deine Daten sind und je regelmäßiger du die Parameter überprüfst, desto zuverlässiger kannst du Lagerkosten, Kapitalbindung und Fehlbestände steuern.