Google Kalender-Planer: So machst du eine Buchungsseite richtig

Google Kalender bietet dir die Möglichkeit, eine eigene Buchungsseite zu erstellen, auf der andere Personen direkt Termine mit dir vereinbaren können. Mit dem Terminplan-Feature im Google Kalender kannst du deine verfügbaren Zeiten festlegen und anderen erlauben, selbstständig Termine zu buchen, ohne dass ihr E-Mails hin und her schicken müsst.

Diese Funktion war früher nur für Workspace-Nutzer verfügbar, steht aber jetzt auch privaten Google-Konten kostenlos zur Verfügung.

Die Einrichtung einer solchen Buchungsseite spart dir viel Zeit bei der Terminkoordination. Du legst deine Verfügbarkeit fest, passt die Buchungsseite an deine Bedürfnisse an und teilst den Link mit anderen. Der Kalender zeigt nur freie Zeitfenster an und verhindert automatisch Doppelbuchungen.

In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Buchungsseite erstellst, welche Funktionen dir zur Verfügung stehen und wie du das Tool effizient für deine Terminplanung nutzt. Du lernst außerdem praktische Tipps zur Organisation und Verwaltung deiner Terminpläne kennen.

Was ist ein Google Kalender-Planer?

Der Google Kalender-Planer ist eine Funktion, die dir erlaubt, Buchungsseiten mit deinen verfügbaren Zeiten zu erstellen. Andere Personen können dann direkt in deinem Google Kalender Termine buchen, ohne dass du hin und her schreiben musst.

Überblick über Google Kalender und Terminplaner

Google Kalender ist eine Online-Anwendung zum Verwalten deiner Termine und Ereignisse. Du kannst dort alle deine privaten und beruflichen Termine an einem Ort speichern. Der Kalender synchronisiert sich automatisch auf all deinen Geräten.

Der Terminplaner ist eine neuere Funktion innerhalb von Google Kalender. Mit ihm erstellst du spezielle Buchungsseiten, die deine Verfügbarkeit zeigen. Diese Funktion war früher nur für Google Workspace-Nutzer verfügbar, steht jetzt aber auch Privatpersonen zur Verfügung.

Du kannst im Terminplaner festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten du Termine annimmst. Die Buchungslinks teilst du dann mit Personen, die einen Termin mit dir vereinbaren möchten.

Unterschied zwischen Kalender und Buchungsseite

Der normale Google Kalender dient zum Eintragen und Verwalten deiner eigenen Termine. Du trägst dort Meetings, Geburtstage oder andere Ereignisse manuell ein. Andere Personen sehen deine Termine nur, wenn du den Kalender explizit mit ihnen teilst.

Eine Buchungsseite funktioniert anders. Sie zeigt ausgewählte freie Zeitfenster, in denen du für Termine verfügbar bist. Andere Personen können diese freien Zeiten sehen und sich selbst einen passenden Termin aussuchen. Die Buchung erfolgt automatisch, ohne dass du jeden Termin manuell bestätigen musst.

Der Vorteil liegt in der Zeitersparnis. Statt mehrere E-Mails auszutauschen, um einen passenden Termin zu finden, buchen andere direkt in deinem verfügbaren Zeitfenster.

Voraussetzungen für die Erstellung einer Buchungsseite

Um eine Buchungsseite in Google Kalender zu nutzen, brauchst du die richtige Art von Google-Konto und musst bestimmte Einstellungen vornehmen. Die technischen Anforderungen sind überschaubar, aber wichtig für den reibungslosen Betrieb deiner Terminbuchung.

Google-Konto und Zugangsrechte

Du benötigst ein privates Google-Konto oder ein Google Workspace Business Starter Konto, um eine Buchungsseite zu erstellen. Mit diesen Kontoarten kannst du eine einzelne Reservierungsseite einrichten und unbegrenzt viele Termine kostenlos annehmen.

Nicht alle Workspace-Versionen unterstützen diese Funktion. Wenn du Workspace Frontline, Essentials oder ein älteres Google Workspace-Abo verwendest, kannst du keine Terminpläne erstellen. Überprüfe daher vor dem Start, welche Version du nutzt.

Die Funktion ist direkt in deinem Google Kalender integriert. Du brauchst keine zusätzlichen Plugins oder externe Tools zu installieren.

Notwendige Einstellungen im Google Kalender

Dein Google Kalender muss richtig konfiguriert sein, bevor du Buchungsseiten erstellst. Stelle sicher, dass deine Arbeitszeiten und Zeitzone korrekt eingetragen sind.

Blockiere bereits besetzte Termine in deinem Kalender. Das System blendet automatisch Zeitfenster aus, die mit bestehenden Terminen kollidieren. So vermeidest du Doppelbuchungen.

Du solltest auch festlegen, wie viel Zeit zwischen einzelnen Terminen liegen soll. Diese Pufferzeit gibt dir Raum für Pausen oder Nachbereitung. Lege außerdem fest, wie weit im Voraus Personen Termine buchen können.

Schritt-für-Schritt: Buchungsseite im Google Kalender erstellen

Du kannst in wenigen Schritten eine eigene Buchungsseite im Google Kalender einrichten. Die Funktion ermöglicht es anderen Personen, direkt Termine mit dir zu buchen, ohne dass ihr hin und her E-Mails schreiben müsst.

Terminplan im Browser starten

Öffne Google Kalender auf deinem Computer im Browser. Die Funktion ist nur am Desktop verfügbar, nicht in der mobilen App.

Klicke links oben auf den Button „Eintragen“. Im Dropdown-Menü wählst du die Option „Terminplan“ aus. Das ist nicht zu verwechseln mit einem normalen Kalendereintrag.

Du landest jetzt im Einrichtungsmenü für deinen Terminplan. Hier gibst du zuerst einen Namen für deinen Terminplan ein, zum Beispiel „Beratungsgespräch“ oder „Erstgespräch“. Du kannst mehrere verschiedene Terminpläne für unterschiedliche Anlässe erstellen.

Verfügbarkeiten und Zeitfenster festlegen

Im linken Bereich findest du die Einstellungen für deine Verfügbarkeit. Du legst hier fest, an welchen Wochentagen du Termine annehmen möchtest.

Wähle für jeden Tag die Uhrzeiten aus, zu denen du verfügbar bist. Du kannst zum Beispiel Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr einstellen. Es ist auch möglich, mehrere Zeitfenster pro Tag zu definieren, etwa vormittags und nachmittags mit einer Mittagspause dazwischen.

Stelle die Termindauer ein. Die Standardwerte sind meist 15, 30 oder 60 Minuten. Du kannst auch eine individuelle Dauer festlegen.

Definiere Pufferzeiten vor oder nach Terminen, damit du Zeit zwischen zwei Buchungen hast. Unter den erweiterten Einstellungen kannst du bestimmen, wie weit im Voraus Personen Termine buchen dürfen. Du kannst auch eine Mindestvorlaufzeit festlegen, zum Beispiel 24 Stunden.

Buchungsformular gestalten

Passe dein Buchungsformular an, damit du die richtigen Informationen von Personen erhältst. Google Kalender fragt standardmäßig nach Name und E-Mail-Adresse.

Du kannst zusätzliche Felder hinzufügen. Klicke auf „Formularfeld hinzufügen“ und wähle aus verschiedenen Optionen wie Telefonnummer, Textfeld oder Dropdown-Menü. So kannst du zum Beispiel nach dem Grund des Termins oder speziellen Wünschen fragen.

Füge eine Beschreibung hinzu, die erklärt, worum es bei dem Termin geht. Diese Information sehen Personen, bevor sie einen Termin buchen. Schreibe klar, was sie erwartet und ob sie etwas vorbereiten müssen.

Du kannst festlegen, ob Personen den Termin später absagen oder verschieben dürfen. Diese Option findest du in den Einstellungen des Terminplans.

Buchungslink teilen und veröffentlichen

Nachdem du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke auf „Weiter“ und dann auf „Speichern“. Google Kalender erstellt automatisch einen Buchungslink für dich.

Kopiere diesen Link und teile ihn mit den Personen, die Termine buchen sollen. Du kannst den Link per E-Mail verschicken, auf deiner Website einbinden oder in deiner E-Mail-Signatur verwenden. Der Link führt zu einer Seite, auf der Personen deine verfügbaren Zeiten sehen und direkt einen Termin auswählen können.

Alle gebuchten Termine erscheinen automatisch in deinem Google Kalender. Du und die Person, die gebucht hat, erhalten jeweils eine Bestätigungs-E-Mail mit allen wichtigen Informationen. Du kannst den Terminplan jederzeit bearbeiten oder pausieren, wenn du vorübergehend keine neuen Buchungen annehmen möchtest.

Nützliche Funktionen der Buchungsseite

Die Buchungsseite in Google Kalender bietet mehrere praktische Funktionen, die dir helfen, deine Termine effizient zu verwalten. Du kannst Farben zur Organisation nutzen, Zeitpuffer einrichten und automatische Bestätigungen versenden.

Farbcodierung zur besseren Übersicht

Du kannst verschiedene Farben für unterschiedliche Termintypen in deinem Google Kalender verwenden. Diese Farbcodierung macht es leichter, auf einen Blick zu erkennen, welche Art von Termin ansteht.

Jedem Terminplan lässt sich eine eigene Farbe zuweisen. So kannst du zum Beispiel Beratungsgespräche blau markieren und Ersttermine grün. Die Farben erscheinen dann automatisch in deinem Terminkalender, wenn jemand einen Termin bucht.

Diese visuelle Trennung hilft dir, deinen Tag besser zu planen. Du siehst sofort, wie viel Zeit du für verschiedene Aufgaben eingeplant hast.

Pufferzeiten und maximale Buchungen

Du kannst Pufferzeiten vor und nach jedem Termin einrichten. Diese Zeit nutzt du für Vorbereitungen oder Pausen zwischen Meetings. Google Kalender blockiert diese Zeitfenster automatisch, sodass niemand direkt anschließend buchen kann.

Die Funktion für maximale Buchungen begrenzt, wie viele Termine pro Tag oder Woche möglich sind. Du legst selbst fest, ob du maximal drei Termine täglich annehmen möchtest. Sobald diese Grenze erreicht ist, werden keine weiteren Zeitfenster angezeigt.

Diese Einstellungen schützen dich vor Überbuchung. Du behältst die Kontrolle über deine Arbeitsbelastung und kannst genug Zeit für andere Aufgaben einplanen.

Buchungsbestätigungen und Kalenderintegration

Nach jeder Buchung verschickt Google Kalender automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Der Termin wird direkt in deinem Google Kalender eingetragen und erscheint auch im Kalender der Person, die gebucht hat.

Die E-Mail enthält alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit und Beschreibung. Du kannst den Text der Bestätigungsmail anpassen und zusätzliche Details hinzufügen. Bei Änderungen oder Absagen werden automatisch Benachrichtigungen verschickt.

Die Kalenderintegration sorgt dafür, dass beide Seiten immer auf dem aktuellen Stand sind. Alle Termine synchronisieren sich automatisch über dein Google-Konto.

Google Kalender-Planer effizient nutzen

Der Google Kalender bietet verschiedene Ansichtsoptionen und Funktionen, die deine tägliche Planung erleichtern. Mit den richtigen Einstellungen kannst du Termine teilen, versehentlich gelöschte Einträge zurückholen und deine Arbeit mit anderen koordinieren.

Monatsansicht und weitere Ansichten

Die Monatsansicht gibt dir einen kompletten Überblick über alle Termine des Monats. Du findest sie oben rechts in der Kalenderoberfläche durch einen Klick auf das Dropdown-Menü.

Neben der Monatsansicht stehen dir weitere Optionen zur Verfügung. Die Wochenansicht zeigt dir eine detaillierte Übersicht mit Uhrzeiten für sieben Tage. Die Tagesansicht konzentriert sich auf einen einzelnen Tag und eignet sich besonders gut für volle Terminkalender.

Du kannst mit der Planungsansicht auch mehrere Tage am Stück betrachten. Diese Flexibilität hilft dir, kurz- und langfristige Termine besser zu organisieren. Wechsle zwischen den Ansichten je nach Bedarf, um deine Zeit optimal zu planen.

Team- und Kalenderfreigaben

Du kannst deinen Google Kalender mit anderen Personen teilen. Klicke dazu auf die drei Punkte neben deinem Kalendernamen und wähle „Einstellungen und Freigabe“.

Unter „Für bestimmte Personen freigeben“ gibst du E-Mail-Adressen ein. Du legst fest, ob andere nur Termine sehen oder auch Änderungen vornehmen dürfen. Diese Funktion eignet sich perfekt für Teams, Familien oder Projektgruppen.

Über die Option „Zugriffsberechtigung“ kannst du deinen Kalender öffentlich machen oder innerhalb deiner Organisation teilen. Jedes Teammitglied sieht dann die freigegebenen Termine und kann Überschneidungen vermeiden. Die gemeinsame Nutzung verbessert die Koordination und spart Zeit bei der Terminabstimmung.

Gelöschte Termine wiederherstellen

Versehentlich gelöschte Termine sind nicht dauerhaft verloren. Google Kalender speichert gelöschte Einträge für 30 Tage im Papierkorb.

Öffne die Einstellungen über das Zahnrad-Symbol und klicke auf „Papierkorb“ in der linken Seitenleiste. Dort siehst du alle gelöschten Termine mit Datum und Uhrzeit aufgelistet. Wähle den gewünschten Termin aus und klicke auf das Wiederherstellungssymbol.

Der Termin erscheint dann wieder an seinem ursprünglichen Platz im Kalender. Nach Ablauf der 30 Tage werden die Einträge automatisch endgültig gelöscht. Prüfe den Papierkorb regelmäßig, wenn du wichtige Termine vermisst.

Tipps für die Organisation und Verwaltung

Mit den richtigen Einstellungen wird dein Google Kalender zu einem zuverlässigen Terminkalender, der dich bei der täglichen Planung unterstützt. Wiederholungen und Erinnerungen helfen dir, wichtige Aufgaben im Blick zu behalten.

Wiederkehrende Termine einrichten

Du kannst in deinem Google Kalender Termine erstellen, die sich automatisch wiederholen. Das ist nützlich für wöchentliche Meetings, monatliche Deadlines oder jährliche Events.

Klicke auf einen Termin und wähle „Wiederholt sich nicht“ aus. Du siehst dann Optionen wie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Für spezielle Muster wählst du „Benutzerdefiniert“.

Bei benutzerdefinierten Wiederholungen legst du fest, an welchen Wochentagen ein Termin stattfindet. Du kannst auch bestimmen, wann die Wiederholung endet – nach einer bestimmten Anzahl oder an einem festen Datum.

Für Buchungsseiten ist diese Funktion wichtig. Du richtest deine Verfügbarkeiten als wiederkehrende Zeitblöcke ein, und der Terminkalender zeigt diese automatisch allen Besuchern an.

Aufgaben und Erinnerungen integrieren

Google Kalender zeigt nicht nur Termine, sondern auch Aufgaben und Erinnerungen an. Diese erscheinen direkt in deiner Kalenderansicht neben den Terminen.

Klicke auf „Aufgabe erstellen“ oder füge eine Erinnerung zu einem bestehenden Termin hinzu. Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum und lassen sich abhaken, wenn du sie erledigt hast.

Erinnerungen sendest du dir selbst per E-Mail oder als Pop-up-Benachrichtigung. Du kannst mehrere Erinnerungen für einen Termin einrichten – zum Beispiel einen Tag vorher und eine Stunde vorher.

Für Buchungsseiten richtest du Erinnerungen ein, die automatisch an deine Kunden gehen. Diese erhalten dann vor dem gebuchten Termin eine E-Mail, was die Anzahl vergessener Termine reduziert.