Digitale Unterschrift erstellen – Finde das beste eSign-Tool

Eine digitale Unterschrift ist eine sichere und rechtlich anerkannte Möglichkeit, Dokumente online zu unterschreiben. Sie spart Zeit, Papier und Versandkosten und wird heute von vielen Unternehmen und Behörden akzeptiert.

Wir zeigen dir die besten eSign-Tools auf dem Markt, vergleichen Funktionen, Preise und Datenschutzrichtlinien und helfen dir dabei, das passende Tool für deine Bedürfnisse zu finden – ob für Verträge, Formulare oder interne Freigaben.

Beste elektronische Signatursoftware

Beste Software für elektronische Unterschriften

1.DocuSign

DocuSign ist eine der beliebtesten Apps für elektronische Unterschriften, und das aus gutem Grund. Sie ist einfach zu bedienen und bietet alle Funktionen, die die meisten Menschen in einer eSignatur-App brauchen.

Auch wenn es nicht die absolut beste App für deine Bedürfnisse ist, gehört sie wahrscheinlich zu den drei besten.

Der Einstieg in DocuSign ist ziemlich einfach: Melde dich für eine kostenlose Testversion an, und schon wirst du aufgefordert, ein Dokument hochzuladen, es für die Unterschrift vorzubereiten und an die Empfänger zu senden.

Wenn du auf die Schnelle eine Unterschrift brauchst, kannst du das mit der kostenlosen Testversion von DocuSign in ein paar Minuten erledigen.

DocuSign ist so aufgebaut, dass es einfach ist, den Überblick über viele verschiedene Dokumente in unterschiedlichen Stadien des Unterzeichnungsprozesses zu behalten.

Im Dashboard Verwalten gibt es eine Seitenleiste mit einem Posteingang für alle Dokumente oder „Umschläge“, die du erhalten hast, ein Feld Gesendet für die, die du versendet hast, und einen Reiter Entwürfe für die, an denen du gerade arbeitest.

Es gibt auch Schnellansichtsoptionen, mit denen du schnell alle Dokumente sehen kannst, die du noch bearbeiten musst, auf die du wartest, die bald ablaufen oder bei denen der Empfänger nicht unterschrieben hat, und alle deine abgeschlossenen Dokumente.

DocuSign verfügt außerdem über leistungsstarke Templates und Berichtsfunktionen. Wenn du immer wieder dieselben Verträge verschickst, kannst du im Dashboard ein Muster einrichten.

Lade einfach eine Datei hoch (oder verwende eine, die du bereits verschickt hast), füge alle Unterschriften- und Informationsfelder hinzu und speichere sie.

Wenn du nur ein paar Umschläge pro Monat verschickst, sind die Berichtsfunktionen nicht sehr nützlich – du weißt, wer seinen Vertrag unterschrieben hat und wer nicht.

Wenn du aber Dutzende von Auftragnehmern oder Freiberuflern verwaltest oder von all deinen Kunden verlangst, dass sie Verträge unterschreiben, dann können sie dir einen nützlichen Überblick über den Stand deines Unternehmens verschaffen.

Wenn du auf die Registerkarte Berichte klickst, siehst du z. B., wie viele Umschläge du verschickt hast, wie schnell die Leute sie unterschrieben haben und wie viele noch nicht unterschrieben sind.

DocuSign ist auch mit Zapier integriert, sodass du z. B. DocuSign-Umschläge automatisch in die Cloud hochladen oder dein Team informieren kannst, wenn ein Umschlag unterschrieben wurde.

DocuSign Preis: Ab $15/Monat für einen Personal Plan mit bis zu 5 Umschlägen pro Monat. Unbegrenzte Dokumente mit automatischer Erinnerung sind mit dem Standard-Tarif für $45/Nutzer/Monat erhältlich.

2.Dropbox Sign

Dropbox Sign, ehemals HelloSign, ist eine der besten Alternativen zu DocuSign. Sie ist eine der am einfachsten zu bedienenden Apps für elektronische Unterschriften, kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und bietet eine unbegrenzte Anzahl von Unterschriftsanfragen pro Monat im kostenpflichtigen Startpaket.

(Wenn du bereits ein Dropbox-Abonnement hast, kannst du drei Unterschriftsanfragen pro Monat senden und so viele Dokumente unterschreiben, wie du willst).

Im Moment befindet sich Dropbox Sign noch in der Übergangsphase. Die App ist zwar toll, aber du wirst noch viele „HelloSign „s sehen – vor allem in URLs.

Das macht nichts kaputt, außer vielleicht bei Passwortmanagern, also akzeptiere es einfach und gehe davon aus, dass die Integration bis zur Aktualisierung dieser Liste im nächsten Jahr viel nahtloser sein wird.

Hinter der einfachen Benutzeroberfläche von Dropbox Sign verbergen sich einige ziemlich leistungsstarke Funktionen. Von allen Apps, die ich getestet habe, verfügt sie über die besten Integrationen mit Cloud-Speicherplattformen.

Du erwartest, dass sie mit Dropbox zusammenarbeitet, aber sie funktioniert auch gut mit Google Drive, Box, Microsoft SharePoint, Microsoft Word, OneDrive und sogar Evernote.

Auch bei den anderen Funktionen hält sich Dropbox Sign nicht zurück. Es unterstützt benutzerdefinierte Templates und in höheren Paketen auch benutzerdefiniertes Branding, mehrere Benutzer und ein erweitertes Team-Management.

Wenn du Dropbox Sign mit anderen Speicher-Apps integrieren möchtest, kannst du das mit Zapier tun.

Auf diese Weise kannst du z. B. automatisch einen Vertrag versenden, wenn jemand ein Typeform ausfüllt, oder Unterschriftsanforderungen in Google Sheets protokollieren.

Dropbox Sign Preis: Ab $20/Monat für den Essentials-Plan mit unbegrenzten Dokumenten; für bestehende Dropbox-Kunden sind 3 Dokumente pro Monat kostenlos.

3.Preview

Preview, Wenn du ein Dokument unterschreiben sollst, aber nicht die ganzen Alarmglocken und Sicherheitspfeifen brauchst, die bei anderen Produkten zum Einsatz kommen, hast du noch andere Möglichkeiten.

Wenn du einen Mac hast, brauchst du keine Software zu installieren oder dich für einen Dienst anzumelden. Du kannst direkt in der Vorschau unterschreiben.

Öffne das Dokument, das du unterschreiben möchtest, in Vorschau, gehe zu Extras > Anmerkungen > Signatur > Signaturen verwalten und klicke auf Signatur erstellen.

Dann kannst du eine Unterschrift mit deinem Trackpad, deinem iPhone oder indem du ein Stück Papier unterschreibst und es in die Kamera hältst, erstellen.

Klicke auf Fertig und ziehe deine neue Unterschrift dorthin, wo du sie haben möchtest. Speichere das Dokument, schicke es zurück und du kannst loslegen. Und deine Unterschrift bleibt in Vorschau gespeichert, damit du sie später wieder verwenden kannst.

Vorschau Preis: Kostenlos im Lieferumfang aller Macs enthalten

4.Adobe Sign

Während die meisten E-Signatur-Tools dir dabei helfen, eine elektronische Unterschrift für deine PDF-Dokumente zu sammeln, geht Adobe Sign noch einen Schritt weiter und bietet eine leistungsstarke PDF-Bearbeitungsplattform als Teil seines E-Signatur-Tools.

Teams, die ihre PDFs bearbeiten und ändern wollen, profitieren von Acrobat Pro DC mit E-Sign und den höherwertigen Optionen.

Auf dieser Stufe hast du alle Werkzeuge, die du brauchst, um PDF-Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu ändern und in das Tool deiner Wahl zu exportieren – von Microsoft Word bis Google Drive und darüber hinaus.

In den höheren Stufen kannst du Zahlungen einziehen, sensible Informationen schwärzen oder entfernen, das Kopieren/Bearbeiten von PDFs verhindern und vieles mehr.

Adobe ist in diesem Bereich überragend, vor allem im Vergleich zu den Methoden und Ansätzen der meisten Konkurrenten.

Die meisten Plattformen betrachten PDFs als letzte Stufe der Vorbereitung.

Normalerweise erstellst du Dokumente in Word oder Google Docs, bearbeitest sie und exportierst sie als PDF, um sie dann mit einem E-Signing-Tool zu unterschreiben.

Mit Adobe müssen die Änderungen nicht aufhören, wenn ein Dokument als PDF gespeichert wird.

Zusammen mit Tools wie der Dokumentenverfolgung und der Unterzeichnung über die mobile App macht dies Adobe zu einem der am besten bewerteten Softwaretools für elektronische Unterschriften auf dem heutigen Markt.

Preise: Ab $13 pro Nutzer/Monat; kostenlose Testversion verfügbar.

5.eSignatures.io

Viele eSign-Apps begrenzen die Anzahl der Dokumente, die du pro Monat versenden kannst, ohne einen der teureren Tarife abzuschließen. Das ist ziemlich unpraktisch, wenn dein eSigning-Bedarf im Laufe des Jahres schwankt, z. B. weil du saisonale Mitarbeiter/innen einstellst oder deine Projekte nicht einem vorhersehbaren Muster folgen.

Entweder kannst du nicht alle Dokumente zum gewünschten Zeitpunkt verschicken oder du musst in den meisten Monaten zu viel bezahlen. eSignatures.io ist mit seiner ausschließlich kostenpflichtigen Option genau gegen diesen Trend gerichtet.

Sobald du dich für ein kostenloses Konto angemeldet hast, fordert eSignatures.io dich auf, dir einen Mustervertrag zu schicken, damit du sehen kannst, wie der Dienst funktioniert.

Danach liegt alles in deiner Hand – auch wenn der Einführungsassistent dich hilfreich durch den Prozess führt.

Anders als andere der besten eSignature-Dienste ist eSignatures.io nicht dafür gedacht, einzelne Verträge an einmalige Empfänger zu senden.

Das kannst du zwar tun, aber der Dienst ist eigentlich für Unternehmen gedacht, die ihre Verträge mithilfe von Mustern stapelweise oder automatisiert versenden wollen.

(Du kannst sie auf der Registerkarte „Templates“ einrichten. Sie sind etwas weniger flexibel als einige der anderen Optionen, aber die fehlende Bindung macht das wieder wett).

Wenn du einmal eine Kreditkarte eingerichtet hast, musst du bei eSignatures.io nicht einmal selbst Hand anlegen, um zu arbeiten.

Es gibt eine API, wenn du deine eigenen Integrationen programmieren willst, und für alle anderen gibt es eine integrierte Zapier-Unterstützung.

Das bedeutet, dass du z. B. neue unterschriebene Verträge automatisch in Google Docs hochladen oder in deinem CRM verfolgen lassen kannst.

eSignatures.io Preis: $0,49/Dokument.

6.SignWell

Nicht jedes Unternehmen muss jeden Monat Dutzende von Verträgen verschicken oder unterschreiben. Dann ist SignWell (früher bekannt als Docsketch) mit seinen drei kostenlosen Dokumenten pro Monat vielleicht genau das Richtige für dich.

Sobald du dich angemeldet hast, kannst du anfangen, Verträge zu verschicken. Klicke einfach auf dem Dashboard auf Neues Dokument.

Du kannst entweder ein Dokument hochladen, das du unterschreiben möchtest, oder ein Muster erstellen (du bekommst allerdings nur eine im kostenlosen Tarif).

Egal, für welche Option du dich entscheidest, du fügst alle Informationen und Unterschriftsfelder über die moderne und wirklich benutzerfreundliche Web-App von SignWell hinzu.

Wenn du die Option Felder vorschlagen aktivierst, hilft sie dir sogar dabei, leere Zeilen oder Lücken im Dokument zu füllen. Klicke auf Senden und schon ist das Dokument auf dem Weg zur Unterschrift.

Keine Sorge – SignWell ist auf dieser Liste, weil es eine gute, einfach zu bedienende und voll funktionsfähige App für elektronische Unterschriften ist. Dass die App kostenlos ist, ist nur ein großer Bonus.

Wenn du in manchen Monaten mehr Dokumente verschicken musst, würde ich dir ohne zu zögern ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif empfehlen.

Mit dem Personal Plan für 10 US-Dollar/Monat erhältst du fünf Templates und unbegrenzte Dokumente, während der Plan für 30 US-Dollar/Monat unbegrenzte Muster, bis zu drei Teammitglieder, ein individuelles Branding und ein paar andere nützliche Funktionen wie die Datenvalidierung bietet.

Wenn du deine Arbeitsabläufe automatisieren möchtest, lässt sich SignWell auch mit Zapier integrieren. Auf diese Weise kannst du z. B. automatisch eine Slack-Benachrichtigung erhalten oder ein Dokument auf Google Drive hochladen, wenn ein Dokument in SignWell fertiggestellt wurde.

SignWell Preis: Kostenlos für bis zu 3 Dokumente pro Monat. Ab $10/Monat für den Personal Plan mit unbegrenzten Dokumenten.

7.signNow

In vielen Unternehmen ist der Papierkram eine Teamarbeit. Du brauchst vielleicht Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die gemeinsam an den Dokumenten arbeiten oder sie zumindest überprüfen, bevor du sie abschickst.

Viele Apps für elektronische Unterschriften verlangen eine beträchtliche monatliche Gebühr pro Benutzer.

Wenn du zwei oder drei zusätzliche Konten hinzufügst, verdoppeln oder verdreifachen sich deine Kosten nicht nur, sondern sie können sich im Vergleich zu den persönlichen Einzelbenutzer-Tarifen leicht vervier- oder verfünffachen.

Deshalb ist signNow meine Lieblingsunterschriften-App für kleine Teams – es gibt nicht einmal einen separaten persönlichen oder individuellen Plan.

Der Tarif beginnt bei 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat, wenn du monatlich zahlst, und liegt damit am erschwinglichen Ende des Spektrums. Und wenn du jährlich zahlst, kostet es nur 8 $/Benutzer/Monat.

Solange du bereit bist, dich auf die Plattform einzulassen und dir bewusst bist, dass du viele Verträge mit deinem Team abschließen musst, ist das ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wenn du dich anmeldest, musst du als Erstes deine anderen Teammitglieder einladen. Klicke unten links auf MyTeams, dann auf Create Team und füge die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, die du einladen möchtest.

Abgesehen von den Teamfunktionen erfüllt signNow alle Anforderungen an eine gute App für elektronische Unterschriften.

Das Unterschreiben von Dokumenten ist für die Empfänger/innen einfach, du erhältst eine unbegrenzte Anzahl von Templates für verschiedene Dokumenttypen und es gibt sogar eine mobile App.

Außerdem kannst du die App mit Zapier mit deinen anderen Diensten verbinden, so dass du z. B. automatisch Unterschriften von neuen Trainerize-Kunden oder auf der Grundlage neuer Google Sheets-Zeilen anfordern kannst.

signNow Preis: Beginnt bei $20/Nutzer/Monat für den Plan.

8.SignEasy

Mit einem Preis von etwa 15 USD/Monat ist SignEasy Pro eines der besten Software-Tools für elektronische Unterschriften für kleine Firmen.

Es unterstützt zwar nur einen einzigen Benutzer, aber ein kleines Unternehmensteam mit einem eigenen Benutzer für die Bearbeitung von Verträgen kann den Großteil der eingehenden/ausgehenden Sendungen für ein einzelnes Unternehmen problemlos verwalten.

SignEasy bietet alles, von unbegrenzten* (siehe unten) Unterschriftsanforderungen bis hin zu plattformübergreifender Verfügbarkeit und Zugriff zwischen Windows, Mac, Android und iOS.

Außerdem lässt sich SignEasy mit Google Workspace, Office 365, Zapier und anderen integrieren, um das Unterschreiben von Dokumenten über mehrere Geräte hinweg zu vereinfachen, unabhängig von deinem Arbeitsbereich oder deiner technischen Ausstattung.

Eines der überzeugendsten Merkmale dieser Plattform ist die vollständige Integration mit Google Workspace.

Genauso wie PandaDoc einen integrierten Dokumenten-Editor anbietet, integriert sich SignEasy in Google Workspace, um deine Docs und Sheets mit elektronischen Unterschriften zu versehen. So kannst du weiterhin die Tools nutzen, die du liebst, und deine Arbeitsdokumente in Verträge verwandeln, die das Geschäft besiegeln.

9.SignRequest

Oberflächlich betrachtet bietet SignRequest eine Vielzahl von Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, insbesondere für Absender, die jeden Monat eine durchschnittliche Anzahl von Dokumenten* (siehe unten) versenden müssen.

Der Professional-Tarif bietet einen Service in 15 Sprachen, umfasst individuelle Branding-Optionen, eine Landing Page nach der Unterschrift und erlaubt es dir sogar, die Reihenfolge der Unterschriften festzulegen, wenn du Dokumente für mehrere Unterzeichner erstellst.

Für kleine Teams, die nicht viele Dokumente pro Monat verschicken, bietet diese Plattform alles, was du brauchst, um Dokumente zu verschicken und gleichzeitig das Kundenerlebnis für maximale Wirkung anzupassen.

Wie bei den meisten anderen Unterschriftslösungen kannst du mit SignRequest keine Dokumente von Grund auf neu erstellen.

Es macht es dir aber leicht, Dokumente zur Unterschrift zu versenden und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem Weg dorthin informiert werden.

Wenn du mehr Dokumente versendest, kannst du auch die in SignRequest integrierten Dokumentenmanagement-Tools nutzen, um zu sehen, welche Dokumente noch ausstehen und welche bereits erledigt sind.

Mit der Möglichkeit, Templates zu erstellen, Anhänge für Unterzeichner/innen zu sammeln und sogar die Authentifizierungsmethode zu wählen, mit der sich deine Unterzeichner/innen verifizieren können, ist SignRequest ein leistungsstarkes Allround-Tool für alle, die eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Unterschreiben suchen.

Preise: Ab 9 €/$11 pro Monat; kostenloser Plan verfügbar.

10.Foxit eSign

Es ist leicht zu glauben, dass Foxit eSign, früher bekannt als eSign Genie, nichts weiter als ein preisgünstiges Tool für digitale Signaturen ist, aber diese Annahme könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Trotz seines geringen Preises ist Foxit eSign vollgepackt mit Funktionen, die den Prozess der elektronischen Unterzeichnung optimieren und sicherstellen, dass sowohl Unterzeichner/innen als auch Unternehmen alles haben, was sie brauchen, um Dokumente zu unterschreiben.

Mit Foxit eSign hast du Zugang zu grundlegenden Integrationen, Tools zum Unterschreiben von Formularen, Benutzerauthentifizierung und mehr.

Auch wenn dem Tool einige der robusteren Funktionen von Plattformen wie PandaDoc oder GetAccept fehlen, die sich auf die Erstellung von Dokumenten von Grund auf konzentrieren, kann Foxit eSign dir helfen, elektronische Unterschriften zu geringeren Kosten zu erhalten.

Obwohl die Anzahl der Dokumente auf die Anzahl der Nutzer/innen pro Jahr beschränkt ist (250 für das Small Angebot für 8 USD/Monat), bietet die Software dennoch eine grundlegende Google- und Dropbox-Integration mit elektronischer Signatur, Excel-Berichterstellung und Benachrichtigungsfunktionen, was recht nützlich ist.

Der Professional-Plan bietet deutlich mehr Funktionen, darunter die Möglichkeit, persönlich zu unterschreiben und Unterzeichner zu delegieren – zwei Funktionen, die viele Anbieter von E-Signatur-Software den höheren Preisstufen vorenthalten.

Preise: Ab $8/Monat; kostenlose Testversion verfügbar.

Verschiedene Arten von digitalen Signaturen

Es gibt grundsätzlich drei Typen:

Einfache elektronische Signatur (EES)
- Zum Beispiel eingescanntes Bild deiner Unterschrift oder Tippen des Namens in einem PDF.
- Vorteil: Schnell & unkompliziert
- Nachteil: Rechtlich nicht immer bindend
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Verknüpft die Unterschrift eindeutig mit dir, z. B. durch ein Passwort oder Zertifikat.
- Vorteil: Höhere Rechtssicherheit
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Höchste Stufe der digitalen Signatur, rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift (in EU, gemäß eIDAS-Verordnung).
- Vorteil: Voll rechtsgültig
- Nachteil: Benötigt ein Zertifikat von einem anerkannten Anbieter

Digitale Unterschrift erstellen – Schritt für Schritt

Schritt 1: Signatur vorbereiten

Handschriftliche Unterschrift auf Papier erstellen
Mit Smartphone oder Scanner abfotografieren/ einscannen
Als PNG oder JPG speichern

Schritt 2: Signatur digitalisieren

Online-Tools wie:
- DocuSign – sehr beliebt, für Einzelpersonen & Unternehmen
- Adobe Acrobat Sign – direkt in PDFs integrierbar
- SignNow – günstige Alternative für KMUs
- HelloSign – einfache Handhabung, Cloudbasiert
Die Tools bieten oft auch die Möglichkeit, die Unterschrift direkt per Maus oder Touchscreen zu zeichnen.

Schritt 3: Signatur einfügen

PDF oder Dokument hochladen
Signatur an gewünschter Stelle platzieren
Dokument abspeichern oder direkt über die Plattform versenden

Die Sicherheit von digitalen Signaturen gewährleisten

Die Gewährleistung der Sicherheit digitaler Signaturen ist von größter Wichtigkeit, um die Integrität und Authentizität der unterzeichneten Dokumente zu gewährleisten. Es gibt verschiedene Maßnahmen, um die Sicherheit digitaler Signaturen zu erhöhen:

Schützen Sie den privaten Schlüssel: Der private Schlüssel ist die sensibelste Komponente einer digitalen Signatur. Er sollte durch eine starke Verschlüsselung geschützt und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Er sollte nur für autorisierte Personen zugänglich sein.

Verwende ein vertrauenswürdiges digitales Zertifikat: Wenn du eine qualifizierte digitale Signatur verwendest, stelle sicher, dass du ein digitales Zertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle erhältst.

Das digitale Zertifikat gibt die Sicherheit, dass die Identität des Unterzeichners überprüft wurde.

Implementiere strenge Zugangskontrollen: Beschränke den Zugriff auf die digitale Signatursoftware und die signierten Dokumente auf autorisierte Personen. Implementiere strenge Zugangskontrollen, wie z. B. Benutzerauthentifizierung und rollenbasierte Zugangskontrolle, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Aktualisiere die Software für digitale Signaturen regelmäßig: Die Software für digitale Signaturen sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Sicherheitsprotokolle und Algorithmen verwendet. Informiere dich über alle Sicherheitsupdates oder Patches, die vom Softwarehersteller veröffentlicht werden, und wende sie umgehend an.

Informiere die Nutzer/innen über bewährte Sicherheitspraktiken: Sensibilisiere die Nutzer/innen für die Bedeutung der Sicherheit digitaler Signaturen und kläre sie über bewährte Praktiken auf. Unterweise die Nutzer/innen darin, wie sie verdächtige Aktivitäten erkennen und melden können, und halte sie dazu an, die Sicherheitsrichtlinien und -verfahren zu befolgen.

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