Vertragsmanagement-Software kann deinen Vertragsprozess schneller und effizienter machen. In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst – von dem, was Vertragsmanagement-Software ist, bis hin zu den Funktionen und Anbietern.
Wir haben uns die besten Vertragsmanagementlösungen angeschaut und einen Leitfaden zusammengestellt, der dir hilft, die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.
Was ist Vertragsmanagement-Software?
Vertragsverwaltungssoftware ist ein Werkzeug, das den Vertragsverwaltungsprozess für Unternehmen verbessert und rationalisiert.
Vertragsmanagement-Tools erleichtern den Rechts- und Geschäftsteams das Erstellen, Aushandeln, Unterzeichnen, Verlängern und Berichten von Geschäftsverträgen, indem sie die manuelle Arbeit beschleunigt, die traditionell mit einem Vertragsablauf verbunden ist.
Anstatt zwischen verschiedenen Werkzeugen zu wechseln, um Verträge zu verwalten, ermöglicht Vertragsmanagement-Software den Teams, Verträge von Anfang bis Ende zu verwalten – alles auf einer Plattform. Das liegt daran, dass alle benötigten Funktionen in einem Arbeitsbereich zentralisiert sind.
Beste Vertragsmanagement-Software
1.Icertis
Wenn du eine Vertragsmanagement-Software suchst, die den Anforderungen großer Unternehmen gerecht wird, solltest du Icertis in Betracht ziehen.
Die Contract Intelligence-Plattform von Icertis nutzt Ai-Techniken, um den Zeitaufwand für die Erstellung, Prüfung und Fertigstellung von Verträgen zu reduzieren.
Das Produkt ermöglicht es Unternehmen, Verträge abteilungs- und funktionsübergreifend zu standardisieren und regelbasiert zu verfassen und zu genehmigen.
Einige der innovativen Ai-Funktionen von Icertis sind:
- ExploreAI verwendet AI, um Copiloten zu erstellen, die natürliche Sprache und Zusammenfassungen nutzen, um das Vertragsmanagement effizienter zu gestalten.
- DiscoverAI identifiziert Attribute und Klauseln in Verträgen, um das Dokument mit dem Standardwortlaut und -format des Unternehmens zu vergleichen.
- NegotiateAI sorgt für Konsistenz bei Vertragsverhandlungen, indem sie ähnliche Klauseln und Verträge im Bestand des Unternehmens aufspürt, Best Practices anwendet und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt.
- VisualizeAI analysiert schnell große Mengen von Vertragsdaten, um Muster zu erkennen und tiefere Einblicke in die Vertragsbedingungen und -struktur zu geben.
- Mit dem AI Studio können Nutzer/innen benutzerdefinierte AI-Modelle erstellen, mit denen sie Trends in mehreren Vertragsdatensätzen erkennen und Antworten empfehlen können.
Die Contract Intelligence-Plattform von Icertis integriert die Risikobewertung und die Nachverfolgung von Verpflichtungen in den Vertragslebenszyklus und fördert die Standardisierung und Automatisierung der Vertragsgestaltung, -genehmigung und -abwicklung.
Die Plattform fördert eine einheitliche Vertragssprache, kombiniert alle erforderlichen Vertragselemente und verknüpft Vertragsdaten mit externen Systemen, um Unternehmen bei der Analyse von Ausgabenmustern, betrieblicher Effizienz und Compliance-Aktivitäten zu unterstützen.
Technische Daten:
- Preis: Basierend auf einem individuellen Angebot des Unternehmens
- Speicherung und Organisation von Verträgen: Erstellt ein zentrales Repository für alle Unternehmensverträge, um vertragsbezogene Informationen unternehmensweit zu verfolgen
- Anpassungsfähigkeit und Integrationen: Salesforce, SAP, Microsoft und Workday
- Automatisierte Vertragserstellung: Verwaltung von Klauseln und Vorlagen, automatische Zusammenstellung von Vertragsinhalten, Verwaltung von Handelsklauseln und Import von Papierverträgen Dritter
- Workflows zur Vertragsgenehmigung: Regelbasierte Genehmigungsworkflows aktualisieren automatisch die Workflows, wenn sich die Vertragsbedingungen ändern
- Vertragsanalyse und Berichterstattung: Das Analysemodul erstellt Berichte über Durchlaufzeiten, Abweichungen, Einsparungen, Risiken, Verfall, Verlängerungsraten, Beschaffung und Umsatz, die sich aus den Vertragskosten und der Umsatzgenerierung ergeben
VORTEILE
- Integriert sich in die Produkte, auf die große Unternehmen angewiesen sind
- AI-basierte Verbesserungen des Vertragsworkflows automatisieren das Lebenszyklusmanagement
- Erleichtert die Einhaltung von Vorschriften durch Katalogisierung der vertraglichen Verpflichtungen des Unternehmens
NACHTEILE
- Preisangebote erfordern die Anmeldung zu einer Demo
- Kritiker merken an, dass das System schwierig zu implementieren sein kann
2.PandaDoc
PandaDoc bietet wettbewerbsfähige Preise für Firmen und einige seiner Angebote verfügen über leistungsstarke Tools zur Vertragsanpassung in der Software.
Und wenn du sowohl deine Verträge als auch deine Belege auf einer Plattform verwalten möchtest, bietet PandaDoc auch eine Software an.
Der niedrigste Essentials-Tarif kostet bei jährlicher Zahlung 19 USD/Benutzer/Monat und ermöglicht dir das Hochladen von Vorlagen für Dokumente.
Außerdem erhältst du damit Zugriff auf den Drag-and-Drop-Vorlagenersteller von PandaDoc, der unserer Meinung nach sehr einfach zu bedienen ist.
Mit dem Business-Tarif, der bei jährlicher Zahlung 49 USD/Benutzer/Monat kostet, kannst du Software von Drittanbietern über Zapier integrieren, dein Logo und dein Branding auf Dokumenten verwenden und Genehmigungsprozesse einrichten.
Außerdem erhältst du damit Zugriff auf die Smart Content-Funktion von PandaDoc, mit der sich PandaDoc von seinen preisgünstigen Konkurrenten abhebt.
Mit Smart Content kannst du mehrere Inhalte hochladen – z. B. einen Absatz, der eine Dienstleistung beschreibt, oder sogar eine ganzseitige Grafik – die du bei Bedarf in die Verträge einfügen kannst.
So kannst du eine Mustervorlage mit austauschbaren Smart-Content-Feldern erstellen. Die nächste Option auf unserer Liste, ContractWorks, bietet mit seiner Klauselbibliothek eine ähnliche Funktion, die jedoch nur im Rahmen des 2.000-USD-Monatstarifs verfügbar ist.
Schließlich bietet PandaDoc auch einen Enterprise-Plan mit individuellen Preisen an. Dieser Plan umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Arbeitsbereichen, Berichte über die Benutzerleistung und einen Online-Notar.
Beachte jedoch, dass die Online-Notarisierung nicht in allen Staaten erlaubt ist.
VORTEILE
- Leistungsstarke Smart Content-Funktion
- Mit dem Dashboard ist es einfach und intuitiv, die Anzahl und den Wert der Verträge nach Status anzuzeigen
- Verwalte Dokumente von deinem Telefon aus mit der PandaDoc-App
- SOC 2 Typ 2-konform
- 14-tägige kostenlose Testversion
NACHTEILE
- Nicht geeignet für komplexe Verfahren
3.ContractWorks
Wenn dein Vertragsmanagement etwas mehr Systematik erfordert als einen einfachen Genehmigungs-Ablauf, du aber nicht unbedingt eine Komplettlösung wie Agiloft brauchst, könnte ContractWorks genau das Richtige für dich sein – vor allem der High-End-Premium-Plan.
ContractWorks ist darauf spezialisiert, Vertragsabläufe für Unternehmen mit 100 bis 200 Mitarbeitern zu rationalisieren, die Redlining-Funktionen für mehrere interne und externe Stakeholder sowie ein übergreifendes System benötigen, um die Verträge in der Pipeline zu halten.
Alle Tarife beinhalten automatische Vertragskonturen und -kommentare, Audit-Log-Berichte, individuelles Branding.
Der einzige Unterschied zwischen Standard und Professional besteht darin, dass bei Professional 10.000 statt 2.500 Dokumente pro Jahr versendet werden können, 10 statt fünf Lizenzen zur Verfügung stehen und eine Salesforce-Integration möglich ist.
Der Premium-Plan bietet einige der fortschrittlicheren Funktionen, die für einen komplexen Verfahren erforderlich sind, z. B. Entwurfsvorlagen, Funktionen zur Zusammenarbeit, Redling, intelligente Verfahren und eine Klauselbibliothek.
Der Premium-Tarif ist der einzige, der sich an Kunden aus dem mittleren Marktsegment richtet, die eine echte Lösung für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus benötigen.
VORTEILE
- Unbegrenzte Benutzerzahl für alle Pläne
- Erstklassige Speicher-, Kategorisierungs- und Sicherheitsfunktionen
- Bietet telefonischen Support
- SOC 2 Typ 2-konform
NACHTEILE
- Monatliche Dokumentenlimits für Standard- und Professional-Pläne
- Einige Wiederholungns- und Kollaborationsfunktionen sind exklusiv im Premium-Plan enthalten
- Mittelständische Firmen können überteuert werden
4.Agiloft
Agiloft kann die anspruchsvollsten und kompliziertesten Vertragsmanagementprozesse bewältigen, unabhängig davon, wie viele Anwälte, Manager und Führungskräfte Verträge abzeichnen müssen oder welche Bestandsverwaltungssysteme du integrieren musst.
Wenn du also ein großes Unternehmen besitzt oder Entscheidungen für ein großes Unternehmen mit komplexen Vertragsmanagementanforderungen triffst, könnte Agiloft die richtige Lösung für dich sein.
Agiloft ist auf maßgeschneiderte Lösungen spezialisiert, von einer anpassbaren Oberfläche bis hin zu bearbeitbaren Vorlagen und einer Klauselbibliothek. Es gibt den Nutzern die absolute Kontrolle über ihre Verträge und Arbeitsabläufe.
Doch die eigentliche Stärke von Agiloft kommt erst zum Tragen, nachdem der Vertrag erstellt wurde und eine Vielzahl von Genehmigungen und Erlaubnissen durchlaufen hat, bevor er finalisiert wird.
Mit Agiloft kannst du die folgenden Arten von Genehmigungen einrichten:
- Sequentielle Genehmigungen: Erst an Person A und dann an Person B zur Genehmigung senden.
- Parallele Genehmigungen: Sowohl an Person A als auch an Person B zur Genehmigung senden.
- Bedingte Genehmigungen: An Person A zur Genehmigung senden. Wenn Person A zustimmt, schickst du ihn zur Genehmigung an Person B. Wenn Person A nicht zustimmt, schickst du ihn zur Überarbeitung an Person C.
Wenn dein Arbeitsablauf für die Vertragsgenehmigung mehrere Ebenen der Überprüfung und Überarbeitung umfasst, kann die Software deinem Team eine Menge Stunden, E-Mails, Tabellen und Probleme mit der Versionskontrolle ersparen.
Natürlich ist dies nur ein Überblick über die Dienstleistungen von Agiloft. Wie in den vielen Fallstudien beschrieben, kann Agiloft auch eine komplett maßgeschneiderte Lösung für deine CLM-Softwareanforderungen erstellen.
Diese Art von Service hat jedoch ihren Preis. Wie bei vielen anderen Softwareprodukten für das Vertragsmanagement richtet sich die Preisgestaltung von Agiloft nach der Anzahl der monatlichen Nutzer, aber du musst dich mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, um ein Angebot zu erhalten.
VORTEILE
- Kann die komplexesten Vertragsmanagementprobleme bewältigen
- Umfangreiche Anpassungs- und Wiederholungsmöglichkeiten
- Mehrere Sicherheitszertifizierungen, einschließlich SOC 2 Typ 2
NACHTEILE
- Nicht geeignet für mittelständische Firmen mit einfacheren Anforderungen an die Vertragsverwaltung
5.Concord
Concord bietet eine kompetente, schnörkellose Vertragsmanagement–Lösung für $17 pro Nutzer/Monat mit seinem Standard-Tarif.
Mit diesem Tarif erhältst du eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten und Vorlagen sowie einige grundlegende Tools wie Fristerinnerungen und Massenversand.
Und da die Inhaltsverarbeitungsfunktion einem normalen Verarbeitungsprogramm sehr ähnlich sieht und sich auch so anfühlt, ist es auch sehr einfach, Verträge und Vorlagen direkt in Concord zu erstellen.
Ähnlich wie bei Google Docs können auch in Concord mehrere Nutzer/innen Dokumente in Echtzeit überarbeiten.
Während im Standard-Tarif fortgeschrittene Wiederholungen wie Genehmigungsverfahren und die Integration von Drittanbietern fehlen, bietet Concord mit dem Pro-Tarif auch in diesen Bereichen alles, was du brauchst.
Der Pro-Tarif kostet 49 US-Dollar pro Nutzer/Monat, während der Enterprise-Tarif von Concord – der eine Klauselbibliothek und ein individuelles Branding beinhaltet – ein individuelles Angebot erfordert.
Wenn du also auf der Suche nach einer erschwinglichen, einfach zu bedienenden Vertragsmanagement-Software für deine Firma bist, könnte Concord genau das Richtige für dich sein.
Beachte, dass DocuSign zwar einen Personal-Plan für 10 US-Dollar pro Monat anbietet, dieser Plan aber nur für Einzelpersonen gilt und nicht für ein Unternehmensteam genutzt werden kann.
Der Standard-Tarif von Concord hingegen ist für die Nutzung durch Unternehmensteams gedacht.
6.Juro
Juro ist auf die Beschleunigung des Vertragsmanagements für Unternehmen spezialisiert, die eine große Anzahl von Verträgen verschicken, die nicht viel Anpassung oder Überprüfung benötigen.
Während Agiloft für große Unternehmen geeignet ist, deren Verträge eine Vielzahl interner Genehmigungen und Überarbeitungen erfordern, bevor sie verschickt werden, konzentriert sich Juro eher auf die Beschleunigung des Vertragsmanagementprozesses für Unternehmen, die nur eine große Anzahl ähnlicher Verträge verschicken müssen.
Das soll nicht heißen, dass Juro keine Funktionen für den Genehmigungs-Ablauf hat – das hat es.
Aber anstatt sich darauf zu konzentrieren, unvermeidlich komplizierte Vertragsmanagementprozesse und -protokolle zu rationalisieren, liegt der Schwerpunkt von Juro auf der Vereinfachung von vermeidlich komplizierten Vertragsmanagementsystemen.
Juno bietet drei Tarife an: Lite für bis zu fünf Benutzer, Team für bis zu zehn Benutzer und Scale für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern.
Die Preise für diese Pläne sind jedoch nicht öffentlich zugänglich, du musst also ein Formular ausfüllen, um ein Angebot zu erhalten.
Ausgehend von den Informationen von Juro scheint der Lite-Plan die meisten Funktionen der beiden teureren Pläne zu bieten; die wichtigsten Upgrades in den teureren Plänen sind zusätzliche Benutzer, benutzerdefinierte Benutzer, verbesserter Support und mehr Integrationen.
VORTEILE
- Die meisten Kernfunktionen sind im Lite-Plan verfügbar
- 15 % Rabatt auf alle Pläne für gemeinnützige Organisationen
- Erfolgsbilanz bei Unternehmen mit hohem Volumen
- SOC 2 Typ 2-konform
NACHTEILE
- Für alle Pläne sind individuelle Preise erforderlich
Vertragsmanagement-Tools nutzen
Vertragsmanagement-Tools bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen, die von erhöhter Effizienz bis hin zu Kosteneinsparungen reichen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Vertragsmanagement-Tools:
Gesteigerte Effizienz:
Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Vertragserstellung, Genehmigungsworkflows und Dokumentenspeicherung rationalisiert den gesamten Vertragsmanagementprozess.
Zentralisierte Ablagen für Verträge und zugehörige Dokumente erleichtern den Zugriff und das Wiederfinden und sparen so Zeit und Mühe.
Weniger Fehler:
Standardisierte Vorlagen und automatisierte Genehmigungsprozesse helfen dabei, Fehler zu minimieren und die Einhaltung interner und externer Vorschriften zu gewährleisten.
Integrierte Warnungen und Benachrichtigungen helfen dabei, verpasste Fristen und Ablauftermine zu vermeiden und verringern so die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler.
Zeitersparnis:
Die Rationalisierung von Vertragsprozessen durch Automatisierung und zentralen Zugriff ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategisch wichtigere und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Der schnelle Abruf von Vertragsinformationen und -daten vereinfacht die Entscheidungsfindung und beschleunigt die Verhandlungsprozesse.
Kosteneinsparungen:
Die Vermeidung von Strafen und Bußgeldern aufgrund von verpassten Fristen oder Nichteinhaltung von Vorschriften verringert potenzielle finanzielle Risiken.
Ein besserer Einblick in die Vertragsbedingungen und -leistungen kann zu besseren Verhandlungsergebnissen und einem besseren Lieferantenmanagement führen, was wiederum Kosteneinsparungen zur Folge haben kann.
Verbesserte Compliance:
Vertragsmanagement-Tools helfen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien zu gewährleisten, wodurch die Wahrscheinlichkeit rechtlicher Probleme und damit verbundener Kosten verringert wird.
Nachverfolgungs- und Berichtsfunktionen helfen bei der Überwachung der Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen und minimieren die mit der Nichteinhaltung verbundenen Risiken.
Verbesserte Zusammenarbeit:
Cloud-basierte Vertragsmanagement-Tools erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und ermöglichen den Echtzeit-Zugriff auf Vertragsinformationen und eine nahtlose Kommunikation.
Versionskontrollfunktionen stellen sicher, dass alle Beteiligten mit den aktuellsten Vertragsdokumenten arbeiten, was Verwirrung und mögliche Fehler reduziert.
Arten von Vertragsmanagement-Tools
Das Vertragsmanagement umfasst verschiedene Tools, die die Erstellung, Ausführung und Analyse von Verträgen vereinfachen. Hier sind die verschiedenen Arten von Vertragsmanagement-Tools, die es gibt:
Vertragsmanagement-Software:
Vertragsmanagement-Software ist eine umfassende Lösung, mit der Unternehmen Verträge erstellen, speichern, verwalten und während ihres gesamten Lebenszyklus verfolgen können.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Erstellung von Verträgen und Vorlagen, elektronische Unterschriften, Vertragsarchive, automatische Warnungen und Benachrichtigungen sowie Berichts- und Analysefunktionen.
Diese Tools sind darauf ausgelegt, vertragsbezogene Daten zu zentralisieren, die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen und gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Contract Lifecycle Management (CLM) Tools:
CLM-Tools sind speziell auf die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Verträgen ausgerichtet, von der Anbahnung und Erstellung über die Verhandlung und Ausführung bis hin zur Verlängerung oder zum Auslaufen.
Sie bieten oft eine fortschrittliche Workflow-Automatisierung, Versionskontrolle, Meilensteinverfolgung und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP-Plattformen.
CLM-Tools sind darauf ausgelegt, Vertragsprozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Sichtbarkeit und Kontrolle von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus zu verbessern.
Vertragsanalyse-Tools:
Vertragsanalysetools nutzen fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um wertvolle Erkenntnisse aus Verträgen und zugehörigen Dokumenten zu gewinnen.
Diese Tools können große Mengen von Verträgen analysieren, um die wichtigsten Bedingungen, Risiken, Verpflichtungen und Chancen zu identifizieren und so wertvolle Daten für die Entscheidungsfindung, das Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften zu liefern.
Vertragsanalysetools können Unternehmen dabei helfen, einen besseren Überblick über ihr Vertragsportfolio zu gewinnen, Trends zu erkennen und die Vertragsleistung und -ergebnisse zu optimieren.
Vendor Management Systeme (VMS):
VMS-Tools konzentrieren sich auf die Verwaltung von Verträgen und Beziehungen mit externen Anbietern und Lieferanten.
Sie enthalten oft Funktionen für die Aufnahme von Lieferanten, die Leistungsverfolgung, das Compliance-Management und die Ausgabenanalyse, um die Lieferantenbeziehungen zu optimieren und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen sicherzustellen.
Integrierte Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen:
Einige ERP-Systeme bieten Vertragsmanagement-Module als Teil ihrer Unternehmensmanagement-Tools an.
Diese integrierten Lösungen ermöglichen eine nahtlose Integration des Vertragsmanagements mit anderen Geschäftsprozessen wie Beschaffung, Finanzen und Lieferkettenmanagement und ermöglichen so eine ganzheitliche Sichtbarkeit und Kontrolle über Verträge und deren Auswirkungen auf verschiedene Geschäftsfunktionen.