Vertragsmanagement-Tool

1. DocuSign – Das Beste für wachsende Unternehmen
2. PandaDoc – Am besten für kleine Unternehmen
3. ContractWorks – Das Beste für mittelständische Unternehmen
4. Agiloft – Bester für große Unternehmen
5. Concord – Am erschwinglichsten
6. Juro – Bester für Wiederholungsaufgaben

Wenn du Dienstleistungen für Kunden anbietest, verbringst du oder dein Team wahrscheinlich viel Zeit damit, Verträge zu entwerfen, zu prüfen, zu unterschreiben und zu verschicken – ganz zu schweigen davon, deine Kunden daran zu erinnern, die Verträge zu unterschreiben, die schon seit Wochen in ihren Postfächern liegen.

Verträge sind wichtig: Sie schützen deine Kunden und geben ihnen Sicherheit darüber, was dein Unternehmen für sie tun wird.

Sie schützen aber auch dich, indem sie z. B. den Umfang eines Auftrags festlegen, damit dein Unternehmen am Ende keine Arbeiten ausführt, für die es nicht bezahlt wird.

So wichtig Verträge auch sind, es kann sich manchmal wie ein Marathon anfühlen, sie vom Entwurf bis zur Gegenzeichnung zu bringen.

Und wenn dein Team den Vertragsablauf deines Unternehmens manuell verwaltet, verbringt es wahrscheinlich unzählige Verwaltungsstunden mit Dingen, die durch Technologie beschleunigt werden könnten.

Mit der besten Vertragsmanagement-Software kann dein Team diese Zeit produktiver nutzen.

Wir haben uns die besten Vertragsmanagementlösungen angeschaut und einen Leitfaden zusammengestellt, der dir hilft, die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Was ist Vertragsmanagement-Software?

Vertragsverwaltungssoftware ist ein Werkzeug, das den Vertragsverwaltungsprozess für Unternehmen verbessert und rationalisiert.

Vertragsmanagement-Tools erleichtern den Rechts- und Geschäftsteams das Erstellen, Aushandeln, Unterzeichnen, Verlängern und Berichten von Geschäftsverträgen, indem sie die manuelle Arbeit beschleunigt, die traditionell mit einem Vertragsablauf verbunden ist.

Anstatt zwischen verschiedenen Werkzeugen zu wechseln, um Verträge zu verwalten, ermöglicht Vertragsmanagement-Software den Teams, Verträge von Anfang bis Ende zu verwalten – alles auf einer Plattform. Das liegt daran, dass alle benötigten Funktionen in einem Arbeitsbereich zentralisiert sind.

Wer nutzt Vertragsmanagement-Software?

Vertragsmanagement-Software wird von Unternehmen eingesetzt, die ihre Vertragsabläufe ausweiten müssen, ohne den Personalbestand zu erhöhen.

Das bedeutet, dass schnell wachsende Unternehmen mit steigendem Vertragsvolumen den größten Nutzen aus der Implementierung einer Vertragsmanagement-Software ziehen.

Vertragsmanagement-Software kann auch von verschiedenen Teams innerhalb eines Unternehmens genutzt werden, z. B. von der Rechtsabteilung, dem Vertrieb, der Finanzabteilung, dem Betrieb und der Personalabteilung.

Juristische Teams
Die Rechtsabteilung ist in der Regel für den Vertragsprozess in einem Unternehmen zuständig. Interne Rechtsteams nutzen Vertragsmanagement-Software, um ihre Vertragsvorlagen zu verwalten und Regeln aufzustellen, die es den kaufmännischen Teams ermöglichen, Verträge selbst zu erstellen.

Vertriebsteams
Der Vertrieb hasst alles, was dem Abschluss von Geschäften im Weg steht. Deshalb nutzt er oft eine Vertragsmanagementlösung, um Verträge selbst zu erstellen, anstatt darauf zu warten, dass die Rechtsabteilung sie erstellt.

Die meisten Vertragsverwaltungsprogramme lassen sich auch in die wichtigsten CRM-Systeme integrieren. Das macht es für Vertriebsteams einfach, Verträge in Salesforce zu verwalten, zusammen mit anderen Tools, die sie kennen und lieben.

HR-Teams
HR-Teams in schnell wachsenden Unternehmen erstellen und verwalten in der Regel große Mengen an Verträgen. Mit einer Software für das Vertragsmanagement können HR-Teams Verträge in großem Umfang bearbeiten und so neue Mitarbeiter schneller und einfacher einstellen und einarbeiten.

Finanz- und Betriebsteams
Finanz- und Betriebsteams brauchen Einblick in die Verträge. Sie müssen Verträge und Belege abgleichen und genaue Umsatzerwartungen für ihr Unternehmen erstellen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wie Juro können Teams Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg abfragen, auswerten und analysieren.

Funktionen der Vertragsmanagement-Software, auf die du achten solltest

1. Vorlagen-Editor
Ein Rich-Text-Editor für Verträge ist eine der wichtigsten Funktionen einer Vertragsmanagement-Software. Er ermöglicht es den Rechtsteams, Vertragsvorlagen vorzudefinieren, die die Geschäftsanwender/innen zur Selbstbearbeitung von Verträgen nutzen können.

Unternehmen ohne Vertragsmanagement-Software verlassen sich bei der Erstellung von Verträgen normalerweise auf Microsoft Word.

Aber die Rechtsabteilung hat keine Möglichkeit zu kontrollieren, welche Klauseln in die Verträge aufgenommen werden, die die kaufmännischen Teams zur Unterzeichnung verschicken. Stattdessen werden die Verträge schnell zu einem Flickenteppich aus verschiedenen, oft veralteten Vorlagen.

2.Genehmigungsverfahren
Genehmigungsverfahren sind eine weitere nützliche Funktion in Vertragsmanagement-Tools. Sie ermöglichen es den Teams, Verträge schneller zu prüfen und zu genehmigen, ohne dabei die leitenden Interessengruppen zu umgehen.

Ohne die richtigen Tools können Genehmigungen zu einem Engpass für Unternehmen werden. Genehmigungsanträge werden in einem Rückstau anderer Aufgaben aufbewahrt.

Ehe du dich versiehst, haben diese Verzögerungen im Verkaufszyklus zu Umsatzeinbußen geführt. Es kann sogar passieren, dass Verträge gar nicht erst genehmigt werden.

3.Browser-basiertes Redlining
Die browserbasierte Redlining-Funktion ist eine der gefragtesten Funktionen von Vertragsmanagement-Software, da sie es Teams ermöglicht, Verträge in Echtzeit auszuhandeln.

Ohne diese Funktion sind Teams gezwungen, zwischen mehreren verschiedenen Tools zu wechseln, um Verträge auszuhandeln.

Dieser Wechsel zwischen Word-Dateien, E-Mails und PDFs kann die Verkaufszyklen verlangsamen und es schwierig machen, Änderungen nachzuvollziehen.

4.Native eSignatur
Du solltest auch nach einer Vertragsmanagement-Software mit nativer eSignatur-Funktionalität suchen.

Damit können Teams Verträge von überall und auf jedem Gerät rechtsverbindlich elektronisch unterschreiben. Einige Vertragsmanagementsysteme wie Juro ermöglichen sogar die Massenunterzeichnung von Routineverträgen.

Bei einem manuellen Arbeitsablauf werden Verträge mit nasser Tinte oder eingescannten Unterschriften unterzeichnet.

Manche Unternehmen verwenden ein separates eSigning-Tool wie DocuSign oder Adobe Sign, um Verträge elektronisch zu unterzeichnen.

Das bedeutet aber immer noch, dass man zwischen mehreren Tools hin und her wechseln muss, nur um die Verträge über die Linie zu bringen.

Wenn du dich für eine Vertragsverwaltungssoftware entscheidest, die eine native eSignatur bietet, entfällt diese Reibung und du kannst Verträge in einem einzigen Arbeitsbereich erstellen und unterschreiben.

5.Verlängerungserinnerungen
Es lohnt sich auch, eine Vertragsverwaltungssoftware mit automatischen Verlängerungserinnerungen zu wählen. Mit dieser Funktion kannst du deine Verträge nachverfolgen und anstehende Fristen einfach verwalten.

Unternehmen, die kein Vertragsmanagement-Tool haben, erfassen ihre Vertragsdaten in der Regel manuell in einem Vertragsmanagement-Tabellenblatt.

Dabei müssen die Daten aus den einzelnen Verträgen extrahiert und eingegeben werden, was die ohnehin schon knapp bemessene Zeit der Rechtsabteilung überstrapazieren kann.

6.Intelligente Lagerung
Es ist wichtig, wo du deine Verträge speicherst, vor allem wenn dein Vertragsvolumen wächst. Deshalb ist es wichtig, eine Vertragsmanagementplattform mit einer intelligenten Speicherlösung zu finden.

In vielen Unternehmen sind die Verträge über gemeinsame Laufwerke verstreut. Das bedeutet, dass sie schwer zu finden, schwer zu überwachen und praktisch unmöglich zu dokumentieren sind.

Beste Vertragsmanagement-Software

1.Das Beste für wachsende Unternehmen: DocuSign

Während andere Vertragsmanagement-Software nur für einfachere oder komplexere Verfahren ausgelegt zu sein scheint, kann DocuSign beides bieten, wenn ein Unternehmen wächst.

DocuSign bietet sowohl einfache eSignatur-Pläne zu einem festen monatlichen Preis pro Nutzer (mit einfachem Vertragsmanagement) als auch ein vollständiges End-to-End-Vertragsmanagement (CLM) über die DocuSign CLM Suite.

Wenn sich dein Unternehmen noch in der Anfangsphase befindet, können die grundlegenden eSignature-Tarife von DocuSign deinen aktuellen Bedürfnissen entsprechen.

Du kannst dann in DocuSign CLM einsteigen, wenn dein Vertragsmanagement-Ablauf komplizierter wird.

DocuSign hat drei Standard eSignatur-Tarife: Personal (10 $/Monat für einen Benutzer), Standard (25 $/Monat pro Benutzer) und Business Pro (40 $/Monat pro Benutzer).

Es gibt auch einen erweiterten Plan mit individuellen Preisen. Die Preise für DocuSign CLM sind jedoch nicht online verfügbar (aber ein Vertreter von DocuSign sagte uns, dass sie teuer sein können).

Zusätzlich zu den wiederverwendbaren Vorlagen enthalten die grundlegenden DocuSign eSignature-Pläne automatische Unterschriftserinnerungen, Google Drive- und Dropbox-Integration und Prüfpfade.

Die teureren Tarife beinhalten außerdem ein individuelles Branding, erweiterte Felder (wie Formeln oder bedingte Felder) und eine PowerForms-Funktion, mit der du ein unterschriftsfähiges Formular direkt auf deiner Website einbetten kannst.

Die einfachen eSignatur-Tarife reichen nicht aus, wenn du deine Verträge direkt in DocuSign anpassen möchtest, wenn mehrere Parteien einen Vertrag prüfen müssen, bevor er an einen Kunden geht, oder wenn du bestimmten Compliance-Vorschriften (wie HIPAA oder FedRAMP) unterliegst.

Für all diese Fälle musst du dich für einen DocuSign CLM-Plan entscheiden. Um dich bei der schnellen Erstellung von Verträgen zu unterstützen, gibt es mehr als 100 vorgefertigte Verfahren sowie Werkzeuge für die Zusammenarbeit und die Vertragsentwicklung.

Eine letzte Sache, die du bei DocuSign beachten solltest, ist, dass es ziemlich allgegenwärtig ist, so dass deine Kunden wahrscheinlich nicht überrascht sein werden, wenn sie eine Aufforderung zur Unterzeichnung von Dokumenten von DocuSign in ihrem Posteingang sehen.

VORTEILE

• Unterstützt komplexe Verfahren
• Bietet E-Signatur und Vertragsmanagement für Unternehmen jeder Größe
• Mehrere Sicherheitszertifizierungen, einschließlich SOC 2

NACHTEILE

• Der kostengünstigste Plan erlaubt nur 1 Benutzer und 5 Dokumente/Monat
• Nicht-CLM-Versionen ermöglichen keine Vertragsanpassung

2.Das Beste für Unternehmen: PandaDoc

Wenn dir die grundlegenden eSignature-Tarife von DocuSign in Bezug auf die Vertragsanpassung zu begrenzt erscheinen, dein Unternehmen aber nicht groß genug ist, um eine umfassende CLM-Lösung zu verdienen, könnte PandaDoc genau das Richtige für dich sein.

PandaDoc bietet wettbewerbsfähige Preise für kleine Unternehmen und einige seiner Angebote verfügen über leistungsstarke Tools zur Vertragsanpassung in der Software.

Und wenn du sowohl deine Verträge als auch deine Belege auf einer Plattform verwalten möchtest, bietet PandaDoc auch eine Software an.

PandaDoc hat einen kostenlosen Plan für unbegrenzte eSignatur sowie drei kostenpflichtige Pläne, die unbegrenzte eSignatur und Dokumente beinhalten.

Der niedrigste Essentials-Tarif kostet bei jährlicher Zahlung 19 USD/Benutzer/Monat und ermöglicht dir das Hochladen von Vorlagen für Dokumente.

Außerdem erhältst du damit Zugriff auf den Drag-and-Drop-Vorlagenersteller von PandaDoc, der unserer Meinung nach sehr einfach zu bedienen ist.

Mit dem Business-Tarif, der bei jährlicher Zahlung 49 USD/Benutzer/Monat kostet, kannst du Software von Drittanbietern über Zapier integrieren, dein Logo und dein Branding auf Dokumenten verwenden und Genehmigungsprozesse einrichten.

Außerdem erhältst du damit Zugriff auf die Smart Content-Funktion von PandaDoc, mit der sich PandaDoc von seinen preisgünstigen Konkurrenten abhebt.

Mit Smart Content kannst du mehrere Inhalte hochladen – z. B. einen Absatz, der eine Dienstleistung beschreibt, oder sogar eine ganzseitige Grafik – die du bei Bedarf in die Verträge einfügen kannst.

So kannst du eine Mustervorlage mit austauschbaren Smart-Content-Feldern erstellen. Die nächste Option auf unserer Liste, ContractWorks, bietet mit seiner Klauselbibliothek eine ähnliche Funktion, die jedoch nur im Rahmen des 2.000-USD-Monatstarifs verfügbar ist.

Schließlich bietet PandaDoc auch einen Enterprise-Plan mit individuellen Preisen an. Dieser Plan umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Arbeitsbereichen, Berichte über die Benutzerleistung und einen Online-Notar.

Beachte jedoch, dass die Online-Notarisierung nicht in allen Staaten erlaubt ist.

VORTEILE

• Leistungsstarke Smart Content-Funktion
• Mit dem Dashboard ist es einfach und intuitiv, die Anzahl und den Wert der Verträge nach Status anzuzeigen
• Verwalte Dokumente von deinem Telefon aus mit der PandaDoc-App
• SOC 2 Typ 2-konform
• 14-tägige kostenlose Testversion

NACHTEILE

• Nicht geeignet für komplexe Verfahren

3.Best for Medium Businesses: ContractWorks

Wenn dein Vertragsmanagement etwas mehr Systematik erfordert als einen einfachen Genehmigungs-Ablauf, du aber nicht unbedingt eine Komplettlösung wie Agiloft brauchst, könnte ContractWorks genau das Richtige für dich sein – vor allem der High-End-Premium-Plan.

ContractWorks ist darauf spezialisiert, Vertragsabläufe für Unternehmen mit 100 bis 200 Mitarbeitern zu rationalisieren, die Redlining-Funktionen für mehrere interne und externe Stakeholder sowie ein übergreifendes System benötigen, um die Verträge in der Pipeline zu halten.

ContractWorks bietet drei Tarife an, die alle eine unbegrenzte Anzahl von Unterschriftsanfragen, aber eine begrenzte Anzahl von eSignatur-Lizenzen beinhalten.

Standard kostet $700/Monat für fünf Lizenzen für elektronische Signaturen, Professional kostet $900/Monat für 10 Lizenzen für elektronische Signaturen und Premium kostet $2.000/Monat für 20 Lizenzen für elektronische Signaturen.

Alle Tarife beinhalten automatische Vertragskonturen und -kommentare, Audit-Log-Berichte, individuelles Branding und automatische Unterschriftserinnerungen.

Der einzige Unterschied zwischen Standard und Professional besteht darin, dass bei Professional 10.000 statt 2.500 Dokumente pro Jahr versendet werden können, 10 statt fünf Lizenzen für elektronische Signaturen zur Verfügung stehen und eine Salesforce-Integration möglich ist.

Der Premium-Plan bietet einige der fortschrittlicheren Funktionen, die für einen komplexen Verfahren erforderlich sind, z. B. Entwurfsvorlagen, Funktionen zur Zusammenarbeit, Redling, intelligente Verfahren und eine Klauselbibliothek.

Der Premium-Tarif ist der einzige, der sich an Kunden aus dem mittleren Marktsegment richtet, die eine echte Lösung für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus benötigen.

VORTEILE

• Unbegrenzte Benutzerzahl für alle Pläne
• Erstklassige Speicher-, Kategorisierungs- und Sicherheitsfunktionen
• Bietet telefonischen Support
• SOC 2 Typ 2-konform

NACHTEILE

• Monatliche Dokumentenlimits für Standard- und Professional-Pläne
• Einige Wiederholungns- und Kollaborationsfunktionen sind exklusiv im Premium-Plan enthalten
• Kleinere Unternehmen können überteuert werden

4.Das Beste für große Unternehmen: Agiloft

Agiloft kann die anspruchsvollsten und kompliziertesten Vertragsmanagementprozesse bewältigen, unabhängig davon, wie viele Anwälte, Manager und Führungskräfte Verträge abzeichnen müssen oder welche Bestandsverwaltungssysteme du integrieren musst.

Wenn du also ein großes Unternehmen besitzt oder Entscheidungen für ein großes Unternehmen mit komplexen Vertragsmanagementanforderungen triffst, könnte Agiloft die richtige Lösung für dich sein.

Agiloft ist auf maßgeschneiderte Lösungen spezialisiert, von einer anpassbaren Oberfläche bis hin zu bearbeitbaren Vorlagen und einer Klauselbibliothek. Es gibt den Nutzern die absolute Kontrolle über ihre Verträge und Arbeitsabläufe.

Doch die eigentliche Stärke von Agiloft kommt erst zum Tragen, nachdem der Vertrag erstellt wurde und eine Vielzahl von Genehmigungen und Erlaubnissen durchlaufen hat, bevor er finalisiert wird.

Mit Agiloft kannst du die folgenden Arten von Genehmigungen einrichten:

• Sequentielle Genehmigungen: Erst an Person A und dann an Person B zur Genehmigung senden.
• Parallele Genehmigungen: Sowohl an Person A als auch an Person B zur Genehmigung senden.
• Bedingte Genehmigungen: An Person A zur Genehmigung senden. Wenn Person A zustimmt, schickst du ihn zur Genehmigung an Person B. Wenn Person A nicht zustimmt, schickst du ihn zur Überarbeitung an Person C.

Wenn dein Arbeitsablauf für die Vertragsgenehmigung mehrere Ebenen der Überprüfung und Überarbeitung umfasst, kann die Software deinem Team eine Menge Stunden, E-Mails, Tabellen und Probleme mit der Versionskontrolle ersparen.

Natürlich ist dies nur ein Überblick über die Dienstleistungen von Agiloft. Wie in den vielen Fallstudien beschrieben, kann Agiloft auch eine komplett maßgeschneiderte Lösung für deine CLM-Softwareanforderungen erstellen.

Diese Art von Service hat jedoch ihren Preis. Wie bei vielen anderen Softwareprodukten für das Vertragsmanagement richtet sich die Preisgestaltung von Agiloft nach der Anzahl der monatlichen Nutzer, aber du musst dich mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, um ein Angebot zu erhalten.

VORTEILE

• Kann die komplexesten Vertragsmanagementprobleme bewältigen
• Umfangreiche Anpassungs- und Wiederholungsmöglichkeiten
• Mehrere Sicherheitszertifizierungen, einschließlich SOC 2 Typ 2

NACHTEILE

• Nicht geeignet für kleinere Unternehmen mit einfacheren Anforderungen an die Vertragsverwaltung

5.Am erschwinglichsten: Concord

Concord bietet eine kompetente, schnörkellose Vertragsmanagement- und eSignatur-Lösung für $17 pro Nutzer/Monat mit seinem Standard-Tarif.

Mit diesem Tarif erhältst du eine unbegrenzte Anzahl an eSignaturen, Dokumenten und Vorlagen sowie einige grundlegende Tools wie Fristerinnerungen und Massenversand.

Und da die Textverarbeitungsfunktion einem normalen Textverarbeitungsprogramm sehr ähnlich sieht und sich auch so anfühlt, ist es auch sehr einfach, Verträge und Vorlagen direkt in Concord zu erstellen.

Ähnlich wie bei Google Docs können auch in Concord mehrere Nutzer/innen Dokumente in Echtzeit überarbeiten.

Während im Standard-Tarif fortgeschrittene Wiederholungen wie Genehmigungsverfahren und die Integration von Drittanbietern fehlen, bietet Concord mit dem Pro-Tarif auch in diesen Bereichen alles, was du brauchst.

Der Pro-Tarif kostet 49 US-Dollar pro Nutzer/Monat, während der Enterprise-Tarif von Concord – der eine Klauselbibliothek und ein individuelles Branding beinhaltet – ein individuelles Angebot erfordert.

Wenn du also auf der Suche nach einer erschwinglichen, einfach zu bedienenden Vertragsmanagement- und eSignatur-Software für dein kleines Unternehmen bist, könnte Concord genau das Richtige für dich sein.

Beachte, dass DocuSign zwar einen Personal-Plan für 10 US-Dollar pro Monat anbietet, dieser Plan aber nur für Einzelpersonen gilt und nicht für ein kleines Unternehmensteam genutzt werden kann.

Der Standard-Tarif von Concord hingegen ist für die Nutzung durch kleine Unternehmensteams gedacht.

6.Am besten für wiederholende Aufgaben: Juro

Juro ist auf die Beschleunigung des Vertragsmanagements für Unternehmen spezialisiert, die eine große Anzahl von Verträgen verschicken, die nicht viel Anpassung oder Überprüfung benötigen.

Während Agiloft für große Unternehmen geeignet ist, deren Verträge eine Vielzahl interner Genehmigungen und Überarbeitungen erfordern, bevor sie verschickt werden, konzentriert sich Juro eher auf die Beschleunigung des Vertragsmanagementprozesses für Unternehmen, die nur eine große Anzahl ähnlicher Verträge verschicken müssen.

Das soll nicht heißen, dass Juro keine Funktionen für den Genehmigungs-Ablauf hat – das hat es.

Aber anstatt sich darauf zu konzentrieren, unvermeidlich komplizierte Vertragsmanagementprozesse und -protokolle zu rationalisieren, liegt der Schwerpunkt von Juro auf der Vereinfachung von vermeidlich komplizierten Vertragsmanagementsystemen.

Juno bietet drei Tarife an: Lite für bis zu fünf Benutzer, Team für bis zu zehn Benutzer und Scale für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern.

Die Preise für diese Pläne sind jedoch nicht öffentlich zugänglich, du musst also ein Formular ausfüllen, um ein Angebot zu erhalten.

Ausgehend von den Informationen auf der Website von Juro scheint der Lite-Plan die meisten Funktionen der beiden teureren Pläne zu bieten; die wichtigsten Upgrades in den teureren Plänen sind zusätzliche Benutzer, benutzerdefinierte Benutzer, verbesserter Support und mehr Integrationen.

VORTEILE

• Die meisten Kernfunktionen sind im Lite-Plan verfügbar
• 15 % Rabatt auf alle Pläne für gemeinnützige Organisationen
• Erfolgsbilanz bei Unternehmen mit hohem Volumen
• SOC 2 Typ 2-konform

NACHTEILE

• Für alle Pläne sind individuelle Preise erforderlich