Rechnungssoftware gehört längst zur Standardausstattung jedes digitalen Unternehmens. Sie hilft dir, professionelle Rechnungen zu erstellen, Zahlungseingänge zu verfolgen, Mahnwesen zu automatisieren und oft sogar Steuerdaten für den Steuerberater aufzubereiten.
Aber welche Programme lohnen sich wirklich? Ich stelle dir die aktuell besten Tools vor – von kostenlosen Einstiegslösungen bis zu umfangreichen Profi-Tools.
Inhaltsverzeichnis
Die besten Rechnungsprogramme 2026
1. Zervant
Für wen: Kleinunternehmer, Freiberufler, Selbstständige
Zervant ist speziell für Solo-Selbstständige entwickelt worden und legt den Fokus auf schnelle, unkomplizierte Rechnungsstellung. Die Software ist intuitiv bedienbar und bietet eine mobile App für unterwegs. Besonders praktisch: Arbeitszeiten lassen sich direkt erfassen und in Rechnungen umwandeln.
Funktionen: Rechnungen, Angebote, E-Rechnungen, Zeiterfassung, Online-Zahlung, automatische Zahlungserinnerungen, Teilzahlungen, Postversand von Rechnungen, mobile App
Preise:
Free: 0 €/Monat (begrenzte Anzahl an Rechnungen)
Starter: ca. 9 €/Monat
Professional: ca. 19 €/Monat
Premium: ca. 29 €/Monat (unbegrenzte Rechnungen, alle Features)
Aktuelle Preise auf der Zervant-Website prüfen, da sich Tarife regelmäßig ändern
Vorteile:
Kostenloser Einstiegstarif verfügbar
Sehr einfache Bedienung, ideal für Einsteiger
Zeiterfassung direkt in Rechnungen umwandelbar
E-Rechnungs-Support (wichtig ab 2025 durch E-Rechnungspflicht)
Mobile App für unterwegs
Nachteile:
Keine vollständige Buchhaltungslösung
Begrenzte Drittanbieter-Integrationen
Kostenlose Version stark eingeschränkt
2. Plancraft
Für wen: Handwerksbetriebe, Bauunternehmen, Handwerker
Plancraft ist eine der wenigen Softwarelösungen, die speziell für das Handwerk entwickelt wurde. Sie vereint Angebotserstellung, Rechnungsstellung und Projektverwaltung – angepasst an branchenspezifische Anforderungen wie Abschlagsrechnungen nach VOB und Aufmaßblätter. Damit ist Plancraft für Handwerksbetriebe deutlich praxisgerechter als allgemeine Rechnungsprogramme.
Funktionen: Angebote und Rechnungen nach VOB, Projektverwaltung, Zeiterfassung, Baustellenfotos und -kommentare, DATEV-Export, mobile App, Briefpapier-Funktion, Abschlagsrechnungen, Nummernkreise nach §14 UStG
Preise:
Kostenlose Testversion verfügbar
Starter: ab 29,90 €/Monat
Weitere Tarife je nach Teamgröße und Funktionsumfang
Mobile App als Zusatzoption buchbar
Vorteile:
Einziger Anbieter im Vergleich speziell für das Handwerk
Abschlagsrechnungen nach VOB direkt integriert
DATEV-Export für den Steuerberater
Baustellenfähige mobile App mit Synchronisation ins Büro
Spart erheblich Zeit bei Kalkulation und Leistungstexten
Nachteile:
Nicht geeignet für Branchen außerhalb des Handwerks
Höherer Einstiegspreis als allgemeine Rechnungsprogramme
Keine vollständige Buchhaltungssoftware
3. 123Rechnung
Für wen: Kleinunternehmer, Nebenberufler, alle die eine 100 % kostenlose Lösung suchen
123Rechnung positioniert sich klar als kostenloses Rechnungsprogramm ohne versteckte Gebühren. Es gibt keine Tarife, kein Abo, keine Limits bei der Rechnungsanzahl – die Grundfunktionen sind dauerhaft kostenlos nutzbar.
Funktionen: Rechnungen und Angebote erstellen, Kundenverwaltung, Rechnungsdesign anpassen, einfache Übersicht
Preise:
Dauerhaft kostenlos, keine Abonnements
Vorteile:
Komplett kostenlos ohne versteckte Gebühren
Keine Registrierung oder Kreditkarte nötig
Einfache, übersichtliche Bedienung
Schneller Einstieg ohne Einarbeitungszeit
Nachteile:
Sehr eingeschränkter Funktionsumfang
Keine Buchhaltungsfunktionen
Keine mobile App
Keine Zeiterfassung oder Projektmanagement
Nicht skalierbar für wachsende Unternehmen
4. Zistemo
Für wen: Agenturen, Projektdienstleister, Teams mit Zeiterfassungsbedarf
Zistemo ist keine reine Rechnungssoftware, sondern eine All-in-One-Lösung für Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Besonders stark: Die direkte Verknüpfung von erfassten Arbeitszeiten mit der Rechnungsstellung spart viel manuellen Aufwand.
Sehr starke Zeiterfassung direkt mit Rechnungsstellung verknüpft
Gut für Teams und Agenturen
Übersichtliche Projektfinanzen auf einen Blick
30 Tage kostenlos testen
Nachteile:
Für einfache Solo-Rechnungssteller zu komplex
Keine vollständige Buchhaltungslösung (kein DATEV-Export)
Weniger bekannt, kleinere Community
5. Billomat
Für wen: Einzelunternehmer, Freiberufler, kleinere Unternehmen
Billomat ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware mit soliden Kernfunktionen und einer guten Balance zwischen Einfachheit und Funktionsumfang. Besonders praktisch: die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen (Abo-Rechnungen) und die Integration mit Online-Banking sowie Steuerberater-Tools.
Funktionen: Rechnungen und Angebote, Kundenverwaltung, Abo-Rechnungen, Online-Dokumentenverwaltung, Banking-Schnittstelle, Steuerberater-Export
Business & Enterprise: höhere Tarife mit mehr Dokumenten und Funktionen
30 Tage kostenlos testen
Vorteile:
Automatisierte Abo-Rechnungen
Gute Banking- und Steuerberater-Schnittstellen
Übersichtliche Bedienung
Solide Kernfunktionen zu fairen Preisen
Nachteile:
Dokumentenlimits je Tarif (Überschreitung kostenpflichtig)
Kein vollständiges Buchhaltungsmodul in Basistarifen
Design der Oberfläche etwas veraltet
6. SumUp Rechnungen
Für wen: Einzelhändler, Gastronomen, stationäre Händler die bereits SumUp-Kartenterminal nutzen
SumUp ist primär für sein Kartenterminal bekannt, bietet aber auch eine integrierte Rechnungslösung. Wer bereits mit SumUp bezahlt und kassiert, profitiert davon, Rechnungen, Zahlungen und Kassensystem in einer App zu verwalten.
SumUp One (Abo): ca. 25 €/Monat – pauschale Transaktionsgebühr 0,99 % (statt Standard 1,69 %)
Kartenterminal Air: ca. 39 € (einmalig)
Kassensystem-Abo: ab ca. 25 €/Monat
Vorteile:
Ideal für Nutzer, die bereits SumUp-Hardware verwenden
Rechnungen kostenlos erstellen und versenden
Zahlungen, Kasse und Rechnungen in einer Lösung
Kein separates Rechnungsprogramm nötig für stationäre Händler
Nachteile:
Rechnungsfunktionen weniger umfangreich als spezialisierte Software
Keine Buchhaltungsfunktionen
Transaktionsgebühren bei Kartenzahlungen
Für reine Dienstleister ohne Kartenzahlungsbedarf überdimensioniert
7. lexoffice
Für wen: Selbstständige, Freiberufler und KMU, die Banking, Rechnungsstellung und Buchhaltung aus einer Hand möchten
Lexoffice ist eine der umfangreichsten deutschsprachigen Lösungen im Markt. Sie verbindet Rechnungsstellung, Buchhaltung, Lohnabrechnung und Banking-Integration in einer Plattform – und ist damit deutlich mehr als ein reines Rechnungsprogramm. Besonders relevant: lexoffice ist für die E-Rechnungspflicht ab 2025 (ZUGFeRD, XRechnung) vorbereitet.
Funktionen:
lexoffice S: Belegverwaltung, GoBD-Archiv, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuerprognose, mobile App
Banking-Integration für automatischen Zahlungsabgleich
Wird ständig weiterentwickelt
Nachteile:
Höhere Kosten als reine Rechnungsprogramme
Lernkurve für Einsteiger
Voller Funktionsumfang erst in höheren Tarifen
8. sevDesk
Für wen: Selbstständige, Freiberufler, kleine Unternehmen mit Buchhaltungsbedarf
sevDesk ist lexoffice direkter Wettbewerber und ebenfalls eine vollständige cloudbasierte Buchhaltungslösung. Die Plattform punktet mit einer sehr sauberen, modernen Oberfläche und starker Banking-Integration. Seit 2024 unterstützt sevDesk auch die E-Rechnungspflicht vollständig.
Rechnung: ab 8,90 €/Monat (Jahresabo) – nur Rechnungsstellung
Buchhaltung: ab 19,90 €/Monat – mit vollständiger Buchhaltung
Kanzlei: ab 54,90 €/Monat – für Steuerberater-Kanzleien
14 Tage kostenlos testen
Vorteile:
Sehr moderne, intuitive Oberfläche
Günstigster Einstieg mit reinem Rechnungsmodul (ab 8,90 €)
Vollständige Buchhaltung in mittlerem Tarif
Starke Banking-Integration und automatischer Zahlungsabgleich
E-Rechnungs-Support ab 2025
Nachteile:
Volle Buchhaltung erst ab 19,90 €/Monat
Weniger App-Integrationen als lexoffice XL
Kein kostenloser Dauertarif
9. Zoho Invoice
Für wen: Internationale Freelancer, KMU mit Kunden außerhalb Deutschlands
Zoho Invoice ist Teil des umfangreichen Zoho-Ökosystems und bietet eine sehr funktionsreiche Lösung – mit einer dauerhaft kostenlosen Version, die für viele Solo-Selbstständige ausreicht. Besonders stark ist die Mehrsprachigkeit und Mehrwährungs-Unterstützung für internationale Rechnungsstellung.
Funktionen: Rechnungen und Gutschriften, automatisierte Zahlungserinnerungen, Online- und Offline-Zahlungen, Ausgabenverfolgung, Kundenportal, Projektzeitverfolgung, Mehrwährungsunterstützung, mobile App
Integriert mit dem Zoho-Ökosystem (CRM, Books, etc.)
Automatisierte Zahlungserinnerungen
Kundenportal für einfache Bezahlung
Nachteile:
Keine DATEV-Integration (nicht für deutschen Steuerberater geeignet)
Keine deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung
Preise in USD, keine Euro-Abrechnung
Für rein deutschsprachige Unternehmen gibt es bessere Alternativen
10. Wave / Wave Invoicing
Für wen: Solo-Selbstständige, kleine Unternehmen mit einfachem Rechnungsworkflow
Wave bietet eine vollständig kostenlose Rechnungs- und Buchhaltungslösung – ohne versteckte Gebühren für die Kernsoftware. Besonders Freelancer schätzen die professionelle Optik der Rechnungen und das integrierte Reporting. Das Geschäftsmodell basiert auf Transaktionsgebühren bei Kartenzahlungen.
Zahlungen via Kreditkarte: 2,9 % + 0,60 $ Transaktionsgebühr
Zahlungen via ACH/Banküberweisung: 1 % (min. 1 $)
Vorteile:
Komplett kostenlos ohne Einschränkungen bei der Rechnungsanzahl
Integriertes Buchhaltungsmodul
Professionelles Rechnungsdesign
Einfache, übersichtliche Oberfläche
Nachteile:
Keine DATEV-Integration, keine deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung
Kundendienst nur per E-Mail (kein Telefon)
Hauptsächlich auf den englischsprachigen Markt ausgerichtet
Software primär für den US/CA-Markt entwickelt
11. Accountable
Für wen: Freiberufler, digitale Nomaden, mobil arbeitende Selbstständige
Accountable kombiniert Business-Banking, Rechnungsstellung und einfache Buchhaltung in einer mobil-first App. Die Lösung ist besonders für alle attraktiv, die hauptsächlich vom Smartphone aus arbeiten und keine klassische Desktop-Software wollen.
Funktionen: Rechnungsstellung, einfache Buchhaltung, integriertes Business-Banking, Belegerfassung per Foto, Steuerübersicht
Preise:
Basic: dauerhaft kostenlos
Premium: ab ca. 9,99 €/Monat
Business: höhere Tarife mit erweiterter Buchhaltung
Vorteile:
Dauerhaft kostenlose Nutzung möglich
Banking direkt integriert
Sehr intuitive mobile App
Gut für Einsteiger ohne Buchhaltungskenntnisse
Nachteile:
Hauptsächlich für die Nutzung über die App ausgelegt
Eingeschränkte Desktop-Funktionalität
Nicht für komplexe Buchhaltungsanforderungen geeignet
Kein DATEV-Export in der kostenlosen Version
12. Papierkram
Für wen: Solo-Selbstständige, Nebenberufler, Einsteiger ohne Buchhaltungspflicht
Papierkram bietet eine dauerhaft kostenlose Version mit unbegrenzter Rechnungsanzahl – ohne Monatslimit und ohne Kreditkarte. Die Software ist sehr deutschlandspezifisch entwickelt und unterstützt alle gängigen deutschen Anforderungen wie Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuer und ordnungsgemäße Rechnungsgestaltung.
Business: ca. 20 €/Monat (mit Buchhaltung, DATEV-Export, Mahnwesen)
Vorteile:
Dauerhaft kostenlos ohne Rechnungslimit
Speziell für den deutschen Markt entwickelt
E-Rechnungs-Support (ZUGFeRD, XRechnung)
Einfacher Einstieg, keine Buchhaltungspflicht nötig
Sehr faire Preisstruktur in den Bezahltarifen
Nachteile:
Kostenlose Version ohne Buchhaltungsfunktionen und Automatisierungen
Weniger bekannt als lexoffice oder sevDesk
Kleinere Community und weniger App-Integrationen
Schnellübersicht: Welche Rechnungssoftware passt zu wem?
Software
Ideal für
Preis ab
Stärke
Zervant
Freelancer, Einsteiger
0 €
Einfachheit, Zeiterfassung
Plancraft
Handwerksbetriebe
29,90 €/Mon.
Branchenspezifisch, VOB
123Rechnung
Nebenberufler
0 € (dauerhaft)
100 % kostenlos
Zistemo
Agenturen, Teams
15 €/Mon.
Projektzeit + Rechnung
Billomat
Selbstständige, KMU
9 €/Mon.
Abo-Rechnungen
SumUp
Stationäre Händler
0 €
Kasse + Rechnung in einem
lexoffice
KMU, Buchhaltung
7,90 €/Mon.
All-in-One, DATEV
sevDesk
Selbstständige, KMU
8,90 €/Mon.
Modernes UI, Buchhaltung
Zoho Invoice
International tätige
0 €
Mehrwährung, kostenlos
Wave
Solo-Freelancer
0 €
Kostenlos, Buchhaltung
Accountable
Mobile Nutzer
0 €
App-first, Banking
Papierkram
Einsteiger, Solo
0 €
Deutsch, unbegrenzt gratis
Warum ein Rechnungsprogramm nutzen?
Zeitersparnis
Rechnungsprogramme automatisieren viele Prozesse rund um die Rechnungsstellung. Dies spart erheblich Zeit im Vergleich zur manuellen Erstellung von Rechnungen. Die gewonnene Zeit kann stattdessen in gewinnbringende Kernaufgaben investiert werden.
Korrektheit und Compliance
Rechnungssoftware stellen sicher, dass Rechnungen alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen (z.B. korrekte Steuersätze, Pflichtangaben). Dies minimiert das Risiko von Bußgeldern oder Regressforderungen.
Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit
Rechnungen können einfach gefiltert, sortiert und nachverfolgt werden. Offene Posten und das Mahnwesen lassen sich effizient verwalten.
Integration in Buchhaltung
Viele Rechnungssoftware sind direkt in die Buchhaltung integriert oder bieten Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen. Dies erleichtert die Verbuchung und Steuererklärung erheblich.
Cloud-Zugriff und Mobilität
Cloud-basierte Rechnungsprogramme ermöglichen den Zugriff von überall und auf allen Geräten. Ideal für unterwegs oder Remote-Arbeit.
Professionelle Außenwirkung
Mit Rechnungssoftware lassen sich Rechnungen individuell gestalten und der Corporate Identity anpassen. Dies erhöht die Professionalität gegenüber Kunden.
Insgesamt steigern Rechnungsprogramme durch Automatisierung, Compliance und Integration die Effizienz und Zuverlässigkeit der Rechnungsstellung enorm.
Welche Funktionen sollte ein gutes Rechnungsprogramm haben?
Eine gute Rechnungssoftware sollte mehrere wichtige Funktionen bieten, um den Rechnungsprozess effizient und rechtssicher zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen:
1. Vorlagen für professionelle Rechnungen
Rechtssichere Vorlagen: Professionelle Rechnungsvorlagen sollten alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten, wie z.B. Name und Anschrift des Leistungsbringers, Rechnungsnummer, Steuernummer und Umsatzsteuerbeträge
Flexibilität: Diese Vorlagen sollten anpassbar sein, um das Corporate Design des Unternehmens zu reflektieren.
2. Automatische Nummerierung und Steuerberechnung
Automatische Nummerierung: Ein gutes Rechnungsprogramm sollte Rechnungen automatisch nummerieren, um eine klare Nachverfolgung zu ermöglichen.
Steuerberechnung: Die Software sollte in der Lage sein, die Umsatzsteuer automatisch zu berechnen und auf der Rechnung auszuweisen
3. Kunden- und Artikelverwaltung
Kundenverwaltung: Eine integrierte Kundenverwaltung hilft, Kundeninformationen zu speichern und leicht abzurufen, um Rechnungen schnell zu erstellen
Artikelverwaltung: Eine Artikelverwaltung ermöglicht es, Produkte und Dienstleistungen zu speichern und in Rechnungen einzubinden
4. Zahlungserinnerungen & Mahnwesen
Automatische Erinnerungen: Das Programm sollte automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen können, um überfällige Zahlungen zu verfolgen
Anpassbare Mahnprozesse: Die Möglichkeit, Mahnprozesse individuell anzupassen, ist wichtig, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden
5. Anbindung an Buchhaltungssoftware oder Steuerberater
Integration mit Buchhaltung: Eine nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Rechnungen direkt in die Buchhaltung zu übernehmen und den Abgleich mit dem Geschäftskonto zu erleichtern
Exportfunktionen: Funktionen zur Exportierung von Daten im DATEV-Format erleichtern die Zusammenarbeit mit Steuerberatern
Tipps zur Auswahl der Rechnungssoftware
Die Auswahl eines geeigneten Rechnungsprogramms ist entscheidend für die Effizienz und Sicherheit Ihres Rechnungswesens. Hier sind einige wichtige Tipps, die Ihnen helfen können:
1. Auf die eigenen Bedürfnisse achten (z. B. Automatisierung, Integration mit Buchhaltung)
Bedarfsanalyse: Beginnen Sie mit einer Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen. Fragen Sie sich, welche Funktionen Sie benötigen, wie z.B. Automatisierung von Rechnungserstellung, Zahlungserinnerungen oder Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware
Integration mit Buchhaltung: Stellen Sie sicher, dass das Programm nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware integriert werden kann, um doppelte Arbeit zu vermeiden und den Überblick zu behalten
2. Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Wählen Sie ein Programm, das sich an Ihre wachsenden Bedürfnisse anpassen kann. Dies umfasst die Fähigkeit, neue Funktionen hinzuzufügen oder die Benutzeranzahl zu erhöhen
Preisgestaltung: Achten Sie auf flexible Preismodelle, die sich an die Größe Ihres Unternehmens anpassen lassen, um unnötige Kosten zu vermeiden.
3. Datenschutz & Sicherheit beachten
DSGVO-Konformität: Stellen Sie sicher, dass das Programm die Anforderungen der DSGVO erfüllt, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in E-Rechnungen
Verschlüsselung und Sicherheitsmaßnahmen: Achten Sie auf starke Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates, um unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern
Weitere Überlegungen
Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie ein Programm mit einer intuitiven Oberfläche, um den Lernprozess zu verkürzen und die Produktivität zu steigern
Support und Service: Ein guter Kundenservice ist entscheidend, um schnell auf Fragen oder Probleme reagieren zu können
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