Wer Mietprodukte online anbietet, möchte seinen Kunden möglichst schnell zeigen können, welche Artikel zu einem bestimmten Zeitraum verfügbar sind. Genau dafür ist ein Live-Verfügbarkeitskalender wichtig.
Statt bei jeder Anfrage manuell im Kalender, in Excel-Tabellen oder in verschiedenen Buchungen nachzusehen, können verfügbare Mietartikel direkt online angezeigt werden. Kunden sehen, ob ein Produkt zum gewünschten Termin verfügbar ist, und können ihre Buchung entsprechend planen.
Für Vermietbetriebe bedeutet das weniger manuellen Aufwand, eine bessere Übersicht über den Mietbestand und einen einfacheren Buchungsprozess.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Live-Verfügbarkeitskalender?
Ein Live-Verfügbarkeitskalender zeigt den aktuellen Buchungsstatus deiner Mietprodukte.
Je nach Vermietsoftware kann beispielsweise angezeigt werden:
wann ein Mietartikel bereits gebucht ist
welche Zeiträume noch frei sind
wie viele Exemplare eines Artikels verfügbar sind
welche Produkte aktuell nicht verfügbar sind
für welchen Zeitraum ein Kunde buchen kann
Bei mehreren Exemplaren desselben Mietartikels ist besonders wichtig, dass nicht nur zwischen „verfügbar“ und „nicht verfügbar“ unterschieden wird.
Wenn du beispielsweise zehn Bierzeltgarnituren vermietest und bereits sieben für einen bestimmten Zeitraum gebucht sind, sollten Kunden erkennen können, dass noch drei Exemplare verfügbar sind.
Die Verfügbarkeit sollte dabei automatisch anhand der vorhandenen Buchungen berechnet werden.
Warum ist die Live-Verfügbarkeit für Vermietbetriebe wichtig?
Bei einer manuellen Vermietverwaltung entsteht schnell ein hoher Verwaltungsaufwand.
Ein Kunde fragt per E-Mail oder Telefon an. Du musst zunächst prüfen, ob der gewünschte Artikel zum Termin verfügbar ist. Anschließend folgt möglicherweise eine weitere Anfrage für einen anderen Zeitraum.
Je mehr Mietartikel und Buchungen dein Unternehmen hat, desto schwieriger wird diese Verwaltung.
Ein Live-Verfügbarkeitskalender kann diesen Prozess deutlich vereinfachen.
1. Du erkennst freie Mietartikel auf einen Blick
Statt einzelne Buchungen durchsuchen zu müssen, kannst du direkt erkennen, welche Mietartikel in einem bestimmten Zeitraum verfügbar sind.
Das erleichtert beispielsweise die Planung von:
Maschinen
Werkzeugen
Fahrzeugen
Anhängern
Veranstaltungstechnik
Möbeln
Zelten
Hüpfburgen
Kameras
Sportgeräten
Arbeitsgeräten
Die konkrete Darstellung hängt von der eingesetzten Vermietsoftware ab.
2. Überbuchungen lassen sich vermeiden
Eine der wichtigsten Aufgaben einer Vermietsoftware ist es, Buchungen miteinander abzugleichen.
Wenn ein Artikel bereits für einen Zeitraum reserviert ist, darf er nicht einfach für denselben Zeitraum erneut vergeben werden.
Ein automatisierter Verfügbarkeitskalender kann bei der Buchungsprüfung berücksichtigen:
bestehende Buchungen
Anzahl der vorhandenen Artikel
Mietbeginn
Mietende
Reservierungen
gegebenenfalls Pufferzeiten
Dadurch wird das Risiko von Doppelbuchungen reduziert.
Gerade bei einem größeren Mietbestand kann eine manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich werden.
Live-Verfügbarkeit verbessert den Buchungsprozess
Für Kunden ist eine einfache Frage besonders wichtig:
„Kann ich diesen Mietartikel zu meinem gewünschten Termin bekommen?“
Wenn sie diese Frage direkt auf der Website beantworten können, müssen sie nicht erst eine E-Mail schreiben oder anrufen.
Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Kunde wählt einen Mietartikel.
Er gibt den gewünschten Zeitraum ein.
Die Software prüft die vorhandenen Buchungen.
Die verfügbare Menge wird angezeigt.
Der Kunde kann den Artikel buchen oder eine Anfrage senden.
Damit wird aus einer einfachen Produktseite ein deutlich komfortablerer Buchungsprozess.
Warum eine manuelle Verfügbarkeitsprüfung problematisch sein kann
Viele kleinere Vermietbetriebe beginnen mit einer einfachen Verwaltung über Excel, Kalender oder E-Mail.
Das kann bei wenigen Artikeln und wenigen Buchungen zunächst funktionieren.
Mit zunehmender Anzahl an Mietartikeln steigt jedoch der Aufwand.
Typische Probleme sind:
Buchungen befinden sich an verschiedenen Stellen
Änderungen werden nicht überall aktualisiert
Mitarbeiter haben unterschiedliche Informationen
verfügbare Mengen werden falsch eingeschätzt
Doppelbuchungen werden wahrscheinlicher
Kunden müssen auf Rückmeldungen warten
Besonders problematisch wird es, wenn ein Kunde online buchen kann, die tatsächliche Verfügbarkeit aber erst manuell geprüft werden muss.
Dann entsteht ein Widerspruch zwischen Online-Buchung und tatsächlichem Mietbestand.
Live-Verfügbarkeitskalender und Vermietsoftware
Eine professionelle Vermietsoftware verbindet den Mietbestand mit den Buchungen.
Dadurch kann die Verfügbarkeit automatisch berechnet werden.
Je nach System können beispielsweise folgende Informationen zusammengeführt werden:
Das bedeutet: Wird ein Artikel gebucht, verändert sich die verfügbare Menge entsprechend.
Bei einer Stornierung oder Änderung kann die Verfügbarkeit ebenfalls aktualisiert werden.
Genau diese Verbindung macht einen Live-Verfügbarkeitskalender für Vermietbetriebe besonders interessant.
Was sollte ein guter Verfügbarkeitskalender können?
Nicht jeder Kalender ist automatisch für die Vermietung geeignet.
Ein sinnvoller Verfügbarkeitskalender sollte mindestens die tatsächlichen Buchungszeiträume berücksichtigen.
Je nach Geschäftsmodell können außerdem folgende Funktionen wichtig sein:
Anzeige der verfügbaren Menge
Auswahl von Mietbeginn und Mietende
automatische Aktualisierung
Berücksichtigung bestehender Buchungen
Reservierungen
unterschiedliche Mietzeiträume
Puffer zwischen zwei Vermietungen
mehrere Exemplare eines Artikels
Verbindung mit einer Online-Buchung
zentrale Verwaltung der Buchungen
Besonders wichtig ist dabei, dass Kalender und Buchungssystem nicht unabhängig voneinander arbeiten.
Nicht nur „verfügbar“ oder „nicht verfügbar“
Für Vermietbetriebe reicht eine einfache Ampel mit „frei“ und „belegt“ häufig nicht aus.
Angenommen, du vermietest:
20 Klappstühle
Für einen bestimmten Samstag sind bereits 14 Stück gebucht.
Der Artikel ist damit nicht vollständig ausverkauft. Es sind noch sechs Stück verfügbar.
Ein guter Verfügbarkeitsmechanismus sollte deshalb mit Mengen umgehen können.
Das ist besonders relevant für Mietartikel, die in größeren Stückzahlen vorhanden sind, beispielsweise:
Stühle
Tische
Geschirr
Werkzeuge
Lichttechnik
Veranstaltungstechnik
Sportgeräte
Mietbekleidung
Was bringt die Live-Verfügbarkeit deinen Kunden?
Auch für deine Kunden hat die Funktion einen direkten Nutzen.
Schnelle Auskunft
Der Kunde muss nicht erst auf eine Antwort per E-Mail warten.
Bessere Planung
Er kann seinen gewünschten Mietzeitraum direkt prüfen.
Einfachere Buchung
Wenn die Online-Buchung integriert ist, kann der Kunde den kompletten Vorgang digital durchführen.
Mehr Transparenz
Der Kunde erhält unmittelbar eine Information darüber, ob der gewünschte Artikel verfügbar ist.
Das kann besonders bei zeitkritischen Buchungen wichtig sein.
Live-Verfügbarkeit kann den Verwaltungsaufwand reduzieren
Ein weiterer Vorteil liegt auf deiner Seite als Vermieter.
Wenn Kunden die Verfügbarkeit selbst prüfen können, müssen nicht alle einfachen Verfügbarkeitsanfragen manuell beantwortet werden.
Das spart Zeit bei wiederkehrenden Fragen wie:
„Ist der Artikel am 15. und 16. Mai noch verfügbar?“
Statt die Anfrage jedes Mal manuell zu prüfen, kann der Kunde den Zeitraum direkt auf der Website auswählen.
Das bedeutet nicht, dass jede Buchung vollständig automatisiert werden muss. Auch eine Anfrage statt einer direkten Online-Buchung kann mit einer Verfügbarkeitsprüfung kombiniert werden.
Auslastung deiner Mietartikel analysieren
Die gesammelten Buchungsdaten können noch für einen weiteren Zweck genutzt werden: die Analyse deiner Auslastung.
Du kannst beispielsweise erkennen:
welche Mietartikel besonders häufig gebucht werden
welche Artikel selten vermietet werden
welche Zeiträume besonders gefragt sind
wann saisonale Spitzen auftreten
welche Produkte häufig gemeinsam gebucht werden
Diese Informationen können bei Entscheidungen über den Mietbestand helfen.
Beispiel
Du vermietest zehn Geräte eines bestimmten Typs.
Über einen längeren Zeitraum stellst du fest, dass die Geräte regelmäßig nahezu vollständig ausgelastet sind.
Das kann ein Hinweis darauf sein, dass zusätzliche Geräte interessant sein könnten.
Bei einem anderen Artikel ist die Nachfrage dagegen dauerhaft gering.
Dann kannst du prüfen, ob dieser Artikel weiterhin zum Sortiment passen soll.
Die Daten ersetzen dabei nicht die unternehmerische Entscheidung, liefern aber eine bessere Grundlage dafür.
Live-Verfügbarkeit und Online-Buchung
Besonders sinnvoll wird ein Live-Verfügbarkeitskalender, wenn er direkt mit der Online-Buchung verbunden ist.
Der Vermieter muss die Verfügbarkeit nicht bei jeder Buchung manuell prüfen.
Das kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die viele Buchungen über ihre Website erhalten.
Was ist der Unterschied zwischen einem normalen Kalender und einem Verfügbarkeitskalender?
Ein normaler Kalender zeigt in erster Linie Termine.
Ein Verfügbarkeitskalender für Mietprodukte muss dagegen zusätzlich die Logik des Mietgeschäfts berücksichtigen.
Beispielsweise:
Normaler Kalender: 10. Juni – Termin eingetragen
Mietkalender: 10. bis 12. Juni – 4 von 10 Artikeln gebucht, 6 verfügbar
Für einen Vermietbetrieb ist diese Information wesentlich hilfreicher.
Für welche Vermietbetriebe eignet sich ein Live-Verfügbarkeitskalender?
Grundsätzlich kann eine solche Funktion überall sinnvoll sein, wo mehrere Mietartikel über unterschiedliche Zeiträume vermietet werden.
Zum Beispiel bei:
Baumaschinenvermietern
Werkzeugvermietern
Eventausstattern
Verleihern von Veranstaltungstechnik
Fahrradvermietungen
Fahrzeugvermietungen
Hüpfburgvermietungen
Vermietern von Möbeln
Kamera- und Filmtechnik-Verleihern
Sportgeräteverleihern
Party- und Hochzeitsausstattern
Wie umfangreich die Funktion benötigt wird, hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell ab.
Ein Betrieb mit fünf Mietartikeln hat andere Anforderungen als ein Verleih mit mehreren hundert Produkten und tausenden Buchungen.
Worauf sollte man bei Vermietsoftware achten?
Wenn du eine Vermietsoftware suchst, solltest du nicht nur darauf achten, ob ein Kalender vorhanden ist.
Wichtiger ist die Frage:
Wie wird die tatsächliche Verfügbarkeit berechnet?
Prüfe beispielsweise:
Werden mehrere Exemplare eines Artikels berücksichtigt?
Werden bestehende Buchungen automatisch abgezogen?
Werden Änderungen und Stornierungen berücksichtigt?
Können Mietzeiträume frei definiert werden?
Kann der Kunde die Verfügbarkeit online prüfen?
Ist eine direkte Online-Buchung möglich?
Können Pufferzeiten berücksichtigt werden?
Gibt es eine zentrale Übersicht für deine Mitarbeiter?
Ein Kalender allein digitalisiert noch keinen Vermietprozess.
Entscheidend ist die Verbindung zwischen Mietbestand, Buchungen und Verfügbarkeit.
Fazit: Wie wichtig ist ein Live-Verfügbarkeitskalender?
Für viele Vermietbetriebe ist ein Live-Verfügbarkeitskalender ein wichtiger Bestandteil einer digitalen Vermietverwaltung.
Er sorgt dafür, dass du deine Mietartikel und Buchungen besser im Blick hast und Kunden schneller erkennen können, ob ein Produkt zum gewünschten Zeitraum verfügbar ist.
Besonders praktisch wird die Funktion in Verbindung mit einer Vermietsoftware und einer Online-Buchung. Dann werden Mietbestand und Buchungen miteinander verknüpft und die verfügbare Menge kann automatisch berechnet werden.
Für kleinere Vermietbetriebe kann eine einfache Lösung zunächst ausreichen. Wenn die Anzahl der Mietartikel und Buchungen steigt, wird eine zentrale digitale Verwaltung jedoch zunehmend wichtiger.
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