Flexible Arbeitszeiten, keine Pendelei, Kunden aus aller Welt – und das von zuhause aus. Klingt gut? Genau das bietet eine Karriere als virtuelle Assistenz.
Immer mehr Menschen entscheiden sich dafür, als virtueller Assistent selbstständig zu arbeiten. Und der Markt wächst: Unternehmen jeder Größe suchen Unterstützung für administrative, kreative und technische Aufgaben – remote, flexibel, auf Abruf.
In diesem Artikel erfährst du, was eine virtuelle Assistenz genau macht, welche Aufgaben du übernehmen kannst, was du verdienst – und wie du als VA durchstartest.
Eine virtuelle Assistenz (kurz: VA) ist eine selbstständige Fachkraft, die Unternehmen oder Einzelpersonen remote unterstützt. Du arbeitest von deinem eigenen Arbeitsplatz aus – per E-Mail, Video oder Chat – und übernimmst Aufgaben, für die deine Kunden keine Zeit oder kein internes Personal haben.
Anders als ein klassischer Angestellter bist du als VA freier Auftragnehmer. Das bedeutet: Du bestimmst deine Arbeitszeiten, wählst deine Kunden selbst aus und arbeitest so viel oder so wenig, wie es zu deinem Leben passt.
Was macht eine virtuelle Assistenz? Die häufigsten Aufgaben
Als VA bist du kein Allrounder, der alles macht – du bietest die Leistungen an, die du gut kannst. Das können sein:
Administrative Unterstützung: Kalender- und E-Mail-Management, Terminkoordination, Reisebuchungen, Dokumentenmanagement.
Marketing und Social Media: Beiträge planen und veröffentlichen, Newsletter erstellen, Blogartikel schreiben, Marktforschung.
Buchhaltung und Finanzen: Rechnungen stellen, Zahlungen überwachen, einfache Buchhaltungsaufgaben – je nach Qualifikation.
Kundensupport: E-Mails und Anfragen beantworten, Tickets verwalten, Kundenbeziehungen pflegen.
Technische Aufgaben: Websites pflegen und aktualisieren, SEO-Optimierung, Software-Support.
Je spezialisierter du bist, desto höher dein Stundensatz. Viele erfolgreiche VAs starten breit und entwickeln mit der Zeit eine klare Nische.
Wie wirst du virtueller Assistent?
Der Einstieg als VA ist niedrigschwelliger als viele denken – du brauchst keine spezielle Ausbildung. Was du brauchst: eine verlässliche Internetverbindung, organisatorisches Geschick und die Bereitschaft, selbstständig zu arbeiten.
Schritt 1: Deine Stärken definieren Welche Aufgaben kannst du gut? Wo hast du bereits Erfahrung – im Büro, im Marketing, in der Technik? Starte mit dem, was du kennst. Versuch nicht, von Anfang an alles anzubieten.
Schritt 2: Dein Angebot festlegen Definiere klar, welche Leistungen du anbietest, für wen – und zu welchem Preis. Ein klar formuliertes Angebot macht es potenziellen Kunden leichter, dich zu buchen.
Schritt 3: Selbstständigkeit anmelden Als VA in Deutschland bist du in der Regel freiberuflich oder gewerblich selbstständig. Das Finanzamt und ggf. das Gewerbeamt sind deine ersten Anlaufstellen. Informiere dich auch über Krankenversicherung und Steuerpflichten.
Schritt 4: Erste Kunden finden Starte in deinem Netzwerk: Wer braucht Unterstützung? Parallel dazu kannst du dich auf Plattformen wie Fiverr, Upwork oder Malt registrieren. Eine einfache Website mit deinen Leistungen und Kontaktmöglichkeit ist ein großer Pluspunkt.
Schritt 5: Referenzen aufbauen Die ersten Aufträge sind entscheidend. Liefere gute Arbeit, kommuniziere zuverlässig – und bitte zufriedene Kunden um eine Bewertung oder Referenz. Das ist dein wichtigstes Marketingwerkzeug am Anfang.
Was verdient eine virtuelle Assistenz?
Das hängt von Erfahrung, Spezialisierung und Auftragsvolumen ab. Typische Stundensätze in Deutschland:
Einsteiger (allgemeine Admin-Aufgaben): 15 bis 25 Euro pro Stunde Erfahrene VAs (Marketing, Social Media, Projektmanagement): 25 bis 45 Euro pro Stunde Spezialisierte VAs (SEO, Technik, Sprachen): 40 bis 70 Euro oder mehr
Viele VAs arbeiten nicht nur auf Stundenbasis, sondern bieten monatliche Pakete an – zum Beispiel 20 Stunden pro Monat zu einem Festpreis. Das gibt beiden Seiten Planungssicherheit.
Wer 20 Stunden pro Woche arbeitet und 30 Euro pro Stunde verrechnet, kommt auf rund 2.400 Euro im Monat – vor Steuern und Abgaben. Mit wachsender Erfahrung und einer klaren Nische ist deutlich mehr möglich.
Tipps für den Start als VA
Nische finden: Generalisten sind austauschbar. Wer sich auf eine Branche oder Aufgabe spezialisiert, wird schneller gefunden und kann mehr verlangen.
Professionell auftreten: Eine ordentliche E-Mail-Signatur, pünktliche Antworten und klare Kommunikation machen den Unterschied – besonders am Anfang.
Verträge nutzen: Halte Aufgaben, Deadlines und Vergütung immer schriftlich fest. Das schützt dich und deinen Kunden.
Tools lernen: Asana, Trello, Slack, Canva, Google Workspace – je mehr Tools du kennst, desto wertvoller bist du für Kunden.
Preise nicht zu niedrig ansetzen: Viele Einsteiger unterschätzen ihren Wert. Berechne deine Kosten realistisch und setze Preise, die nachhaltig sind.
Für Auftraggeber: So findest du den richtigen VA
Du willst einen virtuellen Assistenten einsetzen statt selbst einer werden? Dann brauchst du vor allem drei Dinge:
Klare Aufgabenliste: Was soll der VA konkret übernehmen? Je präziser, desto besser das Ergebnis.
Den richtigen Kanal: Plattformen wie Malt, Upwork oder Fiverr bieten eine große Auswahl. Für langfristige Zusammenarbeit lohnen sich VA-Agenturen.
Eine Probeaufgabe: Starte mit einem überschaubaren Auftrag, bevor du dich langfristig bindest. So erkennst du schnell, ob die Chemie und die Qualität stimmen.
Die Kosten liegen je nach Erfahrung und Aufgabe zwischen 15 und 50 Euro pro Stunde – ein Bruchteil eines Festangestellten, wenn man Lohnnebenkosten und Bürokosten einrechnet.
Fazit: Virtuelle Assistenz – ein Beruf mit Zukunft
Ob du als VA durchstarten oder einen einstellen willst: Der Markt für virtuelle Assistenz wächst, und die Einstiegshürden sind niedrig. Der Schlüssel liegt in klarer Kommunikation, verlässlicher Arbeit und einer sauberen Positionierung.
Wer das beherzigt, findet schnell erste Kunden – und kann sich langfristig ein stabiles, flexibles Einkommen aufbauen.
FAQ zum Thema Virtuelle Assistenz
Was ist eine Virtuelle Assistenz?
Eine Virtuelle Assistenz (VA) ist eine externe, remote arbeitende Person, die administrative, organisatorische oder branchenspezifische Aufgaben übernimmt – komplett digital über Tools wie Zoom, Microsoft Teams, Google Workspace oder deine Vermietsoftware.
Welche Aufgaben kann eine VA übernehmen?
Viele Aufgaben lassen sich sehr gut delegieren:
Mieterkommunikation: Beantworten von Standardanfragen (z. B. zu Mietverträgen, Nebenkosten, Schadensmeldungen), Erstellen von Erinnerungen für Mietzahlungen oder Verlängerungen.
Vermietungsprozess: Erstellen und Pflegen digitaler Exposés, Koordination von Besichtigungsterminen, Vorbereitung von Mietverträgen und Übergabeprotokollen.
Verwaltung & Buchhaltung: Datenpflege in Tools wie hellohousing, immocloud oder objego, Mieteingangsüberwachung, Vorbereitung von Abrechnungen, Pflege von Mieterakten.
Stammkundenpflege: Versand personalisierter Newsletter, Geburtstagsgrüße, Rabattangebote oder Umfragen zur Zufriedenheit; Pflege eines Loyalty-Systems.
Marketing & Akquise: Pflege von Online-Anzeigen (Immoscout etc.), Social-Media-Beiträge, Lead-Generierung und Follow-ups.
Weitere: Terminplanung für Handwerker, Recherche zu Lieferanten, Erstellen von Berichten (z. B. Auslastung oder Leerstandsquote).
Spezialisierte VAs für Immobilien kennen sich oft mit gängigen Softwares aus und können direkt in dein System eingearbeitet werden.
Ab wann lohnt sich eine Virtuelle Assistenz?
Sobald du regelmäßig mehr als 10–20 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben verbringst oder mehrere Objekte verwaltest. Typische Auslöser:
Du verbringst zu viel Zeit mit E-Mails und Telefonaten statt mit Strategie oder Neukunden.
Du möchtest Stammkunden besser binden (z. B. durch schnelle Reaktionen).
Saisonale Peaks (z. B. viele Umzüge im Frühjahr/Herbst).
Bei 5+ Objekten oder gewerblicher Vermietung (Maschinen/Autos) spart eine VA oft schnell mehrere hundert Euro monatlich ein.
Viele Vermieter starten mit 10–20 Stunden pro Monat und skalieren hoch.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit praktisch?
Onboarding: Du definierst klare Prozesse (z. B. per Checkliste oder Loom-Video) und gibst Zugang zu Tools (mit eingeschränkten Rechten aus Datenschutzgründen).
Kommunikation: Über Slack, Teams, E-Mail oder ein Ticket-System. Wöchentliche kurze Calls reichen oft.
Tools: Deine bestehende Vermietsoftware (hellohousing, Rentware etc.) + allgemeine Tools wie Google Drive, Calendly oder DocuSign.
Abrechnung: Meist stundenbasiert (40–80 €/Std. je nach Erfahrung und Spezialisierung) oder als monatliches Paket. Viele starten mit einem Testmonat.
Was kostet eine Virtuelle Assistenz?
Einsteiger-VAs: ca. 35–50 €/Stunde.
Erfahrene VAs mit Immobilien-Know-how: 55–80 €/Stunde oder höher.
Monatspakete: Oft ab 400–1.500 € je nach Stundenumfang. Im Vergleich zu einem festen Teilzeitmitarbeiter (inkl. Sozialabgaben, Büro etc.) ist eine VA meist deutlich günstiger und flexibler.
Worauf sollte ich bei der Auswahl achten?
Branchenerfahrung: Suche nach VAs mit Immobilien- oder Vermiet-Hintergrund (z. B. gelernte Immobilienkaufleute, die remote arbeiten).
Technikaffinität: Sie muss mit deinen Digitalisierungstools (Mieterportal, elektronische Signatur, Buchhaltungssoftware) zurechtkommen.
Zuverlässigkeit & Datenschutz: DSGVO-konforme Arbeitsweise, Verschwiegenheitserklärung und sichere Tools sind Pflicht.
Referenzen: Frage nach Beispielen aus der Vermietbranche (z. B. wie viele Einheiten sie schon betreut haben).
Kann eine VA auch bei der Digitalisierung helfen?
Ja! Viele VAs unterstützen aktiv dabei:
Einrichten oder Optimieren von Mieterportalen.
Automatisierung von Routine-E-Mails und Workflows.
Umstellung auf papierlose Prozesse (z. B. digitale Übergabeprotokolle).
Integration von KI-Tools für erste Mieteranfragen (Chatbots ergänzen die VA).
Gibt es auch KI-basierte Virtuelle Assistenten?
Ja – ergänzend zur menschlichen VA. Beispiele:
KI-Chatbots (z. B. ähnlich wie „Neela“ von Aareon) beantworten Standardfragen zu Zahlungen, Schadensmeldungen oder Verträgen 24/7.
Sie entlasten die menschliche VA bei Routine, sodass diese sich auf komplexere Aufgaben und Stammkundenpflege konzentrieren kann.
Vorteile einer VA speziell für Stammkundenaufbau?
Schnellere und persönlichere Kommunikation → höhere Zufriedenheit und längere Verweildauer.
Regelmäßige Pflege von Mieterbeziehungen (Newsletter, Feedback, exklusive Angebote).
Mehr Zeit für dich, um strategisch an Loyalty-Programmen oder Events zu arbeiten.
Wie starte ich konkret?
Liste deine wiederkehrenden Zeitfresser auf (z. B. Mieter-E-Mails, Terminplanung).
Definiere 3–5 klare Aufgabenpakete zum Delegieren.
Suche auf Plattformen wie virtuellen-assistenten.de, LinkedIn, Facebook-Gruppen oder spezialisierten Anbietern für Immobilien-VAs.
Starte mit einem Probemonat und klaren Zielen (z. B. „20 % weniger Zeitaufwand für Verwaltung“).
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