Eine Rechnung zu schreiben gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Geschäftsalltag. Egal ob Freelancer, Selbstständiger oder Unternehmen – nur mit einer korrekten Rechnung wirst du auch zuverlässig bezahlt.
In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du eine Rechnung richtig erstellst, welche Pflichtangaben du beachten musst und wie du typische Fehler vermeidest.
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem du deinem Kunden eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware in Rechnung stellst. Sie dient gleichzeitig als Zahlungsaufforderung und als wichtiger Nachweis für die Buchhaltung.
Rechnungspflicht und gesetzliche Grundlagen
Rechnungspflicht
In Deutschland besteht eine gesetzliche Rechnungspflicht für Unternehmer. Diese besagt, dass für jede Lieferung oder sonstige Leistung zwingend eine Rechnung ausgestellt werden muss.
Die Rechnungspflicht gilt für alle Umsätze, die ein Unternehmer im Rahmen seines Unternehmens tätigt. Sie dient in erster Linie der Umsatzbesteuerung und stellt sicher, dass der Staat die entsprechende Mehrwertsteuer erhält.
Wann besteht Rechnungspflicht?
Die Rechnungspflicht besteht grundsätzlich bei allen Umsätzen, die ein Unternehmer im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit ausführt. Dazu zählen:
Verkauf von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen
Innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe
Exporte
Eine Rechnung muss spätestens mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums ausgestellt werden, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
Ausnahmen
In bestimmten Fällen besteht keine Rechnungspflicht. Ausnahmen gelten beispielsweise für:
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Privatpersonen oder Nicht-Unternehmer als Rechnungsempfänger
Umsätze, die der Differenzbesteuerung unterliegen
Wenn die Rechnung den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht beeinträchtigt, kann in Ausnahmefällen auch auf eine Rechnung verzichtet werden. Dennoch ist es empfehlenswert, auch bei Ausnahmen eine Rechnung auszustellen.
GoBD
Bei der Rechnungserstellung in Deutschland müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, auch bekannt als GoBD, beachten.
Diese Vorschriften stellen sicher, dass elektronische Dokumente und Aufzeichnungen den Anforderungen des Finanzamtes entsprechen und im Falle einer Prüfung nachvollziehbar, vollständig, korrekt und unveränderlich sind.
Dazu gehört auch, dass die elektronischen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten und auf eine bestimmte Art und Weise archiviert werden müssen. Die GoBD-Konformität ist daher für alle Unternehmen, die in Deutschland geschäftlich tätig sind, von großer Bedeutung.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Eine Rechnung muss gemäß den gesetzlichen Vorschriften bestimmte Pflichtangaben enthalten. Hierzu zählen:
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Angaben zum Käufer: Name und Adresse des Kunden.
Leistungsbeschreibung: Detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
Menge und Preis: Einzelpreis und Gesamtkosten der Produkte oder Dienstleistungen.
Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag
Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
Gesamtbetrag: Endbetrag, der zu zahlen ist.
Zahlungsbedingungen: Frist und Zahlungsweise.
Leistungsdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Hinweis auf Steuerbefreiungen oder Übergang der Steuerschuldnerschaft
Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben, um die Echtheit und Richtigkeit der Rechnung sicherzustellen. Sie bilden die Grundlage für die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung und müssen bei einer Überprüfung durch das Finanzamt nachgewiesen werden können.
Die Nichtbeachtung kann zu Problemen bei der Vorsteuerabzugsberechtigung führen. Unternehmen sollten daher unbedingt darauf achten, dass ihre Rechnungen alle geforderten Angaben vollständig enthalten.
Besonderheiten für Kleinunternehmer
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, gilt:
Du weist keine Umsatzsteuer aus
Du musst folgenden Hinweis einfügen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Rechnungsform: Papier vs. elektronische Rechnung
Rechnungen können grundsätzlich auf Papier oder elektronisch erstellt und versendet werden.
Papier oder elektronisch
Rechnungen auf Papier werden in der Regel handschriftlich oder mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und per Post verschickt.
Elektronische Rechnungen können per E-Mail mit PDF-Anhang oder im EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übermittelt werden. E-Rechnungen sind oft praktischer und günstiger, erfordern aber die Zustimmung des Kunden.
Außerdem gelten für E-Rechnungen gesetzliche Vorgaben wie die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
Unterschrift
Rechnungen auf Papier müssen vom Rechnungsaussteller eigenhändig unterschrieben werden. Bei E-Rechnungen ist die Unterschrift nicht erforderlich, aber der Aussteller muss eindeutig zu erkennen sein.
Statt einer Unterschrift können auch ein Scan der handschriftlichen Unterschrift oder ein elektronisches Äquivalent wie ein Namenszug eingefügt werden.
Verbindlichkeit des elektronischen Formates
Unabhängig vom Bestellwert müssen Rechnungsversender seit dem 1. April 2023 Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und an Rechnungsempfänger versenden. Dazu können sie sich der Hilfe von Rechnungsversendern bedienen.
Wer Rechnungen versendet, aber nicht über die technischen Mittel verfügt, um elektronische Rechnungen für andere internationale Einkäufe zu versenden und zu empfangen, ist von der Verpflichtung ausgenommen.
Ab dem Tag des Inkrafttretens dieser Verordnung müssen Rechnungsversender Rechnungen, die nach Absatz 1 ausgestellt und übermittelt wurden, elektronisch empfangen und verarbeiten.
Die Originalrechnung ist eine Rechnung, die elektronisch versandt wurde. Bis sie elektronisch beim Auftraggeber eingeht, muss sie digital und revisionssicher bei demjenigen archiviert werden, der die nachfolgende vertragliche Vereinbarung über den Empfang und die Weiterleitung geprüfter und vorgelegter elektronischer Rechnungen innehat.
Eine Rechnung gilt bei Rechnungsempfängern, als eingegangen, wenn sie versendet wurde. Die Rechnungsempfänger müssen über das Bereitstellungsdatum informiert werden.
Rechnungen, die unter die Ausnahmeregelungen des Abschnitts 10 fallen, sind von der Verpflichtung nach Absatz, Rechnungen elektronisch auszustellen, ausgenommen.
Vertragsklauseln, die eine elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, bleiben hiervon unberührt.
Inhalt der elektronischen Rechnung
Zusätzlich zu den vom Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Rechnungsbestandteilen muss die elektronische Rechnung mindestens die folgenden Informationen enthalten:
Eine Leitweg-Identifikationsnummer
Die Bankverbindung
Die Zahlungsmethoden
E-Mail Adresse des Rechnungsstellers.
Die elektronische Rechnung muss zusätzlich zu den in Absatz 1 genannten Angaben folgende Informationen enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei der Bestellung mitgeteilt wurden:
Die Lieferantennummer
Eine Bestellnummer
Die Anforderungen nach den Absätzen 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen, die in Verfahren zur Organleihe nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Rechnungsarten im Überblick
Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die in unterschiedlichen Situationen verwendet werden. Drei häufige Rechnungsarten sind:
Anzahlungsrechnung
Die Anzahlungsrechnung wird vor Beginn der Leistungserbringung gestellt und dient dazu, dem Leistungsempfänger einen Teil der vereinbarten Vergütung im Voraus in Rechnung zu stellen.
Üblicherweise beträgt die Anzahlung 10-30% der Gesamtvergütung. Sobald die Leistung erbracht wurde, wird eine Schlussrechnung gestellt, in der die Anzahlung gegengerechnet wird.
Abschlagsrechnung
Die Abschlagsrechnung wird während eines längerfristigen Leistungszeitraums in regelmäßigen Abständen gestellt, um dem Leistungsempfänger die bereits erbrachten Teilleistungen in Rechnung zu stellen. Die Abschlagsrechnungen werden später mit der Schlussrechnung verrechnet.
Schlussrechnung
Die Schlussrechnung wird nach Abschluss der Leistung gestellt. In ihr werden die erbrachten Leistungen unter Berücksichtigung eventueller Abschlagszahlungen und der Anzahlung endgültig abgerechnet. Die Schlussrechnung bildet damit die Grundlage für die finale Zahlung.
Schritt-für-Schritt: Rechnung schreiben
1. Rechnungsdaten eintragen
Füge deine Unternehmensdaten sowie die deines Kunden ein.
2. Rechnungsnummer vergeben
Nutze ein fortlaufendes System (z. B. 2026-001).
3. Leistung beschreiben
Beschreibe klar, was du geliefert oder geleistet hast.
4. Betrag berechnen
Nettobetrag
Umsatzsteuer
Gesamtbetrag
5. Zahlungsziel festlegen
Typisch sind 7, 14 oder 30 Tage.
Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Teil des Rechnungsprozesses. Nur wer unternehmerisch tätig ist, darf Rechnungen ausstellen. Privatpersonen dürfen prinzipiell keine Rechnung erstellen.
Wer darf Rechnungen ausstellen?
Rechnungen dürfen Unternehmer, Freiberufler und andere Selbständige ausstellen. Dazu zählen:
Einzelunternehmer
Personen- und Kapitalgesellschaften (GmbH, AG etc.)
Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte etc.)
Vereine und Verbände, wenn sie unternehmerisch tätig sind
Rechnungen im Namen der Firma ausstellen dürfen Inhaber, Geschäftsführer oder Prokuristen. Auch Angestellte können Rechnungen erstellen, wenn der Arbeitgeber sie dazu bevollmächtigt hat.
Form der Rechnungsstellung
Rechnungen können in Papierform oder elektronisch als PDF ausgestellt werden. Elektronische Rechnungen sind zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
Seit 2011 sind E-Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Sie müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten und elektronisch archiviert werden.
Frist für die Rechnungsstellung
Rechnungen müssen spätestens 6 Monate nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Ansonsten verliert der Unternehmer seinen Vorsteuerabzug.
Es gibt aber Ausnahmen von der 6-Monats-Frist. Bei steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro netto gilt die Rechnung noch ohne Frist als ausgestellt.
Beispiele für eine Rechnung
Beispiel 1: Standard-Rechnung mit Umsatzsteuer (z. B. für ein Unternehmen oder Freiberufler mit USt-Pflicht)
Abschlagsrechnung oder Teilrechnung: Ähnlich wie oben, aber mit Hinweis „Abschlagsrechnung gemäß Auftrag vom [Datum]“ und Angabe des Gesamtauftrags.
Gutschrift/Stornorechnung: Beträge mit Minuszeichen und Hinweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Privatrechnung: Für Privatpersonen ohne USt (z. B. Gebrauchtwagenverkauf) reicht oft Name, Adresse, Datum, Beschreibung und Betrag.
Tipp: Verwende immer eine fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. Jahr + laufende Nr.). Für Kleinbeträge unter 250 € brutto gelten etwas erleichterte Regeln.
Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehlende Pflichtangaben
❌ Falsche Steuerberechnung
❌ Unklare Leistungsbeschreibung
❌ Keine Rechnungsnummer
Zahlungsbedingungen und -fristen
Die Zahlungsbedingungen und -fristen sollten klar in der Rechnung angegeben werden. Üblicherweise gelten in Deutschland folgende Zahlungsfristen:
14 Tage netto bei Lieferung an Privatpersonen
30 Tage netto bei Lieferung an Unternehmen
60-90 Tage netto bei größeren Aufträgen oder längerfristigen Kundenbeziehungen
Der Kunde kommt automatisch in Verzug, wenn er nicht innerhalb der festgelegten Zahlungsfrist bezahlt. Ab diesem Zeitpunkt kann der Gläubiger Verzugszinsen verlangen, auch ohne eine Mahnung zu versenden.
Die Höhe der Verzugszinsen beträgt bei Geschäften zwischen Unternehmen derzeit 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Verträgen mit Verbrauchern liegt der Zinssatz bei 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
Akzeptierte Bezahlmöglichkeiten einbeziehen
Effektive Rechnungsstellung bedeutet, dass du es deinen Kunden leicht machst, dich zu bezahlen. Je mehr Bezahlmöglichkeiten du akzeptierst, desto einfacher ist es für deine Kunden, dich zu bezahlen.
Wenn möglich, akzeptiere Kreditkarten, PayPal oder Google Pay.
Wenn du dich nicht um die Akzeptanz von Kreditkarten über ein separates Händlerkonto kümmern willst, solltest du einen Anbieter nutzen.
Du musst dich nur um ein einziges Konto kümmern, und alles wird zu einem günstigen Preis verwaltet. Das ist viel einfacher, als ein Händlerkonto einzurichten und dann auch noch andere Bezahlmöglichkeiten zu organisieren.
Du kannst auch PayPal und andere kostenlose Person-zu-Person-Zahlungen akzeptieren, um Kosten für Fintech zu sparen.
Mahnwesen
Im Rahmen des Mahnwesens ist die Rechnungserstellung der erste Schritt, um Zahlungsansprüche gegenüber Kunden geltend zu machen.
Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ist es wichtig, dass Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten und fristgerecht versendet werden. Wenn ein Kunde die Rechnung nicht innerhalb des gesetzten Zahlungsziels begleicht, tritt das Mahnwesen in Kraft.
Eine Mahnung ist ein Aufforderungsschreiben an den Kunden, die ausstehende Zahlung zu leisten. In der Regel wird eine Mahnung nach Ablauf des Zahlungsziels versendet, und es kann mehrere Mahnstufen geben, die jeweils mit einer Frist für die Zahlung versehen sind.
Es ist üblich, dass die erste Mahnung freundlich formuliert wird und als Zahlungserinnerung dient, während weitere Mahnungen zunehmend Nachdruck verleihen können und möglicherweise auch Mahngebühren oder Verzugszinsen beinhalten.
Das Mahnwesen ist ein wichtiger Bestandteil des Debitorenmanagements und trägt dazu bei, die Liquidität des Unternehmens zu sichern. Es ist daher wichtig, dass das Mahnwesen systematisch und konsequent durchgeführt wird, um effektiv zu sein.
Eine korrekte und rechtzeitige Rechnungserstellung bildet die Grundlage für ein funktionierendes Mahnwesen. Für weitere Informationen können Sie sich auf Seiten wie sevDesk oder Für Gründer informieren, die sich mit dem Thema Mahnwesen und den damit verbundenen Prozessen beschäftigen.
Rechnungskorrektur und Storno
Bei der Rechnungserstellung kann es vorkommen, dass Fehler auftreten, die eine Rechnungskorrektur notwendig machen.
Eine Rechnungskorrektur ist erforderlich, wenn inhaltliche oder rechnerische Fehler in einer Rechnung enthalten sind, insbesondere bei wichtigen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz oder der Leistungsbeschreibung.
Die korrekte Durchführung einer Rechnungskorrektur ist wichtig, um steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Der Prozess involviert in der Regel die Erstellung einer neuen Rechnung, die die fehlerhafte Rechnung ersetzt, oder einer Stornorechnung, die die ursprüngliche Rechnung aufhebt.
Danach wird eine korrigierte Rechnung ausgestellt. Es ist wesentlich, dass die korrigierte Rechnung auf die ursprüngliche Rechnung verweist und alle korrekten Angaben enthält.
Einige Quellen, die detailliertere Informationen über Rechnungskorrekturen bieten, sind Qonto, wo ein Leitfaden zur Korrekturrechnung bereitgestellt wird, und Lexoffice, welche erklärt, wie die Rechnungskorrektur mit einer Stornorechnung durchgeführt wird.
Diese Ressourcen können hilfreich sein, um den Prozess der Rechnungskorrektur besser zu verstehen und korrekt anzuwenden.
Hier findest du über 100 professionell gestaltete Rechnungsvorlagen, die du mit deinem Logo personalisieren und mit wichtigen Details wie dem Namen deines Unternehmens, deiner Adresse, den Einzelposten, den Steuern, den Gesamtbeträgen und den Laufzeiten anpassen kannst. Du kannst die Rechnungen direkt per E-Mail verschicken und online mit PayPal oder Kredit-/Debitkarten bezahlen.
Microsoft bietet anpassbare Rechnungsvorlagen, die deinen Rechnungen einen professionellen Touch geben. Du kannst Word verwenden, um die Farbschemata, Elemente und Schriftarten in deinem Design anzupassen, und Excel-Vorlagen, um automatisch Summen zu berechnen. Du kannst auch das Logo deiner Marke oben auf deiner Rechnung einfügen.
Canva bietet kostenlose, druckbare und bearbeitbare Rechnungsvorlagen, die du an deine Marke anpassen kannst[6]. Mit diesen Vorlagen kannst du deine Kunden mit einer schönen und markengerechten Rechnung beeindrucken.
Dies sind nur ein paar Beispiele für Rechnungsvorlagen. Du kannst diese Optionen erkunden und diejenige auswählen, die am besten zu deinen Bedürfnissen und deinem Branding passt.
Steuervorschriften, beim Verkauf ins Ausland
Der Verkauf innerhalb deines Landes ist weniger einschüchternd, denn du kennst die Steuervorschriften und weißt, was du in der Rechnung selbst brauchst.
Die Frage ist, was ist, wenn du international verkaufst? Gelten dann die gleichen Regeln für die Rechnungsstellung?
Wenn du ein Online-Händler bist, möchtest du vielleicht auch außerhalb deines Landes expandieren und deine Produkte und Dienstleistungen international verkaufen.
Denke daran, dass die Steuerbehörden bei Verkäufen ins Ausland in der Regel strenger sind, weshalb du bei internationalen Lieferungen immer eine ordnungsgemäße Steuerrechnung ausstellen solltest.
In einigen Ländern muss dein Unternehmen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen.
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Rechnungen zusammen mit Rücksendeformularen und Lieferscheinen in ihre Versandpakete zu legen.
Hier sind einige Tipps, die du beachten solltest, bevor du mit dem Verkauf in einem bestimmten Land beginnst, das nicht dein Heimatland ist.
Welche Steuervorschriften gelten in dem betreffenden Land oder Rechtsgebiet?
Musst du deinem Kunden Steuern in Rechnung stellen?
Ist dein Rechnungsdesign mit den Steuergesetzen des Landes vereinbar?
In welcher Sprache sollten deine Rechnungen erstellt werden?
Welche Pflichtangaben musst du machen, wenn du international verkaufst?
Denke daran, dass die Gesetze und Steuervorschriften in jedem Land unterschiedlich sind und du deine Rechnungen daher möglicherweise an die Gegebenheiten des jeweiligen Landes anpassen musst, um die Vorschriften einzuhalten.
Das kann ein langwieriger Prozess sein, wenn du nicht weißt, wie und wo du anfangen sollst.
Tipps und Best Practices für die Rechnungsstellung
Klar und übersichtlich
Einheitliches Design
Digitale Tools nutzen
Zahlungsinformationen angeben
Hier sind ein paar Best Practices für die Rechnungsstellung, die dir den Alltag erleichtern und deine Kunden dazu bringen, schneller zu zahlen:
Versende deine Rechnungen online, damit es einfacher ist, sie erneut zu verschicken, zu speichern und Rechnungserinnerungen an deine Kunden zu schicken.
Verkürze deine Zahlungsfristen auf 14 Tage, damit du verspätete und unbezahlte Rechnungen vermeiden kannst.
Akzeptiere Einzahlungen und Autogrammen vor Ort, um Zahlungen schneller einzuziehen und den Cashflow zu verbessern
Erleichtere deinen Kunden die Zahlung, indem du ihnen die Möglichkeit gibst, online oder per Kreditkarte vor Ort zu bezahlen.
Verwende Rechnungsvorlagen oder Rechnungssoftware, um saubere Aufzeichnungen zu führen.
Schließlich sollte die Rechnungsstellung so weit wie möglich automatisiert werden. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Erstellung, Zustellung und Zahlungsverfolgung sparst du deinem Unternehmen Zeit, reduzierst menschliche Fehler und maximierst die Effizienz.
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