Suchst du nach Möglichkeiten, deine Rechnungen zu digitalisieren? Es kann ein entmutigender Prozess sein, große Mengen an Papierkram zu verwalten und zu organisieren.
Zum Glück gibt es eine Reihe von Tools, die dir helfen, den Prozess zu rationalisieren und deine Rechnungen schneller und einfacher zu verwalten.
In diesem Blogbeitrag stellen wir dir die besten Tools für die Digitalisierung von Rechnungen vor und zeigen dir, wie du sie einsetzen kannst.
Was genau bedeutet es, Rechnungen zu digitalisieren?
Einfach ausgedrückt, werden Papierrechnungen mithilfe von OCR-Software (Optical Character Recognition) in ein elektronisches Format umgewandelt. Diese Software ist in der Lage, den Text auf einer Rechnung zu scannen und zu erkennen, sodass er leicht durchsuchbar und bearbeitbar ist.
Das bedeutet, dass die Beschäftigten die Rechnungen nicht mehr manuell in das System eingeben müssen, sondern sie einfach einscannen oder hochladen können, um sie schnell und präzise zu bearbeiten.
Alle gewünschten Informationen können je nach Bedarf aus der Rechnung extrahiert werden, darunter:
- Adressen von Händlern
- Händlernamen
- Einzelposten, einschließlich Beschreibung, Menge und Preise
- Bestellnummern
- Zahlungsbedingungen
- Liefertermine
- Rechnungsnummern
Wie man Belege mit Software digitalisiert
Der erste Schritt beim Digitalisieren von Rechnungen ist die Anschaffung der richtigen Software.
Es gibt verschiedene Softwareoptionen, daher ist es wichtig, die Funktionen zu vergleichen, um eine Software zu finden, die den Anforderungen deiner Firma entspricht.
Sobald die Software installiert ist, können die Nutzer/innen mit dem Digitalisieren ihrer Belege beginnen.
Um einen Beleg zu digitalisieren, muss er normalerweise mit einem speziellen Scanner gescannt werden.
Einige Softwareprogramme bieten eine OCR-Funktion (Optical Character Recognition), die den gescannten Inhalt automatisch in digitale Daten umwandelt, die leicht gelesen und gespeichert werden können.
Nachdem die Quittung gescannt wurde, kodiert die Software die Daten in ein elektronisches Format.
Der nächste Schritt ist die Speicherung des digitalisierten Belegs. Die gespeicherte Rechnung kann in der Zukunft leicht abgerufen und wieder verwendet werden.
Die Softwareprogramme können auch die Möglichkeit bieten, die Daten in andere Programme wie Microsoft Excel zu exportieren.
Der letzte Schritt im Digitalisierungsprozess ist die Archivierung der Quittung. Das ist wichtig, damit wichtige Quittungen nicht in der Masse verloren gehen.
Vielleicht bietet die Software die Möglichkeit, Belege in einer Online-Datenbank oder in der Cloud zu archivieren.
Vorteile von digitalen Belegen
Die Digitalisierung deiner Rechnungen mit Hilfe eines modernen Softwaresystems hat viele Vorteile, von der Verringerung deiner manuellen Arbeit bis hin zur Beschleunigung der Finanzprozesse und der Förderung der Nachhaltigkeit.
Hier sind fünf Gründe für den Umstieg:
- Bequeme Archivierung: Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UstG) musst du Eingangs- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Wenn du dies digital tust, sorgst du für ein schnelleres und sicheres Auffinden und Weiterleiten an das Finanzamt und andere zuständige Stellen im Falle von Betriebsprüfungen.
- Mobiler Zugriff: Damit Firmen schnell handeln können, müssen die Daten heute immer verfügbar sein. Wenn du dich für einen zentralen Ort zur Archivierung deiner Rechnungen entscheidest, können alle berechtigten Personen jederzeit und von jedem Ort aus auf alle Dokumente zugreifen.
- Geringere Kosten: Wenn du deine Rechnungen digitalisierst, sparst du in mehrfacher Hinsicht: Du musst keine Lagerräume mehr anmieten, um Papierdokumente aufzubewahren, und du hältst die Personalkosten niedrig. Deine Buchhaltungsprozesse werden intelligenter und effizienter. Außerdem sparst du Druck-, Papier- und Portokosten, weil du keine Rechnungen mehr drucken und verschicken musst.
- Schnellere Buchhaltung: Mit der digitalen Rechnungsverwaltung ersparst du dir in Zukunft das zeitaufwändige Durchsuchen von Ordnern und Archiven. Sobald du eingehende Belege eingescannt oder gespeichert hast, sind sie mit einem Klick verfügbar. Das hilft dir, Buchhaltungsprozesse wie deinen Jahresabschluss deutlich zu beschleunigen.
- Schnellere Fehlerkorrektur: Bei manuellen Papierrechnungen ist das Korrigieren falscher Angaben für dich viel zeitaufwändiger. Wenn du Rechnungen digitalisierst, vermeidest du Fehler, beschleunigst die Prozesse und kannst durch elektronische Mahnsysteme Zahlungsverzögerungen verhindern.
- Platzersparnis: Keine dicken, verstaubten Ordner mehr, die mit Rechnungen und anderen Belegen im Keller gefüllt sind. Du hast einfach mehr Platz, wenn du Eingangsrechnungen digitalisierst.
- Zeitersparnis: Du brauchst viel weniger Zeit, um eine bestimmte Quittung zu finden, denn anstatt erst mühsam den richtigen Ordner zu suchen, kannst du alle abgelegten Quittungen schnell auf deinem PC oder Handy nach Stichworten durchsuchen.
- Geringere Kosten: Digitalisierte Belege senken die Kosten in mehreren Bereichen: Papier- und Druckkosten werden eingespart, es werden weniger Ordner und Regale benötigt und auch die Portokosten können reduziert werden.
- Ortsunabhängigkeit: Du kannst dein digitales Archiv jederzeit und von jedem Ort aus durchsuchen – und du musst nicht in das interne Archiv gehen. Die Archivierung von Rechnungen war noch nie so einfach!
- Schutz vor Datenverlust: Eine Rechnung ist verschwunden oder wurde sogar versehentlich weggeworfen? Das kann mit einem elektronischen Archiv nicht mehr passieren, denn die Daten müssen entweder über ein Backup oder in der Cloud gesichert werden und können so jederzeit abgerufen und gefunden werden.
Wie du verschiedene Arten von Rechnungen digitalisieren kannst
Man kann sich nicht sicher sein, ob es Unterschiede in der Behandlung digitaler Rechnungen gibt, wenn die Rechnung als elektronisches oder als Papierdokument versandt oder empfangen wurde.
Papierrechnungen digitalisieren
Du kannst Papierdokumente digitalisieren, aber das muss in Übereinstimmung mit der Verfahrensdokumentation der GoBD geschehen.
Danach kannst du die Papierrechnungen entweder separat aufbewahren oder wegwerfen.
Voraussetzung: Die digitale Version der Papierrechnung muss korrekt im Dokumentenmanagementsystem gespeichert sein.
Eingangsrechnungen digitalisieren
- Wenn du eine Papierrechnung von einem Lieferanten erhältst, gilt Folgendes: Scanne oder fotografiere die Eingangsrechnung und bewahre sie GoBD-konform auf (revisionssichere Archivierung ist hier das Stichwort).
- Lege die Originalrechnung in Papierform entweder ab oder vernichte sie.
- Wenn du die Rechnung digital erhältst, musst du sie in dem Dateiformat speichern, in dem du sie erhalten hast.
Ausgehende Rechnung digitalisieren
- Im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung kannst du deine Rechnungen natürlich in Papierform verschicken, und in bestimmten Fällen musst du das sogar, wenn dein Kunde es ausdrücklich verlangt.
- Aus den bisher beschriebenen Gründen lohnt es sich jedoch, Rechnungen digital zu erstellen und zu versenden und sie dann im Dokumentenmanagementsystem zu speichern.
Umweltaspekte der Digitalisierung
Der offensichtlichste Umweltvorteil der Digitalisierung von Rechnungen ist die Reduzierung des Papierverbrauchs. Die Papierherstellung ist ein ressourcenintensiver Prozess, bei dem Bäume gefällt werden und große Mengen an Energie und Wasser verbraucht werden.
Durch die Digitalisierung von Rechnungen können Firmen ihren Papierverbrauch erheblich reduzieren und so ihren ökologischen Fußabdruck verkleinern.
Außerdem wird dadurch der Bedarf an physischem Lagerraum reduziert, dessen Instandhaltung oft zusätzliche Ressourcen und Energie erfordert.
Außerdem trägt die Digitalisierung von Rechnungen dazu bei, die Abfallerzeugung zu minimieren. Gedruckte Rechnungen landen oft auf Mülldeponien und tragen so zur Umweltverschmutzung bei. Bei digitalen Rechnungen müssen sie nicht mehr gedruckt werden, so dass sie auch nicht mehr entsorgt werden müssen.
Außerdem können digitale Rechnungen leicht abgerufen und in cloudbasierten Systemen gespeichert werden, was den Bedarf an physischer Lagerung und Papierabfall reduziert.
Abgesehen von den direkten Auswirkungen auf die Umwelt hat die Digitalisierung auch einen positiven Effekt auf die Nachhaltigkeit und die grüne Buchhaltung. Grüne Buchhaltung ist eine Form der Buchführung, die die Umweltkosten und -vorteile der Geschäftstätigkeit berücksichtigt.
Sicherheit und Datenschutz
Sicherheit und Datenschutz haben für Firmen jeder Größe oberste Priorität. Die Digitalisierung von Rechnungen minimiert das Risiko, dass sensible Informationen falsch gehandhabt werden oder in die falschen Hände geraten.
Mit elektronischen Rechnungen hast du die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Personen oder Abteilungen zu beschränken und sicherzustellen, dass nur befugtes Personal Zugang zu diesen Dokumenten hat. Das verringert das Risiko von Betrug, Identitätsdiebstahl und anderen Sicherheitsverstößen.
Darüber hinaus können Verschlüsselungstechnologien eingesetzt werden, um die Sicherheit der übertragenen Daten zu gewährleisten.
Bei der Verschlüsselung werden die Daten so verschlüsselt, dass sie von Unbefugten weder gelesen noch eingesehen werden können. Dies ist besonders wichtig, wenn Rechnungen über das Internet oder per E-Mail übertragen werden, da sie so vor Abhören und Manipulationen geschützt sind.
Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist für Firmen wichtig, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und das Vertrauen ihrer Kunden zu erhalten. Die Digitalisierung von Rechnungen hilft dabei, indem sie ein sicheres elektronisches Speichersystem bietet, das den Datenschutzbestimmungen entspricht.
Außerdem wird das Risiko von Fehlern oder Irrtümern, die bei der manuellen Verarbeitung auftreten können, eliminiert, was die Gefahr der Nichteinhaltung von Vorschriften verringert.
Automatisierung von Prozessen
Die Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen sind zahlreich, und einer der wichtigsten ist die Automatisierung der Prozesse. Mit OCR-Software können Rechnungen automatisch in das System eingegeben werden, wodurch sich die manuelle Dateneingabe erübrigt.
Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko menschlicher Fehler. Außerdem kann die Software Rechnungen automatisch mit den zugehörigen Bestellungen und Quittungen abgleichen und eventuelle Unstimmigkeiten zur weiteren Überprüfung markieren.
So wird sichergestellt, dass nur korrekte und genehmigte Zahlungen getätigt werden und mögliche Zahlungsfehler vermieden werden.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung von Rechnungen ist die Reduzierung der manuellen Aufgaben im Rechnungsstellungsprozess. Bei Papierrechnungen müssen die Beschäftigten viel Zeit mit dem Sortieren, Abheften und Suchen nach bestimmten Rechnungen verbringen.
Dieser manuelle Prozess kann mühsam und zeitraubend sein und wertvolle Zeit von anderen wichtigen Aufgaben abziehen. Bei digitalisierten Rechnungen werden alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert, so dass der Zugriff und die Suche nach bestimmten Rechnungen erleichtert wird.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass sich die Mitarbeiter/innen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können, was letztlich die Produktivität erhöht.
Praktische Tipps zur Umsetzung
1.Wähle die richtige Software und Tools
Der erste Schritt bei der Digitalisierung von Rechnungen ist die Auswahl der richtigen Software und Tools für deine speziellen Bedürfnisse. Es gibt viele Optionen auf dem Markt, und es ist wichtig, dass du recherchierst und deine Optionen sorgfältig abwägst, bevor du eine Entscheidung triffst.
Berücksichtige bei der Auswahl einer Software Faktoren wie die Größe deiner Firma, das Volumen der Rechnungen, die du bearbeitest, und dein Budget. Achte auf Funktionen wie die automatische Datenextraktion, anpassbare Vorlagen und die Integration in dein bestehendes Buchhaltungssystem, um die Umstellung zu vereinfachen.
2. Schulung der Mitarbeiter/innen für eine reibungslose Umstellung
Es ist wichtig, deine Mitarbeiter/innen im Umgang mit der neuen Software und den neuen Tools zu schulen. Das hilft ihnen nicht nur, den neuen Prozess zu verstehen, sondern auch, eventuelle Widerstände gegen die Umstellung abzubauen.
Eine formelle Schulung oder eine Reihe von Workshops kann organisiert werden, um dein Team über die Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen und die effektive Nutzung der Software zu informieren.
Es ist auch eine gute Idee, einen festen Ansprechpartner zu benennen, der sich um alle Bedenken und Fragen kümmert, die während der Umstellungsphase auftauchen können.
3. Beginne mit einem Pilotprojekt
Bevor du komplett auf die digitale Rechnungsstellung umstellst, ist es eine gute Idee, mit einem kleinen Pilotprojekt zu beginnen. So kannst du potenzielle Probleme erkennen und eventuelle Fehler ausmerzen, bevor du den Prozess in größerem Umfang einführst.
Wähle eine Teilmenge deiner Rechnungen oder eine bestimmte Abteilung aus, um das neue System zu testen und Feedback von den Beschäftigten einzuholen. So hast du auch die Möglichkeit, notwendige Änderungen vorzunehmen, bevor du es firmenensweit einführst.
4. Lege klare Richtlinien und Prozesse fest
Bei jedem neuen System ist es wichtig, klare Richtlinien und Prozesse festzulegen, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Dazu gehören ein standardisiertes Format für Rechnungen, ein Workflow für die Rechnungsfreigabe und Richtlinien für die Dateneingabe.
Wenn du diese Prozesse klar definierst, kannst du Verwirrung vermeiden und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter/innen beim Umgang mit digitalen Rechnungen auf derselben Seite stehen.
5. Backups aufbewahren und für Datensicherheit sorgen
Einer der Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen ist, dass sie nicht mehr physisch aufbewahrt werden müssen und wertvollen Platz im Büro freisetzen. Es ist jedoch wichtig, Sicherungskopien deiner digitalen Rechnungen für den Fall von Systemausfällen oder Datenverletzungen aufzubewahren.
Achte außerdem darauf, dass du angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Rechnungsdaten einführst. Dazu können Datenverschlüsselung, Passwortschutz und Zugangskontrollen gehören, um unbefugten Zugriff zu verhindern.