Rechnungen digitalisieren: Tools

Die Digitalisierung von Belegen ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem besser organisierten und professionelleren Unternehmen.

Digitalisierte Belege machen nicht nur die Buchführung einfacher, sondern sind auch für die Steuererklärung nützlich.

Das manuelle Scannen von Quittungen kann jedoch eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe sein. Zum Glück gibt es Software, die diesen Prozess schnell und einfach macht.

Was ist eine Software zum Scannen von Rechnungen?

Software zum Scannen von Rechnungen ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen, die ihre Debitorenbuchhaltung verbessern wollen.

Mit dieser Software können Unternehmen Rechnungen schnell und einfach einscannen und speichern, sodass die manuelle Dateneingabe entfällt.

Das spart Zeit und Geld, denn die manuelle Dateneingabe, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann, entfällt.

Diese Technologie erkennt und extrahiert problemlos verschiedene Daten wie Mehrwertsteuerbeträge, Einzelposten, Händlerangaben und Rechnungsnummern.

In Kombination mit der KI erreicht die Software eine hohe Genauigkeit beim Erkennen und Extrahieren von Daten. Alle gewünschten Informationen können je nach Bedarf aus der Rechnung extrahiert werden, darunter:

• Adressen von Händlern
• Händlernamen
• Einzelposten, einschließlich Beschreibung, Menge und Preise
• Bestellnummern
• Zahlungsbedingungen
• Liefertermine
• Rechnungsnummern

Wie man Belege mit Software digitalisiert

Der erste Schritt beim Digitalisieren von Rechnungen ist die Anschaffung der richtigen Software.

Es gibt verschiedene Softwareoptionen, daher ist es wichtig, die Funktionen zu vergleichen, um eine Software zu finden, die den Anforderungen deines Unternehmens entspricht.

Sobald die Software installiert ist, können die Nutzer/innen mit dem Digitalisieren ihrer Belege beginnen.

Um einen Beleg zu digitalisieren, muss er normalerweise mit einem speziellen Scanner gescannt werden.

Einige Softwareprogramme bieten eine OCR-Funktion (Optical Character Recognition), die den gescannten Text automatisch in digitale Daten umwandelt, die leicht gelesen und gespeichert werden können.

Nachdem die Quittung gescannt wurde, kodiert die Software die Daten in ein elektronisches Format.

Der nächste Schritt ist die Speicherung des digitalisierten Belegs. Die gespeicherte Rechnung kann in der Zukunft leicht abgerufen und wieder verwendet werden.

Die Softwareprogramme können auch die Möglichkeit bieten, die Daten in andere Programme wie Microsoft Excel oder QuickBooks zu exportieren.

Der letzte Schritt im Digitalisierungsprozess ist die Archivierung der Quittung. Das ist wichtig, damit wichtige Quittungen nicht in der Masse verloren gehen.

Vielleicht bietet die Software die Möglichkeit, Belege in einer Online-Datenbank oder in der Cloud zu archivieren.

Vorteile von digitalen Belegen

Die Digitalisierung deiner Rechnungen mit Hilfe eines modernen Softwaresystems hat viele Vorteile, von der Verringerung deiner manuellen Arbeit bis hin zur Beschleunigung der Finanzprozesse und der Förderung der Nachhaltigkeit.

Hier sind fünf Gründe für den Umstieg:

1. Bequeme Archivierung: Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UstG) musst du Eingangs- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Wenn du dies digital tust, sorgst du für ein schnelleres und sicheres Auffinden und Weiterleiten an das Finanzamt und andere zuständige Stellen im Falle von Betriebsprüfungen.
2. Mobiler Zugriff: Damit Unternehmen schnell handeln können, müssen die Daten heute immer verfügbar sein. Wenn du dich für einen zentralen Ort zur Archivierung deiner Rechnungen entscheidest, können alle berechtigten Personen jederzeit und von jedem Ort aus auf alle Dokumente zugreifen.
3. Geringere Kosten: Wenn du deine Rechnungen digitalisierst, sparst du in mehrfacher Hinsicht: Du musst keine Lagerräume mehr anmieten, um Papierdokumente aufzubewahren, und du hältst die Personalkosten niedrig. Deine Buchhaltungsprozesse werden intelligenter und effizienter. Außerdem sparst du Druck-, Papier- und Portokosten, weil du keine Rechnungen mehr drucken und verschicken musst.
4. Schnellere Buchhaltung: Mit der digitalen Rechnungsverwaltung ersparst du dir in Zukunft das zeitaufwändige Durchsuchen von Ordnern und Archiven. Sobald du eingehende Belege eingescannt oder gespeichert hast, sind sie mit einem Klick verfügbar. Das hilft dir, Buchhaltungsprozesse wie deinen Jahresabschluss deutlich zu beschleunigen.
5. Schnellere Fehlerkorrektur: Bei manuellen Papierrechnungen ist das Korrigieren falscher Angaben für dich viel zeitaufwändiger. Wenn du Rechnungen digitalisierst, vermeidest du Fehler, beschleunigst die Prozesse und kannst durch elektronische Mahnsysteme Zahlungsverzögerungen verhindern.
6. Platzersparnis. Keine dicken, verstaubten Ordner mehr, die mit Rechnungen und anderen Belegen im Keller gefüllt sind. Du hast einfach mehr Platz, wenn du Eingangsrechnungen digitalisierst.
7. Zeitersparnis. Du brauchst viel weniger Zeit, um eine bestimmte Quittung zu finden, denn anstatt erst mühsam den richtigen Ordner zu suchen, kannst du alle abgelegten Quittungen schnell auf deinem PC oder Handy nach Stichworten durchsuchen.
8. Geringere Kosten. Digitalisierte Belege senken die Kosten in mehreren Bereichen: Papier- und Druckkosten werden eingespart, es werden weniger Ordner und Regale benötigt und auch die Portokosten können reduziert werden.
9. Ortsunabhängigkeit. Du kannst dein digitales Archiv jederzeit und von jedem Ort aus durchsuchen – und du musst nicht in das interne Archiv des Unternehmens gehen. Die Archivierung von Rechnungen war noch nie so einfach!
10. Schutz vor Datenverlust. Eine Rechnung ist verschwunden oder wurde sogar versehentlich weggeworfen? Das kann mit einem elektronischen Archiv nicht mehr passieren, denn die Daten müssen entweder über ein Backup oder in der Cloud gesichert werden und können so jederzeit abgerufen und gefunden werden.

Wie du verschiedene Arten von Rechnungen digitalisieren kannst

Man kann sich nicht sicher sein, ob es Unterschiede in der Behandlung digitaler Rechnungen gibt, wenn die Rechnung als elektronisches oder als Papierdokument versandt oder empfangen wurde.

Papierrechnungen digitalisieren

Du kannst Papierdokumente digitalisieren, aber das muss in Übereinstimmung mit der Verfahrensdokumentation der GoBD geschehen.
Danach kannst du die Papierrechnungen entweder separat aufbewahren oder wegwerfen.

Voraussetzung: Die digitale Version der Papierrechnung muss korrekt im Dokumentenmanagementsystem gespeichert sein.

Eingangsrechnungen digitalisieren

• Wenn du eine Papierrechnung von einem Lieferanten erhältst, gilt Folgendes: Scanne oder fotografiere die Eingangsrechnung und bewahre sie GoBD-konform auf (revisionssichere Archivierung ist hier das Stichwort).
• Lege die Originalrechnung in Papierform entweder ab oder vernichte sie.
• Wenn du die Rechnung digital erhältst, musst du sie in dem Dateiformat speichern, in dem du sie erhalten hast.

Ausgehende Rechnung digitalisieren

• Im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung kannst du deine Rechnungen natürlich in Papierform verschicken, und in bestimmten Fällen musst du das sogar, wenn dein Kunde es ausdrücklich verlangt.
• Aus den bisher beschriebenen Gründen lohnt es sich jedoch, Rechnungen digital zu erstellen und zu versenden und sie dann im Dokumentenmanagementsystem zu speichern.

DATEV

Das DATEV Digital & Print Solution Center mit eigenem Scan-Center bietet dir die Möglichkeit, Eingangspost, Archive, Personalakten und andere Dokumente unter zertifizierten Informationssicherheitsstandards zu digitalisieren.

Du kannst dich darauf verlassen, dass alle Aufträge unter strengen Auflagen bearbeitet werden.

Der Prozess zur Digitalisierung von Dokumenten

1. Übermittlung: Du kannst deine zu digitalisierenden Unterlagen direkt an DATEV schicken oder sie von DATEV abholen lassen.
2. Bearbeitung: Sobald die Dokumente bei DATEV eingegangen sind, werden sie nicht nur erfasst, sondern auch sofort für den Scanvorgang vorbereitet, z.B. durch das Entfernen von Heftklammern oder das Sortieren nach vorgegebenen Kriterien.
3. Digitalisieren: DATEV scannt deine Dokumente im passenden Modus: in Schwarz-Weiß, Farbe oder Graustufen und mit der optimalen Auflösung zwischen 100 dpi und 300 dpi. Die modernen Scansysteme verhindern Doppeleinzüge. Leere Seiten werden entfernt.
4. Datenerfassung und Indexierung: Zusätzlich zur Texterkennung und Datenauswertung mit OCR erfasst DATEV relevante Suchkriterien und erstellt Indizes. Das heißt, du kannst Kriterien angeben, die du später bei der Suche in deinen Dokumenten auslesen möchtest, z.B. Rechnungsnummer, Datum, Empfänger.
5. Datenübertragung zurück: Nach dem Scanvorgang werden die Daten deiner gescannten Dokumente zeitnah an dich zurückübertragen. Idealerweise online zum Abruf von unserem FTP-Server oder über einen Online-Zugang, den du uns in deinem System zur Verfügung stellst. Die digitalisierten Daten können sofort verwendet werden. Als PDF-Dateien in deinem eigenen Dateisystem oder als XML & Acrobat PDF-Dateien im Dokumentenmanagementsystem.

DATEV Upload mobil ist eine kostenlose App, die auf mehreren mobilen Geräten funktioniert, darunter Android-Smartphones, iPhones, Tablets und iPads.

Mit dieser App kannst du Belege einscannen und an DATEV Unternehmen Online übertragen, um die digitale Finanzbuchhaltung zu erleichtern, ohne dass du zusätzliche Hardware wie Scanner oder Computer benötigst.

Lexoffice

Mit lexoffice kannst du Papierbelege so scannen und speichern, dass sie den Anforderungen der GoBD entsprechen.

Eine Quittung, die du bei lexoffice hochlädst, wird sicher aufbewahrt und entspricht den gesetzlichen Anforderungen.

Es wird empfohlen, die Original-Papierquittungen aufzubewahren und sie in chronologischer Reihenfolge in einem Ordner abzuheften.

Anstelle des Scannens kannst du die Papierquittung anschließend schreddern, wenn du viele Papierquittungen hast.

Es ist jedoch ratsam, die Originalbelege auf Papier aufzubewahren, da dies der sicherste Weg ist, um negative Prüfungsfolgen zu vermeiden.

Wenn du dennoch daran interessiert bist, das Scannen zu ersetzen, gibt es ein paar Dinge, die du beachten solltest.

1. Erstelle eine schriftliche Verfahrensdokumentation für dein eigenes Dokumentenablagesystem
   Du musst eine schriftliche Verfahrensdokumentation für die Dokumentenablage deines Unternehmens erstellen.

Aufgaben wie das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Finanzchecks, das Organisieren von Kundenkontakten, das Erstellen von Produktlisten und das Erfassen von Belegen kannst du dank der Buchhaltungs-App, die alle häufig verwendeten lexoffice Funktionen enthält, auch unterwegs erledigen.

Die Optionen sind:
Du hast die Wahl zwischen der lexoffice Scan App und der lexoffice App für die komplette Buchhaltung. Die Apps sind kostenlos und mit allen lexoffice Versionen kompatibel.

2. Überprüfe das elektronische Abbild sofort nach dem Scannen eines Dokuments
   Vollständigkeit: Stimmen die Seitenzahlen im Scan und im Original überein? Sind alle Inhalte einer Seite erfasst?

Korrektheit: Sind alle Zahlen und Texte korrekt?

Lesbarkeit: Ist der Scan scharf? Ist der Kontrast ausreichend? Sind die Farbinformationen (z.B. roter Text für Minusbeträge) lesbar?

3. Belege zeitnah in lexoffice eingeben und erfassen
   Nachdem du den Scan in lexoffice hochgeladen hast, solltest du ihn so schnell wie möglich eingeben und deine Belege so schnell wie möglich erfassen – spätestens wenn du die Umsatzsteuervoranmeldung einreichst.

Einige Quittungen müssen immer auch im Original aufbewahrt werden
Spendenquittungen, (beglaubigte) Verträge, Steuerbescheinigungen und Dokumente mit Beweiskraft in Gerichtsverfahren müssen immer im Original aufbewahrt werden.

Natürlich kannst du diese Dokumente auch einscannen und in lexoffice speichern, damit du sie jederzeit schnell im Blick hast.

Du als Nutzer von lexoffice oder als gesetzlicher Vertreter deines Unternehmens bist und bleibst die Person, die für deine Buchhaltung sowie die damit verbundene Erfassung und Archivierung deiner Belege verantwortlich ist.

Weder lexoffice noch dein Steuerberater können dir diese Verantwortung abnehmen.

D. h., du bist als gesetzlicher Vertreter dafür verantwortlich, die Gesetze einzuhalten, unabhängig davon, ob du lexoffice oder eine andere Technologie verwendest und welche Methode du zur Organisation deiner Buchhaltung und Dokumentenablage einsetzt.

Sevdesk

Mit sevDesk hast du die Wahl, Belege auf verschiedene Arten zu digitalisieren. Ob du im Büro oder unterwegs bist, du kannst ganz einfach die Methode wählen, die für dich am besten funktioniert.

• Einfache Drag & Drop Funktion
• Smartphone-Scan mit der sevDesk GO-App
• Quittungen werden automatisch im System gespeichert

Das Einscannen von Dokumenten mit einem Scanner ist eine einfache Möglichkeit, deine Belege und Rechnungen zu organisieren.

Mit sevDesk kannst du PDFs oder Bilddateien per Drag & Drop in das Programm ziehen, sodass du jederzeit und überall Zugriff darauf hast.

Mit der sevDesk App für iOS und Android kannst du deine Belege auch unterwegs digitalisieren und sogar Dokumente aus Dropbox oder Google Drive hochladen.

Auf diese Weise musst du dir keine Sorgen machen, dass du sie jemals verlierst oder vergisst.

FastBill

Erfasse und speichere deine Quittungen digital mit der FastBill Scan App.

Egal, ob du ein Zugticket, eine Unterhaltungsquittung oder deine Hotelrechnung speichern musst, schicke deine Quittungen einfach per E-Mail an das persönliche E-Mail-Postfach in deinem FastBill Konto.

Du kannst auch nachverfolgen, welche Quittungen du bereits bezahlt hast. Lade unsere kostenlose und einfach zu bedienende Scan-App herunter, um alle deine Belege mit nur zwei Klicks zu digitalisieren.

Hol dir die App jetzt für dein iPhone, iPad oder Android-Smartphone und fang an, deine Belege zu erfassen!