Wenn du als Unternehmen Waren oder bestimmte Dienstleistungen an Privatkunden in andere EU-Länder verkaufst, kann das Thema Umsatzsteuer schnell kompliziert werden.
Denn bei grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen kann die Umsatzsteuer grundsätzlich im Land des Kunden geschuldet sein. Ohne Vereinfachungsverfahren kann das bedeuten, dass du dich mit den Umsatzsteuerregeln mehrerer EU-Mitgliedstaaten beschäftigen musst.
Hier kommt das OSS-Verfahren ins Spiel.
OSS steht für One-Stop-Shop. Das Verfahren ermöglicht es Unternehmen, bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze innerhalb der EU zentral zu melden und die darauf entfallende Umsatzsteuer zentral zu bezahlen.
Hinweis: Umsatzsteuerrecht ist komplex und kann sich ändern. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das OSS-Verfahren?
Das One-Stop-Shop-Verfahren ist eine EU-weite Vereinfachungsregelung für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze.
Unternehmen können damit bestimmte Umsätze, bei denen die Umsatzsteuer in einem anderen EU-Mitgliedstaat anfällt, zentral über einen einzigen Mitgliedstaat erklären und bezahlen.
Für ein in Deutschland ansässiges Unternehmen bedeutet das beispielsweise:
Du verkaufst Waren an Privatkunden in Frankreich, Spanien und Italien. Statt die entsprechenden OSS-Umsätze jeweils separat in den einzelnen Ländern zu erklären, kannst du sie – sofern die Voraussetzungen erfüllt sind – über das deutsche OSS-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden.
Das BZSt leitet die entsprechenden Steuerbeträge anschließend an die jeweiligen EU-Mitgliedstaaten weiter.
Die EU-Kommission beschreibt OSS genau als Vereinfachung für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe: Unternehmen können sich für das Verfahren in einem EU-Mitgliedstaat registrieren und die dort erfassten Umsätze zentral erklären und bezahlen.
OSS bedeutet One-Stop-Shop, auf Deutsch sinngemäß „einheitliche Anlaufstelle“.
Das Prinzip ist einfach:
Verkaufen → Umsatzsteuer im Bestimmungsland berücksichtigen → zentral über OSS melden → zentral bezahlen.
Das Verfahren wurde zum 1. Juli 2021 eingeführt und löste das frühere Mini-One-Stop-Shop-Verfahren (MOSS) in seinem bisherigen Anwendungsbereich ab.
Während MOSS vor allem bestimmte elektronische Dienstleistungen betraf, wurde der Anwendungsbereich mit OSS deutlich erweitert. Heute können insbesondere bestimmte grenzüberschreitende B2C-Dienstleistungen und innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren über das Verfahren abgewickelt werden.
Für welche Umsätze gilt OSS?
Das ist eine der wichtigsten Fragen – denn nicht jeder EU-Umsatz gehört automatisch in das OSS-Verfahren.
Beim sogenannten Union-OSS kommen insbesondere folgende Umsätze infrage:
1. Innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren
Das betrifft beispielsweise einen deutschen Online-Shop, der Waren aus Deutschland an Privatkunden in andere EU-Mitgliedstaaten versendet.
Beispiel:
Dein Unternehmen sitzt in Deutschland und verkauft einen Artikel an eine Privatperson in Frankreich. Die Ware wird von Deutschland nach Frankreich versendet.
Dieser Umsatz kann – bei Erfüllung der Voraussetzungen – unter den Union-OSS fallen.
2. Bestimmte B2C-Dienstleistungen
Auch bestimmte Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten können über OSS gemeldet werden.
Dazu gehören insbesondere Dienstleistungen, deren Leistungsort nach den einschlägigen EU-Regeln am Ort des Verbrauchers liegt.
Dazu zählen beispielsweise bestimmte:
Telekommunikationsleistungen,
Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen,
elektronisch erbrachte Dienstleistungen.
Darüber hinaus umfasst der Union-OSS weitere B2C-Dienstleistungen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Für Betreiber bestimmter Online-Marktplätze und elektronischer Plattformen gibt es besondere OSS-Regeln.
In bestimmten Konstellationen wird die Plattform für Umsatzsteuerzwecke so behandelt, als hätte sie die Ware selbst gekauft und verkauft („deemed supplier“).
Das betrifft beispielsweise bestimmte Warenverkäufe über elektronische Schnittstellen.
Was ist die 10.000-Euro-Schwelle?
Die 10.000-Euro-Schwelle sorgt immer wieder für Verwirrung.
Sie ist keine allgemeine Umsatzgrenze für das OSS-Verfahren.
Vielmehr betrifft sie bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze, insbesondere:
innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren und
bestimmte Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronisch erbrachte Dienstleistungen (TBE).
Für Unternehmen, die die Voraussetzungen erfüllen, werden diese Umsätze bis zur Schwelle grundsätzlich anders behandelt.
Die relevante Grenze beträgt 10.000 Euro netto und wird nicht für jedes Land separat berechnet. Maßgeblich ist die Summe der entsprechenden Umsätze.
Wichtig: Die Regelung setzt unter anderem voraus, dass das Unternehmen nur in einem EU-Mitgliedstaat ansässig ist beziehungsweise die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt.
Was passiert bei Überschreitung?
Wird die maßgebliche Schwelle überschritten, greift grundsätzlich die Besteuerung nach den allgemeinen Regeln im jeweiligen Bestimmungsland.
Dann kann OSS eine praktische Vereinfachung sein, weil du die entsprechenden Umsätze zentral über das Verfahren melden kannst.
OSS, EU-OSS und IOSS – wo liegt der Unterschied?
Die Begriffe werden häufig durcheinandergebracht.
Verfahren
Typischer Anwendungsbereich
Union-OSS
Bestimmte innergemeinschaftliche Fernverkäufe und B2C-Dienstleistungen innerhalb der EU
Non-Union-OSS
Bestimmte B2C-Dienstleistungen von Unternehmen ohne Sitz in der EU
IOSS
Bestimmte Fernverkäufe von importierten Waren mit einem Sachwert von höchstens 150 Euro
Der IOSS (Import One-Stop Shop) ist daher nicht einfach eine andere Bezeichnung für OSS. Er betrifft insbesondere bestimmte Waren, die aus einem Drittland importiert und anschließend an Kunden in der EU verkauft werden.
Wer kann das OSS-Verfahren nutzen?
Der Union-OSS richtet sich unter anderem an:
Online-Händler,
E-Commerce-Unternehmen,
Anbieter bestimmter digitaler Dienstleistungen,
Unternehmen mit grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen,
Die EU-Kommission nennt für den Union-OSS sowohl in der EU ansässige Unternehmen als auch bestimmte nicht in der EU ansässige Unternehmer als mögliche Teilnehmer.
Entscheidend ist deshalb nicht allein die Frage:
„Verkaufe ich ins EU-Ausland?“
Sondern:
Welche Art von Leistung erbringe ich, an wen verkaufe ich, von wo wird die Ware versendet und wo liegt der umsatzsteuerliche Leistungsort?
So funktioniert das OSS-Verfahren
Der Ablauf lässt sich auf fünf Schritte reduzieren.
1. Prüfe deine Umsätze
Zuerst musst du feststellen:
B2B oder B2C?
Ware oder Dienstleistung?
Welches Land ist Leistungs- bzw. Verbrauchsort?
Handelt es sich um einen innergemeinschaftlichen Fernverkauf?
Gilt eine Sonderregelung?
Wird die Ware aus Deutschland oder aus einem anderen EU-Land versendet?
Diese Prüfung ist wichtiger als die eigentliche OSS-Anmeldung.
2. Registrierung beim BZSt
Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen kann die Teilnahme am Union-OSS elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
Die Teilnahme gilt grundsätzlich einheitlich für die EU-Mitgliedstaaten.
Die Registrierung erfolgt über das BZStOnline-Portal.
Bei den unter OSS fallenden Umsätzen musst du grundsätzlich den jeweils anzuwendenden Umsatzsteuersatz des Bestimmungslandes berücksichtigen.
Das bedeutet:
Ein deutscher Online-Shop verkauft an Privatkunden in mehreren EU-Ländern.
Die Umsatzsteuer kann je nach Zielland unterschiedlich sein.
Deshalb muss dein Shop- oder ERP-System in der Lage sein, die entsprechenden steuerlichen Regeln korrekt abzubilden.
Wichtig: Nicht einfach einen pauschalen Umsatzsteuersatz für alle EU-Länder verwenden.
4. OSS-Erklärung abgeben
Die OSS-Steuererklärung wird vierteljährlich elektronisch abgegeben.
Die Fristen sind:
Zeitraum
Abgabefrist
1. Quartal
30. April
2. Quartal
31. Juli
3. Quartal
31. Oktober
4. Quartal
31. Januar des Folgejahres
Auch wenn in einem Quartal keine relevanten Umsätze erzielt wurden, ist grundsätzlich eine Nullmeldung abzugeben.
5. Umsatzsteuer bezahlen
Die über OSS erklärte Umsatzsteuer wird zentral bezahlt.
Für ein in Deutschland registriertes Unternehmen erfolgt die Zahlung an die zuständige Bundeskasse. Das BZSt beziehungsweise die zuständigen Behörden übernehmen anschließend die Weiterleitung an die betreffenden Mitgliedstaaten.
Wichtig:
Erklärung und Zahlung gehören zusammen.
Die Steuerzahlung muss fristgerecht eingehen.
Beispiel: Online-Shop verkauft nach Frankreich und Spanien
Nehmen wir an, ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland betreibt einen Online-Shop.
Es verkauft Waren an Privatkunden in:
Deutschland
Frankreich
Spanien
Italien
Die Ware wird aus Deutschland versendet.
Für die entsprechenden grenzüberschreitenden B2C-Fernverkäufe können die OSS-Regeln relevant sein.
Das Unternehmen muss dabei insbesondere:
die Umsätze nach Bestimmungsland erfassen,
die jeweils geltenden Umsatzsteuersätze berücksichtigen,
die Umsätze nach Mitgliedstaat aufschlüsseln,
die OSS-Erklärung quartalsweise abgeben und
die ermittelte Umsatzsteuer zentral bezahlen.
Die Umsatzsteuer wird anschließend den jeweiligen Mitgliedstaaten zugeordnet.
Das ist der eigentliche Vorteil von OSS: Du musst die unter das Verfahren fallenden Umsätze nicht zwingend in jedem betroffenen EU-Land separat über eine lokale Umsatzsteuererklärung abwickeln.
Was OSS nicht erledigt
Hier liegt eine der wichtigsten Grenzen des Verfahrens.
OSS bedeutet nicht, dass sämtliche Umsatzsteuerpflichten in Europa verschwinden.
Insbesondere bei Warenlagern, lokalen Lieferungen oder anderen steuerlich relevanten Aktivitäten können zusätzliche Registrierungspflichten entstehen.
Beispiel: Warenlager in Frankreich
Du betreibst einen deutschen Online-Shop, lagerst deine Waren aber zusätzlich in Frankreich.
Dann können dort lokale umsatzsteuerliche Pflichten entstehen.
Denn eine Lieferung, bei der Ware bereits in Frankreich liegt und innerhalb Frankreichs verkauft wird, ist nicht automatisch ein innergemeinschaftlicher Fernverkauf.
Die EU-Kommission unterscheidet hier ausdrücklich zwischen innergemeinschaftlichen Fernverkäufen und bestimmten lokalen Lieferungen.
Merke:
OSS ersetzt nicht automatisch jede lokale Umsatzsteuerregistrierung.
OSS und B2B: Gilt das Verfahren auch für Geschäftskunden?
Das OSS-Verfahren ist vor allem auf bestimmte B2C-Umsätze ausgerichtet.
Bei klassischen B2B-Geschäften gelten andere umsatzsteuerliche Regeln.
Verkaufst du beispielsweise eine Ware an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat und liegt eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vor, kann unter den entsprechenden Voraussetzungen eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen.
Das ist nicht dasselbe wie ein OSS-Umsatz.
Deshalb solltest du B2B- und B2C-Umsätze in deiner Buchhaltung und deinem Shopsystem sauber trennen.
Welche Vorteile bietet OSS?
Weniger Bürokratie
Statt für bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze mehrere ausländische Steuererklärungen abzugeben, kannst du diese zentral über OSS melden.
Zentrale Zahlung
Die entsprechende Umsatzsteuer wird zentral bezahlt und anschließend an die jeweiligen Mitgliedstaaten weitergeleitet.
Einfachere Expansion in die EU
Für Online-Händler kann OSS die Expansion in weitere EU-Märkte erheblich vereinfachen.
Einheitlicher Prozess
Registrierung, Meldung und Zahlung laufen zentral über das jeweilige OSS-System.
Die EU-Kommission sieht gerade in dieser zentralisierten Abwicklung einen wesentlichen Vorteil des Verfahrens.
Welche Nachteile und Herausforderungen gibt es?
OSS vereinfacht die Umsatzsteuerabwicklung – aber es macht sie nicht automatisch einfach.
Unterschiedliche Umsatzsteuersätze
Jedes EU-Land hat eigene Umsatzsteuersätze und teilweise unterschiedliche steuerliche Besonderheiten.
Dein System muss deshalb die richtigen Steuersätze anwenden.
Korrekte Daten
Für die OSS-Meldung müssen Umsätze unter anderem nach Mitgliedstaat und Steuersatz aufgeschlüsselt werden.
Retouren und Stornos
Rückerstattungen, Stornierungen und Korrekturen müssen korrekt in der Buchhaltung und im OSS-Prozess berücksichtigt werden.
Ausländische Lager
Wer Waren in mehreren EU-Ländern lagert, muss zusätzliche lokale Umsatzsteuerpflichten prüfen.
Wechselkurse
Bei Umsätzen in Fremdwährungen gelten für die OSS-Meldung besondere Regeln für die Umrechnung. Das BZSt sieht hierfür grundsätzlich den von der EZB festgestellten Umrechnungskurs des letzten Tages des Besteuerungszeitraums vor.
OSS richtig in Shop und Buchhaltung integrieren
Gerade bei größeren Online-Shops solltest du OSS nicht manuell verwalten.
Sinnvoll ist eine automatisierte Verbindung zwischen:
Dabei sollten mindestens folgende Informationen sauber erfasst werden:
Rechnungsland,
Lieferland,
Kundentyp,
Produkt,
Umsatz,
Umsatzsteuersatz,
Umsatzsteuerbetrag,
Versandland,
Retouren,
Stornierungen und
gegebenenfalls Lagerstandort.
Je mehr Länder und Produkte du bedienst, desto wichtiger wird eine saubere steuerliche Datenstruktur.
OSS-Checkliste für Online-Händler
Bevor du OSS einsetzt, solltest du folgende Fragen beantworten:
Verkaufe ich an Privatkunden oder Unternehmen?
Welche Waren oder Dienstleistungen biete ich an?
Von welchem Land aus werden die Waren versendet?
Habe ich Warenlager in anderen EU-Ländern?
Welche Umsätze fallen unter OSS?
Ist die 10.000-Euro-Schwelle relevant?
Habe ich mich beim BZSt registriert?
Ermittelt mein Shopsystem die richtigen Umsatzsteuersätze?
Werden die Umsätze nach EU-Land korrekt ausgewiesen?
Werden Retouren und Stornierungen berücksichtigt?
Kann ich die OSS-Daten aus meiner Buchhaltung exportieren?
Sind die quartalsweisen Fristen im Kalender hinterlegt?
Erstelle ich auch bei keinen relevanten Umsätzen eine Nullmeldung?
Bestehen zusätzliche lokale Umsatzsteuerpflichten?
OSS-Fristen im Überblick
Die OSS-Meldung erfolgt vierteljährlich.
Quartal
Zeitraum
Frist
Q1
Januar–März
30. April
Q2
April–Juni
31. Juli
Q3
Juli–September
31. Oktober
Q4
Oktober–Dezember
31. Januar des Folgejahres
Die Fristen gelten für die elektronische OSS-Steuererklärung. Auch Nullmeldungen müssen abgegeben werden.
Was ändert sich durch ViDA?
Das Thema OSS bleibt auch künftig relevant.
Mit VAT in the Digital Age (ViDA) hat die EU weitere Änderungen im Bereich der Mehrwertsteuer beschlossen. Die EU-Kommission hat ihre OSS-Leitlinien im Juli 2026 bereits aktualisiert, um Änderungen zu berücksichtigen, die ab 1. Januar 2027 greifen.
Für Unternehmen bedeutet das:
OSS ist kein einmal eingerichtetes System, das du anschließend jahrelang unverändert laufen lassen kannst.
Shop, Buchhaltung und steuerliche Prozesse sollten regelmäßig überprüft werden.
OSS: Die häufigsten Fehler
Fehler 1: Die 10.000-Euro-Grenze als allgemeine EU-Umsatzgrenze betrachten
Die Schwelle gilt nur unter bestimmten Voraussetzungen und für bestimmte Umsätze.
Fehler 2: Alle EU-Umsätze über OSS melden
Nicht jeder Umsatz gehört in das Verfahren.
Fehler 3: Ausländische Lager ignorieren
Ein Lager in einem anderen EU-Land kann zusätzliche lokale Umsatzsteuerpflichten auslösen.
Fehler 4: B2B und B2C nicht trennen
Die umsatzsteuerliche Behandlung kann völlig unterschiedlich sein.
Fehler 5: Umsatzsteuersätze pauschal hinterlegen
Die steuerliche Behandlung muss zum jeweiligen Produkt, Umsatz und Bestimmungsland passen.
Fehler 6: OSS-Meldung und Zahlung vergessen
Eine Registrierung allein reicht nicht. Erklärung und Zahlung müssen fristgerecht erfolgen.
Fehler 7: OSS mit IOSS verwechseln
IOSS betrifft insbesondere bestimmte importierte Waren bis zu einem Sachwert von 150 Euro und ist vom Union-OSS zu unterscheiden.
Häufig gestellte Fragen zum OSS-Verfahren
Was bedeutet OSS?
OSS steht für One-Stop-Shop. Das Verfahren ermöglicht es Unternehmen, bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze innerhalb der EU zentral zu erklären und die darauf entfallende Umsatzsteuer zentral zu bezahlen.
Muss ich OSS nutzen?
Nein. Das OSS-Verfahren ist grundsätzlich eine Vereinfachungsregelung. Ob eine Teilnahme sinnvoll oder erforderlich ist, hängt von deinen Umsätzen und der konkreten steuerlichen Situation ab.
Was ist die 10.000-Euro-Schwelle?
Die 10.000-Euro-Schwelle betrifft bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze, insbesondere innergemeinschaftliche Fernverkäufe und bestimmte elektronische, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen. Sie ist keine allgemeine Umsatzgrenze für sämtliche EU-Geschäfte.
Wie oft muss ich eine OSS-Erklärung abgeben?
Die OSS-Erklärung wird vierteljährlich elektronisch abgegeben. Auch bei keinen relevanten Umsätzen kann eine Nullmeldung erforderlich sein.
Muss ich mich in jedem EU-Land registrieren?
Gerade darin liegt der wesentliche Vorteil von OSS: Für die vom Verfahren erfassten Umsätze kannst du die Umsatzsteuer zentral über den Mitgliedstaat der Identifizierung erklären.
Allerdings können daneben weitere lokale Umsatzsteuerpflichten bestehen, beispielsweise bei bestimmten Lager- oder Inlandssachverhalten.
Kann ich B2B-Umsätze über OSS melden?
Das klassische OSS-Verfahren betrifft bestimmte B2C-Umsätze. B2B-Geschäfte werden grundsätzlich nach den dafür geltenden Umsatzsteuerregeln behandelt.
Was ist der Unterschied zwischen OSS und IOSS?
OSS betrifft insbesondere bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze innerhalb der EU. IOSS betrifft bestimmte Fernverkäufe von importierten Waren mit einem Sachwert von höchstens 150 Euro.
Was passiert, wenn ich einen Fehler in der OSS-Erklärung entdecke?
Fehler werden nicht einfach ignoriert. Das BZSt sieht für Korrekturen ein Verfahren über nachfolgende OSS-Erklärungen vor.
Fazit: OSS vereinfacht den EU-Verkauf – aber nicht die gesamte Umsatzsteuer
Das One-Stop-Shop-Verfahren ist für viele Online-Händler und andere Unternehmen mit grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen eine erhebliche Erleichterung.
Statt bestimmte Umsatzsteuerpflichten in mehreren EU-Ländern separat abzuwickeln, kannst du die vom OSS erfassten Umsätze zentral melden und bezahlen.
Der wichtigste Punkt ist aber:
OSS nimmt dir nicht die umsatzsteuerliche Prüfung ab. Es vereinfacht vor allem die anschließende Meldung und Zahlung.
Deshalb solltest du vor der Registrierung klären, welche Umsätze du tatsächlich tätigst, wo sich Waren befinden, an wen du verkaufst und wo der jeweilige Leistungsort liegt.
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