Digitalisierung im Unternehmen

Die Digitalisierung verändert Geschäftsprozesse, Arbeitsweisen und die Art, wie Unternehmen mit Kunden und Geschäftspartnern interagieren. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben möchte, kommt an digitalen Technologien kaum vorbei.

In diesem Beitrag zeigen wir, was Digitalisierung von digitaler Transformation unterscheidet, welche Bereiche besonders profitieren und wie Unternehmen Schritt für Schritt eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie entwickeln können.

Was bedeutet Digitalisierung im Unternehmen?

Unter Digitalisierung versteht man zunächst die Umwandlung analoger Informationen in ein digitales Format, sodass sie elektronisch verarbeitet, gespeichert und übertragen werden können.

Für Unternehmen geht Digitalisierung jedoch weit über den Verzicht auf Papier hinaus. Digitale Technologien können Arbeitsabläufe verändern, Informationen schneller verfügbar machen und die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens verbessern.

Ein Beispiel: Außendienstmitarbeiter können über mobile Geräte jederzeit auf Kundendaten, Dokumente oder interne Informationen zugreifen. Dadurch entstehen neue Formen der Zusammenarbeit und effizientere Arbeitsprozesse.

Digitalisierung bedeutet deshalb nicht lediglich, Papierdokumente durch digitale Dateien zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, bestehende Prozesse zu hinterfragen und digitale Möglichkeiten sinnvoll einzusetzen.

Digitalisierung und digitale Transformation

Die Begriffe Digitalisierung und digitale Transformation werden häufig synonym verwendet. Inhaltlich lässt sich jedoch ein Unterschied erkennen.

Digitalisierung beschreibt vor allem die Überführung analoger Informationen und Prozesse in digitale Strukturen. Die digitale Transformation geht einen Schritt weiter: Sie umfasst Veränderungen bei Technologien, Geschäftsprozessen, Unternehmenskultur und Geschäftsmodellen.

Ein digitales Kundensystem, in dem Informationen zentral gespeichert und jederzeit verfügbar sind, ist beispielsweise ein Ergebnis der Digitalisierung. Wenn ein Unternehmen dagegen seine gesamte Kundenkommunikation, seine internen Abläufe und sein Geschäftsmodell auf digitale Möglichkeiten ausrichtet, spricht man eher von digitaler Transformation.

Besonders durch Cloud-Technologien und hybride Arbeitsmodelle gewinnt dieses Thema an Bedeutung. Mitarbeiter können unabhängig vom Standort zusammenarbeiten und auf zentral gespeicherte Informationen zugreifen.

Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele neue Technologien einzuführen. Entscheidend ist, Technologie mit den richtigen Prozessen und Unternehmenszielen zu verbinden.

Vorteile und Herausforderungen der Digitalisierung

Eine durchdachte Digitalisierung kann Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen.

Vorteile

Zu den wichtigsten Chancen gehören:

Zeitersparnis: Manuelle und wiederkehrende Aufgaben können reduziert oder automatisiert werden.
Effizientere Prozesse: Digitale Workflows können Abläufe vereinfachen und beschleunigen.
Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse reduzieren bestimmte Fehlerquellen.
Bessere Entscheidungen: Daten können schneller ausgewertet und für Entscheidungen genutzt werden.
Höhere Produktivität: Mitarbeiter können sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Kostensenkung: Automatisierung und effizientere Abläufe können langfristig Kosten reduzieren.
Besserer Kundenservice: Digitale Anwendungen ermöglichen schnellere und stärker kundenorientierte Prozesse.
Neue Geschäftsmodelle: Digitale Produkte, Dienstleistungen und Vertriebskanäle eröffnen zusätzliche Umsatzmöglichkeiten.
Höhere Flexibilität: Cloud-Lösungen und mobile Technologien erleichtern ortsunabhängiges Arbeiten.
Wettbewerbsvorteile: Unternehmen können schneller auf Veränderungen und Kundenbedürfnisse reagieren.

Herausforderungen

Die Digitalisierung bringt gleichzeitig Herausforderungen mit sich:

fehlende digitale Kompetenzen und Fachkräfte
technische und organisatorische Probleme
veraltete IT-Systeme
Widerstand gegen Veränderungen
hohe Investitionskosten
Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
zunehmende Bedrohungen durch Cyberangriffe
Schwierigkeiten bei der Integration neuer Technologien in bestehende Prozesse

Eine erfolgreiche Digitalisierung ist deshalb nicht nur eine technische Aufgabe. Sie betrifft Menschen, Prozesse und die Unternehmenskultur gleichermaßen.

Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung

1. Den digitalen Reifegrad bestimmen

Bevor neue Technologien eingeführt werden, sollte ein Unternehmen zunächst analysieren, wo es aktuell steht.

Dabei können fünf Bereiche betrachtet werden:

Digitale Infrastruktur

Sind Internetverbindungen, Hardware, Software und Cloud-Systeme auf dem aktuellen Stand?

Digitale Kompetenzen

Welche digitalen Fähigkeiten sind bereits im Unternehmen vorhanden? Wo bestehen Weiterbildungslücken?

Digitale Kultur

Wie offen gehen Mitarbeiter und Führungskräfte mit neuen Technologien und Veränderungen um?

Digitale Fähigkeiten

Welche Unternehmensbereiche sind bereits digitalisiert und wo besteht noch besonderer Handlungsbedarf?

Digitale Partnerschaften

Können Kooperationen mit Technologieunternehmen, Start-ups oder anderen Branchenpartnern die Digitalisierung beschleunigen?

Auf dieser Grundlage lässt sich ein realistischer Digitalisierungsfahrplan entwickeln.

2. Klare Ziele und Kennzahlen definieren

„Wir wollen digitaler werden“ ist noch keine Digitalisierungsstrategie.

Unternehmen sollten konkrete und messbare Ziele formulieren.

Beispiele:

Die Bearbeitungszeit von Rechnungen innerhalb eines Jahres um 50 Prozent reduzieren.
Die Zahl digital generierter Leads innerhalb von sechs Monaten um 25 Prozent erhöhen.
Einen bestimmten manuellen Prozess vollständig automatisieren.
Die Kundenzufriedenheit nach Einführung eines digitalen Services verbessern.

Für jedes Ziel sollten passende Key Performance Indicators (KPIs) definiert werden.

Mögliche Kennzahlen sind:

Zeitersparnis
Automatisierungsgrad
Fehlerquote
Kundenzufriedenheit
Conversion Rate
Umsatz über digitale Kanäle
Kosten pro Lead
Anzahl digital geschulter Mitarbeiter

Die Kennzahlen sollten regelmäßig überprüft werden. Eine Digitalisierungsstrategie ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Digitalisierung in die Geschäftsprozesse integrieren

Bestehende Prozesse analysieren

Der erste Schritt besteht darin, bestehende Arbeitsabläufe kritisch zu überprüfen.

Wo entstehen unnötige Wartezeiten? Welche Aufgaben werden regelmäßig manuell ausgeführt? Wo werden Informationen mehrfach erfasst? Wo gibt es Medienbrüche?

Besonders wertvoll ist dabei das Feedback der Mitarbeiter, die täglich mit den entsprechenden Prozessen arbeiten.

Geeignete digitale Lösungen auswählen

Anschließend können passende Lösungen recherchiert und getestet werden.

Je nach Unternehmen können beispielsweise folgende Technologien relevant sein:

Cloud-Lösungen
CRM-Systeme
ERP-Systeme
Automatisierungssoftware
Datenanalyse
künstliche Intelligenz
digitale Kommunikationsplattformen
E-Commerce-Systeme
Cybersecurity-Lösungen

Nicht jede Technologie ist für jedes Unternehmen sinnvoll. Entscheidend sind die konkreten Ziele, Anforderungen und vorhandenen Ressourcen.

Schrittweise vorgehen

Unternehmen sollten nicht versuchen, sämtliche Prozesse gleichzeitig zu digitalisieren.

Sinnvoller ist es, zunächst ein oder zwei besonders relevante Bereiche auszuwählen. Nach einer erfolgreichen Einführung können weitere Prozesse folgen.

Ein guter Digitalisierungsfahrplan enthält:

konkrete Ziele
Verantwortlichkeiten
Zeitpläne
benötigte Ressourcen
Meilensteine
relevante Kennzahlen

Mitarbeiter für die Digitalisierung gewinnen

Technologie allein macht noch keine erfolgreiche digitale Transformation.

Mitarbeiter müssen verstehen, warum Veränderungen notwendig sind und welchen konkreten Nutzen neue Systeme für ihre tägliche Arbeit bringen.

Vision kommunizieren

Die Unternehmensleitung sollte transparent erklären, welche Ziele mit der Digitalisierung verfolgt werden.

Dabei sollte nicht nur über neue Software gesprochen werden. Wichtig ist vor allem die Frage: Was verbessert sich dadurch für das Unternehmen und die Mitarbeiter?

Praktische Schulungen anbieten

Ein einmaliger Workshop reicht häufig nicht aus. Neue Systeme sollten praxisnah vermittelt werden.

Hilfreich sind beispielsweise:

interaktive Schulungen
Testumgebungen
Videotutorials
Kurzanleitungen
interne Ansprechpartner
regelmäßige Weiterbildungen

Zeit für die Umstellung einplanen

Neue Arbeitsweisen benötigen Zeit. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit erhalten, neue Systeme auszuprobieren, Fragen zu stellen und Erfahrungen zu sammeln.

Feedback fördern

Mitarbeiter sollten aktiv in die Veränderungsprozesse einbezogen werden. Sie kennen bestehende Abläufe aus der Praxis und können häufig früh erkennen, wo digitale Lösungen verbessert werden müssen.

Auswirkungen der Digitalisierung auf Unternehmen

Kosten senken und neue Umsätze schaffen

Digitale Kanäle können Unternehmen dabei helfen, Kosten zu reduzieren und neue Einnahmequellen zu erschließen.

Online-Shops, digitale Dienstleistungen und Abonnementmodelle ermöglichen neue Formen der Kundenansprache. Gleichzeitig können digitale Prozesse interne Abläufe effizienter gestalten.

Cloud-Technologien, Automatisierung, Datenanalyse und KI können dazu beitragen, Ressourcen gezielter einzusetzen.

Auch digitale Produkte und Dienstleistungen können neue Geschäftsmodelle ermöglichen.

Wettbewerbsfähigkeit steigern

Digitalisierung kann einen Wettbewerbsvorteil schaffen, wenn Unternehmen dadurch schneller, effizienter und kundenorientierter arbeiten.

Digitale Daten ermöglichen es, Entwicklungen schneller zu erkennen und Entscheidungen stärker auf tatsächliche Informationen zu stützen.

Allerdings entsteht ein Wettbewerbsvorteil nicht allein durch die Einführung neuer Software. Entscheidend ist, wie gut Technologie, Prozesse und Unternehmensstrategie zusammenspielen.

Best Practices für die Digitalisierung

Die richtige Software auswählen

Zunächst sollte geprüft werden, welche Systeme tatsächlich benötigt werden.

Je nach Unternehmen können beispielsweise folgende Lösungen sinnvoll sein:

CRM: Verwaltung von Kundenbeziehungen
CMS: Verwaltung von Website-Inhalten
ERP: Steuerung zentraler Geschäftsprozesse
Buchhaltungssoftware: Digitalisierung von Finanzprozessen
Cloud-Plattformen: Speicherung und gemeinsame Bearbeitung von Daten
Automatisierungstools: Reduzierung wiederkehrender Aufgaben
Verleihsoftware: Echtzeit-Online-Vermietung und automatisierte Bestandsführung von Artikeln

Bei der Auswahl sollten nicht nur Funktionen und Kosten betrachtet werden. Auch Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Schnittstellen und Skalierbarkeit spielen eine wichtige Rolle.

Hardware und Infrastruktur modernisieren

Digitale Prozesse benötigen eine zuverlässige technische Grundlage.

Dazu gehören beispielsweise:

leistungsfähige Computer und mobile Geräte
ausreichender Speicher
zuverlässige Backup-Systeme
stabile Netzwerke
schnelle Internetverbindungen

Veraltete Hardware kann digitale Prozesse ausbremsen und die Produktivität beeinträchtigen.

Prozesse standardisieren

Digitale Werkzeuge sind besonders effektiv, wenn die zugrunde liegenden Prozesse klar strukturiert sind.

Deshalb sollte zunächst festgelegt werden:

Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
In welcher Reihenfolge erfolgen sie?
Wer ist für welchen Schritt verantwortlich?
Welche Informationen werden benötigt?
Welche Aufgaben lassen sich automatisieren?
Wie wird der Prozess dokumentiert und kontrolliert?

Erst anschließend sollte geprüft werden, welche Technologie den Prozess am besten unterstützt.

Digitalisierung messen und kontinuierlich verbessern

Eine Digitalisierungsstrategie sollte regelmäßig überprüft werden.

Kundenzufriedenheit

Wie reagieren Kunden auf digitale Angebote und Dienstleistungen?

Conversion Rate

Wie viele Website-Besucher werden beispielsweise zu Kunden oder hinterlassen eine Anfrage?

Traffic-Quellen

Über welche Kanäle kommen Besucher und potenzielle Kunden?

Absprungrate

Auf welchen Seiten verlassen Besucher das Angebot besonders häufig?

Kosten pro Lead oder Verkauf

Wie viel kostet es das Unternehmen, einen neuen Kunden oder Lead über digitale Kanäle zu gewinnen?

Diese Kennzahlen helfen dabei, erfolgreiche Maßnahmen zu erkennen und Schwachstellen gezielt zu verbessern.

Beispiele für Digitalisierung im Unternehmen

Netflix: Vom DVD-Versand zum Streaming

Netflix begann als Online-Videothek für den Versand physischer DVDs. Durch die konsequente Nutzung digitaler Technologien entwickelte sich das Unternehmen zu einem Streaming-Anbieter.

Personalisierte Empfehlungen und die Analyse von Nutzerdaten spielen dabei eine wichtige Rolle.

Das Beispiel zeigt, wie Digitalisierung nicht nur bestehende Prozesse verbessern, sondern ein komplettes Geschäftsmodell verändern kann.

Domino’s Pizza: Digitale Bestellung

Domino’s hat die Bestellung über zahlreiche digitale Kanäle ermöglicht. Kunden können ihre Bestellung unter anderem über Website und App aufgeben und den Status ihrer Bestellung digital verfolgen.

Hier steht vor allem die Verbindung verschiedener digitaler Kontaktpunkte zu einem möglichst einfachen Kundenerlebnis im Mittelpunkt.

Siemens: Industrie 4.0 und digitale Zwillinge

Siemens setzt auf Technologien wie Internet of Things, künstliche Intelligenz und digitale Zwillinge.

Ein digitaler Zwilling bildet beispielsweise ein Produkt oder eine Anlage virtuell ab. Dadurch können Prozesse simuliert, überwacht und optimiert werden.

In der Produktion können solche Technologien außerdem für vorausschauende Wartung eingesetzt werden.

DHL: Digitalisierung in der Logistik

In der Logistik ermöglichen Datenanalyse und digitale Systeme unter anderem eine bessere Routenplanung, Echtzeit-Tracking und effizientere Lieferprozesse.

Das Beispiel DHL zeigt, wie Digitalisierung insbesondere dort Vorteile bietet, wo große Mengen an Daten und zahlreiche operative Prozesse zusammenkommen.

LEGO: Digitales Ökosystem

LEGO hat seine digitalen Systeme weiterentwickelt und setzt unter anderem auf digitale Spielerlebnisse, Online-Shops und die Zusammenarbeit mit Partnern.

Das Beispiel verdeutlicht, dass Digitalisierung nicht auf interne IT-Prozesse beschränkt sein muss, sondern auch Produkte, Kundenangebote und Geschäftsmodelle verändern kann.

Digitalisierung im deutschen Mittelstand

Auch kleine und mittlere Unternehmen können von Digitalisierung profitieren.

Praxisbeispiele reichen von digitalen Shops und Cloud-basierten Planungssystemen bis hin zu Tablets, Scannern und digitalen Produktionslösungen.

So können beispielsweise:

Bäckereien Bestellungen digital verwalten,
Produktionsbetriebe Lagerbestände automatisch erfassen,
Logistikunternehmen digitale Assistenzsysteme einsetzen,
Unternehmen Cloud-Plattformen für die Zusammenarbeit nutzen,
datenintensive Prozesse durch moderne Recheninfrastruktur beschleunigt werden.

Digitalisierung muss daher nicht immer ein millionenschweres Großprojekt sein. Gerade im Mittelstand können bereits einzelne gut ausgewählte Maßnahmen einen deutlichen Unterschied machen.

Häufige Fragen zur Digitalisierung

Werden durch Digitalisierung Arbeitsplätze abgebaut?

Digitalisierung verändert Tätigkeiten und Arbeitsabläufe. Einige manuelle Aufgaben können automatisiert werden, gleichzeitig entstehen neue Anforderungen und Tätigkeitsfelder.

Weiterbildung und Umschulung können Mitarbeitern helfen, sich auf veränderte Aufgaben vorzubereiten.

Wie können Mitarbeiter für die Digitalisierung gewonnen werden?

Transparente Kommunikation, praktische Schulungen und die Einbindung der Mitarbeiter sind entscheidend.

Mitarbeiter sollten verstehen, welchen konkreten Nutzen die Veränderungen haben und wie sie sich auf ihre tägliche Arbeit auswirken.

Welche Technologien werden benötigt?

Das hängt von Branche, Unternehmensgröße und Zielsetzung ab.

Häufig relevante Technologien sind:

Cloud Computing
Datenanalyse
künstliche Intelligenz
mobile Anwendungen
Automatisierung
Cybersecurity
CRM- und ERP-Systeme

Es gibt jedoch keine Standardlösung, die für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet ist.

Wie viel kostet die Digitalisierung?

Die Kosten hängen stark vom Umfang der Maßnahmen ab.

Während kleinere Projekte wie die Einführung einzelner digitaler Tools relativ geringe Investitionen erfordern können, können umfassende ERP-, Cloud- oder IT-Infrastrukturprojekte deutlich kostenintensiver sein.

Deshalb empfiehlt es sich, mit klar abgegrenzten Projekten zu beginnen und erfolgreiche Maßnahmen anschließend auszuweiten.

Fazit: Digitalisierung als kontinuierlicher Prozess

Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, das nach der Einführung einer neuen Software abgeschlossen ist. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess, der Technologie, Prozesse und Menschen miteinander verbindet.

Unternehmen sollten zunächst ihren digitalen Reifegrad bestimmen, konkrete Ziele festlegen und die wichtigsten Prozesse identifizieren. Anschließend können passende Technologien ausgewählt, Mitarbeiter geschult und die Ergebnisse anhand geeigneter Kennzahlen überprüft werden.

Besonders wichtig ist dabei ein schrittweises Vorgehen. Nicht möglichst viele Technologien machen ein Unternehmen digital erfolgreich, sondern Lösungen, die konkrete Probleme lösen und einen messbaren Mehrwert schaffen.

Wer Digitalisierung strategisch angeht, kann Prozesse effizienter gestalten, Kosten reduzieren, Kundenerlebnisse verbessern und neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob ein Unternehmen digitalisieren sollte, sondern welche Prozesse als Nächstes sinnvoll digital verbessert werden können.

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