CRM-Systeme im Überblick

In Zeiten digitaler Kundenkommunikation ist der Kunde König – und Daten sind sein Thron. Ein CRM-System (Customer Relationship Management) hilft Unternehmen, Kundendaten zentral zu verwalten, Beziehungen zu pflegen und Vertrieb, Marketing sowie Service effizient zu steuern.

Doch was genau ist ein CRM-System, wie funktioniert es – und welche Vorteile bringt es? Das erfährst du hier.

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System ist eine Software, die alle Informationen zu Kunden, Interessenten und Geschäftsbeziehungen zentral sammelt und verwaltet.

Dazu gehören:

Kontaktdaten
Kaufhistorie
Kommunikation (E-Mails, Anrufe, Meetings)
Serviceanfragen
Marketingaktivitäten

Ziel ist es, jede Interaktion mit dem Kunden zu dokumentieren, um personalisierte, effiziente und langfristig erfolgreiche Beziehungen aufzubauen.

Warum ist ein CRM-System wichtig?

Ohne CRM verlaufen viele Kundenkontakte im Sand: Informationen liegen verstreut in E-Mails, Excel-Tabellen oder im Kopf einzelner Mitarbeiter.
Ein CRM-System schafft Transparenz, Struktur und Effizienz.

Vorteile eines CRM-Systems:

💰 Mehr Umsatz: Durch gezieltere Vertriebs- und Marketingmaßnahmen
🔍 Zentrale Datenbasis: Alle Kundendaten an einem Ort
⚡ Effizientere Prozesse: Automatisierung von Routineaufgaben
💬 Bessere Kommunikation: Einheitlicher Informationsstand im Team
📈 Höhere Kundenzufriedenheit: Personalisierte Betreuung

Wer braucht ein CRM-System?

Egal ob Startup, Mittelstand oder Konzern – ein CRM-System ist für alle Unternehmen sinnvoll, die Kundenbeziehungen pflegen und ausbauen möchten.

Typische Einsatzbereiche:

Vertrieb: Pipeline-Management, Lead-Tracking, Forecasting
Marketing: Kampagnenmanagement, E-Mail-Marketing, Zielgruppenanalyse
Kundenservice: Ticketverwaltung, Support-Historie, Feedbackmanagement

Wie funktioniert ein CRM-System?

Ein CRM-System sammelt automatisch alle Interaktionen mit einem Kunden – egal, ob sie über E-Mail, Telefon, Website oder Social Media stattfinden.
Diese Daten werden in einem übersichtlichen Dashboard angezeigt und können ausgewertet werden, um Verkaufschancen zu erkennen oder Kampagnen zu optimieren.

Beispiel:

Ein Vertriebsmitarbeiter sieht auf einen Blick, wann ein Kunde zuletzt kontaktiert wurde, welche Produkte er gekauft hat und welche Angebote aktuell offen sind.

Die besten CRM-Systeme

1. ClickUp

ClickUp macht es dir leicht, deine Kundenbeziehungen mit Datenvisualisierungen, Marketingautomatisierung, Kommunikation und vielem mehr zu organisieren und auszubauen – alles an einem Ort.

Und ClickUp ist nicht branchenspezifisch! Die Funktionen und Werkzeuge sind vollständig anpassbar, sodass funktionsübergreifende Teams wie Marketing, Support und Finanzen ClickUp nutzen können, um ihre Aufgaben zu verwalten und Geschäfte schneller abzuschließen.

ClickUp Anwendungsfall: Mobiles CRM und Projektmanagement
Wenn du deine Kundendatenbank erweiterst und komplexere Kundenaufträge annimmst, brauchst du eine zuverlässige CRM- und Projektmanagementlösung wie ClickUp, um alle Ebenen von Verkaufschancen und Marketingkampagnen zu verwalten.

Die Funktionen von ClickUp helfen dir, deine Vertriebs- und Marketingbemühungen zu verbessern, damit jeder die Informationen hat, die er braucht, wenn er sie braucht. Das Ergebnis? Bessere Teambeziehungen und eine schnellere Übergabe von Aufgaben, um ein koordiniertes Kundenerlebnis zu schaffen.

Hier sind weitere Möglichkeiten, ClickUp zu nutzen:

Passe deinen ClickUp-Arbeitsbereich an, damit Teams und Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit haben, Daten auf verschiedene Arten anzuzeigen
Reduziere die Anzahl der geöffneten Tabs und Apps mit ClickUp’s nativen und Drittanbieter-Integrationen
Beseitige Silos und beschleunige die Kommunikation, indem du deine E-Mails in ClickUp integrierst.
Automatisiere Verkaufsprozesse, Erinnerungen, Nachfassaktionen und andere zeitaufwändige Aufgaben
Greife von jedem Gerät aus auf ClickUp zu, egal ob du im Büro oder unterwegs bist
Richte CRM-Vorlagen für Kundenvorlagen und Vertriebsprozesse ein
Erstelle ein Modell für Verkaufsprognosen mit historischen Daten

Wenn du neu in ClickUp bist, kannst du mit der ClickUp CRM-Vorlage beginnen, um die Personalisierung von Projekten und die Vertriebsautomatisierung zu testen!

2. HubSpot

HubSpot ist eine leistungsstarke CRM-Lösung, die Software, Dienstleistungen und Schulungen für Inbound Marketing und Vertrieb anbietet.

Es bietet eine breite Palette an Software, die Unternehmen bei ihren Marketing- und Vertriebsbemühungen unterstützt, darunter HubSpot CRM, HubSpot Marketing und HubSpot Sales.

HubSpot verfügt außerdem über ein integriertes Analysesystem, das den Nutzern Einblicke in die Leistung ihrer Marketingkampagnen bietet.

HubSpot Anwendungsfall: Vollständiges CRM
Der größte Nachteil bei der Verwendung mehrerer CRMs ist, dass dein Team doppelte Arbeit leisten muss, um die Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.

Mit einer CRM-Plattform wie HubSpot kannst du Interaktionen und Daten über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg problemlos unter einem Dach verwalten.

Das HubSpot CRM kann Vertriebsteams dabei helfen, die Kundenbindung zu verbessern, den Umsatz zu steigern und ihre Marketingbemühungen zu optimieren.

Es stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um deine Kundenbeziehungen zu verwalten. Du kannst die Seite nutzen, um eine Kontaktliste zu erstellen, Interaktionen mit Kunden zu verfolgen und automatisierte E-Mails zu verschicken.

3. Zendesk

Zendesk ist eine Kundenservice-Plattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Kunden zu unterstützen. Sie bietet eine Reihe von Tools, die Unternehmen bei der Verwaltung von Kundeninteraktionen unterstützen, darunter ein Supportsystem, Chatfunktionen und eine Wissensdatenbank.

Zendesk lässt sich in eine Vielzahl anderer Softwareplattformen integrieren, so dass es für Unternehmen einfach ist, Support über alle Kanäle hinweg zu leisten.

Zendesk Anwendungsfall: Helpdesk CRM
Ein Helpdesk-System ist ein wichtiger Bestandteil jeder Kundenbetreuung. Mit einem Helpdesk-System können Unternehmen Supportanfragen ihrer Kunden einfach verfolgen und verwalten.

Jede spezifische Software kann verwendet werden, um Kundenfeedback zu sammeln und die Kundenzufriedenheit zu verfolgen, aber Zendesk ist die bessere Option, weil es nicht nur für deine Kunden, sondern auch für deine internen Support-Teams einfacher ist.

Wenn der Informationsaustausch reibungslos funktioniert, sind sie nicht mehr mit Arbeit eingedeckt, sondern können den Kunden ein persönliches Erlebnis bieten.

4. Freshworks

Freshworks ist eine Cloud-basierte Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Kundenbeziehungen, ihren Vertrieb und ihr Marketing zu verwalten.

Es bietet eine Vielzahl von Tools, um die Interaktionen mit Kunden und Interessenten im Auge zu behalten, darunter ein CRM-Strategie-Tool, ein E-Mail-Marketing-Tool und ein System zur Verwaltung von Aufgaben und Projekten

Freshworks Anwendungsfall: Management von Verkaufsaktivitäten
Die Überwachung der Verkaufsaktivitäten ist ein wichtiger Bestandteil eines CRM-Ökosystems, um die Kundenbindung zu erhöhen.

Durch die Überwachung der Verkaufsaktivitäten hast du einen klaren Überblick darüber, ob du deine Verkaufsziele erreicht, übertroffen oder verfehlt hast. Mit Freshworks hast du mehrere Möglichkeiten, die Verkaufsaktivitäten zu überwachen:

Verwende eine chronologische Zeitleiste, die dir einen Überblick über die Kundenbeziehungen zu deinem Unternehmen gibt.

Verwende Dashboards, um dir einen Überblick über die Leistung deines Teams zu verschaffen, z. B. über die jüngsten Verkaufszahlen, aktive Leads und offene Opportunities
Nutze E-Mail-Metriken und verfolge Kennzahlen wie die Anzahl der versendeten E-Mails, den Prozentsatz der Kunden, die auf die E-Mail geantwortet haben, Absprungraten und mehr

5. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics ist eine Reihe von Geschäftssoftwareanwendungen, die von Microsoft angeboten werden. Sie deckt verschiedene Aspekte eines Unternehmens ab, von Finanzen und Betrieb bis hin zu Vertrieb und Marketing.

Dynamics wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Finanzen, ihren Betrieb, ihren Vertrieb und ihr Marketing sowie ihren Kundenservice zu verwalten.

Microsoft Dynamics Anwendungsfall: Operatives CRM
Operatives CRM hilft Unternehmen bei einer Vielzahl von Aktivitäten wie der Verfolgung von Kundendaten, der Automatisierung von Verkaufsprozessen und der Verwaltung von Interaktionen.

Im Kern aber verbessert operatives CRM den Kundenservice, indem es Agenten mit Kundeninformationen versorgt, einschließlich früherer Interaktionen und Bestellungen.

Durch die Verfolgung von Kundeninteraktionen und -daten in einer CRM-Software wie Microsoft Dynamics können Unternehmen besser verstehen, was Kunden brauchen und wollen und wie man sie am besten bedient.

Diese Informationen können Unternehmen auch dabei helfen, gefährdete Kunden zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu halten. CRM-Software kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie viele Aufgaben im Zusammenhang mit der Verfolgung und Verwaltung von Kundendaten automatisiert.

6. BIGContacts

BIGContacts ist ein cloudbasiertes Kontaktmanagementsystem, mit dem Unternehmen ihre Kontakte in einer sicheren Umgebung speichern, verwalten und mit anderen teilen können.

Mit BIGContacts können Nutzerinnen und Nutzer effektiver mit Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sowie Partnerinnen und Partnern in Kontakt treten, da sie sofortigen Zugriff auf alle ihre Kontaktdaten an einem Ort haben.

Darüber hinaus bietet BIGContacts eine Vielzahl von Funktionen wie die gemeinsame Nutzung von Kontakten, Geburtstagserinnerungen und benutzerdefinierte Filter, die den Nutzern helfen, organisiert und verbunden zu bleiben.

BIGContacts Anwendungsfall: Kontaktmanagement
Wenn du ein kleines Unternehmen bist, das ein komfortables CRM-System ohne Komplexität benötigt, wurde BIGContacts entwickelt, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Kontaktmanagement ist mehr als nur die Verwaltung von Namen und E-Mail-Adressen. Es geht darum, ein System zu schaffen, das dir hilft, mit deinen Kontakten in Kontakt zu bleiben, sie zu organisieren und es dir leicht zu machen, die Informationen zu finden, die du brauchst, wenn du sie brauchst.

Im Folgenden findest du einige Maßnahmen, mit denen du deine BigContacts-Oberfläche anpassen kannst:

Verwende benutzerdefinierte Felder, um zusätzliche Informationen über deine Interessenten und Kunden zu speichern, die für dein Unternehmen wichtig sind
Sortiere die Kontakte nach ausstehenden oder bevorstehenden Aktivitäten, Verkaufschancen, dem letzten Kontakt oder der letzten Kommunikation und zeige sie an
Erstelle Benutzer, Rollen und Berechtigungen, um deine Teams zu verwalten
Anzeige der aktuellen E-Mail-Kommunikation von einem Ort aus

7. Salesforce

Salesforce ist ein cloudbasiertes Softwareunternehmen, das CRM- und andere Unternehmenssoftwarelösungen anbietet.

Salesforce unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kundendaten, Interaktionen und Vertriebsprozesse. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. Sales Pipeline Management, Kontaktmanagement, Marketing Automation und Kundensupport.

Salesforce Anwendungsfall: Analytisches CRM
Die Salesforce-Tools arbeiten zusammen, um deine Daten auf verschiedene Weise zu verstehen.

Die erste Möglichkeit ist, sie als Datenquelle zu nutzen. Ein CRM enthält eine Fülle von Daten über Kunden und ihre Interaktionen mit deinem Unternehmen. Diese Daten können genutzt werden, um Einblicke in das Kundenverhalten, die Vorlieben und Trends zu erhalten.

Die zweite Möglichkeit, Salesforce für Analysen zu nutzen, besteht darin, es als Werkzeug für die Berichterstattung einzusetzen.

Die von einem CRM erstellten Berichte können dir einen Überblick darüber verschaffen, wie dein Unternehmen funktioniert, welche Marketingkampagnen erfolgreich sind und worauf du deine Bemühungen konzentrieren musst.

8. ActiveCampaign

ActiveCampaign ist eine E-Mail-Marketingplattform, mit der du Newsletter, automatisierte Nachrichten und andere gezielte Inhalte erstellen und versenden kannst.

Sie bietet außerdem leistungsstarke Tracking- und Berichtsfunktionen, mit denen du den Erfolg deiner Kampagnen messen und deine Bemühungen optimieren kannst.

Darüber hinaus bietet ActiveCampaign eine breite Palette von Integrationen mit anderen Diensten, die es dir leicht machen, dein E-Mail-Marketing mit den übrigen Marketingaktivitäten zu verknüpfen.

ActiveCampaign Anwendungsfall: Kampagnenmanagement
Das Kampagnenmanagement in einem CRM ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen.

Mit Kampagnen kannst du bestimmte Kunden oder Kundengruppen mit Marketingmaterialien, Sonderangeboten oder anderen Mitteilungen ansprechen.

Wenn du Kampagnen in einem CRM wie ActiveCampaign verwaltest, kannst du jede Phase nach deinen Wünschen gestalten:

Festlegen der Kampagnen- und Unternehmensziele
Erstellung eines Schritt-für-Schritt-Plans und der wichtigsten Mitwirkenden für die Durchführung der Kampagne
Identifizierung der Zielgruppe für die Kampagne und Erstellung gezielter Botschaften
Einrichtung von Tracking und OKRs, um sicherzustellen, dass die Ziele der Kampagne erreicht werden
Die Ergebnisse der Kampagne auswerten und bei Bedarf Änderungen für künftige Kampagnen vornehmen

9. Pipedrive

Pipedrive ist ein Tool zur Verwaltung der Vertriebspipeline, mit dem Unternehmen den Überblick über ihren Vertriebszyklus und -fortschritt behalten.

Es ist eine Cloud-basierte Lösung, auf die du von jedem Gerät aus zugreifen kannst, was es ideal für Unternehmen mit einem Außendienstteam macht. Pipedrive bietet eine Vielzahl von Funktionen wie anpassbare Pipelines, Vertrieb, E-Mail-Integration und Aktivitätsverfolgung.

Pipedrive Anwendungsfall: Vertriebspipeline und Geschäfte
Eine Vertriebspipeline ist eine visuelle Darstellung deines Vertriebsprozesses. Sie hilft dir, Chancen in jeder Phase des Verkaufszyklus zu verfolgen, vom Interessenten bis zum Kunden.

Pipedrive macht es dir leicht, eine anpassbare Pipeline in drei einfachen Schritten einzurichten:

Richte deine Pipeline ein, indem du deine Geschäfte hinzufügst oder sie automatisch aus einer Tabellenkalkulation oder einem CRM importierst
Verfolge den Fortschritt durch automatische Warnungen und Erinnerungen, um die Geschäfte auf Kurs zu halten
Automatisiere dein Wachstum mit Technologie, die dir hilft, Chancen zu erkennen und mehr Verkäufe abzuschließen

10. Google Sheets

Google Sheets ist ein webbasierter Tabellenkalkulationseditor, mit dem du gemeinsam an neuen Daten arbeiten kannst, indem du sie teilst und in Echtzeit bearbeitest.

Du kannst Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen direkt in deinem Browser erstellen, die dann automatisch in deinem Google Drive gespeichert werden.

Als Teil von Google Workspace können Teams ihre Arbeitsabläufe beschleunigen, indem sie Sheets mit anderen Google-Apps verbinden und so eine individuelle Lösung schaffen.

Google Sheets Anwendungsfall: Spreadsheet CRM
Eine Tabellenkalkulation ist die bekannteste Art, Kundenbeziehungen zu erfassen. Du kannst eine Tabelle mit dem Namen des Kunden, Kontaktinformationen und Notizen über den Kunden erstellen.

So behältst du den Überblick über die Kommunikation und alle Interaktionen mit dem Kunden. Außerdem kannst du eine Tabelle verwenden, um CRM-Berichte zu erstellen oder den Lagerbestand zu verfolgen.

Wie wählt man das richtige CRM-Tool aus?

Die Wahl des richtigen CRM-Tools ist entscheidend für die effiziente Verwaltung von Kundenbeziehungen und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die bei der Auswahl eines CRM-Systems berücksichtigt werden sollten:

1. Bedarfsermittlung: Welche spezifischen Funktionen benötigt dein Unternehmen?

Bevor du ein CRM-Tool auswählst, solltest du dir überlegen, welche Funktionen dein Unternehmen tatsächlich benötigt. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an ein CRM-System. Typische Funktionen, die du in Betracht ziehen solltest, sind:

Marketingautomation: Wenn du automatisierte Marketingkampagnen durchführen möchtest, solltest du nach einem CRM suchen, das diese Funktion unterstützt.
Verkaufssteuerung: Ein CRM sollte dir helfen, den Verkaufsprozess zu steuern, von der Lead-Generierung bis zum Abschluss des Verkaufs.
Kundensupport und Service: Falls du ein starkes Kundenserviceteam hast, solltest du ein CRM wählen, das Service-Tickets und Anfragen effektiv verwalten kann.
Berichterstattung und Analyse: Viele CRMs bieten integrierte Analysetools, mit denen du Verkaufszahlen, Kundenverhalten und weitere KPIs überwachen kannst.

Je genauer du den Bedarf deines Unternehmens kennst, desto besser kannst du ein CRM auswählen, das alle wichtigen Funktionen abdeckt.

2. Benutzerfreundlichkeit: Wie einfach ist das CRM-Tool zu bedienen?

Ein CRM-System sollte benutzerfreundlich sein, damit deine Mitarbeiter es schnell und effizient nutzen können. Wenn das System zu komplex oder schwer verständlich ist, kann es die Produktivität eher verringern als steigern. Achte auf:

Intuitive Benutzeroberfläche: Die Navigation sollte klar und einfach sein.
Einfache Einrichtung: Ein gutes CRM bietet eine unkomplizierte Implementierung und eine niedrige Einstiegshürde.
Schulungsmöglichkeiten: Wenn das CRM komplexe Funktionen bietet, sollte es auch Schulungen oder Ressourcen geben, die den Einstieg erleichtern.

Wähle ein CRM, das den Bedürfnissen deines Teams entspricht, ohne unnötig kompliziert zu sein.

3. Skalierbarkeit: Kann das CRM-Tool mit deinem Unternehmen wachsen?

Wenn dein Unternehmen wächst, sollte das CRM-System mitwachsen können. Überlege, ob das CRM:

Erweiterungen bietet: Kann das CRM um zusätzliche Funktionen oder Module erweitert werden, wenn dein Unternehmen komplexere Anforderungen hat?
Flexible Preismodelle: Das CRM sollte flexible Preismodelle bieten, die auch in der Zukunft zu deinem Budget passen.
Unterstützung für mehrere Teams: Falls dein Unternehmen wächst und mehr Abteilungen oder Mitarbeiter das CRM nutzen, sollte das System in der Lage sein, diese Anforderungen zu erfüllen.

Ein skalierbares CRM-System ermöglicht es deinem Unternehmen, auch bei zunehmendem Wachstum effizient zu bleiben.

4. Integrationen: Ist das CRM-Tool mit den bereits eingesetzten Systemen kompatibel?

Ein gutes CRM-Tool sollte problemlos mit den anderen Tools und Systemen, die du bereits verwendest, integrierbar sein. Dazu gehören:

E-Mail- und Kalenderanwendungen: Das CRM sollte sich mit gängigen E-Mail-Anbietern wie Gmail oder Outlook sowie mit Kalenderanwendungen verbinden lassen.
Social-Media-Integrationen: Falls du Social Media in deine Kundenkommunikation einbeziehen möchtest, sollte das CRM mit Plattformen wie Facebook, Twitter oder LinkedIn kompatibel sein.
ERP-Systeme und Finanzsoftware: Wenn du ein ERP-System oder Finanzsoftware nutzt, sollte das CRM-Tool auch hier integrierbar sein, um Daten nahtlos zwischen den Systemen auszutauschen.

Durch Integrationen kannst du die Effizienz steigern und unnötige Doppelarbeit vermeiden.

5. Kosten: Welche Preisstruktur passt zu deinem Budget und deinem Bedarf?

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines CRM-Tools ist die Preisstruktur. Achte auf:

Transparentes Preismodell: Versteckte Gebühren oder Zusatzkosten können später zu unangenehmen Überraschungen führen. Achte darauf, dass das Preismodell transparent ist und du alle Kosten im Voraus kennst.
Kosten pro Nutzer: Einige CRM-Systeme berechnen Gebühren pro Benutzer, während andere ein Festpreis-Modell anbieten.
Kostenlose Testversion: Viele CRM-Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an, damit du die Software vor dem Kauf ausprobieren kannst. So kannst du sicherstellen, dass das System zu deinen Anforderungen passt, ohne direkt in eine langfristige Verpflichtung einzugehen.