Eine digitale Unterschrift ermöglicht es dir, Verträge, Angebote, Formulare und andere Dokumente online zu unterschreiben – ohne Ausdruck, Scanner oder Postversand.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem: weniger Papier, schnellere Prozesse und geringerer Verwaltungsaufwand. Doch nicht jede elektronische Signatur ist rechtlich gleichwertig und nicht jedes eSign-Tool eignet sich für jeden Anwendungsfall.
In diesem Ratgeber vergleichen wir die wichtigsten Anbieter für elektronische Signaturen, erklären die Unterschiede zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur (QES) und zeigen dir, welches Tool für Privatpersonen, Selbstständige, KMU und größere Unternehmen geeignet ist.
Kurz gesagt: Für die meisten einfachen Signaturprozesse sind Anbieter wie DocuSign, Dropbox Sign oder Adobe Acrobat interessant. Wenn du ausdrücklich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigst, solltest du auf einen Anbieter bzw. Dienst setzen, der QES nach eIDAS unterstützt – beispielsweise FP Sign.
Inhaltsverzeichnis
Die besten Tools für digitale Unterschriften
Unsere Auswahl für 2026:
DocuSign – Allrounder für Unternehmen
Dropbox Sign – einfach und benutzerfreundlich
Adobe Acrobat – ideal für PDF-Workflows
signNow – interessant für Teams und Automatisierung
FP Sign – besonders interessant für FES und QES
SignWell – einfache Signaturprozesse
SignEasy – praktisch für kleinere Unternehmen
eSignatures.io – interessant für automatisierte Workflows
Foxit eSign – E-Signaturen und PDF-Workflows
Apple Vorschau – kostenlos für einfache Signaturen auf dem Mac
Vergleich der wichtigsten Anbieter
Anbieter
Besonders geeignet für
QES
Vorlagen
Automatisierung
Kostenlos testen
DocuSign
Unternehmen & Teams
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Dropbox Sign
KMU & einfache Prozesse
–
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Adobe Acrobat
PDF & Dokumentenbearbeitung
abhängig vom Angebot
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signNow
Teams & Workflows
abhängig vom Angebot
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FP Sign
FES/QES & Unternehmen
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SignWell
Einzelpersonen & kleine Teams
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SignEasy
Kleine Unternehmen
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eSignatures.io
API & automatisierte Verträge
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Foxit eSign
PDF & Signaturen
abhängig vom Angebot
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Apple Vorschau
Private Nutzer & Mac
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❌
❌
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* Je nach Produkt, Identitätsprüfung und gebuchtem Leistungsumfang.
Wichtig: Eine elektronische Signatur ist nicht automatisch eine qualifizierte elektronische Signatur. Die rechtliche Wirkung hängt unter anderem vom Signaturtyp und vom konkreten Dokument bzw. Rechtsgeschäft ab.
1. DocuSign
DocuSign gehört zu den bekanntesten Plattformen für elektronische Signaturen und richtet sich sowohl an Einzelpersonen als auch an Unternehmen.
Die Plattform eignet sich insbesondere dann, wenn regelmäßig Verträge, Angebote oder andere Dokumente an Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner verschickt werden.
Zu den wichtigen Funktionen gehören:
elektronische Signaturen
wiederverwendbare Vorlagen
Erinnerungen
Status- und Dokumentenverwaltung
mehrere Unterzeichner
Teamfunktionen
Integrationen
mobile Nutzung
umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten
DocuSign bietet in Deutschland aktuell beispielsweise einen Personal-Tarif ab 9 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Dieser umfasst fünf Umschläge pro Monat. Für kleine Teams beginnt der Standard-Tarif aktuell bei 23 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Geeignet für: Selbstständige, kleine Unternehmen und Teams, die eine möglichst unkomplizierte Signaturlösung suchen.
3. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat ist besonders interessant, wenn du neben elektronischen Signaturen auch regelmäßig PDF-Dateien bearbeiten, konvertieren, schützen und organisieren möchtest.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zu reinen eSign-Plattformen.
Mit Acrobat kannst du beispielsweise:
PDFs bearbeiten
Dokumente zusammenführen
Formulare erstellen
Dokumente elektronisch unterschreiben
Signaturen anfordern
Antworten verfolgen
PDFs schützen
Inhalte schwärzen
Dokumente vergleichen
Adobe Acrobat Pro kostet aktuell 23,79 € pro Monat inklusive Mehrwertsteuer bei jährlicher Vertragsbindung mit monatlicher Zahlung.
Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern und wiederkehrenden Dokumentenprozessen.
5. FP Sign
Wer in Deutschland bzw. Europa besonderen Wert auf fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen legt, sollte sich FP Sign genauer ansehen.
FP Sign unterstützt sowohl FES/AES als auch QES. Die QES kann über entsprechende Identifizierungsdienste durchgeführt werden.
Der Business-Tarif wird aktuell mit 24,90 € pro Benutzer und Monat angegeben. Es gibt außerdem einen kostenlosen Testzeitraum.
Geeignet für: Unternehmen, die Wert auf europäische Compliance, fortgeschrittene Signaturen oder qualifizierte elektronische Signaturen legen.
Geeignet für: Private Nutzer und einfache interne Dokumente.
Für umfangreiche Signaturprozesse mit mehreren Empfängern, Prüfprotokollen oder rechtlich anspruchsvolleren Anforderungen reicht Vorschau dagegen nicht aus.
Welche elektronische Signatur ist rechtlich gültig?
Hier liegt eine der wichtigsten Unterscheidungen dieses Themas.
Der Begriff „digitale Unterschrift“ wird im Alltag häufig für verschiedene Verfahren verwendet. Rechtlich solltest du zwischen unterschiedlichen Formen elektronischer Signaturen unterscheiden.
Die eIDAS-Regelungen unterscheiden insbesondere zwischen einfacher elektronischer Signatur (SES), fortgeschrittener elektronischer Signatur (AES/FES) und qualifizierter elektronischer Signatur (QES).
Die EU beschreibt elektronische Signaturen als elektronische Daten, die mit anderen elektronischen Daten verbunden sind und zur Unterzeichnung verwendet werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur besitzt dabei eine besondere rechtliche Stellung.
1. Einfache elektronische Signatur (SES)
Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe.
Beispiele:
eingescannte Unterschrift
gezeichnete Unterschrift auf einem Touchscreen
eingetippter Name
Klick auf „Ich akzeptiere“
Sie kann für viele alltägliche Geschäftsprozesse ausreichend sein.
Wichtig: „Einfach“ bedeutet nicht automatisch „wertlos“ oder „ungültig“. Entscheidend ist immer, welche rechtlichen Anforderungen für das konkrete Dokument gelten.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur bietet zusätzliche Anforderungen an Identität und Integrität.
Sie muss unter anderem eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und ermöglichen, nachträgliche Veränderungen am signierten Dokument zu erkennen.
Diese Variante eignet sich beispielsweise für viele geschäftliche Vertrags- und Freigabeprozesse.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Signaturstufe nach eIDAS.
Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit. Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen hat die QES die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Wenn du ausdrücklich eine QES benötigst, solltest du daher nicht einfach irgendeinen PDF-Signaturdienst auswählen.
Digitale Unterschrift vs. elektronische Signatur
Die Begriffe werden häufig synonym verwendet, sind aber nicht ganz dasselbe.
Digitale Signatur bezeichnet technisch betrachtet ein kryptografisches Verfahren, mit dem beispielsweise die Integrität und Authentizität eines Dokuments nachgewiesen werden kann.
Elektronische Signatur ist dagegen der rechtliche Oberbegriff im europäischen Rechtsrahmen.
Für Unternehmen ist deshalb die wichtigere Frage:
Welche Art von elektronischer Signatur benötige ich für meinen konkreten Geschäftsprozess?
Nicht jede Unterschrift muss qualifiziert sein. Umgekehrt reicht eine einfache elektronische Signatur nicht für jeden Anwendungsfall aus.
Digitale Unterschrift erstellen: Schritt für Schritt
Schritt 1: Dokument vorbereiten
Erstelle zunächst dein Dokument beispielsweise als:
PDF
Word-Datei
Vertrag
Angebot
Formular
Für den Versand zur Unterschrift wird das Dokument häufig anschließend als PDF verwendet.
Schritt 2: eSign-Tool auswählen
Wähle einen Anbieter passend zu deinem Anwendungsfall.
Einfacher Vertrag: Dropbox Sign oder DocuSign
PDF-Bearbeitung + Signatur: Adobe Acrobat
Team-Workflow: signNow
FES/QES: FP Sign oder ein entsprechend qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter
Schritt 3: Dokument hochladen
Lade dein Dokument in die Plattform hoch und füge die erforderlichen Felder ein:
Unterschrift
Name
Datum
E-Mail-Adresse
Textfelder
Checkboxen
Initialen
Schritt 4: Empfänger hinzufügen
Gib die Personen an, die das Dokument unterschreiben sollen.
Bei mehreren Unterzeichnern kannst du – abhängig vom Anbieter – auch eine Reihenfolge der Signaturen definieren.
Schritt 5: Dokument versenden
Der Empfänger erhält normalerweise eine E-Mail mit einem Link.
Je nach Anbieter und Sicherheitsstufe können zusätzliche Authentifizierungsverfahren eingesetzt werden.
Schritt 6: Signiertes Dokument archivieren
Nach Abschluss erhalten die Beteiligten eine Kopie des signierten Dokuments.
Bei geschäftlichen Prozessen solltest du zusätzlich auf eine nachvollziehbare Dokumentation und geeignete Aufbewahrung achten.
Welche Vorteile haben elektronische Unterschriften?
Verträge können innerhalb von Minuten statt Tagen abgeschlossen werden.
Weniger Papier
Dokumente müssen nicht mehr zwangsläufig ausgedruckt werden.
Geringere Kosten
Druck, Porto, Papier und manuelle Bearbeitung können reduziert werden.
Bessere Nachverfolgbarkeit
Professionelle eSign-Plattformen zeigen beispielsweise, ob ein Dokument versendet, geöffnet oder unterschrieben wurde.
Automatisierung
Signaturprozesse können mit CRM-, ERP-, Cloud- und anderen Geschäftssystemen verbunden werden.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Verträge können am Computer, Smartphone oder Tablet unterschrieben werden.
Worauf sollte man bei einem eSign-Tool achten?
Nicht nur der Preis entscheidet.
1. Benötigst du eine QES?
Das ist die wichtigste Frage.
Wenn eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist, sollte der Anbieter QES tatsächlich unterstützen.
2. Wie viele Dokumente unterschreibst du?
Für wenige Dokumente kann ein günstiger Einzelplan ausreichen.
Bei hunderten oder tausenden Dokumenten sind dagegen Automatisierung, API und volumenbasierte Preise wichtiger.
3. Wie viele Personen arbeiten mit dem System?
Bei Teams solltest du auf Benutzerverwaltung, Rollen und gemeinsame Vorlagen achten.
4. Gibt es Vorlagen?
Wenn du immer wieder dieselben Verträge versendest, können Vorlagen viel Zeit sparen.
5. Gibt es Integrationen?
Interessant sind beispielsweise Schnittstellen zu:
CRM
ERP
Google Workspace
Microsoft 365
Dropbox
Google Drive
Zapier
eigenen Anwendungen über APIs
6. Wie funktioniert die Authentifizierung?
Je nach Dokument können zusätzliche Sicherheitsmechanismen sinnvoll oder erforderlich sein.
7. Wie werden Dokumente protokolliert?
Ein gutes Prüfprotokoll kann nachvollziehbar machen, wann ein Dokument versendet, geöffnet und unterschrieben wurde.
Was kostet eine digitale Unterschrift?
Die Preise unterscheiden sich erheblich.
Einige Anbieter bieten kostenlose Einstiegsmodelle oder Testphasen an. Bei professionellen Lösungen wird häufig pro Benutzer, Monat, Dokument oder Signaturanfrage abgerechnet.
Aktuelle Beispiele:
DocuSign: ab 9 € pro Monat im Personal-Tarif bei jährlicher Abrechnung.
Dropbox Sign: ab 13 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung; kostenloses Angebot mit bis zu drei Signaturanfragen pro Monat.
Adobe Acrobat Pro: 23,79 € pro Monat inklusive MwSt. bei jährlicher Bindung mit monatlicher Abrechnung.
signNow: ab 8 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
FP Sign: Business ab 24,90 € pro Monat und Benutzer.
Hinweis: Preise und Leistungsumfang ändern sich regelmäßig. Vor dem Abschluss solltest du deshalb immer die aktuelle Preisliste des jeweiligen Anbieters prüfen.
Welches eSign-Tool ist das beste?
Das hängt von deinem Anwendungsfall ab.
Für die meisten Unternehmen: DocuSign
Wenn du eine etablierte Allround-Lösung mit vielen Integrationen und umfangreichen Funktionen suchst, ist DocuSign eine gute Wahl.
Für einfache Signaturprozesse: Dropbox Sign
Dropbox Sign punktet mit einer übersichtlichen Bedienung und einem vergleichsweise einfachen Einstieg.
Für PDF-Workflows: Adobe Acrobat
Wenn du ohnehin viel mit PDFs arbeitest, ist Acrobat besonders interessant.
Für Teams und Automatisierung: signNow
signNow ist interessant, wenn mehrere Mitarbeiter mit Dokumenten arbeiten und Prozesse automatisiert werden sollen.
Für QES und europäische Compliance: FP Sign
Wenn die qualifizierte elektronische Signatur im Mittelpunkt steht, ist FP Sign eine interessante Option.
Häufige Fragen zur digitalen Unterschrift
Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?
Eine elektronische Signatur kann rechtsgültig sein. Entscheidend sind jedoch der verwendete Signaturtyp und die gesetzlichen Anforderungen an das konkrete Rechtsgeschäft.
Eine einfache elektronische Signatur ist daher nicht automatisch mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen.
Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?
Eine eingescannte Unterschrift kann als elektronische Signatur verwendet werden. Ob sie für einen konkreten Vertrag ausreicht, hängt vom jeweiligen Rechtsgeschäft und den gesetzlichen Anforderungen ab.
Was ist der Unterschied zwischen E-Signatur und QES?
Eine QES erfüllt deutlich strengere Anforderungen als eine einfache elektronische Signatur und besitzt nach eIDAS eine besondere Rechtswirkung.
Kann ich einen Vertrag mit dem Smartphone unterschreiben?
Ja. Viele moderne eSign-Plattformen ermöglichen das direkte Unterschreiben auf Smartphone oder Tablet.
Braucht der Empfänger ein Konto?
Das hängt vom Anbieter ab. Bei vielen Lösungen kann der Empfänger ein Dokument über einen Link öffnen und unterschreiben, ohne selbst ein Benutzerkonto anzulegen. Dropbox Sign weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass Empfänger für das Unterzeichnen nichts bezahlen und kein spezielles Konto benötigen.
Welche digitale Unterschrift ist für Unternehmen am besten?
Für einfache Verträge reicht häufig eine elektronische Signatur. Bei höheren Anforderungen an Identität, Nachweisbarkeit oder gesetzliche Formvorgaben kann eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein.
Welche Lösung ist für kleine Unternehmen geeignet?
Für kleine Unternehmen würde ich insbesondere Dropbox Sign, DocuSign, Adobe Acrobat, signNow und FP Sign vergleichen. Die beste Wahl hängt davon ab, ob du hauptsächlich einzelne Dokumente unterschreibst, Verträge an Kunden verschickst, Teamprozesse automatisieren möchtest oder QES benötigst.
Fazit: Die richtige digitale Unterschrift für deinen Anwendungsfall
Eine digitale Unterschrift kann viele Geschäftsprozesse deutlich schneller und effizienter machen. Entscheidend ist aber nicht, möglichst viele Funktionen zu kaufen, sondern die richtige Signaturstufe und das passende Tool für den jeweiligen Anwendungsfall zu wählen.
Für einfache Dokumente reichen häufig unkomplizierte Lösungen wie Dropbox Sign oder DocuSign. Wer gleichzeitig umfangreiche PDF-Funktionen benötigt, kann Adobe Acrobat nutzen. Für Teams und automatisierte Workflows sind signNow oder API-basierte Lösungen interessant.
Wenn dagegen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich ist, solltest du gezielt einen Anbieter auswählen, der diesen Signaturtyp unterstützt – beispielsweise FP Sign.
Unser Tipp: Prüfe vor der Auswahl zuerst, welche Dokumente du unterschreiben möchtest, wie viele Signaturen du pro Monat benötigst und welche rechtlichen Anforderungen gelten. Danach lässt sich der passende Anbieter deutlich einfacher auswählen.
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