Eine effiziente Personalplanung ist für Unternehmen heute wichtiger denn je. Ob Schichtbetrieb, Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Produktion, Bau, Agentur oder wissensintensives Unternehmen: Die richtigen Mitarbeiter müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein.
Wer Dienstpläne noch überwiegend mit Excel, Papier oder unübersichtlichen Tabellen erstellt, verliert schnell Zeit und riskiert Fehler. Kurzfristige Krankmeldungen, Urlaub, Überstunden, unterschiedliche Qualifikationen oder schwankender Personalbedarf machen die manuelle Planung zusätzlich kompliziert.
Personalplanung Software automatisiert viele dieser Aufgaben. Moderne Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Dienst- und Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Kapazitätsplanung und teilweise auch bei der Bedarfsprognose mit künstlicher Intelligenz.
Dabei gibt es allerdings nicht die eine beste Personalplanungssoftware für jedes Unternehmen. Ein kleines Büro benötigt andere Funktionen als ein Hotel mit mehreren Standorten oder ein international tätiges Unternehmen.
In diesem Vergleich stellen wir 12 Personalplanungstools vor und zeigen, für wen sie geeignet sind, welche Vorteile und Nachteile sie haben und mit welchen Kosten Unternehmen rechnen müssen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Personalplanung Software?
Personalplanung Software ist eine digitale Lösung zur Planung, Steuerung und Verwaltung des Personaleinsatzes. Je nach Anbieter können Unternehmen damit beispielsweise Mitarbeiter auf Schichten verteilen, Arbeitszeiten erfassen, Abwesenheiten verwalten, Kapazitäten planen oder Personalkosten analysieren.
Moderne Workforce-Management-Systeme gehen teilweise deutlich weiter. Sie berücksichtigen beispielsweise Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitregeln, erwartete Nachfrage und historische Daten.
Typische Funktionen sind:
Dienst- und Schichtplanung
Arbeitszeit- und Zeiterfassung
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Mitarbeiterverfügbarkeit
Schichttausch und Schichtanfragen
mobile Apps für Mitarbeiter
automatische Benachrichtigungen
Überstundenkontrolle
Auswertungen und Reports
Personalkostenkontrolle
Kapazitätsplanung
Bedarfsprognosen
KI-gestützte Personalplanung
Schnittstellen zu HR-, Payroll- und Buchhaltungssystemen
Für Unternehmen besteht der größte Vorteil darin, dass Planung und Kommunikation an einem zentralen Ort stattfinden. Mitarbeiter sehen ihre aktuellen Einsatzzeiten, während Führungskräfte Änderungen schneller vornehmen können.
Besonders interessant ist Personalplanung Software für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, mehreren Standorten oder wechselnden Arbeitszeiten.
Was sollte eine gute Personalplanungssoftware können?
Vor der Auswahl sollten Unternehmen prüfen, welche Aufgaben tatsächlich automatisiert werden sollen. Eine einfache Dienstplan-App kann für einen kleinen Betrieb vollkommen ausreichen. Ein Unternehmen mit mehreren hundert oder tausend Beschäftigten benötigt dagegen häufig ein vollständiges Workforce-Management-System.
Wichtig sind insbesondere:
1. Dienstplanung: Mitarbeiter sollten schnell und übersichtlich Schichten zugeordnet werden können.
2. Verfügbarkeiten: Urlaub, Krankheit, Wunschzeiten und andere Abwesenheiten sollten in der Planung berücksichtigt werden.
3. Zeiterfassung: Idealerweise lassen sich geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten miteinander vergleichen.
4. Mobile Nutzung: Mitarbeiter sollten Dienstpläne und Änderungen auch über Smartphone oder Tablet abrufen können.
5. Automatisierung: Wiederkehrende Schichten, Benachrichtigungen und bestimmte Planungsregeln sollten automatisiert werden.
6. Reporting: Unternehmen sollten erkennen können, wie hoch Arbeitszeiten, Auslastung und Personalkosten sind.
7. Integrationen: Eine gute Software sollte sich möglichst problemlos mit vorhandenen HR-, Payroll-, ERP- oder Buchhaltungssystemen verbinden lassen.
8. Datenschutz: Da Personalplanung mit personenbezogenen Daten arbeitet, müssen Datenschutz und Zugriffsrechte berücksichtigt werden.
Die besten Personalplanungstools im Vergleich
Die folgenden 12 Lösungen decken unterschiedliche Anwendungsfälle ab. Einige sind klassische Workforce-Management-Systeme, andere konzentrieren sich auf Ressourcenplanung, HR oder Produktivität.
Software
Besonders geeignet für
Preis ab*
Schwerpunkt
Deel
Internationale Teams
49 $/Auftragnehmer/Monat
Global HR & Workforce
Connecteam
Außendienst & Schichtbetriebe
kostenlos für kleine Teams
Schichtplanung & Zeiterfassung
Runn
Agenturen & Projektteams
7 $/Ressourcenplatz/Monat
Ressourcenplanung
Paymo
Kleine Teams
0 $
Projekte & Mitarbeiterplanung
Bizimply
Gastronomie & Einzelhandel
auf Anfrage
Workforce Management
Quinyx
Große Schichtbetriebe
auf Anfrage
KI & Workforce Management
MYOB
KMU in Australien/Neuseeland
21 $/Monat
Business & Payroll
Employment Hero
KMU & Schichtbetriebe
4 $/Mitarbeiter/Monat
HR, Schichten & Zeiterfassung
Vena
Finance & Workforce Planning
auf Anfrage
FP&A & Personalbudget
tamigo
Handel & Gastronomie
15 €/Standort/Monat
Dienstplanung
Timecloud
Bau, Lager & Außendienst
auf Anfrage
Zeit & Workforce
ActivTrak
Remote-/Hybridteams
10 $/Worker/Monat
Produktivität & Workforce
Preise können je nach Tarif, Abrechnung, Mitarbeiterzahl, Standort und Funktionsumfang variieren. Aktionspreise sind nicht als dauerhafte Standardpreise zu verstehen.
Deel ist weniger eine klassische Dienstplan-App als eine umfassende Plattform für internationale Beschäftigung, HR, Payroll und Contractor-Management. Besonders interessant ist die Lösung für Unternehmen, die Mitarbeiter oder freie Auftragnehmer in verschiedenen Ländern beschäftigen.
Deel bündelt unter anderem Vertragsmanagement, Zahlungen, Compliance und internationale Beschäftigung auf einer Plattform. Dadurch eignet sich die Software insbesondere für Unternehmen mit verteilten oder internationalen Teams.
Vorteile:
starke internationale Ausrichtung
Unterstützung bei globaler Beschäftigung und Compliance
zentrale Verwaltung von Mitarbeitern und Auftragnehmern
internationale Zahlungsabwicklung
flexible Skalierung
umfangreiche HR-Funktionen
Nachteile:
für reine Dienstplanung teilweise überdimensioniert
Kosten können bei vielen Mitarbeitern erheblich werden
nicht primär auf klassische Schichtplanung spezialisiert
Preis: Deel nennt aktuell beispielsweise 49 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat. Für einen Contractor of Record werden 325 US-Dollar pro registriertem Auftragnehmer und Monat genannt. Die EOR-Lösung für Vollzeitbeschäftigte startet laut Anbieter bei 599 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat.
Geeignet für: Unternehmen mit internationalen Mitarbeitern, Freelancern und Remote-Teams.
Connecteam richtet sich besonders an Unternehmen mit Non-Desk-Workforce, Außendienstmitarbeitern und Schichtteams. Die Plattform verbindet operative Planung mit Kommunikation, Zeiterfassung und HR-Funktionen.
Besonders praktisch ist die Kombination aus Dienstplan und mobiler Mitarbeiter-App. Mitarbeiter können ihre Schichten einsehen, Zeiten erfassen, Informationen erhalten und je nach Konfiguration Schichten tauschen oder Anfragen stellen.
Vorteile:
sehr gut für mobile und operative Teams
Schichtplanung
Zeiterfassung
mobile App
Kommunikation und Aufgabenverwaltung
GPS- und Geofencing-Funktionen
verschiedene Funktions-Hubs kombinierbar
Nachteile:
viele Funktionen können für kleine Unternehmen zunächst komplex wirken
Kosten steigen mit zusätzlichen Hubs und Funktionen
GPS- und Produktivitätsfunktionen müssen datenschutzrechtlich sorgfältig bewertet werden
Connecteam bietet für Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern einen Small-Business-Plan kostenlos an. Für größere Teams stehen verschiedene Hubs und Tarifstufen zur Verfügung.
Preis: Für kleine Unternehmen kostenlos; reguläre Preise abhängig vom gewählten Hub und Tarif.
Geeignet für: Handwerk, Außendienst, Gastronomie, Reinigung, Pflege, Logistik und andere Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern.
Runn ist vor allem für Unternehmen interessant, die nicht klassische Schichten, sondern Projekte, Kapazitäten und Mitarbeiterressourcen planen.
Das Tool zeigt, welche Mitarbeiter verfügbar sind, wie stark Teams ausgelastet sind und wo Kapazitätsengpässe entstehen. Damit eignet sich Runn besonders für Agenturen, Beratungen, Softwareunternehmen und andere projektorientierte Organisationen.
Vorteile:
sehr gute Ressourcenplanung
Kapazitäts- und Auslastungsübersichten
Projektplanung
Skills und Tags
Forecasting
Projektfinanzen
30-Tage-Testphase ohne Kreditkarte
Nachteile:
weniger geeignet für klassische Schichtbetriebe
einige fortgeschrittene Funktionen nur in höheren Tarifen
Ressourcenmodell kann für einfache Dienstplanung überdimensioniert sein
Preis: Der Lite-Tarif startet aktuell bei 7 US-Dollar pro Ressourcenplatz und Monat, Standard bei 11 US-Dollar. Der Advanced-Tarif wird individuell kalkuliert. Runn bietet außerdem eine kostenlose 30-tägige Standard-Testphase an.
Geeignet für: Agenturen, Beratungen, IT-Unternehmen und Projektorganisationen.
Paymo kombiniert Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Ressourcenplanung. Damit eignet sich die Software vor allem für kleine und mittlere Teams, die Personalplanung direkt mit Projektarbeit verbinden möchten.
Die Employee-Scheduling-Funktionen befinden sich im Pro-Tarif. Dort können Mitarbeiter geplant, Arbeitslasten berücksichtigt und Abwesenheiten verwaltet werden.
Vorteile:
kostenloser Einstieg
Zeiterfassung integriert
Projektplanung und Personalplanung kombiniert
Ressourcen- und Auslastungsübersicht
mobile Apps
Projektprofitabilität
Nachteile:
keine klassische Workforce-Management-Lösung
für große Schichtbetriebe weniger geeignet
einige Personalplanungsfunktionen erst im Pro-Tarif
Preis: Paymo bietet aktuell einen kostenlosen Tarif. Der Solo-Tarif startet im aktuellen Angebot bei 5,90 US-Dollar pro Monat und der Plus-Tarif bei 10,90 US-Dollar pro Nutzer und Monat; der Pro-Tarif kostet im aktuellen Angebot 16,90 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Nach dem Aktionszeitraum gelten höhere Preise.
Geeignet für: Agenturen, Freelancer, kleine Unternehmen und projektorientierte Teams.
Bizimply konzentriert sich auf Unternehmen mit vielen Schichten, Standorten und operativen Mitarbeitern. Besonders relevant ist die Lösung für Gastronomie, Einzelhandel und andere Branchen, in denen die Mitarbeiterplanung stark vom täglichen Bedarf abhängt.
Die Plattform bietet unter anderem Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Forecasting und mobile Apps.
Vorteile:
speziell für Schichtbetriebe entwickelt
Dienstplanung und Forecasting
Zeiterfassung
mobile Anwendungen
Abwesenheitsverwaltung
mehrere Standorte möglich
HR- und Kommunikationsfunktionen
Nachteile:
weniger interessant für reine Büro- und Wissensarbeiter
Preise werden individuell kalkuliert
Schwerpunkt liegt auf UK- und irischen Unternehmen
Preis: Bizimply veröffentlicht keinen festen Einstiegspreis. Die Kosten hängen laut Anbieter von Mitarbeiterzahl, Standorten und gebuchten Produkten ab.
Geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel und Unternehmen mit mehreren Standorten.
Quinyx gehört zu den Lösungen, die deutlich stärker in Richtung Workforce Management und KI-gestützte Personalplanung gehen.
Die Plattform kann Mitarbeiter planen, Arbeitszeiten erfassen, gesetzliche und interne Regeln berücksichtigen und Personalbedarf prognostizieren.
Besonders interessant ist Quinyx für Unternehmen, bei denen die Nachfrage stark schwankt. Durch Forecasting können Unternehmen versuchen, den Personalbedarf besser an die tatsächliche Auslastung anzupassen.
Vorteile:
KI-gestützte Bedarfsprognosen
umfangreiche Schichtplanung
Zeiterfassung
Compliance-Unterstützung
mobile Mitarbeiter-App
Analytics
Aufgabenmanagement
für größere Unternehmen geeignet
Nachteile:
eher für größere Organisationen
Preis nicht öffentlich ausgewiesen
Einführung kann komplexer sein
für kleine Unternehmen möglicherweise überdimensioniert
Quinyx nennt auf seiner aktuellen Preisseite unter anderem KI-basierte Prognosen für Nachfrage und Personalbedarf, automatisierte Workforce-Planung, Zeiterfassung und mobile Funktionen.
Preis: Individuelle Preisgestaltung nach Anforderungen und Modulen.
Geeignet für: Retail, Logistik, Gastronomie, Produktion und große Unternehmen mit vielen Schichtmitarbeitern.
MYOB ist primär eine Business-, Buchhaltungs- und Payroll-Plattform und keine klassische Personalplanungssoftware. Trotzdem kann sie für kleine und mittlere Unternehmen interessant sein, die Personal, Payroll und Unternehmensfinanzen möglichst eng miteinander verbinden möchten.
Die aktuellen MYOB-Business-Tarife enthalten unter anderem Buchhaltung, Rechnungen, Auswertungen und je nach Tarif Payroll-Funktionen.
Vorteile:
Buchhaltung und Payroll auf einer Plattform
für KMU ausgelegt
mobile Nutzung
Reporting
integrierte Business-Funktionen
Payroll erweiterbar
Nachteile:
keine klassische Dienstplansoftware
geografischer Schwerpunkt Australien/Neuseeland
für komplexe Workforce-Planung weniger geeignet
Preis: MYOB Business Pro kostet aktuell 21 australische Dollar pro Monat im Einführungsangebot bzw. danach 70 AUD pro Monat. Payroll kann für 3 AUD pro Mitarbeiter und Monat ergänzt werden.
Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen in Australien und Neuseeland, die Business-Software und Payroll kombinieren möchten.
Employment Hero verbindet HR, Payroll, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Besonders interessant ist die Plattform für KMU und Unternehmen mit operativen Mitarbeitern.
Das Modul „Rostering & Time and Attendance“ umfasst unter anderem Dienstplanung, Zeiterfassung, Timesheets, Schichttausch, Geofencing und arbeitszeitbezogene Kostenberechnung.
Vorteile:
HR und Personalplanung kombiniert
Dienstplanung
Zeiterfassung
Geofencing
Schichttausch
Payroll-Funktionen
umfangreiche HR-Funktionen
Nachteile:
Schwerpunkt auf Australien/Neuseeland
viele Module können die Plattform komplex machen
Mindestpreise beachten
Preis: Das Modul „Rostering & Time and Attendance“ kostet aktuell 4 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, mit einem Mindestpreis von 40 US-Dollar monatlich. Weitere HR- und Payroll-Module werden separat angeboten.
Geeignet für: KMU, Schichtbetriebe und Unternehmen, die HR und Workforce Management verbinden möchten.
Vena ist eine etwas andere Lösung in diesem Vergleich. Der Schwerpunkt liegt auf Financial Planning & Analysis (FP&A), Budgetierung und Workforce Planning.
Die Software eignet sich daher besonders für Unternehmen, bei denen Personalplanung eng mit Finanzplanung, Personalkosten und Unternehmensbudgets verbunden ist.
Vena bietet unter anderem Vorlagen und Workflows für Workforce Planning und Kostenallokation.
Vorteile:
sehr gut für strategische Personalplanung
Verbindung von HR- und Finanzdaten
Budgetplanung
Workforce Planning
Excel-nahe Arbeitsweise
umfangreiche Reporting-Funktionen
Nachteile:
keine klassische Dienstplan-App
eher für Finance- und Controlling-Teams
Einführung kann anspruchsvoller sein
Preis auf Anfrage
Vena bietet aktuell eine kostenlose Demo an und informiert im Rahmen des Beratungsgesprächs über Funktionen und Preise.
Preis: Auf Anfrage.
Geeignet für: Mittelständische und größere Unternehmen mit professionellem Controlling und strategischer Personalplanung.
tamigo gehört zu den Lösungen, die besonders stark auf Dienstplanung und Workforce Management im Einzelhandel und Gastgewerbe ausgerichtet sind.
Unternehmen können Mitarbeiter nach Verfügbarkeit und Anforderungen planen, Schichten tauschen und Arbeitszeiten erfassen. Zusätzlich stehen Funktionen für Forecasting, Mitarbeiterkommunikation und Performance-Management zur Verfügung.
Vorteile:
sehr gute Schichtplanung
speziell für Retail und Hospitality
Zeiterfassung
Schichttausch
Abwesenheitsmanagement
Forecasting
mehrere Standorte
mobile Nutzung
Nachteile:
Schwerpunkt auf Schichtbetrieben
für reine Büroorganisation möglicherweise zu umfangreich
fortgeschrittene Funktionen nur in höheren Tarifen
Preis: Der Essential-Tarif startet aktuell bei 15 Euro pro Standort und Monat, Standard bei 30 Euro pro Standort und Monat. Advanced und Premium werden individuell kalkuliert.
Geeignet für: Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel und Filialunternehmen.
Timecloud konzentriert sich auf Zeiterfassung, Workforce Management und Personalverwaltung. Besonders interessant ist die Lösung für Branchen, in denen Mitarbeiter mobil, auf Baustellen oder an wechselnden Einsatzorten arbeiten.
Dazu gehören beispielsweise Bauunternehmen, Lager, Fischerei, Gesundheitswesen und andere operative Bereiche.
ActivTrak unterscheidet sich ebenfalls von einer klassischen Dienstplansoftware. Der Schwerpunkt liegt auf Workforce Analytics, Produktivität und Kapazitätsplanung.
Die Software analysiert Arbeitsaktivitäten und hilft Unternehmen dabei, Auslastung, Arbeitsmuster und Kapazitäten besser zu verstehen. Dadurch kann sie insbesondere für Remote- und Hybridteams interessant sein.
Vorteile:
Workforce Analytics
Produktivitätsauswertungen
Kapazitätsplanung
Remote- und Hybridteams
Dashboards
Auslastungsanalysen
kostenloser Einstieg
Nachteile:
keine klassische Schichtplanung
Datenschutz und Mitarbeiterakzeptanz müssen besonders berücksichtigt werden
Produktivitätsüberwachung kann im Unternehmen sensibel sein
kostenpflichtige Tarife werden jährlich abgerechnet
Preis: ActivTrak bietet aktuell einen kostenlosen Tarif. Work Activity Tracking kostet 10 US-Dollar, Workforce Management 15 US-Dollar und Productivity Optimization 17 US-Dollar pro Worker und Monat. Die kostenpflichtigen Tarife werden laut Anbieter jährlich abgerechnet.
Geeignet für: Unternehmen mit Remote-, Hybrid- und Wissensarbeit.
Personalplanung Software nach Einsatzgebiet
Die beste Software hängt stark davon ab, welche Art von Mitarbeitern und Arbeitszeiten geplant werden müssen.
Für Gastronomie und Hotellerie
Für Hotels, Restaurants, Cafés und andere Schichtbetriebe sind tamigo, Quinyx, Bizimply und Connecteam besonders interessant.
Hier zählen vor allem:
schnelle Dienstplanerstellung
Schichttausch
Verfügbarkeiten
Zeiterfassung
Personalkosten
Nachfrageprognosen
mobile Mitarbeiterkommunikation
Eine klassische Projektmanagement-Software ist für diesen Anwendungsfall meist weniger geeignet.
Für Einzelhandel und Filialunternehmen
Unternehmen mit vielen Filialen benötigen häufig eine zentrale Planung über mehrere Standorte. Hier sind tamigo, Quinyx und Bizimply interessant.
Besonders wichtig sind standortübergreifende Planung, Forecasting und die Möglichkeit, Mitarbeiter flexibel zwischen Schichten oder Standorten einzusetzen.
Für Agenturen und Beratungen
Bei Agenturen und Beratungsunternehmen steht häufig nicht die Schichtplanung, sondern die Auslastung der Mitarbeiter im Vordergrund.
Runn und Paymo sind hierfür besonders interessant. Sie zeigen, welche Mitarbeiter verfügbar sind, welche Projekte anstehen und wo Kapazitätsengpässe entstehen.
Für Remote- und Hybridteams
Bei Remote-Teams sind klassische Dienstpläne häufig weniger relevant. Hier geht es stärker um Kapazität, Arbeitsauslastung und Ressourcen.
Runn, Paymo und ActivTrak können für diesen Anwendungsfall interessant sein.
Für internationale Unternehmen
Wenn Mitarbeiter in verschiedenen Ländern beschäftigt werden, spielen neben der eigentlichen Personalplanung auch Verträge, Payroll und Compliance eine wichtige Rolle.
Hier ist Deel deutlich stärker auf internationale Beschäftigung ausgerichtet als klassische Dienstplan-Tools.
Für Finance und Controlling
Wenn das Ziel nicht die tägliche Dienstplanung, sondern die strategische Planung von Personalbudgets ist, kommen Lösungen wie Vena ins Spiel.
Hier steht die Frage im Mittelpunkt: Wie entwickelt sich der Personalbestand und welche Auswirkungen hat das auf Kosten, Umsatz und Unternehmensplanung?
Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?
Die Auswahl einer Personalplanung Software sollte nicht allein nach dem Preis erfolgen. Entscheidend ist, ob die Lösung die tatsächlichen Prozesse des Unternehmens abbildet.
1. Unternehmensgröße
Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern benötigt nicht dieselbe Software wie ein Konzern mit 5.000 Beschäftigten.
Kleine Unternehmen profitieren häufig von einfachen und günstigen Lösungen. Große Unternehmen benötigen dagegen Schnittstellen, Rollen- und Rechtekonzepte, Reporting und Skalierbarkeit.
2. Art der Arbeitszeit
Die wichtigste Frage lautet: Arbeiten die Mitarbeiter in festen Arbeitszeiten, Projekten oder wechselnden Schichten?
Für Schichtbetriebe sind Dienstplan- und Workforce-Management-Funktionen entscheidend. Bei Agenturen und Beratungen sind dagegen Ressourcenplanung und Auslastung wichtiger.
3. Zeiterfassung
Wenn Mitarbeiterstunden direkt mit der Planung verglichen werden sollen, sollte die Software eine integrierte Zeiterfassung besitzen oder eine entsprechende Schnittstelle anbieten.
4. Mobile App
Gerade bei Außendienst, Pflege, Gastronomie, Bau oder Einzelhandel ist eine mobile Anwendung wichtig.
Mitarbeiter sollten ihre Schichten möglichst einfach über das Smartphone abrufen können.
5. Integrationen
Eine Insellösung verursacht schnell zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Deshalb sollte geprüft werden, ob die Software mit vorhandenen Systemen verbunden werden kann.
Relevant können beispielsweise sein:
DATEV
Personio
SAP
Workday
Microsoft 365
Google Workspace
Payroll-Systeme
ERP-Systeme
Buchhaltung
Projektmanagement
6. Datenschutz und DSGVO
Personalplanung verarbeitet personenbezogene Daten. Deshalb sollten Unternehmen vor dem Einsatz prüfen, welche Daten gespeichert werden, wo sie verarbeitet werden und wer Zugriff darauf hat.
Besonders sensibel sind Funktionen wie GPS-Ortung, Geofencing, Screenshots oder detaillierte Produktivitätsüberwachung.
Eine Software kann technisch leistungsfähig sein und trotzdem für einen bestimmten Anwendungsfall datenschutzrechtlich ungeeignet sein.
7. Skalierbarkeit
Die Software sollte nicht nur für die aktuelle Unternehmensgröße funktionieren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise von 30 auf 150 Mitarbeiter wächst, sollte die Lösung problemlos mitwachsen können.
8. Gesamtkosten statt Einstiegspreis
Ein günstiger monatlicher Preis bedeutet nicht automatisch niedrige Gesamtkosten.
Berücksichtigt werden sollten:
Lizenzkosten
Einrichtung
Migration
Schulung
Schnittstellen
Support
zusätzliche Module
Hardware
Kosten für weitere Standorte
Kosten für zusätzliche Mitarbeiter
Kosten und Preise von Personalplanung Software
Die Preise für Personalplanungssoftware unterscheiden sich erheblich.
Einige Anbieter bieten kostenlose Einstiegsvarianten. Andere rechnen pro Mitarbeiter, Benutzer, Ressourcenplatz oder Standort ab. Enterprise-Lösungen werden häufig individuell kalkuliert.
Besonders genau sollte man deshalb auf die Preiseinheit achten.
Ein Preis von 10 Euro pro Benutzer und Monat ist etwas völlig anderes als 10 Euro pro Standort und Monat.
Auch Mindestabnahmen können eine Rolle spielen. Employment Hero nennt beispielsweise für das Modul „Rostering & Time and Attendance“ einen Mindestpreis von 40 US-Dollar pro Monat.
Bei tamigo wird dagegen nach Standort abgerechnet. Die aktuellen Einstiegstarife beginnen bei 15 Euro beziehungsweise 30 Euro pro Standort und Monat.
Runn berechnet seine Preise wiederum pro Ressourcenplatz und nicht einfach pro Benutzer.
Unternehmen sollten deshalb vor dem Abschluss eines Vertrages immer ein konkretes Szenario durchrechnen.
Beispiel:
50 Mitarbeiter × 10 € pro Mitarbeiter = 500 € pro Monat
Bei einem Anbieter mit Standortpreis kann die Rechnung dagegen vollkommen anders aussehen.
FAQ zur Personalplanung Software
Was ist Personalplanung Software?
Personalplanung Software unterstützt Unternehmen bei der Planung und Verwaltung von Mitarbeitern, Arbeitszeiten, Schichten, Abwesenheiten und Kapazitäten. Je nach Lösung können zusätzlich Zeiterfassung, Payroll, Forecasting und HR-Funktionen enthalten sein.
Welche Personalplanungssoftware ist die beste?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Für Schichtbetriebe sind beispielsweise tamigo, Quinyx, Bizimply oder Connecteam interessant. Für projektorientierte Unternehmen sind Runn oder Paymo besser geeignet. Internationale Unternehmen können von Deel profitieren.
Gibt es kostenlose Personalplanung Software?
Ja. Einige Anbieter bieten kostenlose Tarife oder Testversionen. Paymo besitzt beispielsweise einen kostenlosen Tarif, während Runn eine kostenlose 30-Tage-Testphase anbietet. Connecteam stellt für sehr kleine Unternehmen ebenfalls einen kostenlosen Small-Business-Tarif bereit.
Was kostet eine Personalplanungssoftware?
Das hängt stark vom Anbieter ab. Die Preise reichen von kostenlosen Angeboten bis zu individuell kalkulierten Enterprise-Lösungen. Manche Anbieter rechnen pro Mitarbeiter, andere pro Standort, Ressource oder Modul ab.
Ist Personalplanung mit Excel noch sinnvoll?
Excel kann für sehr kleine Teams funktionieren. Sobald viele Mitarbeiter, Schichten, Abwesenheiten oder Standorte verwaltet werden müssen, stoßen Tabellen jedoch schnell an ihre Grenzen.
Kann Personalplanung Software automatisch Schichten erstellen?
Bei modernen Workforce-Management-Systemen können Schichten teilweise automatisiert oder optimiert werden. Systeme wie Quinyx setzen beispielsweise auf KI-gestützte Prognosen und automatisierte Workforce-Planung.
Welche Software eignet sich für Schichtarbeit?
Für Schichtbetriebe sollten insbesondere Dienstplanung, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung, Schichttausch und mobile Nutzung vorhanden sein. tamigo, Quinyx, Bizimply und Connecteam sind dafür interessante Lösungen.
Fazit: Welche Personalplanung Software passt zu deinem Unternehmen?
Personalplanung Software kann Unternehmen erheblich entlasten – vorausgesetzt, die gewählte Lösung passt zum tatsächlichen Arbeitsmodell.
Für Schichtbetriebe, Gastronomie und Einzelhandel sind Lösungen wie tamigo, Quinyx, Bizimply und Connecteam besonders interessant.
Für Agenturen, Beratungen und Projektteams bieten Runn und Paymo einen stärkeren Fokus auf Ressourcen, Kapazitäten und Projekte.
Für internationale Unternehmen ist Deel interessant, wenn Personalplanung mit globaler Beschäftigung, Payroll und Compliance verbunden werden soll.
Für strategische Personal- und Budgetplanung ist Vena eine interessante Option, während ActivTrak stärker auf Workforce Analytics und Produktivität ausgerichtet ist.
Entscheidend ist deshalb nicht, welches Tool die längste Funktionsliste besitzt. Entscheidend ist, welche Software die eigenen Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Prozesse und Unternehmensziele am besten abbildet.
Vor dem Kauf sollten Unternehmen daher mindestens drei Anbieter testen und anhand konkreter Anforderungen vergleichen. Besonders wichtig sind dabei Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Datenschutz, Skalierbarkeit und die tatsächlichen Gesamtkosten.
Wer diese Punkte berücksichtigt, kann mit einer modernen Personalplanung Software nicht nur Planungsaufwand reduzieren, sondern auch Personalkosten besser kontrollieren, Mitarbeiter transparenter informieren und den Personaleinsatz deutlich effizienter gestalten.
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