Workflow Automatisierung Software

Workflow-Automatisierungssoftware hilft dabei, manuelle und oft fehleranfällige Tätigkeiten durch automatisierte Abläufe zu ersetzen. Dies führt nicht nur zu einer Reduktion der Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Konsistenz der ausgeführten Aufgaben.

Von einfachen Routineaufgaben wie Dateneingaben und E-Mail-Versand bis hin zu komplexeren Prozessen – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und individuell anpassbar.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um manuelle Arbeit und Prozessineffizienzen zu reduzieren.

Darüber hinaus bezieht sich die Workflow-Gestaltung auf die Erstellung dieser digitalen Workflows.

Wenn ein Geschäftsprozess viele Schritte umfasst, kann es schwierig sein, Engpässe, Fehlkommunikation und sogar den falschen Umgang mit Informationen zu vermeiden.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft dabei, menschliche Fehler zu beseitigen, Überprüfungen und Genehmigungen zu beschleunigen und zeigt dir, wie du diese Arbeitsabläufe in Zukunft verbessern kannst.

Vorteile der Workflow-Automatisierung

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung hängen davon ab, was du automatisierst und wie du den Erfolg misst (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Aber im Allgemeinen kannst du folgende Vorteile erwarten:

1. Zeitersparnis und schnelleres Arbeiten: Einige Unternehmen sparen bis zu 95 % der Zeit, die zuvor für manuelle Aufgaben aufgewendet wurde. Die Automatisierung ermöglicht es den Abteilungen außerdem, dem Rest des Unternehmens schnellere Dienstleistungen anzubieten – auf Abruf, rund um die Uhr.
2. Erhöhte Arbeitsbelastung: In vielen Funktionen steigt die Arbeitsbelastung schneller als die Zahl der Mitarbeiter. Die Automatisierung kann dazu beitragen, diese Lücke zu schließen, die Kapazität der einzelnen Mitarbeiter/innen zu erhöhen und ihnen Raum für komplexere Aufgaben zu geben.
3. Weniger Fehler: Geschäftsdokumente sind sehr anfällig für menschliche Fehler. Man schätzt, dass 88% der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Durch Automatisierung werden Fehler minimiert. Sobald ein Dokumenten-Workflow fehlerfrei ist, sind auch alle Dokumente, die in diesem Workflow erstellt werden, fehlerfrei.
4. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mühsame, sich wiederholende Aufgaben können automatisiert werden, damit sich die Mitarbeiter auf die interessanteren, höherwertigen Problemlösungen konzentrieren können. Außerdem profitieren sie von einer angemessenen Arbeitsbelastung, was sich stark auf die Arbeitszufriedenheit auswirkt.
5. Bessere Zusammenarbeit: Die Automatisierung ermöglicht eine gezielte Interaktion und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, wenn es am wichtigsten ist. Einzelne Mitarbeiter/innen werden nur dort eingebunden, wo sie gebraucht werden, so dass sie bei Bedarf zu relevanten Aufgaben beitragen und sich auf andere Projekte konzentrieren können, wenn ihr individuelles Fachwissen nicht benötigt wird.
6. Erhöhte Agilität: Arbeitsabläufe können leicht aktualisiert werden, um sich an veränderte Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und Geschäftsprioritäten anzupassen.
7. Datengestützte Erkenntnisse: Interaktionen mit Workflows können dokumentiert und automatisch erfasst werden. Anstatt sich auf unzusammenhängende E-Mails, Telefonanrufe, Chats oder Tabellenkalkulationen zu verteilen, können diese Interaktionen dann in Datenbanken und umsetzbaren Berichten zentralisiert werden.

Wie man Workflow-Automatisierung implemetiert

Die Blaupause für effiziente automatisierte Arbeitsabläufe beginnt mit der Fähigkeit einer Organisation, Produktivitätslücken zu erkennen und die einzigartigen Prozesse zu skizzieren, die nötig sind, um dieses Ziel zu erreichen.

Die fünf grundlegenden Verfahren zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sind:

1. Identifiziere Aufgaben, die automatisiert werden können. Das sind einfache Bedingungen, die durch bestimmte Szenarien ausgelöst werden, sich wiederholende und vorhersehbare Aktionen und Schritte, die den Prozess aufhalten, wenn sie nicht ausgeführt werden.
2. Definiere die Ergebnisse der Automatisierung. Welche Probleme willst du durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen lösen? Setze dir quantifizierbare Ziele, wie z.B. eine kürzere Durchlaufzeit oder Kosteneinsparungen, die du an der Leistung messen kannst.
3. Führe ein Veränderungsmanagement ein. Bringe dein Team ins Boot, indem du die Vorteile der Automatisierung von Arbeitsabläufen klar darlegst und die Beteiligten dazu ermutigst, sich an Prozessverbesserungen zu beteiligen und Feedback zu geben.
4. Implementiere Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Entscheide dich für eine Lösung, die zu deinen Geschäftsanforderungen passt und auf andere Prozesse und Abteilungen ausgedehnt werden kann. Achte auch auf die einfache Konfiguration der Arbeitsabläufe, die Cloud-Fähigkeit, die Integration in bestehende Systeme und den mobilen Zugriff.
5. Leistung messen. Beobachte und messe, ob die Automatisierung deinem Unternehmen geholfen hat, die zuvor definierten Ergebnisse zu erreichen. Berichte und Datenanalysen können dir dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und herauszufinden, was im Prozess noch optimiert werden kann.

5 Beispiele für Workflow-Automatisierung

Beispiel Nr. 1: Aufgaben erstellen
Mit einem System zur automatisierten Aufgabenerstellung kannst du einen automatisierten Workflow mit einem Aufgabenverwaltungssystem aufbauen und einrichten. Mit Workflow-Prozessen kannst du Mitarbeiter/innen benachrichtigen, denen eine Aufgabe zugewiesen wurde.

Beispiel Nr. 2: Leads verwalten
Automatisierte Workflowsysteme können Hunderte von Kundenanfragen sichten, dein CRM mit den relevanten Informationen bestücken und Leads vom Marketing an den Vertrieb weiterleiten.

Beispiel Nr. 3: Tickets verwalten
Die Automatisierung von Trouble Tickets hilft IT-Teams, menschliche Fehler zu reduzieren und Anfragen nach technischer Unterstützung effizient zu bearbeiten.

Tools zur Workflow-Automatisierung

Zapier

Zapier ist die beste Workflow-Software, wenn es um allgemaine Automatisierungen geht.

Sie verbindet deine Web-Apps und verschiebt Informationen automatisch zwischen ihnen, damit du dich auf deine wichtigste Arbeit konzentrieren kannst.

Hauptmerkmale:

• Verbinde deine Web-Apps mit ein paar Klicks, damit sie Daten austauschen können. (Integriert sich mit über 3.000 beliebten Apps auf Millionen von Wegen).
• Automatisiere einen plattformübergreifenden Workflow auf der Grundlage bestimmter Auslöser.
• Wähle aus vorgefertigten Workflows, um schnell mit Zapier loszulegen.
• Erstelle Workflows (so genannte Zaps), um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und ohne Hilfe von Entwicklern mehr zu erreichen.
• Starte Workflows von jeder App aus und erledige Routineaufgaben automatisch.
• Mit der einfachen Einrichtung kannst du in wenigen Minuten von der Idee zum Workflow übergehen.
• Erstelle erweiterte Workflows mit benutzerdefinierter Verzweigungslogik und Bedingungen.

Asana 

Asana ist die erste Adresse, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe zu rationalisieren.

Asana hat vor kurzem eine neue Funktion namens „Workflow Builder“ eingeführt, die dabei hilft, effiziente Arbeitsabläufe mit Hilfe eines visuellen Tools zu erstellen, um Teams zu verbinden, die Arbeit zu organisieren und Projekte an einem Ort zu rationalisieren.

Asana lässt sich auch mit gängigen Arbeits-Apps wie Microsoft Teams, Trello, Freshdesk, Google Drive, Evernote und mehr als 100 weiteren Apps verbinden, die dir das Leben erleichtern.

Mit Asana kannst du auch deine eigenen Regeln erstellen, um langweilige Dinge zu automatisieren. Asana bietet außerdem individuelle Vorlagen und Workflows, die dir den Einstieg erleichtern.

Wenn du agile Softwareentwicklungsteams managen willst, empfehlen wir dir, Jira anstelle von Asana zu verwenden, um Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wichtigste Funktionen

• Workflow-Builder
• Vorgefertigte Vorlagen
• Zeitleisten-, Board-, Listen- und Kalenderansichten
• Aufgaben- und Projektverwaltung
• Teamkommunikation
• Setze Ziele und verfolge sie an einem Ort
• Berichte in Echtzeit

Integromat

Make ist sehr interaktiv, denn du kannst beobachten, wie deine Automatisierung ausgeführt wird, und zwar in Echtzeit.

Außerdem kannst du dir ansehen, wie die Daten durch das Szenario fließen. Das Beste daran ist, dass du mit Integromat Daten aus der Vergangenheit abrufen kannst, sobald du dein Szenario ausgeführt hast.

Es hat integrierte Router, die deine Aufgabe in mehrere Routen aufteilen können. Mehr als 1500+ Szenarien helfen dir bei der Ersteinrichtung.

Dank der HTTP/SOAP- und JSON/XML-Module kann Integromat mit fast jeder App verbunden werden, ohne dass du eine einzige Zeile Code schreiben musst.

So kannst du deine Szenarien vervielfältigen und deine Arbeit beschleunigen. Es funktioniert auch hervorragend auf mobilen Geräten.

Hauptmerkmale

• Visualisierung in Echtzeit
• Router
• Fehlerbehandler
• Aggregatoren & Iteratoren
• Diskretion
• Auslöser
• Zeitplanung & Filterung
• Unbegrenzte Schritte
• Schablonen

Automate.io 

Automate.io ist eine unkomplizierte und intuitive App, mit deren Hilfe du deinen gesamten Arbeitsablauf visualisieren kannst, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Sie hat vorgefertigte Vorlagen und bietet eine Drag-Drop-Funktion, um den Datenfluss abzubilden.

Du kannst auch mehrstufige Workflows mit Hilfe fortschrittlicher Logik erstellen und dich mit über 200 Apps über den Rest API Connector verbinden.

Wichtigste Funktionen

• Drag & Drop-Schnittstelle
• Vorgefertigte Automatisierungsvorlagen
• Mehrstufige Workflows
• Rest-API-Konnektor
• Gemeinsame Ordner und einheitliche Abrechnung

WebWork

WebWork ist eine Zeiterfassungssoftware, die den gesamten Prozess der Zeiterfassung und -verwaltung eines Projekts automatisiert.

Die umfangreichen Funktionen verfolgen, überwachen und liefern dir die Ergebnisse ohne zusätzlichen Aufwand.

Du musst nur die notwendigen Einstellungen im Voraus vornehmen und der Tracker erledigt den Rest. Zu diesen Einstellungen gehören die Wahl der Arbeitszeiten, der Screenshot-Modus und die Zuweisung der Aufgaben.

WebWork Time Tracker funktioniert auf allen Plattformen, wie Desktop, Web, Mobile und Chrome Extension, so dass du ihn überall dort nutzen kannst, wo es für dich bequemer ist.

Außerdem funktioniert er nicht nur als Time Tracker, sondern auch als Projektmanagement-Plattform. Da die Bedeutung des Projektmanagements an immer mehr Stellen hervorgehoben wird, brauchst du vielleicht genau das.

‍Schlüsselmerkmale

• Aufgabenmanagement-System
• Überwachung der Anwesenheit
• 4 Screenshot-Modi
• Abrechenbare Stunden
• Plattformübergreifend

Chargebee

Chargebee ist eine Software zur Abonnementverwaltung, die Unternehmen hilft, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Abonnements, Zahlungen an einem Ort zu verwalten.

Chargebee verfügt außerdem über ein integriertes System für wiederkehrende Aufgaben.

Das macht es für Unternehmen einfach, den Überblick über ihre Finanzen zu behalten und sicherzustellen, dass ihre Kunden immer auf dem Laufenden sind, was die Bezahlung ihrer Abonnements angeht.

Hauptmerkmale

• Abrechnung
• Datenimport/-export
• Berichte und Statistiken
• Aktivitäts-Dashboard
• Integration von Drittanbietern
• Berichterstattung/Analytik

Kommo

Eine Workflow-Software für Unternehmen auf unserer Liste ist Kommo.

Mit seinen wettbewerbsfähigen Preisen und erstaunlichen Kostenvorteilen ist es eine hochentwickelte Software, die auf AI basiert und einfach zu programmierende Chatbots bietet, ohne eine einzige Zeile Code zu verwenden.

Kommo, früher bekannt als amoCRM, ist eine Marke, die WhatsApp, Twillio, Instagram, E-Mail-Postfächer, YouTube und viele andere Mainstream- (und weniger bekannte) Plattformen integriert. Hier kann ein echter Knotenpunkt des Internets erreicht, verwaltet und angesehen werden.

Die Plattform kann auch eine verfeinerte Sammlung von Informationen bereitstellen, die dir bei Marketinginitiativen und anderen Wettbewerbselementen helfen.

Hauptmerkmale:

• Google Sheets synchronisieren: Synchronisiere deine Daten aus Formularen und Tabellenkalkulationen mit deinem Kommo-Konto. Wenn du dann neue Daten in Google Sheets eingibst, erscheinen sie automatisch in deiner Pipeline.
• Lead Scraper: Du kannst die Google Chrome-Erweiterung von Kommo nutzen, um Leads von jeder Homepage zu generieren. Mit einfachen Werkzeugen kannst du die Daten auswählen und es wird automatisch ein neuer Lead in deiner Pipeline erstellt.
• E-Mail-Parsing: Kommo hilft dir, den Lead-Generierungsprozess auf der Grundlage deiner eingehenden E-Mails zu automatisieren.
• Visitenkarten-Scanner: Mit dem Visitenkartenscanner von Kommo kannst du ganz einfach neue Leads erstellen und Kontakte speichern.
• Messenger & Anrufintegrationen: Integriere die beliebtesten Messenger- und Sprachdienste, um mit deinen Leads zu kommunizieren, ohne die App wechseln zu müssen.
• Chat- und E-Mail-Vorlagen: Mit einfach zu erstellenden Chat- und E-Mail-Vorlagen für die häufigsten Anfragen kannst du deine Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen.
• Anpassbare Lead-Profile: Die Oberfläche von Kommo lässt sich vollständig an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen. Du kannst zum Beispiel die Feed-Ansicht und die Lead-Karte anpassen, um sicherzustellen, dass du nur das siehst, was du brauchst und wann du es brauchst.

Gravity Flow

Gravity Flow ist ein WordPress-Workflow-Plugin, das auf dem Gravity Forms-Plugin aufsetzt und dir hilft, alle Prozesse zu automatisieren, die du auf deine Formularanmeldungen anwendest, um sie bis zum Abschluss zu verfolgen.

Es automatisiert einen großen Teil deiner Verwaltungsarbeit.

Hauptmerkmale:

• Mach Schluss mit endlosen E-Mail-Nachfassaktionen, Anrufen und Papierkram bei routinemäßigen Verwaltungsabläufen.
• Automatisiere alle routinemäßigen Geschäftsprozesse, die ein Formular enthalten, wie z.B. Urlaubsanträge, Bestellungen, Zulassungsformulare, Ausschreibungen, Projektinitiierungspläne und Fallmanagement.
• Konfiguriere komplexe, bedingte und mehrstufige Arbeitsabläufe mit einem der über 40 vorgefertigten Schritte und einem einfachen Drag-and-Drop Process Builder.
• Behalte den Überblick über die Leistung mit detaillierten Berichten, die zeigen, wie lange jede Aufgabe dauert, und Engpässe aufzeigen, bevor sie zu einem Problem werden.
• Verfolge in einem detaillierten Zeitplan und Aktivitätsprotokoll, wer was (und wann) getan hat. Kommentare, Zeitstempel, Schritte und Statusinformationen werden im Prüfprotokoll festgehalten.
• Starte und stoppe Arbeitsabläufe oder ihre Schritte oder plane sie nach deinen Prozessanforderungen.
• Wenn dein Unternehmen wächst, kannst du unbegrenzt viele Nutzer und Workflows hinzufügen.

Jira

Jira ist eine weitere fortschrittliche Workflow-Software, die speziell für agile Teams entwickelt wurde.

Diese Online-App für die Verwaltung von Arbeitsabläufen ist bereits mit agilen Funktionen wie Problemverfolgung, Sprintplanung und Fehlerverfolgung ausgestattet.

Es gibt Kanban-, Scrum- und Sprint-Boards, mit denen du die Arbeit aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten kannst.

Der kostenlose Plan ist für bis zu zehn Nutzer/innen geeignet und du erhältst Funktionen wie unbegrenzte Projektboards, Backlog, grundlegende Roadmaps und Berichtsfunktionen.

Was die Automatisierung angeht, so verfügt Jira über einen leistungsstarken Automations-Builder, der mit einer Drag-and-Drop-Funktionalität arbeitet und eine Wenn-dann-Logik verwendet.

Premium- und Enterprise-Nutzer haben Zugriff auf die globale Automatisierung, mit der sie eine Regel erstellen können, die sich auf viele oder alle Projekte auswirkt.

Es gibt noch eine weitere tolle Funktion, mit der du benutzerdefinierte Workflows erstellen kannst, die die Prozesse deines Teams abbilden.

Du kannst entweder einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine der zahlreichen bereits vorhandenen Vorlagen bearbeiten.

Jira-Integrationen funktionieren über den Atlassian Marketplace, auf dem du mehr als 3.000 Integrationen, Apps, Add-ons und Plugins finden kannst.

Vorteile:

• Großzügiger kostenloser Plan
• Unterstützt agile Teams
• Ideal für die Softwareentwicklung
• Funktionen für Automatisierung und benutzerdefinierte Workflows
• Unterstützt bis zu 20.000 Nutzer
• Über 3000 Integrationen
• Großartige Kanban- und Scrum-Boards

Trello

Wenn du auf der Suche nach einer intuitiven Workflow-Software für Geschäftsprozesse bist, bist du bei Trello genau richtig.

Trello hat eine der intuitivsten Kanban-Tafeln, aber es gibt auch andere Ansichten wie Dashboard, Zeitleiste, Kalender, Tabelle und Kartenansicht. Mit einer Funktion namens Power-Ups kannst du deine Kanban-Tafeln um weitere Funktionen erweitern.

Das in Trello eingebaute Automatisierungstool heißt Butler, mit dem du alle möglichen Aktionen automatisieren kannst, z. B. das Verschieben von Karten von einer Liste in eine andere, das Senden von Benachrichtigungen, das Zuweisen von Aufgaben an Nutzer/innen und vieles mehr.

Trello bietet außerdem Hunderte von vorgefertigten Vorlagen für verschiedene Arbeitsabläufe wie Webentwicklung, Scrum Board, Redaktionskalender, Eventmanagement, Design Sprint und mehr.

Wähle einfach eine Vorlage aus und passe sie genau an deinen Arbeitsablauf an.

Vorteile:

• Kostenloser Plan
• Erschwingliche Monatspläne
• Intuitive Kanban-Boards
• Schneller Onboarding-Prozess
• Ideal für Anfänger
• Unbegrenzte Integrationen
• Umfangreiche Automatisierungs- und Workflow-Funktionen
• Mobile Apps für Android und iOS
• Automatisierung ist mit dem kostenlosen Plan verfügbar

Smartsheet

Wenn du eine Alternative zu Google Sheets suchst, die über fortschrittlichere Funktionen für die Zusammenarbeit verfügt, ist Smartsheet eine gute Wahl.

Die Plattform ist sehr vielseitig und kann für jede Branche und Abteilung angepasst werden. Mögliche Anwendungsfälle sind Projektplanung, Projektbudgetierung, Ressourcenmanagement und CRM.

Insgesamt ist Smartsheet eine Projektmanagement-Softwarelösung im Stil einer Tabellenkalkulation, die sich an Unternehmen richtet, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.

Sie bietet eine gute Auswahl an robusten Werkzeugen zur Verfolgung von Arbeitsabläufen, viele Integrationsoptionen und Funktionen zur Kommunikation und Zusammenarbeit.

Der Automation Builder bietet eine Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der du ganz einfach automatisierte Arbeitsabläufe erstellen kannst.

Du kannst die Automatisierung von Grund auf neu erstellen, oder du kannst einen Workflow aus einer vorgefertigten Vorlage erstellen.

Für Unternehmen mit fortgeschrittenem Automatisierungsbedarf könnte es interessant sein zu erfahren, dass Smartsheet ein kostenpflichtiges Add-on zur Erstellung intelligenter Workflows anbietet.

Mit dieser Funktion kannst du mehrstufige, plattformübergreifende Prozesse automatisieren, z. B. das Hinzufügen neuer Leads in CRM-Tools, Aktualisierungen des Versandstatus oder das Versenden individueller E-Mails an einzelne Nutzer/innen aus Marketingkampagnen.

Vorteile:

• Tolle Alternative zu Microsoft Excel und Google Sheets
• Vier Ansichten, darunter Rasteransicht, Gantt-Ansicht, Kartenansicht und Kalenderansicht
• Geeignet für agile Projekte, Produkteinführungen, Sprintplanung und Eventplanung
• Du kannst Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen und wiederkehrende Aufgaben einrichten
• Umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit
• Add-on für das Ressourcenmanagement verfügbar
• Intelligente Workflows

Teamwork

Teamwork ist ein weiteres fantastisches Workflow-Management-Tool, das sich an Unternehmen aller Branchen richtet, insbesondere an Kreativagenturen, die kreative Kampagnen für verschiedene Kunden planen.

Aber auch für Freiberufler, Selbstständige und Start-ups kann die App eine gute Wahl sein, denn es gibt einen soliden kostenlosen Plan, der bis zu fünf Nutzer, Zeiterfassung, 100 Automatisierungen pro Monat, Kanban-Boards und mehr unterstützt.

Du kannst ganz einfach Teams und Unterteams erstellen, denn das ist die Hauptfunktion der Software.

Sobald du ein Team gegründet hast, könnt ihr nahtlos miteinander kommunizieren, denn es gibt eine ganze Reihe von integrierten Kommunikationswerkzeugen.

Auch getrennte Teams können miteinander kommunizieren.

Die automatisierten Workflows funktionieren nach einer Wenn-Dann-Logik.

Es gibt auch Vorlagen für automatisierte Arbeitsabläufe, wenn du nicht bei Null anfangen willst; wenn du einmal eine Automatisierung erstellt hast, kannst du sie jederzeit duplizieren und wieder verwenden.

Teamwork lässt sich mit allen gängigen Apps integrieren und über Zapier mit tausenden weiteren.

Vorteile:

• Geringe Lernkurve
• Großzügiger kostenloser Plan
• Enthält viele Tools für die Budgetierung, abrechenbare Stunden, Kostenerfassung
• Umfangreiche Bibliothek mit Projektvorlagen
• Werkzeuge zur Workflow-Automatisierung
• Native Integrationen und Integrationen über Zapier