Virtuelle Kreditkarte für Unternehmen

In der heutigen, sich schnell entwickelnden Geschäftswelt suchen Unternehmen ständig nach innovativen Lösungen, um ihre Abläufe zu rationalisieren und ihre Ausgaben zu verwalten. Eine solche Lösung, die immer beliebter wird, sind virtuelle Kreditkarten.

Diese digitalen Zahlungsmittel bieten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, von erhöhter Sicherheit bis hin zu mehr Kontrolle über die Ausgaben. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Vor- und Nachteile virtueller Kreditkarten für Unternehmen ein und erklären, warum sie für moderne Unternehmen zur ersten Wahl werden.

Lass uns also eintauchen und herausfinden, wie diese virtuellen Karten die Art und Weise verändern können, wie dein Unternehmen finanzielle Transaktionen abwickelt.

Was ist eine virtuelle Kreditkarte?

Eine virtuelle Kreditkarte ist eine digitale Zahlungsmethode, die für Online-Transaktionen und Transaktionen mit nicht vorhandener Karte gedacht ist.

Es handelt sich um eine automatisch generierte 16-stellige Kartennummer, die anstelle der physischen Kreditkartennummer verwendet wird.

Mit Hilfe eines Anbieters virtueller Kreditkarten kann ein Käufer so viele virtuelle Kartennummern generieren, wie er möchte, und zwar für dieselbe physische Karte.

Normalerweise verwendet ein Käufer eine virtuelle Kreditkartennummer nur einmal – es gibt aber auch Ausnahmen.

Er kann eine virtuelle Kreditkartennummer auch so einstellen, dass ihre Verwendung durch eine Reihe von Parametern eingeschränkt wird, z. B.:

  • Die Art der Einkäufe, für die sie verwendet wird (basierend auf den Händlercodes)
  • Der Zeitraum, für den sie gültig ist
  • Den Betrag, den sie abdecken kann

Es gibt zwei Haupttypen von virtuellen Kreditkarten: Einweg- und Lodge-Karten.

Eine virtuelle Kreditkarte für den einmaligen Gebrauch ist, wie der Name schon sagt, eine Karte, deren Nummer nur einmal verwendet werden kann.

Das hilft den Käufern, ihre Ausgaben zu verfolgen und zu kontrollieren, und verhindert, dass die Karte für schändliche Zwecke verwendet wird.

Eine Lodge Card hingegen kann mehrfach verwendet werden. Es ist zwar möglich, diese Karten zu kontrollieren, z. B. durch Ablaufdaten und Kreditlimits, aber die Tatsache, dass sie mehr als einmal verwendet werden können, macht sie anfälliger für Betrug.

Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen Kreditkarte und einer normalen Kreditkarte?

Der offensichtliche Unterschied zwischen einer virtuellen und einer normalen Kreditkarte besteht darin, dass du eine normale Kreditkarte in der Hand halten und anfassen kannst, was bei einer virtuellen Karte nicht möglich ist.

Aus dem gleichen Grund kannst du eine normale Kreditkarte auch verlieren oder sie kann dir gestohlen werden. Dieses Risiko gibt es bei virtuellen Karten nicht.

Das Bezahlen mit einer virtuellen Kreditkarte ist jedoch im Grunde dasselbe wie das Bezahlen mit einer Kreditkarte im Internet.

Virtuelle Karten können von jedem Verkäufer akzeptiert werden, der normale Kreditkarten akzeptiert, und sie werden wie jede andere kartenlose Transaktion behandelt.

Willst du mehr darüber erfahren, wie die Kreditkartenabwicklung funktioniert? Schau dir unseren Leitfaden an.

Warum nutzen Menschen virtuelle Kreditkarten?

Unternehmen zahlen gerne mit virtuellen Karten, weil sie billiger sind als Papierschecks, sie helfen ihnen, ihre Ausgaben zu kontrollieren, lassen sich gut in ihre Kreditorenbuchhaltungssoftware integrieren und bieten zusätzliche Sicherheitsebenen.

In einer Umfrage, nannten die Befragten genau diese Vorteile der Bezahlung von Rechnungen mit virtuellen Kreditkarten.

Auf die Frage, welche der folgenden Vorteile sie beim Bezahlen mit virtuellen Karten sehen, antworteten die Befragten (die hauptsächlich aus Führungskräften bestanden) wie folgt:

  • 50% sagten, dass es billiger ist, mit virtuellen Kreditkarten zu bezahlen
  • 37% sagten, dass virtuelle Kreditkarten die Kontrolle und Verwaltung der Ausgaben erleichtern
  • 30% gaben an, dass virtuelle Kreditkarten bereits von der Kreditorenbuchhaltungssoftware unterstützt werden, die sie oder ihre Kunden verwenden
  • 26% sagen, dass virtuelle Kreditkarten sicherer sind als physische Kreditkarten

Wie funktionieren virtuelle Kreditkarten?

Virtuelle Kartennummern werden durch Tokenisierung erzeugt. Bei der Tokenisierung werden sensible Daten (wie Kreditkarteninformationen) in eine eindeutige Kennung umgewandelt.

Mithilfe von Verschlüsselungstechnologien wird sichergestellt, dass die ursprünglichen Daten, auf denen das Token basiert, nicht zugänglich sind.

Jede virtuelle Kreditkartennummer ist ein einzigartiger Token. Sie kann für einen Einkauf verwendet werden, aber die ursprüngliche Kreditkartennummer, mit der sie verknüpft ist, bleibt vollständig verborgen.

Viele Anbieter von Kreditorenbuchhaltungssoftware können die Ausgabe von virtuellen Karten in ihre Plattform integrieren. So können Unternehmen ganz einfach Kartennummern für die Bezahlung bestimmter Rechnungen erstellen.

Sind virtuelle Kreditkarten sicher?

Aufgrund der Tokenisierung und der Möglichkeit, Ausgaben streng zu kontrollieren, gehören virtuelle Kreditkarten zu den sichersten Zahlungsmitteln für B2B-Zahlungen.

Da Kreditkartenbetrug bei kartenlosen Transaktionen deutlich häufiger vorkommt – 81 % häufiger als bei Transaktionen am Point-of-Sale – sind dies zusätzliche Sicherheitsebenen, die sich kein Unternehmen leisten kann, zu übersehen.

Da die Käufer/innen in der Regel für jede Zahlung eine neue Nummer generieren, sind virtuelle B2B-Kreditkarten weniger anfällig (aber nicht immun) für Betrug.

Auf die Frage, welche Auswirkungen der zunehmende Einsatz virtueller Kreditkarten auf B2B-Transaktionen in den nächsten 5 Jahren haben wird, antwortete ein führender Finanzdienstleister wie folgt (aus unserer Umfrage mit Gartner Peer Insights):

„Virtuelle Karten werden Zahlungen sicherer und müheloser machen“, C-Suite, Finanzen, Unternehmensgröße: 5001 bis 10.000 Mitarbeiter

Sollte es einem Betrüger gelingen, sich Zugang zu einer virtuellen Kreditkartennummer zu verschaffen, würde er damit nicht viel anfangen können, da die Nummer höchstwahrscheinlich abgelaufen ist oder Kontrollen zur Begrenzung der Ausgaben vorhanden sind.

Wenn ein Käufer oder eine Käuferin feststellt, dass seine/ihre virtuelle Kartennummer kompromittiert wurde, kann er/sie sie mit nur wenigen Klicks sperren.

Und da die physische Kreditkartennummer nicht von der virtuellen Kreditkartennummer zu unterscheiden ist, die missbraucht wurde, muss der/die Käufer/in die Karte nicht umständlich kündigen.

Aus Sicht des Anbieters – dem Empfänger der virtuellen Kreditkartenzahlung – hilft das minimierte Risiko eines Kartenbetrugs, kostspielige Rückbuchungen zu vermeiden.

Die Vorteile von virtuellen Kreditkarten für B2B-Verkäufer

Trotz der offensichtlichen Herausforderungen, die mit der Akzeptanz virtueller Kreditkarten verbunden sind, gibt es eine Reihe von Vorteilen, von denen die Lieferanten profitieren können.

Die Befragten nannten die folgenden Vorteile, die sich aus der Annahme von Rechnungszahlungen mit virtuellen Kreditkarten ergeben:

  • Bessere Kundenerfahrungen
  • Minimiertes Betrugsrisiko
  • Kundenbindung, insbesondere bei Großabnehmern
  • Geringerer manueller Arbeitsaufwand

1.Bessere Kundenerfahrungen
Mehr als ein Viertel (26%) der Befragten nannte die Möglichkeit, besser auf die Präferenzen der Käufer/innen einzugehen und bessere Kundenerfahrungen zu bieten, als wichtigsten Vorteil der Nutzung virtueller Kreditkarten.

Die Umfrageergebnisse zeigen auch, dass 54% der Befragten zumindest etwas besorgt darüber sind, dass die Nichtakzeptanz virtueller Kreditkarten das Kundenerlebnis beeinträchtigen könnte.

Auf die Frage nach den Auswirkungen, die sie von der zunehmenden Nutzung virtueller Karten im B2B-Bereich erwarten, nannten die Befragten mehrere Vorteile, die sich direkt auf die Kundenerfahrung auswirken.

Dazu gehören „mühelose Finanzgeschäfte“, „reibungslose Zahlungen“ und eine verbesserte Verantwortlichkeit und Vertrauen zwischen den Parteien.

2.Minimiertes Betrugsrisiko
Die Sicherheitsmerkmale virtueller Kreditkarten verringern das Betrugsrisiko und das damit verbundene Potenzial für Rückbuchungen und andere Gebühren, die für Lieferanten teuer werden können.

Diese erhöhte Sicherheit ist ein großer Vorteil dieser Zahlungsmethode, und 19 % der Befragten nannten sie als besonders vorteilhaften Aspekt der Akzeptanz virtueller Kreditkarten.

Wie in unserem eBook zum Thema Zahlungsbetrug erläutert, hat sich der Kreditkartenbetrug mit dem Aufkommen digitaler Transaktionen vom persönlichen Betrug zum Betrug mit der Karte verlagert.

Virtuelle Kreditkarten – bei denen die echte Kreditkartennummer verborgen bleibt – können Unternehmen dabei helfen, dieses wachsende Problem zu lösen.

3.Kundenbindung, insbesondere bei Großkunden
Verkäufer/innen können neue Einnahmequellen erschließen, indem sie virtuelle Kreditkarten akzeptieren, da einige Käufer/innen diese Zahlungsmethode bevorzugen und Händler/innen, die sie akzeptieren, bevorzugen können.

Da immer mehr Unternehmen virtuelle Kreditkarten akzeptieren, kann es sein, dass Verkäufer/innen, die sie nicht akzeptieren, Kunden verlieren, die auf diese Weise bezahlen wollen.

Der Verlust von Kunden – vor allem von größeren Kunden – aufgrund der Weigerung, virtuelle Karten zu akzeptieren, kann für ein B2B-Unternehmen einen erheblichen Verlust bedeuten.

4.Geringerer manueller Arbeitsaufwand
Fast die Hälfte (46 %) der Umfrageteilnehmer/innen nannte die Möglichkeit, virtuelle Kreditkartenzahlungen automatisch mit offenen Rechnungen im Buchhaltungssystem abzugleichen, als einen wichtigen Grund für ihre Nutzung.

Das bedeutet, dass Unternehmen, die entsprechende Tools implementiert haben, alle anderen Vorteile der Akzeptanz virtueller Kreditkarten problemlos nutzen können.

Die Vorteile von virtuellen Kreditkarten für B2B-Käufer

Trotz der zahlreichen Herausforderungen, mit denen Lieferanten bei der Akzeptanz virtueller Kreditkarten konfrontiert sind, drängen Einkäufer/innen aufgrund der vielen Vorteile, die diese Zahlungsmethode bietet, darauf, sie zu nutzen.

Die Befragten nannten folgende Vorteile der Bezahlung von Rechnungen mit virtuellen Kreditkarten

  • Bessere Kontrolle über die Ausgaben
  • Integration in bestehende Software
  • Erhöhte Sicherheit
  • Benutzerfreundlichkeit und Erschwinglichkeit

1.Bessere Kontrolle über die Ausgaben
Eine bessere Ausgabenkontrolle ist der größte Vorteil, den die Befragten nannten: 37% aller Teilnehmer/innen nannten dies als einen hilfreichen Aspekt dieser Transaktionsmethode.

Mit virtuellen Kreditkarten können Einkäufer/innen bestimmte Parameter für jede Transaktion festlegen, wie z. B. das Zahlungslimit, den Datumsbereich und den Händlertyp, wodurch sie eine bessere Kontrolle darüber haben, wie ihre Mitarbeiter/innen die Firmengelder verwenden können.

2.Integration in bestehende Software
Die Befragten, deren virtuelle Kreditkartenabwicklung von ihrer Kreditorenbuchhaltungssoftware unterstützt wird, sehen einen weitaus größeren Nutzen in der Verwendung virtueller Kreditkarten, da solche Integrationen die Notwendigkeit des manuellen Abgleichs von Rechnungen und Zahlungen verringern.

Diese Einkäufer sehen einen höheren ROI für die Nutzung der Software. Für die 30 % der Befragten, die angaben, dass ihre Kreditorenbuchhaltung virtuelle Kreditkartentransaktionen unterstützt, ist die verstärkte Nutzung dieser Zahlungsoption einfach und mühelos.

3.Erhöhte Sicherheit
Virtuelle Kreditkarten bieten eine höhere Sicherheit als physische Kreditkarten, da sie so eingerichtet werden können, dass eine unbefugte Nutzung verhindert wird, z. B. durch die Festlegung eines bestimmten Dollarbetrags und die Sperrung bestimmter Händlerkategorien.

Außerdem werden virtuelle Kreditkarten oft nur einmal benutzt, danach ist die Nummer wertlos und für Diebe uninteressant.

Trotzdem kann jede Kartennummer, die kompromittiert wird, sofort gelöscht werden, ohne dass ein Drittanbieter eingeschaltet werden muss.

Die Verwendung virtueller Kreditkarten bedeutet, dass Händler/innen nicht für die sichere Speicherung der Bankdaten ihrer Kund/innen verantwortlich sein müssen. Mehr als ein Viertel (26%) der Umfrageteilnehmer/innen nannten die Sicherheit dieser Methode als einen Vorteil, den sie schätzen.

4.Benutzerfreundlichkeit und Erschwinglichkeit
Virtuelle Kreditkarten sind eine bequemere Zahlungsmethode als Schecks und bieten im Vergleich zu physischen Kreditkartentransaktionen Vorteile bei der Benutzerfreundlichkeit.

Die Zahlung mit einer virtuellen Kreditkarte kann sofort mit einem Klick erfolgen; ein Sachbearbeiter muss keinen Scheck per Post verschicken.

Wenn es Sicherheitsprobleme mit einer virtuellen Kreditkarte gibt, kann der/die Käufer/in sie einfach stornieren, ohne sich an Dritte wenden zu müssen.

Das Bezahlen von Rechnungen mit virtuellen Kreditkarten ist außerdem günstiger als die Verwendung von Schecks.

Virtuelle Kreditkartenaussteller verlangen nur geringe Gebühren für ihre Dienstleistungen und die eigentliche Erstellung der Kartennummer kostet den Käufer nichts, während die Ausstellung eines Schecks im Durchschnitt zwischen 4 und 20 US-Dollar kostet.

Wie hoch sind die Kosten für die Annahme von Zahlungen mit virtuellen B2B-Kreditkarten?

Virtuelle Kreditkarten kosten den Käufer nur sehr wenig, da die Emittenten nur geringe Gebühren für ihre Dienste verlangen und die eigentliche Erstellung der Karte den Käufer nichts kostet. Für die Anbieter ist die Akzeptanz virtueller Karten jedoch teuer.

Für viele Unternehmen ist das Haupthindernis für die Annahme von Kreditkartenzahlungen die hohen Kosten für die Interbankenentgelte.

Die Interbankenentgelte werden von der Acquiring-Bank (der Bank des Händlers) an die kartenausgebende Bank (die Bank des Karteninhabers) gezahlt, um alle Kosten zu decken, die mit dem Risiko der Zahlungsfreigabe verbunden sind.

Die Interbankenentgelte machen etwa 80 % der Kreditkartenbearbeitungsgebühren aus, die Händler zahlen. Die durchschnittliche Kreditkarte hat eine Interchange Rate von 1,81% (zum Vergleich: die durchschnittliche Interchange Rate für eine Debitkarte liegt bei 0,3%).

Die Höhe des Interchange-Satzes, den du zahlst, hängt von den Bedingungen der jeweiligen Transaktion ab (z. B. von der Art der Karte und der Art der Verarbeitung). Je „riskanter“ die Transaktion ist, desto höher sind die Gebühren für die virtuelle Kreditkarte.

Bei kartenlosen Transaktionen (Zahlungen, bei denen der Karteninhaber nicht physisch anwesend ist, z. B. bei Online-Verkäufen) fallen höhere Interbankenentgelte an, da sie als risikoreicher gelten.

Virtuelle Kreditkarten werden ausschließlich für Card-Not-Present-Transaktionen verwendet, was bedeutet, dass Händler für ihre Akzeptanz überdurchschnittlich hohe Interbankenentgelte zahlen müssen.

Bei der Akzeptanz virtueller Kreditkarten gibt es auch weiche Kosten zu berücksichtigen, z. B. den Arbeitsaufwand der Debitorenbuchhaltung, um diese Zahlungen zu bearbeiten und auf die Rechnungen zu übertragen.

Wenn ein Käufer mit einer virtuellen Kreditkarte bezahlt, erhält das Debitorenbuchhaltungsteam des Lieferanten in der Regel die Kartennummer in einer E-Mail, die es selbst in sein Verarbeitungssystem eingeben muss.

Sie erhalten auch den Überweisungsbeleg per E-Mail – manchmal separat – und müssen diese Informationen ebenfalls manuell in ihr ERP-System eingeben.

Wie du die Kosten für die Annahme von virtuellen Kreditkartenzahlungen reduzieren kannst

Es gibt Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um die Kosten für die Annahme virtueller Kreditkartenzahlungen zu senken – sowohl die hohen Interbankenentgelte als auch den damit verbundenen Personalaufwand.

Die Optimierung der Interbankenentgelte ist eine dieser Möglichkeiten. Dabei handelt es sich um die Feinabstimmung der Bedingungen einer Transaktion nach bewährten Verfahren, um die niedrigsten Interchange-Raten zu erhalten.

Dies wird dadurch erreicht, dass bei der Verarbeitung der Transaktion mehr Daten über diese übermittelt werden.

Die ausstellende Bank (die die Interbankenentgelte erhebt) möchte so viel Sicherheit wie möglich, dass das Risiko der Kreditvergabe gering ist. Je mehr Daten du über eine Transaktion liefern kannst, desto sicherer fühlt sich die Bank.

Die grundlegendste Datenmenge, die du mit einer Transaktion weitergeben kannst, wird als Level-1-Verarbeitung bezeichnet.

Wenn du mehr Daten mit der Transaktion weitergibst, kannst du dich für Level 2 und Level 3 qualifizieren, was zu einer Senkung deiner Gebühren führt.

Wenn du Zahlungen über Versapay abwickelst, senden wir automatisch Level 2 und Level 3 Daten mit jeder Transaktion.

Das liegt daran, dass wir eng mit deinem ERP-System verbunden sind und nahtlos die Informationen abrufen können, die dir helfen, dich für niedrigere Interbankenentgelte zu qualifizieren (wie Rechnungsnummern, Anzahl der gekauften Artikel und Kundencodes).

Was den Arbeitsaufwand für die Annahme und den Abgleich virtueller Kreditkartenzahlungen angeht, kannst du den Prozess mit einer Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung erheblich vereinfachen.

Wenn du Zahlungen über das Kundenzahlungsportal von Versapay annimmst (einschließlich virtueller Karten), geben die Kunden zusammen mit ihrer Zahlung die Überweisungsdaten an, die in deinem ERP-System automatisch aktualisiert werden.

Für virtuelle Kartenzahlungen, die du außerhalb von Versapay akzeptierst (z. B. wenn Kunden virtuelle Kreditkartenzahlungen über ihre Kreditorenbuchhaltungssoftware vornehmen), können wir dir ebenfalls helfen, die Verarbeitung und den Abgleich zu automatisieren.

Erziele mehr Umsatz, indem du deine Kunden mit einer starken Vorliebe für virtuelle Kreditkarten mit Hilfe einer automatisierten Software zur Akzeptanz virtueller Kreditkarten bedienst.