Was tun wenn ein Mitarbeiter ständig krank ist?

Wenn Mitarbeiter häufig krank sind, stellt das Arbeitgeber vor große Herausforderungen. Die ständigen Ausfälle beeinträchtigen nicht nur die Produktivität und Effizienz im Betrieb, sondern wirken sich auch negativ auf die Stimmung im Team und das allgemeine Arbeitsklima aus.

Es gibt jedoch bewährte Strategien, mit denen du dieser Situation begegnen kannst. Von der Ursachenforschung über gezielte Präventionsmaßnahmen bis hin zur Schaffung eines gesünderen Arbeitsumfelds – mit der richtigen Herangehensweise lassen sich krankheitsbedingte Fehlzeiten reduzieren und ein positives Arbeitsumfeld für alle schaffen.

Die Herausforderungen eines ständig kranken Mitarbeiters verstehen

Wenn sich ein Mitarbeiter häufig krank meldet, entsteht ein Problem, das weit über den einzelnen Arbeitsplatz hinausgeht. Die Arbeitsunfähigkeit eines Teammitglieds beeinflusst nicht nur dessen eigene Leistung, sondern wirkt sich direkt auf die gesamte Teamdynamik aus.

Häufige Krankmeldungen führen zu mehreren konkreten Herausforderungen:

• Gesunde Kollegen müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen
• Projekte verzögern sich und Fristen werden nicht eingehalten
• Die Planung wird erschwert durch unvorhersehbare Ausfälle
• Kunden müssen vertröstet werden

Krankheitsbedingte Fehlzeiten stellen dich als Arbeitgeber vor schwierige Entscheidungen. Du musst verstehen, was hinter den häufigen Fehlzeiten steckt. Ein vertrauliches Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter hilft dir, mögliche gesundheitliche oder persönliche Probleme zu erkennen. Dabei solltest du medizinische Unterlagen prüfen und bei Bedarf professionelle Einschätzungen einholen.

Was sind die Ursachen für krankheitsbedingte Fehlzeiten?

Krankheitsbedingte Fehlzeiten können verschiedene Ursachen haben. Echte gesundheitliche Probleme wie Grippe, Verletzungen oder chronische Erkrankungen führen zu Fehltagen und erfordern eine ärztliche Bescheinigung. Deine Mitarbeiter müssen sich manchmal auch um kranke Familienmitglieder kümmern.

Arbeitsbedingte Faktoren spielen eine wichtige Rolle:

• Hoher Stress am Arbeitsplatz
• Geringe Arbeitszufriedenheit
• Burnout durch Überlastung
• Fehlende Work-Life-Balance

Kurzerkrankungen treten häufiger auf, wenn Mitarbeiter unzufrieden sind oder die Arbeitsbelastung zu hoch ist. Wenn sich Mitarbeiter häufig krankmelden, kann das auch an unklaren Fehlzeitenregelungen liegen. Manche verstehen nicht, welche Konsequenzen ungeplante Fehlzeiten haben.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zeigt dir zwar die Fehltage, aber nicht immer die wahren Gründe dahinter. Manchmal stecken motivationsbedingte Probleme hinter den Fehlzeiten, nicht nur echte Krankheiten.

1. Die Abschaffung von Sprachnachrichten

Manche Mitarbeiter nutzen Krankmeldungen per E-Mail oder Sprachnachricht, um sich einfach von der Arbeit abzumelden. Dabei umgehen sie das direkte Gespräch mit einem Vorgesetzten.

Du solltest von deinen Mitarbeitern verlangen, dass sie persönlich mit einem Vorgesetzten sprechen, wenn sie sich krank melden. Das gilt besonders für Mitarbeiter mit häufigen Fehlzeiten.

Wichtig: Keine Voicemail und keine SMS sind erlaubt. Der Mitarbeiter muss tatsächlich mit einer Person sprechen. Diese Regel schafft eine klare Verantwortlichkeit und reduziert potenzielle Missbrauchsfälle. Das direkte Gespräch ermöglicht es dir auch, den Gesundheitszustand besser einzuschätzen und bei Bedarf Unterstützung anzubieten.

2. Lockere deine Richtlinien

Strenge Krankmeldungsrichtlinien können genau das Gegenteil bewirken. Statt unplanmäßige Fehlzeiten zu verhindern, führen sie oft dazu, dass Mitarbeiter häufiger fehlen.

Die meisten kurzfristigen Krankmeldungen haben nichts mit körperlicher Krankheit zu tun. Mitarbeiter melden sich hauptsächlich wegen persönlicher Bedürfnisse oder Stress krank.

Flexibilität am Arbeitsplatz reduziert nachweislich Stress. Wenn du deinen Mitarbeitern mehr Freiheiten gibst, solange sie ihre Arbeit erledigen, schätzen sie das Unternehmen mehr. Das Ergebnis: Sie nehmen seltener bezahlten Urlaub in Anspruch.

Diese Regel gilt für Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigte gleichermaßen. Mehr Freiraum bedeutet nicht weniger Leistung. Im Gegenteil – Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsmodellen zeigen oft mehr Engagement und Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber.

3. Flexibilität bieten

Flexible Arbeitszeiten geben deinen Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag. Sie können ihre Zeiten besser an persönliche Bedürfnisse anpassen, etwa für Kinderbetreuung oder Arzttermine.

Diese Anpassungen verbessern die Work-Life-Balance erheblich. Weniger Stress führt zu einer gesünderen und zufriedeneren Belegschaft.

Vorteile flexibler Arbeitszeiten:

• Reduzierung der Krankheitsverbreitung am Arbeitsplatz
• Mitarbeiter kommen seltener krank zur Arbeit
• Niedrigere Ansteckungsraten im Team
• Weniger Fortsetzungserkrankungen durch Ansteckung

Wenn deine Mitarbeiter von zu Hause arbeiten oder ihre Zeiten anpassen können, erscheinen sie seltener bei Unwohlsein im Büro. Das schützt andere vor Ansteckung und verringert krankheitsbedingte Ausfälle.

Flexible Arbeitszeiten helfen auch gegen Burnout und Erschöpfung. Diese sind häufige Ursachen für lange Krankheitszeiten. Wenn Mitarbeiter tagsüber Pausen machen oder weniger Stunden arbeiten können, steigt ihre Arbeitszufriedenheit.

Die verbesserten Arbeitsbedingungen führen zu höherer Produktivität. Mitarbeiter fühlen sich weniger überfordert und erschöpft. Die Arbeitsbelastung wird besser verteilt, wenn Menschen ihre produktivsten Zeiten nutzen können.

Das Ergebnis ist ein spürbarer Rückgang der Krankheitstage. Deine Mitarbeiter sind ausgeglichener und leistungsfähiger, wenn sie ihre Arbeit flexibler gestalten können.

4. Umsetzung von Wellness-Initiativen

Die Einführung von Wellness-Programmen am Arbeitsplatz trägt aktiv zur Gesundheitsförderung bei und hilft, Fehlzeiten zu reduzieren. Du solltest verschiedene Aktivitäten anbieten, die den Gesundheitszustand deiner Mitarbeiter verbessern.

Präventive Maßnahmen sind besonders wichtig. Organisiere regelmäßige Gesundheitschecks und stelle ein Gesundheitsbudget bereit, das deine Mitarbeiter für verschiedene Gesundheitsleistungen nutzen können. Diese Investition zahlt sich durch weniger Krankheitstage aus.

Konkrete Maßnahmen umfassen:

• Bewegungsprogramme und Fitnesskurse während oder nach der Arbeit
• Bereitstellung gesunder Snacks und Getränke
• Unternehmensweite Wellness-Wettbewerbe zur Motivation
• Workshops zur Stressbewältigung und gesunden Ernährung

Stress am Arbeitsplatz und psychische Gesundheit brauchen besondere Aufmerksamkeit. Biete Zugang zu Beratungsangeboten bei psychosozialen Problemen an und schaffe klare Strukturen gegen Mobbing. Die Prävention von Burnout sollte oberste Priorität haben.

Vermittle deinen Mitarbeitern praktisches Wissen über Handhygiene, richtige Ernährung und regelmäßige Bewegung. Diese einfachen Gewohnheiten halten Krankheiten fern und verbessern das allgemeine Wohlbefinden. Zeige durch dein Engagement, dass dir die Gesundheit deines Teams wirklich wichtig ist.

5. Stelle sicher, dass sie richtig bezahlt werden

Krank zu sein ist schon belastend genug. Deine Mitarbeiter sollten sich nicht zusätzlich um ihre Bezahlung sorgen müssen.

Achte darauf, dass die Entgeltfortzahlung korrekt und pünktlich erfolgt. Mitarbeiter mit befristeten Verträgen oder im Schichtdienst können anfällig für Fehler in der Lohnabrechnung sein. Sprich mit deiner Personalabteilung oder Buchhaltung, um Unstimmigkeiten schnell zu klären.

In Deutschland haben Arbeitnehmer nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz Anspruch auf Lohnfortzahlung für bis zu sechs Wochen bei derselben Erkrankung. Die genauen Regelungen können auch in einer Betriebsvereinbarung festgelegt sein.

Stelle sicher, dass auch Teilzeitkräfte ihre Ansprüche erhalten. Der Anspruch hängt von Faktoren wie der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Eine korrekte Bezahlung zeigt Wertschätzung und verhindert zusätzlichen Stress für kranke Mitarbeiter.

6. Biete Prämien für perfekte Anwesenheit

Eine Anwesenheitsprämie belohnt Mitarbeiter finanziell für wenige oder keine Krankheitstage. Viele große Unternehmen nutzen dieses System, um Fehlzeiten zu reduzieren und die Motivation zu steigern.

Du kannst verschiedene Modelle wählen. Manche Arbeitgeber zahlen einen monatlichen Bonus für jeden Monat ohne Krankheitstage. Andere vergeben am Jahresende eine Prämie, die um ein Zwölftel pro Krankheitsmonat gekürzt wird.

Neben Geldbeträgen sind auch steuerfreie Sachbezüge möglich. Ein Tankgutschein kann eine attraktive Alternative sein.

Beachte die rechtlichen Rahmenbedingungen: Kranke Mitarbeiter sind durch das Entgeltfortzahlungsgesetz geschützt. Die Prämie darf nicht als Bestrafung für Krankheit dienen, sondern muss als zusätzliche Belohnung gestaltet sein. Dieser Ansatz kann besonders bei Mitarbeitern wirken, die im Durchschnitt nur ein oder zwei Krankheitstage pro Jahr haben.

7. Mit dem Arbeitnehmer kommunizieren

Du solltest das Gespräch direkt und klar führen. Sag deinem Mitarbeiter genau, wie oft er gefehlt hat und warum das ein Problem ist. Nutze konkrete Zahlen und Beispiele.

Ein gutes Gespräch könnte so beginnen: „Du hast in den letzten Monaten etwa alle drei Wochen einen Tag gefehlt. Wir müssen uns auf deine Anwesenheit verlassen können.“ Erkläre dann die konkreten Auswirkungen auf den Arbeitsablauf und das Team.

Mach deutlich, dass du zwar Verständnis für gelegentliche Ausfälle hast, aber die aktuelle Häufigkeit zu hoch ist. Frag direkt: „Kannst du in Zukunft zuverlässiger da sein, außer in seltenen Fällen?“

Wichtig ist, dass du auch zuhörst. Vielleicht gibt es medizinische Gründe, die eine Wiedereingliederung oder andere Anpassungen nötig machen. Wenn ein Mitarbeiter länger krank war, kann ein schrittweiser Wiedereinstieg sinnvoll sein.

Bei häufigen oder längeren Krankheiten solltest du ein BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement) anbieten. Das BEM hilft dabei, die Ursachen für Fehlzeiten zu finden und Lösungen zu entwickeln. Es ist bei mehr als sechs Wochen Krankheit im Jahr verpflichtend.

Frag im Gespräch auch nach möglichen Lösungen. Gibt es Arbeitszeiten, die besser passen würden? Kann man bestimmte Termine vorausplanen? Zeig, dass du bereit bist, nach praktikablen Wegen zu suchen.

Aber sei auch ehrlich über die Grenzen. Wenn die Position zuverlässige Anwesenheit braucht und diese nicht gegeben ist, musst du das klar sagen. Formuliere es so: „Wenn die ungeplanten Abwesenheiten so weitergehen, kann ich dich nicht weiterbeschäftigen.“

Dokumentiere das Gespräch schriftlich. Halte fest, was besprochen wurde und welche Vereinbarungen getroffen wurden. Das schützt beide Seiten und sorgt für Klarheit. Lass den Mitarbeiter bestätigen, dass er die Erwartungen verstanden hat.

8. Professionelle HR-Beratung

Bei komplexen Situationen oder rechtlichen Fragen solltest du unbedingt professionelle HR-Berater oder Rechtsexperten hinzuziehen. Diese Fachleute können dich bei krankheitsbedingter Kündigung, Interessenabwägung nach dem Kündigungsschutzgesetz oder Kündigung wegen Krankheit beraten.

Experten helfen dir auch dabei, die Unterschiede zwischen einer verhaltensbedingte Kündigung und einer fristlose Kündigung zu verstehen und rechtssicher zu handeln.

9. Die Möglichkeit des Homeoffice

Homeoffice bietet dir als Arbeitnehmer wichtige Vorteile, besonders wenn es um deine Gesundheit geht. Wenn du von zu Hause arbeitest, verringerst du automatisch dein Infektionsrisiko.

Gesundheitliche Vorteile der Heimarbeit

In einem normalen Büro befindest du dich ständig in direkter Nähe zu Kollegen. Das erhöht die Gefahr, dass sich Krankheiten schnell verbreiten. Im Home Office minimierst du den persönlichen Kontakt und schützt dich damit besser vor Ansteckungen. Diese Schutzwirkung gilt nicht nur für dich selbst, sondern auch für deine Familie und dein gesamtes Umfeld.

Mehr Flexibilität für dein Wohlbefinden

Die Arbeit von zu Hause gibt dir deutlich mehr Kontrolle über deinen Tagesablauf. Du kannst deine Arbeitszeit flexibler gestalten und besser auf deine persönlichen Bedürfnisse abstimmen. Diese Flexibilität verbessert deine Work-Life-Balance erheblich.

Wenn du dich nicht wohlfühlst, kannst du im Homeoffice leichter Pausen einlegen und dich erholen. Das verhindert, dass du dich überanstrengst oder einen Burnout entwickelst. Längerfristig führt das zu weniger Krankheitstagen und mehr Produktivität.

Weniger psychische Belastung

Home Office schafft ein Arbeitsumfeld, in dem du dich sicher und wohl fühlst. Der Stress, den du sonst im Büro erlebst, reduziert sich spürbar. Auch Ängste, die durch enge Kontakte entstehen können, fallen weg. Das wirkt sich positiv auf deine mentale Gesundheit aus.

Finanzielle Einsparungen

Neben den gesundheitlichen Aspekten sparst du im Homeoffice auch Geld. Die Kosten für deinen täglichen Arbeitsweg entfallen komplett. Du gewinnst außerdem wertvolle Zeit, die du sonst mit Pendeln verbringen würdest. Dein Arbeitgeber profitiert gleichzeitig von geringeren Ausgaben für Büroflächen und Betriebskosten.

10. Teambuilding

Ein starker Teamgeist kann dazu beitragen, dass deine Mitarbeiter seltener krank werden. Wenn Menschen sich im Team wohl fühlen, verbessert das ihre geistige und körperliche Gesundheit. Das wirkt sich direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität aus.

Der erste Schritt ist Aufklärung. Zeige deinen Beschäftigten, warum Teambildung wichtig ist. Du kannst Informationsworkshops anbieten, Newsletter versenden oder das Thema in Teamsitzungen ansprechen. Wenn Mitarbeiter die Vorteile verstehen, werden sie eher mitmachen.

Offene Kommunikation schaffen

Schaffe ein Umfeld, in dem sich Beschäftigte trauen, ihre Sorgen zu teilen. Wenn Teammitglieder offen über Probleme sprechen können, baut das Vertrauen auf. Dieses Vertrauen stärkt die Mitarbeiterbindung und sorgt für bessere Arbeitszufriedenheit.

Organisiere regelmäßig teambildende Aktivitäten. Das können sein:

• Ausflüge ins Freie
• Gemeinsame Teamessen
• Gruppenübungen
• Sportveranstaltungen
• Kreative Workshops

Teamarbeit in den Arbeitsalltag integrieren

Baue teambildende Elemente direkt in die täglichen Arbeitsaufgaben ein. Statt nur Einzelaufgaben zu vergeben, solltest du Gruppenprojekte planen. Ermutige Beschäftigte, zusammen an Aufgaben zu arbeiten. Das fördert den Zusammenhalt auf natürliche Weise.

Erkenne Teamarbeit an und belohne sie. Wenn du Zusammenarbeit würdigst, motiviert das andere Mitarbeiter ebenfalls. Das kann durch öffentliches Lob, kleine Aufmerksamkeiten oder besondere Anerkennungen geschehen.

Ermutige deine Mitarbeiter, auch außerhalb der Arbeit Zeit miteinander zu verbringen. Gemeinsame Aktivitäten nach Feierabend oder ehrenamtliche Projekte stärken Beziehungen. Diese privaten Verbindungen wirken sich positiv auf die Zusammenarbeit im Büro aus.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Als Führungskraft musst du selbst an teambildenden Aktivitäten teilnehmen. Deine Beschäftigten werden sehen, dass dir Teamarbeit wichtig ist. Das schafft eine positive Teamkultur von oben nach unten.

Biete zusätzlich Ressourcen zur Stressbewältigung an. Dazu gehören:

• Beratungsdienste
• Achtsamkeitsworkshops
• Stressbewältigungstrainings
• Entspannungsangebote

Führe regelmäßige Kontrollen durch. Frage deine Beschäftigten, wie es ihnen geht und ob sie stressbedingte Symptome haben. So kannst du Probleme früh erkennen und angehen, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten werden.

Bewerte deine Teambuilding-Maßnahmen kontinuierlich. Hole Feedback von den Beschäftigten ein und passe deine Ansätze an. Was heute funktioniert, muss morgen nicht mehr wirksam sein. Teambildung ist ein fortlaufender Prozess, der Aufmerksamkeit braucht.

Ein gut funktionierendes Team reduziert Krankenstände und erhöht die Produktivität. Wenn Mitarbeiter sich gegenseitig unterstützen, entsteht eine Atmosphäre, in der sich Menschen wohlfühlen. Das zahlt sich durch weniger Fehlzeiten und höhere Arbeitszufriedenheit aus.

---