Zusatzgebühren sind eine gängige Möglichkeit für Gerätevermieter, ihren Gewinn zu steigern.
Jedes Mal, wenn du eine Maschine vermietest, hat dein Verkaufsteam mehrere Möglichkeiten, zusätzliche Einnahmen zu erzielen – sei es durch Schadensbefreiung, Zusatzverkäufe, Transportkosten oder andere Zusatzgebühren.
Zusatzgebühren für die Maschinenvermietung
Warum Zusatzgebühren?
Es mag einfacher erscheinen, die Zusatzgebühren einfach in die Listenpreise zu integrieren. Allerdings sehen gebündelte Tarife im Vergleich zu nicht gebündelten Preisen nicht so wettbewerbsfähig aus.
Natürlich willst du deine Kunden auf keinen Fall übers Ohr hauen. (Das ist besonders wichtig, wenn du ein unabhängiges Unternehmen bist, das mit nationalen Ketten konkurriert, indem es ein besseres Kundenerlebnis bietet).
Es gibt jedoch viele Situationen, in denen optionale Zusatzgebühren für deine Kunden von Vorteil sind. Das sind die Situationen, die du hervorheben solltest.
So kannst du z. B. deine Schadensfreiheitsklausel so positionieren, dass sie den Mieter vor den vollen Kosten für eine Ersatzmaschine schützt, falls die Maschine auf der Baustelle gestohlen wird, und die Gebühren für die Überschreitung der Nutzungsdauer als eine Möglichkeit, die Kosten fair zu halten, wenn der Kunde deine Ausrüstung nur für einen kleinen Auftrag mieten will.
Wie sich extra Gebühren auf deine Buchhaltung auswirken
Wenn du die Nebenkosten von den Grundmietpreisen trennst, kann das die Steuerabrechnung für dein Buchhaltungsteam vereinfachen.
Da du Leihgeräte nicht auf die gleiche Weise besteuerst wie Verkaufsartikel oder Arbeitskräfte, kannst du durch die Trennung der Nebenkosten die korrekten Steuern für jeden Teil der Miete eines Kunden leichter berechnen.
In manchen Fällen kannst du mit bestimmten Kunden vereinbaren, bestimmte Gebühren nicht zu berechnen, z. B. Umweltgebühren. (Dies kann ein hilfreicher Weg sein, um Wiederholungsaufträge von deinen wertvollsten strategischen Kunden zu erhalten.)
Mit einer Software ist es auch einfach, verschiedene Gebührenstufen einzurichten. Du kannst verschiedene Gebührenpositionen mit separaten Stufen für reguläre Preise, Vorzugspreise und Händlerpreise einrichten.
Wenn du Anreize für deine Verkäufer/innen schaffen willst, damit sie bestimmte Zusatzgebühren, wie z.B. eine Schadensfreiheitsklausel, bewerben, kannst du mit deiner Mietsoftware auch dafür sorgen, dass diese provisionsfähig sind.
Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie daran denken, dem Kunden jede Option mit einer Erklärung der Vorteile anzubieten.
Welche extra Gebühren sind in der Vermietungsbranche am häufigsten anzutreffen?
Vermietungsschutzplan Schadensersatzverzicht
Der Verzicht auf Schadensersatz ist eine der häufigsten Zusatzgebühren für Gerätevermieter.
Diese Verzichtserklärungen begrenzen die Haftung des Kunden für Verluste oder Schäden, auf die er keinen Einfluss hat – z. B. eine Maschine, die von der Baustelle gestohlen oder bei einem Unwetter beschädigt wird.
(Vergiss nicht, dass die Haftungsfreistellung keine Schäden abdeckt, die auf Fahrlässigkeit oder Missbrauch zurückzuführen sind. Normalerweise beträgt die Gebühr zwischen 10 und 20 Prozent des Listenpreises der Maschine.
Die Schadensfreiheitsklausel ähnelt zwar einer Versicherung, ist aber keine Versicherung, daher ist es wichtig, dass die Bedingungen klar sind.
Wir empfehlen, die Bedingungen für den Schadensverzicht mit deiner Rechtsabteilung und/oder deiner Versicherungsgesellschaft zu besprechen, bevor du sie festlegst.
Umweltabgaben bei der Gerätevermietung
Wenn du gefährliche Materialien wie Schmiermittel, Lösungsmittel oder Batterien entsorgst, musst du dies auf umweltgerechte Weise tun.
Umweltabgaben können dir helfen, die Kosten für das Recycling, den Transport zu und von einer Deponie und die mit der Abfallentsorgung verbundene Arbeit wieder hereinzuholen.
Bei den Umweltgebühren sind sowohl pauschale als auch prozentuale Gebühren üblich. Du kannst dir historische Daten ansehen, um herauszufinden, welcher Ansatz deine Kosten am besten decken würde.
Zuschlag für die Lieferung der Mietausrüstung
Eine pauschale Liefergebühr ist der einfachste Ansatz. Näher gelegene Kunden zahlen jedoch möglicherweise mehr, als sie müssten, während Kunden mit weiter entfernten Einsatzorten möglicherweise nicht genug zahlen.
Kilometerabhängige Zuschläge sind in der Regel fairer – sowohl für dich als auch für den Kunden.
Leider decken die kilometerabhängigen Transportkosten nicht die Kosten für die Zeit deiner Fahrer/innen, wenn es zu einer Verzögerung bei der Lieferung kommt.
Die Berechnung von Leerlaufzeiten kann in solchen Situationen helfen, ist aber möglicherweise nicht die Belastung wert, die sie für deine Kundenbeziehung bedeutet.
Stattdessen könntest du andere Möglichkeiten in Betracht ziehen, um die Lieferung zu beschleunigen, wie z. B. die Erfassung elektronischer Unterschriften per E-Mail, wenn der Kunde nicht vor Ort ist, um sofort zu unterschreiben.
Eilaufträge sind natürlich eine ganz andere Sache. Wenn du eine Maschine vor oder nach den normalen Geschäftszeiten ausliefern musst, ist eine zusätzliche Transportgebühr mehr als fair.
Ebenso solltest du Stornogebühren in Betracht ziehen, wenn dein Fahrer bereits unterwegs ist und der Kunde darum bittet, den Übergabeort zu ändern oder den Miettermin auf einen anderen Zeitpunkt zu verlegen.
Verkauf von Zusatzprodukten
Zusatzverkäufe können eine großartige Quelle für zusätzliche Einnahmen sein.
Du vermietest eine Schleifmaschine? Verkaufe Schleifpapier.
Du vermietest einen Holzhäcksler? Verkaufe Antivibrationshandschuhe und Schutzbrillen.
Wenn du Zusatzprodukte anbietest, kannst du nicht nur ein paar Euro mehr einnehmen, sondern es ist auch bequemer für deine Kunden.
Du ersparst ihnen einen zusätzlichen Stopp im Baumarkt und denkst immer einen Schritt voraus. Auf diese Weise wird dein Verleihgeschäft zu einem vertrauenswürdigen Berater, der die wichtigsten Projekte deiner Kunden vorantreibt.
Natürlich musst du nicht nur ein paar Artikel in dein Schaufenster stellen und hoffen, dass dein/e Verkäufer/in daran denkt, diese Optionen anzubieten.
Wenn es eine Kombination von häufig gebündelten Artikeln gibt (wie die „Kunden haben auch gekauft“-Box von Amazon), kannst du sie sogar als vorgefertigte Pakete anbieten, um allen Beteiligten etwas Zeit zu sparen.
Gebühren für die Nutzung von Mietgeräten
Nicht alle Vermietungen sind gleich! Ein Kunde, der eine Maschine vier Stunden am Tag einsetzt, nutzt sie viel weniger ab als ein Kunde, der sie 12 Stunden am Stück einsetzt
Mit nutzungsabhängigen Zuschlägen kannst du die unterschiedliche Abnutzung berücksichtigen. Du könntest z.B. Verbrauchsmaterialien nach messbarem Verbrauch berechnen (z.B. Reifen und Profiltiefe oder Millimeterverbrauch an Messern oder Zähnen).
Oder du nutzt Telematikdaten, um zu wissen, wie lange eine bestimmte Maschine in Betrieb war, und stellst sie dem Kunden entsprechend in Rechnung.
Unabhängig davon, welcher Ansatz für dein Unternehmen am sinnvollsten ist, ist die Dokumentation entscheidend. Genaue Messungen bei der Anlieferung – und dann wieder bei der Abholung – verringern jeden Zweifel und verhindern Streitigkeiten bei der Abrechnung.
Wie kannst du diese Zusatzgebühren einrichten? Am einfachsten ist es, wenn du einzelne Maßeinheiten (z. B. Betriebsstunden) als eigenständige Verkaufsposition einrichtest.
Wenn du die Abschlussrechnung für den Kunden aktualisierst, kannst du die Gesamtzahl der genutzten Stunden zu deinem Grundmietpreis hinzufügen.
Alternativ kannst du auch eine Abrechnung im Zweischichtbetrieb (16-Stunden-Blöcke) oder im Dreischichtbetrieb (24-Stunden-Blöcke) einrichten und entsprechend aufrunden.
Gebühren für die Reinigung von Baumaschinen
Baumaschinen müssen nicht in einem tadellosen Zustand zurückgegeben werden, aber wenn ein Kunde sie so zurückgibt, dass mehrere Stunden Arbeit nötig sind, um sie wieder in einen mietfähigen Zustand zu bringen, ist eine zusätzliche Reinigungsgebühr mehr als fair.
Achte darauf, dass du deine Richtlinien dokumentierst, um zu klären, was „normale Abnutzung“ und was „übermäßige Abnutzung“ ist, und berücksichtige dabei die Kosten für deine Reinigungsmaterialien und die Zeit deiner Techniker.
Wenn die Maschine mit Schäden zurückgegeben wird, die nicht zum normalen Gebrauch gehören (z. B. mit zerbrochenem Glas oder fehlendem Zubehör), kannst du den Schaden natürlich dokumentieren und die Reparatur separat in Rechnung stellen.
Nutze deine Mietsoftware, um das Beste aus diesen Zusatzgebühren zu machen
Die Einrichtung von Zuschlägen erfordert ein wenig Vorlaufzeit – aber die daraus resultierenden Einnahmen machen das mehr als wett.
Am einfachsten ist der Prozess, wenn du ein flexibles ERP-System hast, mit dem du Zusatzgebühren auf Kunden- und Kategorie-/Klassenebene festlegen (und aktualisieren!) kannst.
Wenn dein Team nicht die Zeit hat, jede einzelne Gebühr selbst zu konfigurieren, kannst du auch mit dem Professional Services Team deines Anbieters zusammenarbeiten, um den Prozess zu vereinfachen.
In diesem Fall ist es besonders praktisch, mit einem Softwareanbieter zusammenzuarbeiten, der dich durch die branchenweiten Best Practices für Zusatzgebühren und Rechnungsstellung führt.