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Meetingraum Buchungssystem

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Meetingraum Buchungssystem

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Im Future of Meetings Report 2021 berichtet Fellow, dass Menschen im Durchschnitt an 11 bis 15 Besprechungen pro Woche teilnehmen, wobei Teammitglieder auf Geschäftsleitungsebene die höchste Anzahl von Besprechungen pro Woche haben. Vielleicht sitzen die Unternehmen also nicht in einem Konferenzraum und singen eine alternative Version von “Seasons of Love” zu Michael Scott, aber sie verbringen möglicherweise viel Zeit mit der Planung von Meetings in einem Konferenzraum.

Das Planen und Organisieren von Besprechungen ist eine Menge Arbeit. Und da die Belegschaft immer mehr auf hybride Arbeitsformen umsteigt, ist eines sicher: Die Buchung von Besprechungsräumen ist komplizierter als früher. Die gute Nachricht ist, dass es eine schnelle Lösung gibt, die es einfacher macht.

Buchungssysteme für Besprechungsräume erleichtern die Planung von Besprechungen (einschließlich individueller Tischreservierungen, Parkplatzreservierungen und virtueller Empfangsassistenten zur Begrüßung der Besucher).

Raumplanungssoftware senken die Kosten, rationalisieren die Buchung und schaffen ein erstklassiges Konferenzerlebnis an einem Arbeitsplatz oder auf einem Campus mit einer hervorragenden Leistung für die Reservierung von Konferenzräumen und die Raumplanung.

Was ist ein Meetingraum Buchungssystem ?

Das Buchungssystem für Meetingsräume ist ein zentrales System, das den Prozess der Koordination von Besprechungen und der Reservierung von Räumen und Flächen für diese Besprechungen Online organisiert und rationalisiert. Es handelt sich um eine fortschrittliche Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Büroflächen und deren Nutzung besser zu verwalten.

Viele Buchungssysteme für Besprechungsräume lassen sich in Kalender- und E-Mail-Software integrieren, um die Dinge weiter zu vereinfachen. Diese Integrationen ermöglichen es Teammitgliedern, Zeit und Ort ihrer Besprechungen an einem Ort zu sehen und elektronische Einladungen per E-Mail zu versenden.

Oft wird unterschätzt, wie leistungsfähig ein Buchungssystem für Besprechungsräume sein kann. Neben der Buchung von Besprechungsräumen bietet das System eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie z. B.

  • Planen von Besprechungen (regelmäßig, wiederkehrend, etc.)
  • Buchen von Besprechungsräumen (vom Desktop und über mobile Geräte)
  • Filtern und Finden von Räumen nach Raumkapazität, Ausstattung usw.
  • Integration mit Ihrem Kalender (Outlook, Google, etc.)
  • Senden von Erinnerungen an Teilnehmer vor Meetings
  • Benachrichtigungen an Teilnehmer im Falle von Änderungen senden
  • Zeitpläne in einer Rasteransicht anzeigen

10 Vorteile von Buchungssystemen für Konferenzräume

1. Du vermeidest frustrierende Doppelbuchungen.

Wir alle wissen, wie frustrierend es sein kann, einen Raum für eine Besprechung zu buchen und dann festzustellen, dass jemand anderes denselben Raum zu der von dir geplanten Zeit nutzen wollte. Einer der Hauptvorteile der Buchungssoftware für Besprechungsräume ist die Vermeidung von Doppelbuchungen und Konflikten.

Lösungen für die Buchung von Besprechungsräumen beseitigen Konflikte automatisch, da diese Tools die Verfügbarkeit von Räumen in Echtzeit anzeigen und nicht die Möglichkeit bieten, einen nicht verfügbaren Raum zu buchen (es sei denn, du bist ein Systemadministrator). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Teammitglieder ihre Besprechungen pünktlich beginnen können und nicht durch kleinere Probleme mit dem Besprechungsraum abgelenkt werden.

2. Die Teammitglieder können ganz einfach Räume buchen, die ihren Bedürfnissen entsprechen.

Warst du schon einmal neu in einem Team und hast einen Besprechungsraum für zwei Personen gebucht, um dann festzustellen, dass du fälschlicherweise einen großen Konferenzraum gebucht hast? (Das ist mir auch schon passiert.) Mit Buchungssystemen für Besprechungsräume können Administratoren Angaben zur Raumgröße machen. Wenn Benutzer Meetings buchen, können sie einen Raum finden, der für ihre Gruppengröße geeignet ist. Keine Besprechungen mehr mit zwei Personen in großen Konferenzräumen (es sei denn, dies ist der einzige Raum, der noch zur Verfügung steht!

3. Diese Systeme helfen, die Verantwortung für die Buchung zu verteilen.

Früher lagen die Buchungsaufgaben für Besprechungsräume bei den Büroleitern und Verwaltungsfachleuten, die für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zuständig waren. Dies mag zwar für kleinere Unternehmen und Büros eine geeignete Strategie sein, doch wenn Teams und Räume wachsen, kann es für eine einzige Person zu viel Arbeit werden, alle Planungsaufgaben zu erledigen.

Selbstbedienungs-Tools für Besprechungsräume verringern den Aufwand, den eine Person für die gesamte Planung betreiben muss. Außerdem erhalten die Mitarbeiter mehr Kontrolle und einen einfachen Zugang zur Aktualisierung ihrer Besprechungen, ohne dass dies von einer anderen Person erledigt werden muss.

4. Sie erleichtern die Planung für zusätzliche Leistungen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass man Bildschirme, Videokonferenz-Tools, Laptops und andere Besprechungsartikel benötigt, insbesondere bei größeren Teambesprechungen oder gemeinsamen Brainstormings. Das Schöne an der Buchungssoftware für Besprechungsräume ist, dass der Organisator der Besprechung bei der Reservierung eines Raums Zubehör und extra Leistungen für die Besprechung anfordern kann.

Die Vereinfachung dieses Prozesses in einem Schritt ist eine Zeitersparnis für die Organisatoren von Besprechungen und diejenigen, die für die Beschaffung der bestellten Gegenstände für die Besprechung verantwortlich sind.

5. Du erhältst einen besseren Einblick in die Nutzung der Räume durch die Teilnehmer.

Mit einem Tool zur Buchung von Besprechungsräumen kannst du Einblicke und Daten darüber sammeln, welche Räume wie oft genutzt werden. Vielleicht gibt es einen Besprechungsraum, der bei den Mitarbeitern sehr beliebt ist, und einen anderen, den die Teammitglieder nur selten nutzen.

Es ist von Vorteil zu wissen, wie die Teammitglieder die Räume nutzen, um sicherzustellen, dass du das Beste aus den Immobilien machst, für die du bezahlst. Besonders in der Welt der hybriden Arbeitsformen ist es wichtig, den Mitarbeitern Räume für die Zusammenarbeit anzubieten, damit sie ihre Zeit im Büro sinnvoll nutzen können.

6. Verbringe weniger Zeit mit der Organisation von Besprechungen

Die Software rationalisiert den Prozess und ermöglicht es den Mitarbeitern, Besprechungen mühelos mit nur wenigen Klicks zu organisieren. Noch wichtiger ist jedoch, dass die Mitarbeiter den Raum auswählen können, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Buche den richtigen Raum zur richtigen Zeit!

7. Verhindert doppelte Buchungen

Da alles auf einer einzigen Plattform angezeigt wird, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben, lassen sich Alpträume bei der Buchung von Besprechungen vermeiden, die dein Büro in der Vergangenheit heimgesucht haben, wie etwa Doppelbuchungen.

8. Änderungen stressfrei vornehmen

Wenn sich Pläne ändern, kümmert sich die Software um die Dinge für dich. Die Plattform prüft automatisch, ob für den neuen Termin noch ein passender Besprechungsraum verfügbar ist, verschiebt gegebenenfalls die Buchung und verschiebt alle gebuchten Leistungen mit. Kein Stress für dich und keine Verwirrung für Teilnehmer, Serviceanbieter oder Front-of-House-Mitarbeiter.

9. Senkung der Verwaltungskosten

Das System automatisiert den Prozess und erspart den Unternehmen die Kosten für die Einstellung eines speziellen Mitarbeiters, der sich um die Buchung von Besprechungsräumen kümmert.

10. Besseres Büro, zufriedenere Belegschaft

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Buchungssystem für Besprechungsräume die Erfahrung der Mitarbeiter verbessert, indem es die Arbeit wesentlich erleichtert. Es macht Ihren Arbeitsplatz zukunftssicher und ist in der Tat ein Erfolgsfaktor in der Welt der modernen Arbeitsplätze.

Funktionen die Buchung von Konferenzräumen optimieren

Echtzeit – Buchung

Optimiere die Buchung von Besprechungsräumen mit Echtzeit-Sichtbarkeit, buche in Sekundenschnelle und gib ungenutzten Platz frei.

Verfügbare Räume ausfindig machen

Filtere nach Standort, Sitzplatzkapazität und Ausstattung, um einen verfügbaren Raum zu finden, der am besten zu deinem Zeitplan und deinen Bedürfnissen passt.

Verbinde dich mit Kalender-Apps

Kein Hin- und Herschalten mehr, erstelle einen Zeitplan und wähle einen bevorzugten Raum von einem einzigen Einstiegspunkt aus.

Erkenne Möglichkeiten zur Optimierung deiner Konferenzräume

Gewinne verwertbare Erkenntnisse darüber, wie dein Besprechungsräume genutzt werden. Treffe datengestützte Entscheidungen über die Anzahl, die Kapazität und das Layout von Besprechungsräumen. Reagiere schnell auf Änderungen der Mitarbeiterzahl und prognostiziere zukünftige Anforderungen.

Verfolge und messe wichtige Metriken und Trends zur Raumnutzung:

  • Meetings insgesamt
  • Wiedererfasste Stunden
  • Art der Besprechung
  • Besprechungsdichte
  • Raumnutzungsrate
  • Und mehr

Meeting Room Funktionen Übersicht

  • Verfügbarkeit und Suche in Echtzeit
  • Im Voraus Buchen
  • Unbegrenzte Räume
  • Pro Raum bezahlen
  • Pro Zimmer bezahlen
  • Online-Raumbuchungsraster
  • Filter Suche
  • Wiederkehrende Buchung
  • Buchungsberechtigung
  • Terminerinnerungen & E-Mail-Benachrichtigungen
  • Meetings verlängern
  • Mehrere Buchungsraster-Ansichten
  • Raum-Favoriten & Nur Raum-Favoriten anzeigen
  • Raum-Management
  • Raum Annehmlichkeiten
  • Nutzungstrends und Analysen
  • Gast-Selbstregistrierung
  • Anpassbare Fragebögen
  • Mehrere Standorte

Die Zukunft der Arbeit wird mit Sicherheit persönliche Besprechungen beinhalten. Mache die Planung von Besprechungen in der hybriden Arbeitswelt mit Softwarelösungen zur Buchung von Besprechungsräumen müheloser. Tools zur Buchung von Besprechungsräumen bieten eine Lösung für die Buchung von Besprechungsräumen und anderen gemeinsam genutzten Räumen in Büros und Coworking Spaces.

Du vermeidest doppelte Buchungen, verteilen die Verantwortung für die Koordination auf das Büro und bieten Einblicke, die bei zukünftigen Entscheidungen über einen Raum helfen können.