E-Mails kommen nicht an – eigener Domain-Name

Die E-Mail-Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil des modernen Geschäftslebens. Sie ist das Rückgrat der professionellen Korrespondenz und ermöglicht den schnellen Austausch von Informationen, die Koordination von Aktivitäten und die Formalisierung von Vereinbarungen.

Wir besprechen die möglichen Ursachen für Probleme bei der E-Mail-Zustellung, von falschen Adressen über Spam-Filter bis hin zu Serverproblemen, und geben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um diese Probleme zu erkennen und zu beheben.

Außerdem gehen wir auf bewährte Verfahren ein, um die Zustellbarkeit von E-Mails zu gewährleisten und zu überprüfen, ob deine E-Mails die vorgesehenen Empfänger erreicht haben.

Grundlagen des E-Mail-Routings

Beim E-Mail-Routing wird eine E-Mail-Nachricht vom Absender zum Posteingang des Empfängers geleitet. Dabei kommunizieren mehrere E-Mail-Server über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) miteinander.

Wenn du eine E-Mail von deinem E-Mail-Client oder Webmail versendest, geht sie zuerst an den Postausgangsserver deines E-Mail-Anbieters.

Dieser Server sucht im MX-Eintrag (Mail Exchange) des Domänennamens des Empfängers nach dem für diese Domäne zuständigen Posteingangsserver.

Der Postausgangsserver des Absenders kommuniziert mit dem Posteingangsserver des Empfängers über SMTP und überträgt die Nachricht. Der Mailserver des Empfängers stellt die E-Mail dann in dessen Posteingang zu.

MX-Einträge sind DNS-Einträge, die die Mailserver für eine Domäne angeben. Die MX-Einträge für example.com könnten zum Beispiel so aussehen:

example.com MX 10 mail1.example.com example.com MX 20 mail2.example.com

Das bedeutet, dass mail1.example.com der primäre Mailserver ist und mail2.example.com ein Backup. Die Zahlen 10 und 20 geben die Priorität an, wobei niedrigere Zahlen für eine höhere Priorität stehen.

Kurz gesagt: Du schickst eine E-Mail:

• Dein Mail-Client stellt eine Verbindung zu deinem Postausgangsserver her
• Dein Postausgangsserver sucht nach den MX-Einträgen für die Domäne des Empfängers
• Er stellt eine Verbindung zu dem in den MX-Einträgen angegebenen Posteingangsserver des Empfängers her.
• Er stellt die E-Mail über SMTP zu
• Der Posteingangsserver legt die E-Mail in der Inbox des Empfängers ab.

Dies ist der grundlegende Weg, den eine E-Mail vom Absender zum Empfänger nimmt. Probleme können entstehen, wenn es Probleme mit der SMTP-Kommunikation, den DNS-Einträgen, den Spamfiltern oder der Verfügbarkeit des Mailservers gibt.

Lösungen für das Problem

Fällt es dir schwer, deine MX-, SPF- und DKIM-Einträge zu überprüfen und zu aktualisieren? Wir geben dir eine klare Anleitung, um diesen Prozess zu vereinfachen.

In der heutigen digitalen Welt ist es von entscheidender Bedeutung, die Zustellbarkeit und Sicherheit deiner E-Mails zu gewährleisten.

Wenn du weißt, wie du deine DNS-Einträge richtig konfigurierst, kannst du die Zustellbarkeit von E-Mails maximieren und deine Domain vor möglichen Spoofing- oder Phishing-Angriffen schützen.

Was sind MX-Einträge und wie wichtig sind sie?

MX-Einträge (Mail Exchange) sind ein wichtiger Teil der DNS-Konfiguration deiner Domain. In diesen Einträgen werden die Mailserver angegeben, die für den Empfang von E-Mails im Namen deiner Domain zuständig sind.

Wenn jemand eine E-Mail an deine Domäne sendet, leiten die MX-Einträge die E-Mail an den richtigen Mailserver weiter und stellen so sicher, dass sie die gewünschten Empfänger erreicht.

Ordnungsgemäß konfigurierte MX-Einträge sind für die Zustellbarkeit von E-Mails entscheidend. Wenn deine MX-Einträge nicht korrekt oder falsch konfiguriert sind, können deine E-Mails von den Mailservern der Empfänger zurückgewiesen oder als Spam markiert werden.

Dies kann erhebliche Auswirkungen auf deine Geschäftskommunikation und die Interaktion mit deinen Kunden haben.

Um deine MX-Einträge zu überprüfen, gehe folgendermaßen vor

1. Öffne einen Webbrowser und rufe eine Website mit einem DNS-Lookup-Tool auf, z. B. mxtoolbox.com.
2. Gib deinen Domainnamen in das Suchfeld ein und klicke auf die Schaltfläche „MX Lookup“.
3. Das Tool zeigt eine Liste der MX-Einträge an, die mit deiner Domain verknüpft sind. Überprüfe, ob die Einträge mit den Anweisungen oder Empfehlungen deines E-Mail-Anbieters übereinstimmen.

Um die MX-Einträge zu aktualisieren, musst du dich in der Regel in das Control Panel deines Domain-Registrars oder DNS-Hosting-Anbieters einloggen und die notwendigen Änderungen vornehmen.

In der Dokumentation oder in den Support-Ressourcen deines Providers findest du genaue Anweisungen zur Aktualisierung der MX-Einträge für deine Domain.

Denke daran, dass es bis zu 48 Stunden dauern kann, bis sich die Änderungen im DNS-System verbreitet haben. Während dieser Zeit kann es zu vorübergehenden Unterbrechungen oder Verzögerungen bei der Zustellung deiner E-Mails kommen.

Sobald du deine MX-Einträge überprüft und aktualisiert hast, kannst du zum nächsten Schritt übergehen: SPF-Einträge und ihre Rolle bei der E-Mail-Authentifizierung.

SPF-Einträge und ihre Rolle bei der E-Mail-Authentifizierung

SPF-Einträge (Sender Policy Framework) spielen eine wichtige Rolle bei der E-Mail-Authentifizierung. Sie helfen dabei zu überprüfen, ob der sendende Server berechtigt ist, E-Mails im Namen deiner Domain zu versenden.

SPF-Einträge verhindern, dass Spammer deine Domain fälschen und schützen deinen Ruf als rechtmäßiger Absender.

SPF funktioniert, indem es eine Liste autorisierter Mailserver in den DNS-Einträgen deiner Domain veröffentlicht. Wenn eine E-Mail empfangen wird, prüft der Mailserver des Empfängers den SPF-Eintrag, um festzustellen, ob der sendende Server E-Mails für deine Domain versenden darf.

Wenn die SPF-Prüfung fehlschlägt, wird die E-Mail möglicherweise zurückgewiesen oder als Spam markiert.

Gehe folgendermaßen vor, um SPF-Einträge zu überprüfen und zu aktualisieren:

1. Rufe das Kontrollpanel deines Domain-Registrars oder DNS-Hosting-Anbieters auf.
2. Suche den Abschnitt zur Verwaltung der DNS-Einträge und finde den TXT- oder SPF-Eintrag für deine Domain.
3. Überprüfe den bestehenden SPF-Eintrag oder erstelle einen neuen, falls keiner existiert.
4. Vergewissere dich, dass der SPF-Eintrag alle autorisierten Mailserver für deine Domain enthält.
5. Speichere die Änderungen und plane genügend Zeit für die DNS-Verbreitung ein.

Es ist wichtig zu wissen, dass SPF-Einträge nur eine begrenzte Anzahl von DNS-Lookups zulassen. Wenn du mehrere Mailserver hast oder E-Mail-Dienste von Drittanbietern nutzt, kann es sein, dass du diese Grenze überschreitest.

In solchen Fällen solltest du das SPF-Flattening nutzen oder mehrere SPF-Datensätze zu einem einzigen zusammenfassen, um eine korrekte E-Mail-Authentifizierung zu gewährleisten.

Nachdem du nun deine SPF-Einträge aktualisiert hast, wollen wir uns nun mit den DKIM-Einträgen und ihrer Bedeutung für die E-Mail-Authentifizierung befassen.

DKIM-Einträge und ihre Bedeutung für die E-Mail-Authentifizierung

DomainKeys Identified Mail (DKIM)-Datensätze bieten eine zusätzliche Ebene der E-Mail-Authentifizierung und helfen dabei, die Integrität der von dir gesendeten Nachrichten zu überprüfen.

DKIM fügt deinen ausgehenden E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die vom Mailserver des Empfängers überprüft werden kann.

Wenn eine E-Mail versendet wird, wird die DKIM-Signatur mit einem privaten Schlüssel erstellt, der mit deiner Domain verknüpft ist.

Der Mailserver des Empfängers verwendet dann einen öffentlichen Schlüssel, der in den DNS-Einträgen deiner Domain veröffentlicht ist, um die Signatur zu überprüfen und sicherzustellen, dass die E-Mail während der Übertragung nicht manipuliert wurde.

Um die DKIM-Einträge für deine Domain zu überprüfen und zu aktualisieren, gehe folgendermaßen vor

1. Rufe das Control Panel deines Domain-Registrars oder DNS-Hosting-Anbieters auf.
2. Suche den Abschnitt zur Verwaltung der DNS-Einträge und finde den TXT- oder DKIM-Eintrag für deine Domain.
3. Überprüfe den bestehenden DKIM-Eintrag oder erstelle einen neuen, falls keiner existiert.
4. Erstelle das DKIM-Schlüsselpaar mit einem DKIM-Generator oder nach den Anweisungen deines E-Mail-Anbieters.
5. Füge den öffentlichen Schlüssel zu den DNS-Einträgen deiner Domain hinzu.
6. Speichere die Änderungen und plane genügend Zeit für die DNS-Verbreitung ein.

Es ist wichtig zu wissen, dass DKIM-Einträge ein Verfallsdatum haben. Überprüfe und aktualisiere deine DKIM-Einträge regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie gültig und wirksam bleiben.

Wenn du abgelaufene DKIM-Einträge nicht aktualisierst, kann es zu Problemen bei der E-Mail-Zustellung kommen.

Nachdem du nun deine MX-, SPF- und DKIM-Einträge überprüft und aktualisiert hast, wollen wir uns nun den häufigsten Problemen widmen, die auftreten können, und dir Tipps zur Fehlerbehebung geben.

Häufige Probleme und Tipps zur Fehlerbehebung bei MX-, SPF- und DKIM-Einträgen

Beim Überprüfen und Aktualisieren von MX-, SPF- und DKIM-Einträgen können einige häufige Probleme auftreten. Hier sind einige Tipps zur Fehlerbehebung, die dir helfen, diese Probleme zu lösen:

1. Falsche Datensatzwerte: Überprüfe noch einmal, ob du die richtigen Werte für MX-, SPF- und DKIM-Einträge eingegeben hast. Schon ein kleiner Fehler kann zu Fehlern bei der E-Mail-Zustellung führen.
2. Verzögerungen bei der Ausbreitung: DNS-Änderungen können einige Zeit brauchen, um sich im Internet zu verbreiten. Sei geduldig und warte bis zu 48 Stunden, bis die Änderungen wirksam werden.
3. Anbieterspezifische Anweisungen: Verschiedene E-Mail-Dienstleister oder DNS-Hosting-Anbieter haben möglicherweise spezielle Anweisungen für die Konfiguration von Einträgen. Ziehe die Dokumentation oder die Support-Ressourcen des Anbieters zu Rate, um genaue Anweisungen zu erhalten.
4. Widersprüchliche Einträge: Vergewissere dich, dass es in deiner DNS-Konfiguration keine widersprüchlichen Datensätze oder doppelten Einträge gibt. Widersprüchliche Einträge können zu unvorhersehbarem Verhalten bei der E-Mail-Zustellung führen.
5. Satzsyntaxfehler: Überprüfe deine Datensätze auf Syntaxfehler, z. B. fehlende oder falsche Zeichen. Selbst ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass der Datensatz ungültig wird.

Wenn du auf anhaltende Probleme stößt oder weitere Hilfe benötigst, wende dich an das Support-Team deines E-Mail-Anbieters oder an einen erfahrenen IT-Experten.

Nachdem du nun die häufigsten Probleme und Tipps zur Fehlerbehebung kennst, wollen wir uns nun mit den Best Practices für die Verwaltung und Pflege deiner E-Mail-Authentifizierungsdatensätze beschäftigen.

Best Practices für die Verwaltung und Pflege von E-Mail-Authentifizierungsdatensätzen

Um die optimale Leistung und Sicherheit deiner E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten, solltest du die folgenden Best Practices für die Verwaltung und Pflege deiner E-Mail-Authentifizierungsdaten beachten:

1. Überprüfe und aktualisiere die Einträge regelmäßig: Überprüfe deine MX-, SPF- und DKIM-Einträge regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind. Änderungen in deiner E-Mail-Infrastruktur oder bei deinen Dienstanbietern können Änderungen an deinen DNS-Einträgen erforderlich machen.
2. Überwache die E-Mail-Zustellung und Spam-Berichte: Behalte die E-Mail-Zustellungsraten und Spam-Berichte genau im Auge. Wenn du einen plötzlichen Rückgang der Zustellbarkeit oder einen Anstieg der Spam-Beschwerden feststellst, kann das ein Hinweis auf ein Problem mit deinen Authentifizierungseinträgen sein.
3. Implementiere DMARC: DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ist eine zusätzliche Ebene der E-Mail-Authentifizierung, die hilft, E-Mail-Spoofing und Phishing-Angriffe zu verhindern. Erwäge die Einführung von DMARC-Richtlinien, um die Sicherheit deiner Domain zu erhöhen.
4. Kläre dein Team auf: Unterrichte deine Mitarbeiter/innen oder Kollegen/innen über die Bedeutung der E-Mail-Authentifizierung und die potenziellen Risiken von falsch konfigurierten Datensätzen. Ermutige sie dazu, verdächtige E-Mails oder Zustellungsprobleme umgehend zu melden.
5. Bleib informiert: Halte dich über die neuesten Branchentrends, Best Practices und Sicherheitslücken im Zusammenhang mit der E-Mail-Authentifizierung auf dem Laufenden. Abonniere seriöse Quellen, besuche Webinare oder Konferenzen und beteilige dich an einschlägigen Online-Communities.

Alternativen zur Verwendung deines eigenen Domainnamens für E-Mails

Obwohl ein eigener Domainname für die E-Mail-Kommunikation sehr empfehlenswert ist, gibt es auch andere Möglichkeiten. Eine beliebte Alternative ist die Nutzung eines kostenlosen E-Mail-Anbieters, wie Gmail oder Yahoo.

Diese Anbieter bieten kostenlose E-Mail-Konten mit ihren Domainnamen an, so dass du eine professionelle E-Mail-Adresse einrichten kannst, ohne dass du eine Domain kaufen musst.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Nutzung eines kostenlosen E-Mail-Dienstes mit Einschränkungen und möglichen Nachteilen verbunden ist.

Ein großer Nachteil eines kostenlosen E-Mail-Dienstes ist die fehlende Möglichkeit zur individuellen Gestaltung und zum Branding.

Deine E-Mail-Adresse enthält den Domänennamen des Anbieters, was im Vergleich zu einer individuellen E-Mail-Adresse mit deiner eigenen Domäne weniger professionell und glaubwürdig wirken kann.

Außerdem haben kostenlose E-Mail-Dienste oft strengere Beschränkungen und niedrigere Zustellbarkeitsraten als individuelle E-Mail-Adressen.

Eine weitere Alternative ist die Nutzung eines Drittanbieters, der sich auf E-Mail-Marketing und Automatisierung spezialisiert hat. Diese Anbieter bieten fortschrittliche Funktionen und Tools zur Verwaltung großer E-Mail-Listen, zur Verfolgung von E-Mail-Kennzahlen und zur Automatisierung von E-Mail-Kampagnen.

Diese Dienste können zwar für bestimmte Zwecke nützlich sein, eignen sich aber nicht für die tägliche E-Mail-Kommunikation im Unternehmen.

Letztendlich bietet die Verwendung deines eigenen Domainnamens für die E-Mail-Kommunikation die meiste Kontrolle, Anpassungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Es ist eine lohnende Investition, die sich erheblich auf den Erfolg deines Unternehmens auswirken kann.