E-Mails sind ein unverzichtbares Kommunikationsmittel für Unternehmen und Selbstständige. Doch was tun, wenn deine E-Mails plötzlich nicht mehr ankommen? Besonders bei einer eigenen Domain kann es verschiedene technische Gründe geben, warum Nachrichten nicht zugestellt werden – von falschen DNS-Einstellungen bis hin zu Blacklisting.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum E-Mails von einer eigenen Domain nicht ankommen können, welche häufigen Ursachen es gibt und vor allem, wie du diese Probleme beheben kannst, damit deine Nachrichten wieder zuverlässig zugestellt werden.
Häufige Ursachen für E-Mail-Probleme bei eigener Domain
E-Mail-Probleme bei einer eigenen Domain können durch verschiedene Faktoren verursacht werden. Hier sind einige der häufigsten Ursachen und Lösungen:
1.1. Fehlende oder falsche DNS-Einstellungen
- DNS-Einstellungen: DNS-Einstellungen sind entscheidend für die korrekte Zustellung von E-Mails. Eine falsche Konfiguration der DNS-Einträge, insbesondere der MX-Records, kann dazu führen, dass E-Mails nicht zugestellt werden.
- Überprüfung und Einrichtung: Überprüfe deine DNS-Einstellungen und stelle sicher, dass die MX-Records korrekt auf den richtigen Mailserver verweisen. Nutze Tools wie Whois oder DNS-Checker, um die Einstellungen zu überprüfen.
1.2. Blacklisting der Domain oder IP-Adresse
- Blacklisting: Wenn deine Domain oder IP-Adresse auf einer Blacklist landet, werden deine E-Mails von vielen E-Mail-Servern blockiert. Dies geschieht oft aufgrund von Spam oder Sicherheitsproblemen.
- Ursachen und Lösungen: Überprüfe, ob deine IP-Adresse oder Domain auf einer Blacklist steht, indem du Tools wie Whoer.net verwendest. Um die Entfernung zu beantragen, nutze die Delisting-Formulare der jeweiligen Anbieter wie Spamhaus oder Microsoft
1.3. Fehlende SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge
- Wichtigkeit der Protokolle: SPF, DKIM und DMARC sind Sicherheitsprotokolle, die verhindern, dass deine E-Mails als Spam eingestuft werden. Sie authentifizieren den Absender und schützen vor Phishing und Spoofing.
- Lösungen: Richte diese Protokolle korrekt ein, um die Zustellbarkeit zu verbessern. SPF definiert autorisierte Absender, DKIM signiert E-Mails, um Manipulationen zu verhindern, und DMARC gibt Richtlinien für fehlgeschlagene Authentifizierungen
1.4. Übermäßiger Versand von E-Mails (Spamverdacht)
- Problem: Wenn du plötzlich eine hohe Anzahl von E-Mails versendest, können deine E-Mails als Spam verdächtigt werden, was zu Blockierungen führt.
- Maßnahmen zur Vermeidung: Vermeide plötzliche Anstiege im E-Mail-Versand. Nutze E-Mail-Marketing-Tools, die den Versand schrittweise steigern, und achte auf klare Inhalte und Absenderinformationen.
1.5. Fehlerhafte E-Mail-Server-Konfiguration
- Servereinstellungen: Eine falsche Konfiguration des E-Mail-Servers kann die Zustellbarkeit beeinträchtigen. Überprüfe die Servereinstellungen, insbesondere die Port- und Authentifizierungseinstellungen.
- Lösungen: Überprüfe die Serverprotokolle auf Fehlermeldungen und passe die Einstellungen an, um sicherzustellen, dass der Server korrekt kommuniziert.
DNS-Probleme beheben
DNS-Probleme können die Zustellung von E-Mails erheblich beeinträchtigen. Hier sind einige Schritte, um diese Probleme zu beheben:
2.1. Überprüfung und Anpassung der MX-Einträge
- MX-Einträge überprüfen: Nutze Tools wie Google Admin Toolbox Dig oder MX-Check, um sicherzustellen, dass deine MX-Einträge korrekt sind. Diese Einträge bestimmen, wohin E-Mails gesendet werden sollen
- Korrekte Einstellungen: Stelle sicher, dass die MX-Einträge auf den richtigen Mailserver verweisen. Ein Punkt am Ende des Servernamens kann erforderlich sein, je nach Domainhost
- Anpassung: Wenn die Einträge nicht korrekt sind, passe sie entsprechend an. Warte nach der Änderung etwa 72 Stunden, bis die neuen Einstellungen überall wirksam sind
2.2. SPF, DKIM und DMARC richtig einrichten
- Was sind diese Protokolle?: SPF, DKIM und DMARC sind Authentifizierungsprotokolle, die verhindern, dass deine Domäne für Spam oder Phishing missbraucht wird. SPF überprüft die IP-Adresse des Absenders, DKIM fügt eine digitale Signatur hinzu, und DMARC definiert die Richtlinien für fehlgeschlagene Authentifizierungen
- Einrichtungsanleitungen:
- SPF: Erstelle einen TXT-Eintrag im DNS, der die autorisierten Server für die Versendung von E-Mails angibt. Achte darauf, dass es nur einen SPF-Eintrag pro Domain gibt
- DKIM: Füge einen TXT-Eintrag hinzu, der die digitale Signatur enthält. Dies kann mehrere DKIM-Einträge umfassen
- DMARC: Setze einen TXT-Eintrag, der die Richtlinien für fehlgeschlagene Authentifizierungen festlegt. Dies kann Überwachung, Quarantäne oder Ablehnung von E-Mails umfassen
SPF-Einträge und ihre Rolle bei der E-Mail-Authentifizierung
SPF-Einträge (Sender Policy Framework) spielen eine wichtige Rolle bei der E-Mail-Authentifizierung. Sie helfen dabei zu überprüfen, ob der sendende Server berechtigt ist, E-Mails im Namen deiner Domain zu versenden.
SPF-Einträge verhindern, dass Spammer deine Domain fälschen und schützen deinen Ruf als rechtmäßiger Absender.
SPF funktioniert, indem es eine Liste autorisierter Mailserver in den DNS-Einträgen deiner Domain veröffentlicht. Wenn eine E-Mail empfangen wird, prüft der Mailserver des Empfängers den SPF-Eintrag, um festzustellen, ob der sendende Server E-Mails für deine Domain versenden darf.
Wenn die SPF-Prüfung fehlschlägt, wird die E-Mail möglicherweise zurückgewiesen oder als Spam markiert.
Gehe folgendermaßen vor, um SPF-Einträge zu überprüfen und zu aktualisieren:
- Rufe das Kontrollpanel deines Domain-Registrars oder DNS-Hosting-Anbieters auf.
- Suche den Abschnitt zur Verwaltung der DNS-Einträge und finde den TXT- oder SPF-Eintrag für deine Domain.
- Überprüfe den bestehenden SPF-Eintrag oder erstelle einen neuen, falls keiner existiert.
- Vergewissere dich, dass der SPF-Eintrag alle autorisierten Mailserver für deine Domain enthält.
- Speichere die Änderungen und plane genügend Zeit für die DNS-Verbreitung ein.
Es ist wichtig zu wissen, dass SPF-Einträge nur eine begrenzte Anzahl von DNS-Lookups zulassen. Wenn du mehrere Mailserver hast oder E-Mail-Dienste von Drittanbietern nutzt, kann es sein, dass du diese Grenze überschreitest.
In solchen Fällen solltest du das SPF-Flattening nutzen oder mehrere SPF-Datensätze zu einem einzigen zusammenfassen, um eine korrekte E-Mail-Authentifizierung zu gewährleisten.
Nachdem du nun deine SPF-Einträge aktualisiert hast, wollen wir uns nun mit den DKIM-Einträgen und ihrer Bedeutung für die E-Mail-Authentifizierung befassen.
DKIM-Einträge und ihre Bedeutung für die E-Mail-Authentifizierung
DomainKeys Identified Mail (DKIM)-Datensätze bieten eine zusätzliche Ebene der E-Mail-Authentifizierung und helfen dabei, die Integrität der von dir gesendeten Nachrichten zu überprüfen.
DKIM fügt deinen ausgehenden E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die vom Mailserver des Empfängers überprüft werden kann.
Wenn eine E-Mail versendet wird, wird die DKIM-Signatur mit einem privaten Schlüssel erstellt, der mit deiner Domain verknüpft ist.
Der Mailserver des Empfängers verwendet dann einen öffentlichen Schlüssel, der in den DNS-Einträgen deiner Domain veröffentlicht ist, um die Signatur zu überprüfen und sicherzustellen, dass die E-Mail während der Übertragung nicht manipuliert wurde.
Um die DKIM-Einträge für deine Domain zu überprüfen und zu aktualisieren, gehe folgendermaßen vor
- Rufe das Control Panel deines Domain-Registrars oder DNS-Hosting-Anbieters auf.
- Suche den Abschnitt zur Verwaltung der DNS-Einträge und finde den TXT- oder DKIM-Eintrag für deine Domain.
- Überprüfe den bestehenden DKIM-Eintrag oder erstelle einen neuen, falls keiner existiert.
- Erstelle das DKIM-Schlüsselpaar mit einem DKIM-Generator oder nach den Anweisungen deines E-Mail-Anbieters.
- Füge den öffentlichen Schlüssel zu den DNS-Einträgen deiner Domain hinzu.
- Speichere die Änderungen und plane genügend Zeit für die DNS-Verbreitung ein.
Es ist wichtig zu wissen, dass DKIM-Einträge ein Verfallsdatum haben. Überprüfe und aktualisiere deine DKIM-Einträge regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie gültig und wirksam bleiben.
Wenn du abgelaufene DKIM-Einträge nicht aktualisierst, kann es zu Problemen bei der E-Mail-Zustellung kommen.
Nachdem du nun deine MX-, SPF- und DKIM-Einträge überprüft und aktualisiert hast, wollen wir uns nun den häufigsten Problemen widmen, die auftreten können, und dir Tipps zur Fehlerbehebung geben.
Häufige Probleme und Tipps zur Fehlerbehebung bei MX-, SPF- und DKIM-Einträgen
Beim Überprüfen und Aktualisieren von MX-, SPF- und DKIM-Einträgen können einige häufige Probleme auftreten. Hier sind einige Tipps zur Fehlerbehebung, die dir helfen, diese Probleme zu lösen:
- Falsche Datensatzwerte: Überprüfe noch einmal, ob du die richtigen Werte für MX-, SPF- und DKIM-Einträge eingegeben hast. Schon ein kleiner Fehler kann zu Fehlern bei der E-Mail-Zustellung führen.
- Verzögerungen bei der Ausbreitung: DNS-Änderungen können einige Zeit brauchen, um sich im Internet zu verbreiten. Sei geduldig und warte bis zu 48 Stunden, bis die Änderungen wirksam werden.
- Anbieterspezifische Anweisungen: Verschiedene E-Mail-Dienstleister oder DNS-Hosting-Anbieter haben möglicherweise spezielle Anweisungen für die Konfiguration von Einträgen. Ziehe die Dokumentation oder die Support-Ressourcen des Anbieters zu Rate, um genaue Anweisungen zu erhalten.
- Widersprüchliche Einträge: Vergewissere dich, dass es in deiner DNS-Konfiguration keine widersprüchlichen Datensätze oder doppelten Einträge gibt. Widersprüchliche Einträge können zu unvorhersehbarem Verhalten bei der E-Mail-Zustellung führen.
- Satzsyntaxfehler: Überprüfe deine Datensätze auf Syntaxfehler, z. B. fehlende oder falsche Zeichen. Selbst ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass der Datensatz ungültig wird.
Domain- und IP-Blacklist überprüfen und entfernen
Hier sind einige Schritte und Tools, um herauszufinden, ob deine Domain oder IP-Adresse auf einer Blacklist steht, und wie du sie entfernen kannst:
3.1. Wie du herausfindest, ob deine Domain oder IP-Adresse auf einer Blacklist steht
- Tools zur Blacklist-Überprüfung:
- DNSBL.info: Überprüft deine IP-Adresse in fast 50 Blacklists
- MXToolBox: Scannt über 100 DNS-basierte Blacklists
- 1GATE: Prüft in über 50 Antispam-Datenbanken
- Site24x7: Prüft in mehr als 10 relevanten Datenbanken
- EasyDMARC: Bietet eine kostenlose IP/Domain-Reputation-Prüfung
3.2. Was tun, wenn du auf einer Blacklist bist?
Entfernung aus der Blacklist
- Identifizierung der Blacklist: Nutze die oben genannten Tools, um herauszufinden, auf welcher Blacklist deine IP-Adresse oder Domain steht.
- Antrag auf Entfernung stellen: Besuche die Website der jeweiligen Blacklist und folge den Anweisungen zum Delisting. Beispielsweise bietet Spamhaus ein Blocklist Removal Center an
- Formular ausfüllen: Fülle das Formular aus und erkläre den Grund für die Löschung. Sei wahrheitsgemäß und erkläre, was du getan hast, um das Problem zu lösen
Präventive Maßnahmen
- Saubere E-Mail-Praktiken: Vermeide den Versand von Spam oder unerwünschten E-Mails. Nutze klare Absenderinformationen und achte auf die Zustimmung der Empfänger.
- SPF, DKIM und DMARC: Implementiere diese Protokolle, um die Authentizität deiner E-Mails zu erhöhen und Missbrauch zu verhindern.
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig, ob deine IP-Adresse oder Domain auf einer Blacklist steht, um schnell reagieren zu können.
Best Practices für die Verwaltung und Pflege von E-Mail-Authentifizierungsdatensätzen
Um die optimale Leistung und Sicherheit deiner E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten, solltest du die folgenden Best Practices für die Verwaltung und Pflege deiner E-Mail-Authentifizierungsdaten beachten:
- Überprüfe und aktualisiere die Einträge regelmäßig: Überprüfe deine MX-, SPF- und DKIM-Einträge regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind. Änderungen in deiner E-Mail-Infrastruktur oder bei deinen Dienstanbietern können Änderungen an deinen DNS-Einträgen erforderlich machen.
- Überwache die E-Mail-Zustellung und Spam-Berichte: Behalte die E-Mail-Zustellungsraten und Spam-Berichte genau im Auge. Wenn du einen plötzlichen Rückgang der Zustellbarkeit oder einen Anstieg der Spam-Beschwerden feststellst, kann das ein Hinweis auf ein Problem mit deinen Authentifizierungseinträgen sein.
- Implementiere DMARC: DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ist eine zusätzliche Ebene der E-Mail-Authentifizierung, die hilft, E-Mail-Spoofing und Phishing-Angriffe zu verhindern. Erwäge die Einführung von DMARC-Richtlinien, um die Sicherheit deiner Domain zu erhöhen.
- Kläre dein Team auf: Unterrichte deine Mitarbeiter/innen oder Kollegen/innen über die Bedeutung der E-Mail-Authentifizierung und die potenziellen Risiken von falsch konfigurierten Datensätzen. Ermutige sie dazu, verdächtige E-Mails oder Zustellungsprobleme umgehend zu melden.
- Bleib informiert: Halte dich über die neuesten Branchentrends, Best Practices und Sicherheitslücken im Zusammenhang mit der E-Mail-Authentifizierung auf dem Laufenden. Abonniere seriöse Quellen, besuche Webinare oder Konferenzen und beteilige dich an einschlägigen Online-Communities.
Alternativen zur Verwendung deines eigenen Domainnamens für E-Mails
Obwohl ein eigener Domainname für die E-Mail-Kommunikation sehr empfehlenswert ist, gibt es auch andere Möglichkeiten. Eine beliebte Alternative ist die Nutzung eines kostenlosen E-Mail-Anbieters, wie Gmail oder Yahoo.
Diese Anbieter bieten kostenlose E-Mail-Konten mit ihren Domainnamen an, so dass du eine professionelle E-Mail-Adresse einrichten kannst, ohne dass du eine Domain kaufen musst.
Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Nutzung eines kostenlosen E-Mail-Dienstes mit Einschränkungen und möglichen Nachteilen verbunden ist.
Ein großer Nachteil eines kostenlosen E-Mail-Dienstes ist die fehlende Möglichkeit zur individuellen Gestaltung und zum Branding.
Deine E-Mail-Adresse enthält den Domänennamen des Anbieters, was im Vergleich zu einer individuellen E-Mail-Adresse mit deiner eigenen Domäne weniger professionell und glaubwürdig wirken kann.
Außerdem haben kostenlose E-Mail-Dienste oft strengere Beschränkungen und niedrigere Zustellbarkeitsraten als individuelle E-Mail-Adressen.
Eine weitere Alternative ist die Nutzung eines Drittanbieters, der sich auf E-Mail-Marketing und Automatisierung spezialisiert hat. Diese Anbieter bieten fortschrittliche Funktionen und Tools zur Verwaltung großer E-Mail-Listen, zur Verfolgung von E-Mail-Kennzahlen und zur Automatisierung von E-Mail-Kampagnen.
Diese Dienste können zwar für bestimmte Zwecke nützlich sein, eignen sich aber nicht für die tägliche E-Mail-Kommunikation im Unternehmen.
Letztendlich bietet die Verwendung deines eigenen Domainnamens für die E-Mail-Kommunikation die meiste Kontrolle, Anpassungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Es ist eine lohnende Investition, die sich erheblich auf den Erfolg deines Unternehmens auswirken kann.
