Die besten CRM-Systeme 2026

Kundenbeziehungen sind das Herz jedes erfolgreichen Unternehmens. Doch je mehr Kunden, Leads und Gespräche hinzukommen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächer und einzelne Notizen reichen dann oft nicht mehr aus.

Genau hier kommen CRM-Systeme ins Spiel. Sie bündeln Kundendaten, dokumentieren Gespräche, verwalten Verkaufschancen und automatisieren wiederkehrende Aufgaben. So kannst du deine Kunden professioneller betreuen und gleichzeitig deine Vertriebsprozesse effizienter gestalten.

Doch welches CRM passt zu deinem Unternehmen? Wir stellen dir die besten CRM-Systeme vor und zeigen dir, worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Was ist ein CRM-System?

CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM-System ist eine Software, mit der du sämtliche Informationen und Aktivitäten rund um deine Kunden zentral verwalten kannst.

Dazu gehören beispielsweise:

• Kontaktdaten und Ansprechpartner
• E-Mails und Kommunikationsverläufe
• Telefonate und Notizen
• Angebote und Verkaufschancen
• Aufgaben und Follow-ups
• Termine und Aktivitäten
• Kundensegmente und Zielgruppen
• Vertriebs- und Umsatzdaten

Statt Informationen über verschiedene Programme und Dateien zu verteilen, werden sie an einem zentralen Ort gespeichert.

Ein CRM hilft dir dadurch nicht nur bei der Verwaltung bestehender Kunden. Du kannst auch neue Leads verfolgen, Verkaufsprozesse strukturieren und erkennen, welche Chancen sich gerade in deiner Pipeline befinden.

Welche Vorteile bietet ein CRM-System?

Ein CRM-System kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn du regelmäßig mit vielen Kunden oder Interessenten arbeitest.

1. Bessere Kundenübersicht

Alle wichtigen Informationen zu einem Kunden befinden sich an einem zentralen Ort. Du musst nicht mehr in E-Mails, Tabellen oder verschiedenen Programmen suchen.

2. Strukturierter Vertrieb

Mit einer Vertriebspipeline kannst du sehen, welche Leads neu sind, welche Angebote offen sind und bei welchen Kunden ein Abschluss bevorsteht.

3. Weniger manuelle Arbeit

Viele CRM-Systeme ermöglichen Automatisierungen. Erinnerungen, Follow-ups, E-Mails oder Aufgaben können teilweise automatisch erstellt und ausgelöst werden.

4. Bessere Kundenbetreuung

Wenn dein Team die bisherige Kommunikation und wichtige Kundendaten kennt, können Anfragen schneller und individueller beantwortet werden.

5. Mehr Umsatz

Ein CRM macht Verkaufschancen sichtbar. Dadurch kannst du Leads konsequenter verfolgen und verhinderst, dass potenzielle Kunden einfach vergessen werden.

Die besten CRM-Systeme

Welches CRM das beste ist, hängt stark von deinen Anforderungen ab. Ein kleines Unternehmen benötigt beispielsweise nicht dieselben Funktionen wie ein internationaler Konzern.

Hier findest du eine Auswahl bekannter CRM-Systeme für unterschiedliche Einsatzbereiche.

1. HubSpot CRM

HubSpot CRM ist eine umfassende CRM-Plattform, die sich besonders für Unternehmen eignet, die Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung miteinander verbinden möchten.

Das System ermöglicht unter anderem die Verwaltung von Kontakten, Leads und Verkaufschancen. Auch E-Mail-Kommunikation, Automatisierungen und Auswertungen können integriert werden.

HubSpot eignet sich besonders für: Unternehmen, die ein umfangreiches CRM mit vielen Marketing- und Vertriebsfunktionen suchen.

Zu den möglichen Einsatzbereichen gehören:

• Kontaktverwaltung
• Lead-Management
• Vertriebspipeline
• E-Mail-Marketing
• Marketing-Automatisierung
• Kundenservice
• Reporting und Analyse

Ein Vorteil ist, dass Unternehmen mit grundlegenden CRM-Funktionen starten und das System später um weitere Funktionen erweitern können.

2. Pipedrive

Pipedrive konzentriert sich besonders stark auf den Vertrieb. Die Software stellt Verkaufschancen übersichtlich in einer Pipeline dar.

Du kannst beispielsweise sehen, welche Leads neu hinzugekommen sind, welche Kunden bereits ein Angebot erhalten haben und bei welchen Deals der Abschluss bevorsteht.

Pipedrive eignet sich besonders für: Vertriebsteams und Unternehmen, die ihre Verkaufsprozesse übersichtlich organisieren möchten.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Vertriebspipeline
• Deal-Management
• Kontaktverwaltung
• Aufgaben und Erinnerungen
• E-Mail-Integration
• Verkaufsberichte
• Automatisierungen

Die visuelle Darstellung macht Pipedrive besonders interessant für Unternehmen, die eine einfache Übersicht über ihre Verkaufschancen benötigen.

3. Salesforce

Salesforce gehört zu den bekanntesten CRM-Plattformen und richtet sich vor allem an Unternehmen mit umfangreichen Anforderungen.

Salesforce bietet zahlreiche Funktionen für Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Analysen. Die Plattform kann an komplexe Unternehmensstrukturen angepasst und mit anderen Systemen verbunden werden.

Salesforce eignet sich besonders für: größere Unternehmen und Teams mit komplexen CRM-Anforderungen.

Mögliche Einsatzbereiche sind:

• Sales Management
• Kundenservice
• Marketing
• Automatisierung
• Reporting
• Datenanalyse
• individuelle Workflows
• Integrationen

Die große Funktionsvielfalt ist gleichzeitig ein Vorteil und eine Herausforderung. Für ein kleines Unternehmen kann Salesforce schnell überdimensioniert sein.

4. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 verbindet CRM-Funktionen mit weiteren Geschäftsanwendungen von Microsoft.

Die Plattform kann unter anderem für Vertrieb, Marketing und Kundenservice eingesetzt werden und lässt sich mit anderen Microsoft-Produkten verbinden.

Microsoft Dynamics 365 eignet sich besonders für: Unternehmen, die bereits stark mit Microsoft-Produkten arbeiten und CRM mit weiteren Geschäftsprozessen verbinden möchten.

Ein CRM-System wie Dynamics 365 kann beispielsweise dabei helfen, Kundendaten zentral zu verwalten, Verkaufsprozesse zu automatisieren und Kundeninteraktionen auszuwerten.

5. Freshsales

Freshsales ist ein CRM-System von Freshworks mit Fokus auf Vertrieb und Automatisierung.

Das System bietet Funktionen zur Verwaltung von Kontakten, Leads und Verkaufschancen. Auch Automatisierungen und Analysen können genutzt werden.

Freshsales eignet sich besonders für: Unternehmen, die Vertrieb, Automatisierung und moderne CRM-Funktionen miteinander verbinden möchten.

Du kannst beispielsweise Verkaufsaktivitäten verfolgen, Dashboards erstellen und Informationen über deine Kundenbeziehungen zentral verwalten.

6. ActiveCampaign

ActiveCampaign ist besonders stark im Bereich E-Mail-Marketing und Marketing-Automatisierung.

Neben den Marketingfunktionen bietet die Plattform auch CRM-Funktionen für die Verwaltung von Leads und Verkaufsprozessen.

ActiveCampaign eignet sich besonders für: Unternehmen, die CRM und automatisiertes E-Mail-Marketing miteinander verbinden möchten.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Newsletter
• automatisierte E-Mails
• Lead-Nurturing
• Kontaktverwaltung
• Verkaufsautomatisierung
• Kampagnenmanagement
• Segmentierung

Dadurch kannst du Interessenten beispielsweise automatisch mit passenden Informationen versorgen, abhängig davon, an welcher Stelle des Verkaufsprozesses sie sich befinden.

7. ClickUp

ClickUp CRM verbindet CRM-Funktionen mit Projekt- und Aufgabenmanagement.

Das kann besonders interessant sein, wenn Kundenprojekte, Aufgaben und Verkaufsprozesse eng miteinander verbunden sind.

ClickUp eignet sich besonders für: Unternehmen und Teams, die CRM und Projektmanagement in einer Plattform organisieren möchten.

Mögliche Einsatzbereiche:

• Kundenverwaltung
• Aufgabenmanagement
• Vertriebsprozesse
• Projektmanagement
• Automatisierungen
• Workflows
• Dashboards
• Integrationen

Der große Vorteil liegt in der Flexibilität. Du kannst Arbeitsbereiche, Ansichten und Prozesse an die eigenen Anforderungen anpassen.

8. Zendesk

Zendesk ist vor allem als Kundenservice- und Supportplattform bekannt.

Das System hilft Unternehmen dabei, Kundenanfragen über verschiedene Kanäle zu verwalten und Supportprozesse zu strukturieren.

Zendesk eignet sich besonders für: Unternehmen mit hohem Support- und Serviceaufkommen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Support-Tickets
• Kundenkommunikation
• Wissensdatenbank
• Chat
• Kundenservice
• Auswertungen
• Integrationen

Wenn die Kundenbetreuung einen großen Teil deines Geschäfts ausmacht, kann ein CRM mit starkem Service-Fokus sinnvoll sein.

9. Freshworks

Freshworks bietet verschiedene Cloud-Lösungen für Vertrieb, Kundenservice und Unternehmensprozesse.

Die CRM-Lösungen können dabei helfen, Kundendaten zu organisieren und Verkaufsaktivitäten zu verfolgen.

Freshworks eignet sich besonders für: kleine und mittlere Unternehmen, die CRM, Vertrieb und Kundenservice miteinander verbinden möchten.

Dashboards und Auswertungen geben dir einen Überblick über beispielsweise aktive Leads, Verkaufschancen und Vertriebsaktivitäten.

10. Google Sheets

Google Sheets ist zwar kein klassisches CRM-System, kann für kleine Unternehmen aber als einfache CRM-Lösung eingesetzt werden.

Du kannst beispielsweise eine Tabelle mit folgenden Informationen erstellen:

• Name
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• letzter Kontakt
• nächster Kontakt
• Status
• Angebot
• Notizen

Für wenige Kunden und einfache Prozesse kann das zunächst ausreichen.

Sobald allerdings mehrere Mitarbeiter mit den Daten arbeiten oder du Automatisierungen, Rechteverwaltung, Reporting und komplexe Vertriebsprozesse benötigst, stößt eine Tabellenkalkulation schnell an ihre Grenzen.

CRM-Systeme im Vergleich

Welches CRM für dich geeignet ist, hängt vor allem vom gewünschten Einsatzbereich ab.

CRM-System	Besonders geeignet für
HubSpot	All-in-One CRM, Marketing und Vertrieb
Pipedrive	Vertrieb und Sales Pipeline
Salesforce	Große Unternehmen und komplexe Prozesse
Microsoft Dynamics 365	Unternehmen im Microsoft-Ökosystem
Freshsales	Vertrieb und Automatisierung
ActiveCampaign	E-Mail-Marketing und Automation
ClickUp	CRM und Projektmanagement
Zendesk	Kundenservice und Support
Freshworks	Vertrieb und Kundenservice
Google Sheets	Kleine Unternehmen und einfache Prozesse

Welches CRM-System passt zu welchem Unternehmen?

Nicht jedes Unternehmen braucht das gleiche CRM. Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du deshalb deine eigenen Anforderungen definieren.

CRM für kleine Unternehmen

Wenn du alleine oder mit einem kleinen Team arbeitest, brauchst du häufig kein komplexes Enterprise-CRM.

Wichtige Funktionen sind beispielsweise:

• Kontaktverwaltung
• Aufgaben und Erinnerungen
• einfache Vertriebspipeline
• E-Mail-Anbindung
• grundlegende Automatisierungen

Hier können einfache CRM-Systeme oder auch eine gut strukturierte Tabellenlösung zunächst ausreichen.

CRM für Vertriebsteams

Wenn dein Schwerpunkt auf Verkauf und Lead-Management liegt, solltest du besonders auf eine übersichtliche Sales Pipeline achten.

Pipedrive ist beispielsweise stark auf diesen Bereich ausgerichtet. Auch HubSpot oder Salesforce können für Vertriebsprozesse eingesetzt werden.

CRM für Marketing

Wenn du viele Leads über Content, Newsletter oder Online-Marketing generierst, sind Marketing-Automatisierungen besonders wichtig.

Hier können Systeme wie HubSpot oder ActiveCampaign interessant sein.

CRM für Kundenservice

Wenn du täglich zahlreiche Kundenanfragen bearbeitest, solltest du auf Ticketing, Supportkanäle und eine zentrale Kommunikationshistorie achten.

Ein System wie Zendesk ist für diesen Einsatzbereich besonders interessant.

CRM für größere Unternehmen

Große Unternehmen benötigen häufig umfangreiche Rechte- und Rollenkonzepte, Integrationen, individuelle Workflows und detaillierte Reports.

Hier kommen beispielsweise Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 infrage.

Wie wählst du das richtige CRM-System aus?

Bevor du ein CRM kaufst, solltest du nicht zuerst auf die Anzahl der Funktionen schauen. Entscheidend ist, welche Probleme das System in deinem Unternehmen tatsächlich lösen soll.

1. Definiere deine Anforderungen

Überlege zunächst:

• Wie viele Mitarbeiter sollen das CRM nutzen?
• Wie viele Kunden und Leads verwaltest du?
• Brauchst du eine Vertriebspipeline?
• Soll das CRM Marketing automatisieren?
• Benötigst du Kundenservice-Funktionen?
• Welche anderen Programme müssen integriert werden?

Je genauer du deine Anforderungen definierst, desto leichter fällt die Auswahl.

2. Achte auf die Benutzerfreundlichkeit

Ein CRM bringt wenig, wenn dein Team es nicht regelmäßig verwendet.

Die Oberfläche sollte übersichtlich sein und wichtige Informationen schnell zugänglich machen. Auch die Einrichtung und Einarbeitung sollten möglichst unkompliziert sein.

Ein technisch sehr umfangreiches CRM ist nicht automatisch die bessere Lösung.

3. Prüfe die Integrationen

Dein CRM sollte zu deiner bestehenden Software passen.

Interessant sind beispielsweise Schnittstellen zu:

• E-Mail
• Kalender
• Buchhaltung
• Online-Shop
• Website
• Newsletter-Tools
• Telefonanlage
• ERP-Systemen
• Marketingplattformen

Je besser die Systeme miteinander kommunizieren, desto weniger Daten musst du manuell übertragen.

4. Berücksichtige die Skalierbarkeit

Dein CRM sollte nicht nur für deine aktuelle Unternehmensgröße funktionieren.

Wenn dein Unternehmen wächst, können zusätzliche Mitarbeiter, Kunden, Prozesse und Daten hinzukommen. Prüfe deshalb, ob du später weitere Funktionen oder Nutzer hinzufügen kannst.

5. Vergleiche die Kosten

CRM-Systeme können kostenlos starten oder mehrere hundert Euro pro Monat kosten.

Achte nicht nur auf den Preis pro Nutzer. Prüfe auch:

• Einrichtungskosten
• zusätzliche Module
• Automatisierungen
• Speicherplatz
• Support
• Integrationen
• Kosten für weitere Benutzer

Ein günstiges CRM kann langfristig teuer werden, wenn wichtige Funktionen nur gegen Aufpreis verfügbar sind.

CRM-Systeme und Datenschutz

Ein CRM verarbeitet häufig personenbezogene Daten. Deshalb spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle.

Du solltest unter anderem prüfen:

• Wo werden die Daten gespeichert?
• Welche Datenschutzvereinbarung gibt es?
• Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar?
• Welche Zugriffsmöglichkeiten haben Mitarbeiter?
• Werden Daten verschlüsselt?
• Welche Löschmöglichkeiten gibt es?
• Welche Rechte- und Rollenkonzepte stehen zur Verfügung?

Gerade bei Unternehmen in Deutschland und der EU solltest du die Anforderungen der DSGVO berücksichtigen.

Dabei reicht es nicht aus, dass ein Anbieter allgemein mit „DSGVO-konform“ wirbt. Entscheidend ist auch, wie du das CRM konkret einsetzt und welche Daten du darin speicherst.

Welche Funktionen sollte ein gutes CRM haben?

Die benötigten Funktionen unterscheiden sich je nach Unternehmen. Einige Funktionen sind jedoch besonders häufig relevant.

Kontaktmanagement

Alle Kundendaten werden zentral gespeichert und können schnell abgerufen werden.

Vertriebsmanagement

Leads und Verkaufschancen lassen sich entlang verschiedener Phasen verfolgen.

Aufgaben und Erinnerungen

Das CRM erinnert dich beispielsweise daran, einen Interessenten nach einem Angebot erneut zu kontaktieren.

Automatisierungen

Wiederkehrende Prozesse können automatisch ausgeführt werden.

E-Mail-Integration

E-Mails können direkt im Zusammenhang mit einem Kunden gespeichert und nachvollzogen werden.

Reporting und Analyse

Dashboards und Berichte zeigen dir, wie sich Vertrieb und Kundenbeziehungen entwickeln.

Integrationen

Schnittstellen verbinden das CRM mit anderen Programmen und vermeiden doppelte Dateneingaben.

CRM-Empfehlungen nach Bedarf

Wenn du möglichst schnell eine passende Lösung finden möchtest, kannst du dich an deinem wichtigsten Anwendungsfall orientieren:

• Für den Einstieg: HubSpot
• Für Vertrieb: Pipedrive
• Für große Unternehmen: Salesforce
• Für Microsoft-Nutzer: Dynamics 365
• Für Marketing-Automatisierung: ActiveCampaign
• Für CRM und Projekte: ClickUp
• Für Kundenservice: Zendesk
• Für eine einfache Lösung: Google Sheets

Das bedeutet allerdings nicht, dass ein bestimmtes CRM automatisch für jedes Unternehmen die beste Wahl ist. Entscheidend sind deine Prozesse, dein Budget und die Funktionen, die du tatsächlich benötigst.

Fazit: Welches CRM-System ist das beste?

Das beste CRM-System gibt es nicht für jedes Unternehmen. Entscheidend ist, welche Aufgaben du damit lösen möchtest.

Wenn du hauptsächlich deine Vertriebspipeline organisieren möchtest, kann ein spezialisiertes Sales-CRM die richtige Wahl sein. Benötigst du zusätzlich Marketing und Kundenservice, kann eine umfassendere Plattform sinnvoller sein.

Für kleine Unternehmen ist vor allem eine einfache Bedienung wichtig. Größere Unternehmen benötigen dagegen häufig umfangreiche Automatisierungen, Integrationen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.

Bevor du dich entscheidest, solltest du deshalb deine Anforderungen definieren und mehrere CRM-Systeme testen. So findest du eine Lösung, die nicht nur viele Funktionen bietet, sondern deinen Arbeitsalltag tatsächlich einfacher macht.

FAQ zu CRM-Systemen

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System ist eine Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Es bündelt beispielsweise Kontaktdaten, Kommunikation, Leads, Verkaufschancen und Aufgaben an einem zentralen Ort.

Welches CRM ist das beste?

Das hängt von deinen Anforderungen ab. HubSpot eignet sich beispielsweise als umfassende CRM-Lösung, Pipedrive für den Vertrieb und Salesforce für komplexe Unternehmensstrukturen.

Welches CRM eignet sich für kleine Unternehmen?

Kleine Unternehmen sollten vor allem auf einfache Bedienung, überschaubare Kosten und die wichtigsten Funktionen achten. HubSpot, Pipedrive oder auch eine einfache Tabellenlösung können je nach Anforderungen infrage kommen.

Gibt es kostenlose CRM-Systeme?

Ja. Einige Anbieter bieten kostenlose Tarife oder kostenlose Einstiegsfunktionen an. Vor der Entscheidung solltest du jedoch prüfen, welche Funktionen im kostenlosen Tarif tatsächlich enthalten sind.

Was kostet ein CRM-System?

Die Kosten unterscheiden sich erheblich. Einige CRM-Systeme können kostenlos genutzt werden, während umfangreichere Lösungen pro Benutzer und Monat abgerechnet werden. Zusätzlich können Kosten für Einrichtung, zusätzliche Funktionen oder Integrationen entstehen.

Braucht jedes Unternehmen ein CRM?

Nein. Bei wenigen Kunden und sehr einfachen Abläufen kann eine Tabelle zunächst ausreichen. Sobald du jedoch viele Leads, Kunden oder wiederkehrende Vertriebsprozesse verwaltest, kann ein CRM deutlich mehr Struktur und Übersicht schaffen.

Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?

Ein CRM konzentriert sich hauptsächlich auf Kunden, Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Ein ERP-System verwaltet dagegen weitere zentrale Unternehmensprozesse wie Finanzen, Einkauf, Lager, Produktion oder Warenwirtschaft. Beide Systeme können miteinander verbunden werden.