CRM-Systeme sind die Antwort, wenn Kundenbeziehungen das Herz deines Unternehmens sind – aber Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächer und Notizzettel bei wachsender Kundenzahl den Überblick verlieren.
Sie bündeln Kundendaten, dokumentieren Gespräche, verwalten Verkaufschancen und automatisieren wiederkehrende Aufgaben. So betreust du Kunden professioneller und gestaltest deine Vertriebsprozesse effizienter.
Doch welches CRM passt zu deinem Unternehmen? Wir stellen dir die besten CRM-Systeme vor und zeigen dir, worauf du bei der Auswahl achten solltest.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein CRM-System?
CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM-System ist eine Software, mit der du sämtliche Informationen und Aktivitäten rund um deine Kunden zentral verwalten kannst.
Welche Vorteile bietet ein CRM-System?
Ein CRM-System kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn du regelmäßig mit vielen Kunden oder Interessenten arbeitest.
1. Bessere Kundenübersicht
2. Strukturierter Vertrieb
3. Weniger manuelle Arbeit
4. Bessere Kundenbetreuung
5. Mehr Umsatz
Die besten CRM-Systeme
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 verbindet CRM-Funktionen mit weiteren Geschäftsanwendungen von Microsoft.
Die Plattform kann unter anderem für Vertrieb, Marketing und Kundenservice eingesetzt werden und lässt sich mit anderen Microsoft-Produkten verbinden.
Microsoft Dynamics 365 eignet sich besonders für: Unternehmen, die bereits stark mit Microsoft-Produkten arbeiten und CRM mit weiteren Geschäftsprozessen verbinden möchten.
Stärken:
Enge Verbindung mit Outlook, Teams und Excel Vertrieb, Marketing und Service als kombinierbare Anwendungen Automatisierungen und Auswertungen über die Power Platform Umfangreiche Rollen- und Rechtekonzepte für größere Organisationen Gemeinsame Datenbasis mit den ERP-Anwendungen von Microsoft
Schwächen:
Der Funktionsumfang ist für kleine Unternehmen häufig überdimensioniert. Einrichtung und Anpassung erfordern in der Regel externe Unterstützung. Der volle Nutzen entsteht erst im Zusammenspiel mit anderen Microsoft-Produkten.
ActiveCampaign
ActiveCampaign ist besonders stark im Bereich E-Mail-Marketing und Marketing-Automatisierung.
Neben den Marketingfunktionen bietet die Plattform auch CRM-Funktionen für die Verwaltung von Leads und Verkaufsprozessen.
ActiveCampaign eignet sich besonders für: Unternehmen, die CRM und automatisiertes E-Mail-Marketing miteinander verbinden möchten.
Stärken:
Umfangreiche Automatisierung von E-Mail-Strecken Lead-Nurturing abhängig vom Verhalten der Empfänger Detaillierte Segmentierung der Kontakte Newsletter und Kampagnen in einem System mit dem CRM Automatische Übergabe von Leads an den Vertrieb
Schwächen:
Der CRM-Teil ist weniger ausgebaut als die Marketing-Automatisierung. Die Preise richten sich nach der Zahl der Kontakte, nicht nur der Nutzer — bei wachsenden Listen steigen sie entsprechend. Der Aufbau komplexer Automatisierungen braucht Einarbeitung.
ClickUp
ClickUp CRM verbindet CRM-Funktionen mit Projekt- und Aufgabenmanagement.
Das kann besonders interessant sein, wenn Kundenprojekte, Aufgaben und Verkaufsprozesse eng miteinander verbunden sind.
ClickUp eignet sich besonders für: Unternehmen und Teams, die CRM und Projektmanagement in einer Plattform organisieren möchten.
Stärken:
Kundenverwaltung und Projektarbeit in einer Plattform Frei konfigurierbare Arbeitsbereiche, Ansichten und Felder Vertriebsprozesse als Tabelle, Board oder Liste darstellbar Automatisierungen und Workflows über alle Bereiche hinweg Dashboards, die Vertriebs- und Projektkennzahlen zusammenführen
Schwächen:
CRM ist eine Anwendung der Plattform, kein eigenständiges CRM-Produkt. Die große Zahl an Ansichten und Einstellungen kann anfangs unübersichtlich sein. Vertriebsspezifische Funktionen sind weniger ausgeprägt als bei reinen CRM-Systemen.
Zendesk
Zendesk ist vor allem als Kundenservice- und Supportplattform bekannt.
Das System hilft Unternehmen dabei, Kundenanfragen über verschiedene Kanäle zu verwalten und Supportprozesse zu strukturieren.
Zendesk eignet sich besonders für: Unternehmen mit hohem Support- und Serviceaufkommen.
Stärken:
Ticketsystem für Anfragen aus mehreren Kanälen Wissensdatenbank für wiederkehrende Fragen Chat und weitere Kommunikationskanäle Auswertungen zu Bearbeitungszeiten und Aufkommen Zahlreiche Integrationen
Schwächen:
Der Schwerpunkt liegt auf Service und Support, nicht auf Vertrieb. Vertriebsfunktionen erfordern zusätzliche Produkte der Plattform. Für reine Kontakt- und Pipeline-Verwaltung ist das System überdimensioniert.
Apptivo CRM
Apptivo zeichnet sich durch seine umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten aus. Die Plattform besteht aus verschiedenen Modulen, die sich auf die Anforderungen eines Unternehmens abstimmen lassen. Neben der Kontakt- und Vertriebsverwaltung unterstützt die Software auch Aufgaben wie Rechnungsstellung, Buchhaltung und Projektmanagement.
Stärken:
Individuell konfigurierbare Dashboards und Module
Detaillierte Profile für Leads und Verkaufschancen
Umfangreiche Analysefunktionen
Integrationen mit anderen Geschäftsanwendungen
Anpassbare Vertriebsprozesse
Schwächen:
Die Benutzeroberfläche könnte an einigen Stellen übersichtlicher sein.
KI-Funktionen fehlen.
Geeignet für: Unternehmen, die ihr CRM an bestehende Prozesse anpassen möchten und mehr als eine reine Kontaktverwaltung benötigen.
Bigin by Zoho CRM
Bigin ist die vereinfachte CRM-Lösung aus dem Zoho-Ökosystem. Sie richtet sich insbesondere an kleinere Unternehmen, Selbstständige und Start-ups, die Kundenkontakte und Verkaufschancen ohne eine überladene Benutzeroberfläche verwalten möchten.
Die Software bündelt wesentliche CRM-Funktionen und lässt sich mit anderen Zoho-Anwendungen sowie zahlreichen Drittanbieter-Tools verbinden. Wenn dein Unternehmen wächst, kannst du später auf das umfangreichere Zoho CRM wechseln.
Stärken:
Einfache Bedienung
Kostengünstiger Einstieg
Kontakt- und Pipeline-Verwaltung
Automatisierungsfunktionen
Integrationen mit Zoho und weiteren Anwendungen
Schwächen:
Weniger umfangreiche Funktionen als beim großen Zoho CRM
Es fehlt eine Kanban-Ansicht für Leads.
Geeignet für: Kleine Betriebe, die erstmals ein CRM einsetzen und ihre Vertriebsprozesse übersichtlich organisieren möchten.
HubSpot Smart CRM
HubSpot verbindet Kundenverwaltung mit einem breiten Angebot an Vertriebs-, Marketing- und Servicefunktionen. Das CRM lässt sich deshalb nicht nur zur Dokumentation von Kontakten nutzen, sondern auch als Grundlage für eine umfassendere Kundenbetreuung.
Zu den Funktionen gehören Automatisierungen, individuelle Berichte, KI-Werkzeuge und zahlreiche Integrationen. Besonders interessant ist die Möglichkeit, weitere HubSpot-Produkte bei Bedarf einzubinden.
Stärken:
Umfangreiche Kontakt- und Verkaufschancenverwaltung
Leistungsfähige Automatisierungen
KI-gestützte Funktionen
Anpassbare Berichte und Dashboards
Verbindung mit Vertriebs-, Marketing- und Serviceanwendungen
Schwächen:
Die Kosten können für kleinere Unternehmen hoch ausfallen.
Einige Bereiche sind nicht sofort intuitiv zu bedienen.
Geeignet für: Wachsende Unternehmen, die Vertrieb, Marketing und Kundenservice stärker miteinander verbinden möchten.
Insightly CRM
Insightly legt Wert auf einen unkomplizierten Einrichtungsprozess und eine intuitive Bedienung. Die Software verwaltet Leads, Kontakte, Verkaufschancen und Projekte. Dadurch können Unternehmen Kundenbeziehungen und die dazugehörigen Aufgaben in einem gemeinsamen System organisieren.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Berichte und Auswertungen lassen sich an die eigenen Anforderungen anpassen.
Stärken:
Übersichtliche Benutzeroberfläche
Schnelle Einrichtung
Umfangreiche Workflow-Automatisierung
Anpassbare Analyse- und Berichtsfunktionen
Integrationen mit anderen Anwendungen
Schwächen:
Vergleichsweise hohe Kosten.
Weniger ausgeprägte KI-Funktionen als bei einigen Wettbewerbern
Geeignet für: Unternehmen, die strukturiert mit Leads, Verkaufschancen und Projekten arbeiten möchten, ohne lange in die Einrichtung investieren zu müssen.
monday CRM
monday CRM setzt auf eine visuelle Darstellung von Vertriebsprozessen. Kontakte, Verkaufschancen und Aufgaben lassen sich in anpassbaren Ansichten organisieren. Der Einrichtungsassistent unterstützt neue Nutzer beim Aufbau ihrer Arbeitsumgebung.
Die Plattform bietet außerdem KI-Funktionen, mit denen sich beispielsweise Notizen zusammenfassen, E-Mails formulieren und Automatisierungen unterstützen lassen. Welche Möglichkeiten verfügbar sind, hängt vom gewählten Tarif und den enthaltenen KI-Kontingenten ab.
Stärken:
Visuelle und anpassbare Benutzeroberfläche
Geführte Einrichtung
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
KI-Unterstützung für verschiedene Arbeitsabläufe
Flexible Darstellung von Vertriebspipelines
Schwächen:
Nicht alle Auswertungsfunktionen sind in jedem Tarif enthalten.
KI-Kontingente können begrenzt sein.
Ein integriertes CRM-E-Mail-Postfach fehlt.
Geeignet für: Teams, die ihre Vertriebsprozesse visuell organisieren und Automatisierungen in ihre tägliche Arbeit integrieren möchten.
Salesforce Starter Suite
Salesforce gehört zu den bekannten Anbietern im CRM-Bereich. Die Starter Suite richtet sich an kleinere Unternehmen, die mit einer Einstiegslösung beginnen und später möglicherweise weitere Funktionen der Plattform nutzen möchten.
Die Software unterstützt unter anderem die Verwaltung von Kundenkonten, Kontakten und Verkaufschancen. Hinzu kommen anpassbare Berichte, Dashboards sowie Funktionen zur Verteilung und Bearbeitung von Leads. Weitere Werkzeuge für Marketing, Handel und Kundenservice ergänzen das Angebot.
Stärken:
Umfangreiche Vertriebsfunktionen
Anpassbare Berichte und Dashboards
Unterstützung für Marketing und Kundenservice
Geführte Einrichtung
Ausbau innerhalb des Salesforce-Ökosystems
Schwächen:
Vergleichsweise hohe Kosten
Nicht jede fortgeschrittene Funktion ist in der Einstiegslösung enthalten.
Die Integration mit anderen Anwendungen kann je nach Tarif eingeschränkt sein.
Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen, die eine ausbaufähige CRM-Plattform suchen und langfristig mit Salesforce arbeiten möchten.
Zoho CRM
Zoho CRM bietet zahlreiche Möglichkeiten, Kundenverwaltung und Vertriebsprozesse individuell zu gestalten. Neben Kontakt- und Pipeline-Management gehören Automatisierungen, detaillierte Analysen und anpassbare Oberflächen zu den beschriebenen Funktionen.
Die Plattform lässt sich mit vielen anderen Anwendungen verbinden. KI-Funktionen können außerdem dabei helfen, Daten auszuwerten, Auffälligkeiten zu erkennen und Vertriebsentscheidungen zu unterstützen.
Stärken:
Umfangreicher Funktionsumfang
Flexible Anpassungsmöglichkeiten
Leistungsfähige Automatisierungen
Detaillierte Berichte und Analysen
Viele Integrationen
Kostenloser Tarif laut Ausgangsbewertung
Schwächen:
Die Vielzahl an Funktionen kann Einsteiger überfordern.
Für zusätzlichen Support können weitere Kosten entstehen.
Geeignet für: Unternehmen, die ein anpassbares CRM mit umfangreichen Auswertungs- und Automatisierungsmöglichkeiten benötigen.
Less Annoying CRM
Less Annoying CRM konzentriert sich auf die wesentlichen Aufgaben der Kundenverwaltung. Die Software verzichtet bewusst auf einen großen Funktionsumfang und setzt stattdessen auf eine einfache Bedienung.
Kontakte, Termine und Verkaufsprozesse lassen sich zentral organisieren. Mobile Anwendungen erleichtern den Zugriff unterwegs. Das Preismodell ist laut Ausgangsbewertung bewusst einfach gehalten.
Stärken:
Übersichtliche Bedienung
Schneller Einstieg
Mobile Anwendungen
Einfaches Preismodell
Persönliche Unterstützung bei Fragen
Schwächen:
Begrenzte Automatisierungsfunktionen
Weniger umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
Eingeschränkte Ansichten für bestimmte Vertriebsprozesse
Geeignet für: Einzelunternehmer und kleine Betriebe, die eine unkomplizierte Kundenverwaltung ohne komplexe Zusatzfunktionen suchen.
Pipedrive CRM
Pipedrive stellt die Vertriebspipeline in den Mittelpunkt. Verkaufschancen werden nach ihrem jeweiligen Bearbeitungsstand organisiert, sodass du leichter erkennst, welche Geschäfte Aufmerksamkeit benötigen und welche nächsten Schritte anstehen.
Die Software bietet anpassbare Workflows, Integrationen und verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten. Schulungsvideos und weitere Selbsthilfeangebote unterstützen Nutzer bei der Einrichtung und im laufenden Betrieb.
Stärken:
Klare Darstellung der Vertriebspipeline
Anpassbare Arbeitsabläufe
Zugänglicher Automatisierungseditor
Zahlreiche Integrationen
Umfangreiche Lernmaterialien
Schwächen:
Erweiterte Automatisierungen sind nicht in jedem Tarif enthalten.
Die Kosten können mit zusätzlichen Funktionen steigen.
Die Definition und Organisation von Leads kann anfangs erklärungsbedürftig sein.
Geeignet für: Vertriebsteams, die Verkaufschancen systematisch verfolgen und ihre Prozesse schrittweise automatisieren möchten.
Freshsales
Freshsales kombiniert Kontaktverwaltung, Vertriebsfunktionen und E-Mail-Werkzeuge in einer vergleichsweise einfach zugänglichen Oberfläche. Die Software richtet sich insbesondere an kleinere Unternehmen und Start-ups, die ein CRM ohne unnötige Komplexität einsetzen möchten.
Ein integrierter KI-Assistent kann laut Ausgangsbewertung Kontaktinformationen analysieren, Vorschläge für die Kommunikation liefern und bei der Einschätzung von Verkaufschancen unterstützen.
Stärken:
Benutzerfreundliche Oberfläche
Unterstützung bei der Einrichtung
E-Mail-Funktionen für den Vertrieb
Analyse- und Automatisierungsmöglichkeiten
KI-Unterstützung
Anbindung an andere Freshworks-Produkte
Schwächen:
Der Einstiegstarif unterstützt nur eine Vertriebspipeline.
Der tatsächliche Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab.
Geeignet für: Kleine Vertriebsteams, die Kontakte, E-Mails und Verkaufschancen in einer übersichtlichen Umgebung verwalten möchten.
Welches CRM-System passt zu deinem Unternehmen?
Nicht jedes Unternehmen benötigt eine umfangreiche Plattform. Entscheidend ist, welche Aufgaben du mit dem CRM erledigen möchtest und wie sich die Software in deine vorhandenen Abläufe einfügt.
Als erste Orientierung hilft folgende Einteilung:
Für Selbstständige und sehr kleine Unternehmen: Bigin by Zoho CRM oder Less Annoying CRM sind interessant, wenn einfache Bedienung und überschaubare Funktionen im Vordergrund stehen.
Für Unternehmen mit begrenztem Budget: Bigin oder die kostenlose Variante von Zoho CRM können einen Einstieg ermöglichen. Prüfe, welche Einschränkungen bei Nutzern und Funktionen gelten.
Für klassische Vertriebsteams: Pipedrive und Freshsales eignen sich für Unternehmen, die Leads und Verkaufschancen strukturiert bearbeiten möchten.
Für individuelle Prozesse: Apptivo und Zoho CRM bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten.
Für Vertrieb und Marketing aus einer Hand: HubSpot ist interessant, wenn mehrere Bereiche enger zusammenarbeiten sollen.
Für visuell organisierte Teams: monday CRM kann sinnvoll sein, wenn Aufgaben und Vertriebsprozesse in anpassbaren Ansichten dargestellt werden sollen.
Für langfristig ausbaufähige Plattformen: Salesforce Starter Suite kommt infrage, wenn ein späterer Ausbau innerhalb des Salesforce-Ökosystems vorgesehen ist.
Für Unternehmen mit Projektbezug: Insightly kann interessant sein, wenn Kundenverwaltung und Projektorganisation zusammengeführt werden sollen.
Diese Zuordnung ist eine Vorauswahl, keine allgemeingültige Rangliste. Ein günstiges und einfaches System kann für ein kleines Unternehmen besser geeignet sein als eine leistungsfähigere Plattform, deren Funktionen im Alltag kaum genutzt werden.
Welche Kosten entstehen für ein CRM-System?
Die Kosten hängen von der Zahl der Nutzer, dem gewählten Tarif und den benötigten Funktionen ab. Ein kostenloser Einstiegstarif kann für einfache Anforderungen ausreichen. Zusätzliche Automatisierungen, erweiterte Berichte oder umfangreiche Berechtigungen können jedoch kostenpflichtige Tarife erforderlich machen.
Berücksichtige bei deinem Vergleich insbesondere:
Nutzerkosten: Wird pro Nutzer und Monat abgerechnet?
Funktionsumfang: Sind Automatisierungen, Berichte und Integrationen im gewünschten Tarif enthalten?
Zusatzkosten: Fallen Gebühren für KI-Kontingente, Support oder Erweiterungen an?
Einrichtung: Wie viel Zeit benötigt die Konfiguration und Datenmigration?
Laufender Aufwand: Wer pflegt Kontakte, Daten und Workflows?
Achte außerdem auf die Vertragsbedingungen, Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen. Vergleiche nicht nur den Einstiegspreis, sondern die Gesamtkosten für den tatsächlichen Einsatz in deinem Unternehmen.
Wie findest du das passende CRM-System?
Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du deine Anforderungen möglichst konkret festhalten.
Definiere deine wichtigsten Anforderungen
Überlege, welche Informationen du verwalten und welche Prozesse du verbessern möchtest. Geht es hauptsächlich um Kontaktdaten und Wiedervorlagen? Oder benötigst du eine mehrstufige Vertriebspipeline, automatisierte E-Mails und detaillierte Berichte?
Unterscheide zwischen unverzichtbaren Funktionen und solchen, die lediglich nützlich wären. Das verhindert, dass du für umfangreiche Funktionen bezahlst, die dein Unternehmen nicht benötigt.
Prüfe die Benutzerfreundlichkeit
Ein CRM ist nur dann hilfreich, wenn es im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird. Teste deshalb, wie schnell du Kontakte anlegen, Gesprächsnotizen erfassen und Aufgaben zuweisen kannst.
Beziehe möglichst mehrere Mitarbeiter in die Testphase ein. Unterschiedliche Rollen können unterschiedliche Anforderungen haben, etwa im Vertrieb, Marketing oder Kundenservice.
Nutze kostenlose Testphasen
Produktbeschreibungen und Demos vermitteln einen ersten Eindruck. Ob ein System zu deinen Abläufen passt, zeigt sich jedoch erst beim praktischen Einsatz.
Teste typische Aufgaben mit realistischen Beispieldaten. Prüfe außerdem, ob sich bestehende Kontakte importieren lassen und wie einfach du Daten bei einem späteren Anbieterwechsel exportieren kannst.
Bewerte Support und Dokumentation
Gerade bei der Einrichtung oder beim Import größerer Datenbestände können Fragen auftreten. Informiere dich deshalb über die verfügbaren Supportkanäle, Reaktionszeiten und mögliche Zusatzkosten.
Hilfreich sind verständliche Anleitungen, Schulungsvideos, eine durchsuchbare Wissensdatenbank und eine aktive Nutzergemeinschaft.
Welche Integrationen sollte ein CRM unterstützen?
Ein CRM entfaltet seinen Nutzen besonders dann, wenn es mit den Anwendungen zusammenarbeitet, die du bereits verwendest. Dazu können E-Mail-Programme, Kalender, Buchhaltungssoftware, Marketing-Werkzeuge und Kundenservice-Systeme gehören.
Prüfe vor der Entscheidung:
Lassen sich Kontakte und Termine automatisch synchronisieren?
Können E-Mails und Gesprächsnotizen den richtigen Kunden zugeordnet werden?
Ist eine Verbindung mit deiner vorhandenen Unternehmenssoftware möglich?
Gibt es fertige Integrationen oder ist eine individuelle Entwicklung erforderlich?
Können Daten über eine API ausgetauscht werden?
Fertige Integrationen reduzieren häufig den Einrichtungsaufwand. Eine individuelle Schnittstelle kann sinnvoll sein, wenn du spezielle Anforderungen hast, verursacht aber gegebenenfalls zusätzliche Entwicklungs- und Wartungskosten.
Wie schützt du Kundendaten im CRM?
CRM-Systeme enthalten oft sensible geschäftliche Informationen. Deshalb solltest du Datenschutz und IT-Sicherheit nicht erst nach der Auswahl berücksichtigen.
Achte insbesondere auf folgende Punkte:
Datenschutz und DSGVO: Prüfe, wie der Anbieter personenbezogene Daten verarbeitet, welche vertraglichen Regelungen gelten und ob die Lösung deine datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt.
Auftragsverarbeitung: Wenn der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, prüfe, ob die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung bereitgestellt werden.
Serverstandort und Unterauftragnehmer: Informiere dich darüber, wo Daten verarbeitet und gespeichert werden und welche weiteren Dienstleister beteiligt sind.
Zugriffsrechte: Mitarbeiter sollten nur auf die Daten und Funktionen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Anmeldung: Mehr-Faktor-Authentifizierung und gegebenenfalls Single Sign-on können die Kontosicherheit verbessern.
Protokollierung: Prüfe, ob wichtige Änderungen und Zugriffe nachvollziehbar dokumentiert werden.
Datensicherung und Export: Kläre, wie Daten gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt oder exportiert werden können.
Auch die Datenqualität ist wichtig. Veraltete Kontaktdaten, doppelte Einträge und unvollständige Informationen erschweren die Kundenbetreuung. Lege deshalb fest, wer für die Pflege und Aktualisierung der CRM-Daten verantwortlich ist.
Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz im CRM?
Viele moderne CRM-Systeme nutzen KI, um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und vorhandene Daten besser auszuwerten. Die konkreten Möglichkeiten unterscheiden sich je nach Anbieter und Tarif.
Typische Einsatzbereiche sind:
Zusammenfassung von E-Mails und Gesprächsnotizen
Vorschläge für die nächste Kontaktaufnahme
Unterstützung bei der Formulierung von Nachrichten
Erkennung von Mustern in Vertriebsdaten
Bewertung und Priorisierung von Verkaufschancen
Unterstützung bei der Einrichtung von Automatisierungen
KI-Funktionen können Zeit sparen, ersetzen aber keine gepflegten Daten und keine fachliche Prüfung. Achte außerdem darauf, welche Informationen an KI-Dienste übermittelt werden und welche Einstellungen der Anbieter für Datenschutz und Datenverwendung bereitstellt.
Beziehe KI daher in deine Entscheidung ein, wenn du einen konkreten Nutzen erwartest. Für viele kleinere Unternehmen sind eine gute Kontaktverwaltung und zuverlässige Wiedervorlagen zunächst wichtiger als umfangreiche KI-Funktionen.
Lässt sich ein CRM auch mobil nutzen?
Viele CRM-Anbieter stellen mobile Apps bereit oder ermöglichen den Zugriff über einen mobilen Browser. Damit kannst du beispielsweise nach Kundendaten suchen, Gesprächsnotizen ergänzen und Aufgaben unterwegs bearbeiten.
Wenn du häufig außerhalb des Büros arbeitest, solltest du die mobile Bedienung vor der Entscheidung testen. Achte darauf, ob die wichtigsten Funktionen auch auf einem Smartphone verfügbar sind und wie zuverlässig die Synchronisierung funktioniert.
Für Außendienst, Beratung und Vertrieb kann eine gut nutzbare mobile Anwendung entscheidend sein. Wenn du das CRM überwiegend am Schreibtisch verwendest, haben andere Kriterien möglicherweise eine höhere Priorität.
Häufige Fehler bei der CRM-Auswahl vermeiden
Die Einführung einer CRM-Software scheitert nicht unbedingt an fehlenden Funktionen. Oft sind die Erwartungen unklar oder die Lösung passt nicht zu den täglichen Arbeitsabläufen.
Diese Fehler solltest du vermeiden:
Zu viele Funktionen einkaufen: Ein umfangreiches System ist nicht automatisch besser. Entscheidend ist, ob die Funktionen tatsächlich gebraucht werden.
Nur auf den Preis achten: Ein günstiger Tarif kann durch fehlende Funktionen, zusätzliche Erweiterungen oder hohen Einrichtungsaufwand teurer werden.
Die Mitarbeiter nicht einbeziehen: Wenn die Software den Arbeitsalltag erschwert, wird sie häufig nicht konsequent genutzt.
Daten ungeprüft importieren: Doppelte, veraltete oder unvollständige Kontakte verschlechtern die Datenqualität von Anfang an.
Automatisierungen ohne klare Prozesse einrichten: Automatisierte Abläufe helfen nur, wenn die zugrunde liegenden Regeln sinnvoll definiert sind.
Datenschutz vernachlässigen: Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und der Umgang mit personenbezogenen Daten sollten vor der Einführung geklärt werden.
Keinen Anbieterwechsel einplanen: Prüfe bereits vor Vertragsabschluss, wie du deine Daten später exportieren kannst.
Eine schrittweise Einführung ist oft sinnvoller, als sämtliche Funktionen sofort einzurichten. Beginne mit der Kontaktverwaltung und den wichtigsten Vertriebsabläufen. Ergänze weitere Funktionen, sobald sich ein konkreter Bedarf zeigt.
FAQ zu CRM-Systemen
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System ist eine Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Es bündelt beispielsweise Kontaktdaten, Kommunikation, Leads, Verkaufschancen und Aufgaben an einem zentralen Ort.
Welches CRM ist das beste?
Das hängt von deinen Anforderungen ab. HubSpot eignet sich beispielsweise als umfassende CRM-Lösung, Pipedrive für den Vertrieb und Salesforce für komplexe Unternehmensstrukturen.
Welches CRM eignet sich für kleine Unternehmen?
Kleine Unternehmen sollten vor allem auf einfache Bedienung, überschaubare Kosten und die wichtigsten Funktionen achten. HubSpot, Pipedrive oder auch eine einfache Tabellenlösung können je nach Anforderungen infrage kommen.
Gibt es kostenlose CRM-Systeme?
Ja. Einige Anbieter bieten kostenlose Tarife oder kostenlose Einstiegsfunktionen an. Vor der Entscheidung solltest du jedoch prüfen, welche Funktionen im kostenlosen Tarif tatsächlich enthalten sind.
Was kostet ein CRM-System?
Die Kosten unterscheiden sich erheblich. Einige CRM-Systeme können kostenlos genutzt werden, während umfangreichere Lösungen pro Benutzer und Monat abgerechnet werden. Zusätzlich können Kosten für Einrichtung, zusätzliche Funktionen oder Integrationen entstehen.
Braucht jedes Unternehmen ein CRM?
Nein. Bei wenigen Kunden und sehr einfachen Abläufen kann eine Tabelle zunächst ausreichen. Sobald du jedoch viele Leads, Kunden oder wiederkehrende Vertriebsprozesse verwaltest, kann ein CRM deutlich mehr Struktur und Übersicht schaffen.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
Ein CRM konzentriert sich hauptsächlich auf Kunden, Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Ein ERP-System verwaltet dagegen weitere zentrale Unternehmensprozesse wie Finanzen, Einkauf, Lager, Produktion oder Warenwirtschaft. Beide Systeme können miteinander verbunden werden.
