Offene Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag – doch wenn Kunden zu spät oder gar nicht zahlen, kann das schnell zum Problem werden. Besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen wirken sich verspätete Zahlungseingänge direkt auf die Liquidität aus.
Ein gutes Forderungsmanagement hilft dir dabei, offene Rechnungen frühzeitig zu erkennen, Zahlungseingänge zu beschleunigen und bei Zahlungsverzug konsequent zu reagieren.
Inhaltsverzeichnis
Was sind offene Rechnungen?
Eine Rechnung ist offen, wenn der Rechnungsbetrag noch nicht vollständig bezahlt wurde.
Dabei solltest du zwischen noch nicht fälligen Rechnungen und überfälligen Rechnungen unterscheiden.
Eine Rechnung kann beispielsweise ein Zahlungsziel von 14 Tagen haben. Solange diese Frist noch nicht abgelaufen ist, handelt es sich zwar um eine offene Forderung, aber noch nicht zwingend um eine verspätete Zahlung.
Ist das Zahlungsziel überschritten, solltest du prüfen, ob sich der Kunde bereits im Zahlungsverzug befindet.
Genau hier beginnt ein professionelles Forderungsmanagement.
Warum offene Rechnungen ein Problem für Unternehmen sind
Eine hohe Summe offener Rechnungen kann deine Liquidität erheblich belasten.
Du hast deine Leistung bereits erbracht, aber das Geld befindet sich noch beim Kunden.
Gleichzeitig laufen deine eigenen Kosten weiter:
Miete
Gehälter
Lieferantenrechnungen
Steuern
Versicherungen
Softwarekosten
laufende Betriebsausgaben
Je länger Kunden mit der Zahlung warten, desto schwieriger kann die Planung deines Cashflows werden.
Deshalb solltest du offene Forderungen nicht erst dann bearbeiten, wenn eine Rechnung bereits mehrere Monate überfällig ist.
Je früher du reagierst, desto einfacher lässt sich eine Zahlung häufig klären.
Offene Rechnungen richtig verwalten
Der erste Schritt zu einem besseren Forderungsmanagement ist eine aktuelle Übersicht.
Du solltest jederzeit erkennen können:
welche Rechnungen noch offen sind
wann sie fällig werden
welche bereits überfällig sind
wie hoch die jeweilige Forderung ist
wann du den Kunden zuletzt kontaktiert hast
welche nächsten Schritte geplant sind
Eine einfache Tabelle reicht für kleinere Unternehmen häufig schon aus.
Rechnungsnummer
Kunde
Rechnungsdatum
Fälligkeit
Betrag
Status
2026-101
Kunde A
01.08.2026
15.08.2026
1.200 €
bezahlt
2026-102
Kunde B
05.08.2026
19.08.2026
850 €
offen
2026-103
Kunde C
08.08.2026
22.08.2026
2.400 €
überfällig
Bei einer größeren Anzahl von Rechnungen lohnt sich eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die offene Forderungen automatisch auswertet.
1. Zahlungsbedingungen von Anfang an klar festlegen
Der beste Weg, offene Rechnungen zu vermeiden, beginnt bereits vor der Leistungserbringung.
Vereinbare klare Zahlungsbedingungen und halte sie schriftlich fest.
Zum Beispiel:
„Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt ohne Abzug zahlbar.“
Wichtig ist, dass dein Kunde weiß:
wie viel er bezahlen muss
wann die Zahlung fällig ist
wohin er bezahlen soll
welche Zahlungsmöglichkeiten bestehen
Je eindeutiger die Zahlungsbedingungen sind, desto weniger Raum gibt es später für Missverständnisse.
2. Rechnungen schnell und korrekt verschicken
Eine verspätete Rechnung führt zwangsläufig zu einem späteren Zahlungseingang.
Verschicke deine Rechnung deshalb möglichst zeitnah nach Abschluss deiner Leistung.
Achte außerdem darauf, dass die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält und der Kunde die Zahlungsinformationen problemlos findet.
Besonders wichtig sind:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
vollständige Angaben von Rechnungsteller und Rechnungsempfänger
Je einfacher der Kunde die Rechnung prüfen und bezahlen kann, desto weniger unnötige Verzögerungen entstehen.
3. Biete einfache Zahlungsmöglichkeiten an
Je weniger Aufwand eine Zahlung verursacht, desto besser.
Neben der klassischen Überweisung können je nach Geschäftsmodell beispielsweise angeboten werden:
SEPA-Überweisung
Lastschrift
Kartenzahlung
Online-Zahlungsanbieter
Zahlungslinks
Welche Zahlungsmethoden sinnvoll sind, hängt von deiner Zielgruppe und deinem Geschäftsmodell ab.
Ein Zahlungslink direkt auf der Rechnung kann beispielsweise die Hürde für eine schnelle Zahlung reduzieren.
Wichtig: Digitale Zahlungsmethoden verhindern keine Zahlungsausfälle. Sie können den Zahlungsprozess aber einfacher und schneller machen.
4. Zahlungseingänge regelmäßig kontrollieren
Warte nicht bis zum Monatsende, um deine offenen Rechnungen zu prüfen.
Kontrolliere deine Zahlungseingänge regelmäßig und gleiche sie mit deinen offenen Forderungen ab.
Bei vielen Unternehmen bietet sich eine automatisierte Zuordnung von Zahlungseingängen an.
Dadurch erkennst du schnell:
welche Rechnungen bezahlt wurden
welche Rechnungen noch offen sind
welche Zahlungen verspätet eingegangen sind
welche Kunden besonders häufig zu spät zahlen
So kannst du reagieren, bevor aus einer kleinen Verzögerung ein ernsthaftes Forderungsproblem wird.
Was tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?
Wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wurde, solltest du zunächst sachlich prüfen, warum.
Mögliche Ursachen sind:
Die Rechnung wurde übersehen.
Die Rechnung ist beim falschen Ansprechpartner gelandet.
Die Zahlungsfrist wurde falsch verstanden.
Es gibt Rückfragen zur Leistung.
Die Zahlung wurde bereits angewiesen, ist aber noch nicht angekommen.
Der Kunde hat aktuell Liquiditätsprobleme.
Der Kunde bestreitet die Forderung.
Nicht jede verspätete Zahlung ist automatisch ein Fall für ein aggressives Mahnverfahren.
Eine kurze, freundliche Zahlungserinnerung kann häufig bereits ausreichen.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Die Begriffe werden im Geschäftsalltag häufig unterschiedlich verwendet.
Entscheidend ist vor allem, ob der Kunde bereits in Zahlungsverzug ist.
Nach § 286 BGB kann Verzug grundsätzlich durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit entstehen. In bestimmten Fällen ist eine Mahnung jedoch nicht erforderlich, etwa wenn für die Zahlung ein konkreter Kalendertermin vereinbart wurde. Außerdem gibt es die gesetzliche 30-Tage-Regel für Entgeltforderungen unter den Voraussetzungen des § 286 Abs. 3 BGB. Bei Verbrauchern muss auf diese Rechtsfolge in der Rechnung besonders hingewiesen werden.
Deshalb solltest du nicht pauschal davon ausgehen, dass immer erst drei Mahnungen verschickt werden müssen.
Eine solche gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen gibt es nicht.
Wie schreibe ich eine Mahnung?
Eine gute Mahnung sollte kurz, eindeutig und sachlich sein.
Sie sollte insbesondere enthalten:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
ursprünglichen Rechnungsbetrag
bereits geleistete Zahlungen, falls vorhanden
noch offenen Betrag
ursprüngliches Zahlungsziel
konkrete Zahlungsaufforderung
Zahlungsfrist
Bankverbindung oder Zahlungslink
Vermeide lange Erklärungen und emotionale Formulierungen.
Das Ziel ist klar:
Der Kunde soll erkennen, welche Rechnung offen ist und was er jetzt tun muss.
Beispiel für eine freundliche Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]
Hallo [Name],
unsere Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] € ist derzeit noch offen.
Das ursprüngliche Zahlungsziel war der [Datum]. Möglicherweise ist die Zahlung einfach untergegangen.
Bitte überweise den offenen Betrag bis zum [Datum] auf das in der Rechnung angegebene Konto.
Falls du die Zahlung bereits vorgenommen hast, kannst du diese Nachricht einfach ignorieren.
Vielen Dank und viele Grüße [Name / Unternehmen]
Fragen & Antworten zu offenen Rechnungen
Wie lange sind offene Rechnungen gültig & wann verjähren sie?
Regelverjährung: 3 Jahre.
Fristbeginn: Ende des Entstehungsjahres (§ 199 BGB).
Ausnahme: Gerichtlich titulierte Forderungen (z. B. durch Vollstreckungsbescheid oder Urteil) verjähren erst nach 30 Jahren.
Hemmung der Verjährung: Durch ein gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid) oder die Erhebung einer Klage wird die Verjährung gestoppt. Eine einfache kaufmännische Mahnung stoppt die Verjährungsfrist nicht.
Wo und wie können offene Rechnungen erfasst werden?
Buchhaltungs- & ERP-Software: Programme wie Lexware, sevDesk, FastBill oder DATEV erfassen Rechnungen automatisch im Modul Offene-Posten-Buchhaltung (OPOS).
Manuelle Erfassung (Excel/Tabellen): Ein Rechnungsbuch mit Spalten für Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Mahnstufe und Zahlungseingang.
Schnittstellen: Automatische Synchronisation des Geschäftskontos mit der Buchhaltung zur Erkennung von Zahlungseingängen.
Offene Rechnungen – was tun? (Schritt-für-Schritt-Vorgehen)
Zahlungserinnerung senden: 1 bis 7 Tage nach Fälligkeit höflich erinnern.
Kaufmännisches Mahnverfahren: 1. bis 3. Mahnung im Abstand von 7 bis 14 Tagen versenden (inkl. Ausweisung von Verzugszinsen und Mahngebühren).
Gerichtliches Mahnverfahren: Online-Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen (über online-mahnantrag.de), um die Verjährung zu hemmen.
Zwangsvollstreckung: Bei keinem Widerspruch nach Vollstreckungsbescheid den Gerichtsvollzieher beauftragen.
Wer treibt offene Rechnungen ein?
Inkassounternehmen: Übernehmen den außergerichtlichen und gerichtlichen Einzug von Forderungen gegen Gebühr oder Erfolgsprovision.
Rechtsanwälte: Erstellen anwaltliche Mahnschreiben, beantragen Mahnbescheide und vertreten Sie vor Gericht.
Factoring-Dienstleister: Kaufen offene Forderungen sofort an und übernehmen das komplette Ausfallrisiko (Echtes Factoring).
Welcher Anwalt ist für offene Rechnungen zuständig?
Fachanwalt für Bank- und Kapitalmarktrecht oder Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht.
Allgemein ist ein Rechtsanwalt für Zivilrecht (Schwerpunkt Forderungsmanagement / Inkassorecht) die passende Anlaufstelle.
Wann müssen offene Posten ausgebucht werden?
Zweifelhafte Forderungen: Wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt oder ein Insolvenzverfahren droht, wird die Forderung einzelwertberichtigt.
Uneinbringliche Forderungen: Erst wenn feststeht, dass kein Geld mehr fließt (z. B. Insolvenzverfahren mangels Masse eingestellt, Verjährung eingetreten, Fruchtlosigkeitsbescheinigung vom Gerichtsvollzieher), wird die Forderung vollständig ausgebucht.
Umsatzsteuerkorrektur: Bei endgültigem Ausfall kann die an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer gemäß § 17 UStG korrigiert und zurückgefordert werden.
