Zu den schlimmsten Dingen, die Vermietern passieren können, gehört, dass sie ihre Geräte nicht finden können oder dass sie mitten im Service ausfallen. Beides kann deinem Ruf schaden und potenzielle Kunden abschrecken.
Wie kannst du das verhindern? Die Antwort ist einfach: Setze eine Mietsoftware ein, um besser organisiert zu sein.
In diesem Artikel stellen wir dir sechs der vielen Vorteile vor, die der Einsatz einer solchen Software für dein Vermietungsunternehmen mit sich bringt.
Wenn du den Überblick über deine Ressourcen behalten und einen besseren Überblick über deine Ausrüstung haben willst, lies weiter!
Bessere Ressourcenplanung
Wenn du eine Software zur Verwaltung deiner Mietgeräte einsetzt, bist du besser über deine Ressourcen informiert. Deshalb kannst du auch deine Ressourcenplanung verbessern.
Warum ist das wichtig?
Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass du deine Ressourcen so gut wie möglich einsetzt und gleichzeitig deinen Gewinn maximierst.
Ohne sie verschwendest du Geld. Deine Ausrüstung steht in deinem Lager herum, anstatt vermietet zu werden und dir eine Rendite zu bringen.
Die empfohlene Branchenauslastung für Mietgeräte liegt bei 72%, d.h. du musst diesen Prozentsatz deines Bestands immer vermieten.
Mit anderen Worten: Wenn du 100 Podukte hast, sollten 72 zu einem bestimmten Zeitpunkt vom Kunden genutzt werden, wenn du eine zufriedenstellende Auslastung erreichen willst.
Weitere 20 % müssen irgendwo in der Nähe und bereit zum Mieten sein. Wenn ein Kunde sich nach den Podukte erkundigt, musst du mindestens 20 % der Podukte bereithalten.
Die letzten 8% müssen nicht zur Vermietung bereitstehen. Wenn diese Zahl jedoch ansteigt, bedeutet das, dass du deinen Bestand nicht voll ausnutzt.
Mit anderen Worten: Du bekommst nicht so viel Rendite für deine Investition, wie du eigentlich könntest.
Eine Software, die dir bei der Auslastung und Ressourcenplanung hilft, ist die Software für Mietgeräte. Mit ihr kannst du alle Daten am selben Ort speichern.
So hast du rund um die Uhr Zugriff auf alle Informationen, und nicht nur du: Dein ganzes Team kann die Daten abrufen, wann immer es sie braucht.
Außerdem werden dich die meisten Kunden im Voraus kontaktieren und dir mitteilen, wann sie die betreffenden Produkte benötigen.
Mit der Software musst du die Reservierungsdaten nicht mehr manuell aufschreiben und riskieren, dass sie verloren gehen oder übersehen werden.
Die Software ermöglicht es dir auch, die Nutzung der Produkte zu planen und das Reservierungsdatum für jeden sichtbar zu machen, der die Produkte nutzt.
Mit dieser Option kannst du auch sehen, wann die Ausrüstung fällig ist, damit du deinen Bestand so gut wie möglich ausnutzen kannst.
Inventarübersicht in Echtzeit
Die Software für Mietgeräte hilft dir dabei, einen wichtigen Teil deines Geschäfts auf dem Laufenden zu halten: zu wissen, was du besitzt und wo es sich befindet.
Nachdem du eine Bestandsaufnahme gemacht und alle Informationen über deine Ausrüstung gespeichert hast, weißt du genau, was du besitzt.
Da du auch Einblick in den aktuellen Zustand und die vergangenen Wartungsarbeiten hast, weißt du, wie viel Prozent deiner Ausrüstung vermietbar ist und wie viel Prozent du überprüfen oder reparieren musst.
Entscheide dich für eine Software, mit der du deine Produkte mit Hilfe des Global Positioning System (GPS) oder der Bluetooth Low Energy (BLE)-Technologie verfolgen kannst.
Auf diese Weise erhältst du jedes Mal ein Update, wenn jemand, der die Software benutzt, den QR-Code einscannt oder an einem deiner Beacons vorbeigeht.
Wenn du deine Ausrüstung sorgfältig kennzeichnest und jede einzelne Produkt erfasst, kannst du die Genauigkeit deines Mietinventars um mehr als 30 % erhöhen – es lohnt sich also.
Wenn du genau weißt, wie viele Produkte du besitzt, kannst du deinen Kunden genauere Kostenvoranschläge machen und sicherstellen, dass du nie eine Leistung versprichst, die du nicht halten kannst.
Mit der Echtzeit-Bestandsübersicht kannst du herausfinden, ob du mit Unter- oder Überbeständen zu kämpfen hast, die dich letztendlich Geld kosten.
Wenn du zu wenig auf Lager hast, hast du nicht so viele Artikel, wie deine Kunden gerne hätten, und entgehst so dem Gewinn. Wenn du hingegen zu viel auf Lager hast, investierst du in viel mehr Waren, als du eigentlich brauchst.
Mit dem detaillierten Überblick, den dir diese Art von Software bietet, kannst du sowohl Über- als auch Unterbestände abbauen und deine Bestandskosten um 10 % senken.
Geringere Ausfallzeiten der Ausrüstung
Da die Software es dir ermöglicht, regelmäßige Wartungsarbeiten zu planen, werden auch die unerwarteten Ausfallzeiten verringert.
Unerwartete Ausfallzeiten können über den Erfolg deines Unternehmens entscheiden, denn du bist auf die Produkte angewiesen, um deinen Gewinn zu erzielen. Ohne sie hättest du nichts zu vermieten und wärst schnell aus dem Geschäft.
Leider passiert das vielen Unternehmen, die einfach nicht auf alle Verpflichtungen vorbereitet sind, die mit dem Unterhalt schwerer Geräte einhergehen.
Eine davon, vielleicht die wichtigste, ist es, die Produkte in einem ausgezeichneten Zustand zu halten. Das kannst du durch regelmäßige Inspektionen und detaillierte Kontrollen erreichen, also durch vorbeugende Wartung.
Eine Umfrage hat ergeben, dass erstaunliche 82 % der Unternehmen in den letzten drei Jahren mindestens einen Fall von ungeplanter Ausfallzeit hatten, während der Gesamtdurchschnitt bei zwei lag.
Außerdem gaben 70 % der Unternehmen zu, dass sie nicht wissen, wann ihre Produkte gewartet, aufgerüstet oder ausgetauscht werden müssen, was sie schnell in Teufels Küche bringen kann.
Mit einer Software, die dir hilft, den Zustand und die Wartung deine Produkte zu verfolgen, kannst du unerwartete Ausfallzeiten praktisch ausschließen.
Stattdessen schaffst du geplante Ausfallzeiten, indem du regelmäßige Wartungstermine einplanst, bei denen dein Team eine gründliche Inspektion durchführen und eventuelle Probleme erkennen kann.
Erst wenn die gefundenen Probleme behoben sind, kann der Kunde sie mieten. So kannst du immer garantieren, dass deine Produkte in einem Top-Zustand sind und sicher eingesetzt werden können.
Außerdem können deine Servicemitarbeiter den Wartungsbericht auf der Seite des Geräts hinzufügen, so dass dein gesamtes Team durch einen einfachen QR-Code-Scan Einblick in den Zustand des Geräts erhält.
Aufschlussreiche Finanzberichte
Wenn du eine Software für die Gerätevermietung einsetzt, kannst du auch detaillierte Berichte erstellen.
Mit dieser Option erhältst du einen Einblick in deine Finanzen und Einnahmen, was dir hilft, besser zu planen und die nächsten Schritte zu verstehen. Deine Prüfungsberichte helfen dir herauszufinden, wie effektiv und genau dein Prüfungsprozess ist.
Das System berechnet deine Abschreibungssätze für dich und spart dir so viel Zeit, Geld und Energie für diese sonst mühsame Aufgabe.
Du kannst auch verschiedene Ausrüstungsberichte erstellen, die dir dabei helfen, herauszufinden, was mit deinen Produkten zu tun ist.
Wenn du zum Beispiel merkst, dass du nicht so viel verdienst, wie du solltest, um dein Unternehmen über Wasser zu halten, kannst du Berichte über die Nutzung deine Produkte erstellen.
Sobald du weißt, welche Produkte du nicht wirklich mietest oder nutzt, kannst du entscheiden, ob es sich mehr lohnt, sie zu verkaufen oder zu behalten.
Wenn du dich für den Verkauf entscheidest, kannst du das Geld, das du damit verdienst, in den Kauf weitere Produkte investieren, von denen du siehst, dass sie sehr beliebt sind, vor allem, wenn du mit der Nachfrage nicht mithalten kannst.
Mit einer Mietsoftware hast du die Möglichkeit, verschiedene Arten von Berichten zu erstellen, die dir helfen, dein Geschäft besser zu verstehen.
Die Berichte können dir auch zeigen, wie gut dein Team bei der Wartung arbeitet. Wenn du siehst, dass bestimmte Geräte häufig repariert werden müssen, kannst du leicht Unstimmigkeiten bei der Wartung erkennen.
Natürlich bedeutet das nicht immer, dass dein Wartungsteam nachlässig ist – es kann auch bedeuten, dass die Geräte einfach defekt sind, zu viel Verschleiß aufweisen oder sich dem Ende ihrer Nutzungsdauer nähern.
Wie auch immer, die Informationen, die du aus diesen Berichten erhältst, werden sich für dich als nützlich erweisen.
Bessere Kommunikation durch Aktualisierungen und Mahnungen
Die einfache Kommunikation ist einer der größten Vorteile der Mietsoftware.
Da dein gesamtes Team Zugriff darauf hat, wird es auf dem Laufenden gehalten, sobald sich etwas ändert. So kannst du deine Effizienz steigern und bleibst immer auf dem Laufenden.
Nehmen wir an, ein Kunde sagt in letzter Minute ab, und plötzlich wird ein Produkt für die nächsten zwei Wochen verfügbar.
Sobald die Änderung eintritt, kann dein Team diese Option potenziellen Kunden anbieten oder sie auf deiner Website als verfügbar markieren, wenn du deine Dienstleistungen online anbietest.
Umgekehrt würde dein Team ohne Echtzeit-Updates nicht sofort von der Änderung erfahren.
Du kannst den Status der Ausrüstung auch manuell über die Software aktualisieren. So kann dein Wartungsteam alle anderen über ein Problem informieren, das sie für eine Weile außer Betrieb setzt.
Aber auch andere Gruppen können das Gleiche tun, wenn sie eine Meldung direkt vom Kunden erhalten oder selbst ein Problem bemerken.
Die Software selbst kann dir verschiedene Erinnerungen schicken, damit du immer auf dem Laufenden bist.
Es gibt zum Beispiel die Überfälligkeits-Erinnerung, die dich auf dem Laufenden hält, wenn jemand mit seiner Ausrüstung zu spät zurückkommt.
So behältst du den Überblick und kannst sofort reagieren, wenn sich jemand nicht an die vereinbarten Termine hält.
Die Software kann dich auch daran erinnern, dass ein Produkt zur Wartung fällig ist. So stellst du sicher, dass du nie einen Wartungstermin versäumst und deine Ausrüstung in gutem Zustand hältst.
Außerdem kannst du dich daran erinnern lassen, wenn der Vorrat an bestimmten Gütern zur Neige geht, damit dir nie die Verbrauchsmaterialien ausgehen.
Bessere Organisation von Dokumenten
Wie bereits erwähnt, bietet dir Mietsoftware die Möglichkeit, deine Daten zu speichern.
Mehr als die Hälfte der Unternehmen hat im letzten Jahr ihre Daten in die Cloud verlagert, und 59% erwarten, dass sie die Menge der migrierten Daten im Laufe dieses Jahres erhöhen werden.
Es liegt auf der Hand, dass die Unternehmen viele Vorteile des Cloud Computing entdecken. Einer der Hauptvorteile ist die bessere Dokumentation.
Anstatt deine Daten in Aktenschränken zu speichern und alle Dateien manuell zu durchsuchen, um einen Kaufbeleg oder eine Garantiebestätigung zu finden, die du brauchst, kannst du die Dokumente einfach einscannen und in die Cloud hochladen, sodass sie bei Bedarf sofort verfügbar sind.
Dadurch kannst du viel Zeit und Geld sparen, denn Untersuchungen haben ergeben, dass Mitarbeiter/innen bis zu einem Tag pro Woche mit der Suche nach Informationen verbringen.
Auf diese Weise kann jeder, der auf die Seite der Anlage zugreift, auf den Link klicken und die angehängte Dokumentation sehen.
So finden deine Mitarbeiter/innen die benötigten Dateien mit wenigen Klicks oder durch einfaches Scannen eines QR-Codes und sind produktiver.
Mit dieser Option kannst du jede Art von Dokument anhängen, die du für notwendig hältst, z. B:
- Kaufnachweis
- Garantieinformationen
- Versicherungsdaten
- Handbuch des Herstellers
- Schulungsinformationen
- Wartungsberichte
- Kundenrechnungen
- Geschäftsverträge
Früher oder später wirst du auf diese Informationen zugreifen müssen, sei es für eine Prüfung oder aufgrund einer Kundenanfrage.
Fazit
Der Einsatz von Vermietungssoftware zur Verwaltung deines Vermietungsgeschäfts für schwere Geräte wird dir helfen, produktiver und effizienter zu werden.
Alle Daten und Unterlagen zu deinen Produkten werden an einem Ort gespeichert, was die Analyse der Daten, die Erstellung von Berichten und die Entscheidung über deine nächsten Schritte erleichtert.
Außerdem wirst du über Änderungen benachrichtigt und kannst über die Software mit deinem Team kommunizieren. Diese Option stellt sicher, dass ihr alle an einem Strang zieht und wie eine gut geöltes Gerät funktioniert.